Направления документооборота Администрации городского поселения «Апрелевка». По направлению документооборот делится на:
• Горизонтальные документопотоки, связывающие организации одного уровня;
• Вертикальные документопотоки, связывающие организации разного уровня;
• Документы, получаемые вышестоящей организацией от подчинённых организаций;
• Документы, направляемые вышестоящим органам власти и управления подчинёнными организациями.
• Входящий документооборот;
§ Документы вышестоящих организаций, директивные указания, нормативные и методические акты;
§ Документооборот от подведомственных организаций (отчёты о деятельности, инициативные докладные записки);
§ Документы от не подчинённых организаций (документы, направляемые на согласование).
§ Обращение граждан.
Схема документооборота (входящих документов) Администрации городского поселения «Апрелевка» представлена на рис. 1.
Рис. 1. Схема документооборота (входящих документов) Администрации городского поселения «Апрелевка».
Исходящие документы;
Документы, издаваемые в данной организации и отправляемые за её пределы (инициативные и ответственные)
Схема документооборота (исходящих документов) Администрации городского поселения «Апрелевка» представлена на рис. 2.
Рис. 2. Схема документооборота (исходящих документов) Администрации городского поселения «Апрелевка»
• Внутренний документооборот, документы создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за пределы организации;
§ Организационно-распорядительные документы
§ Плановые
§ Отчётные
§ Финансовые
Схема документооборота (внутренних документов) Администрации городского поселения «Апрелевка» представлена на рис. 3.
Рис. 3. Схема документооборота (внутренних документов) Администрации городского поселения «Апрелевка»
Схема документооборота всей Администрации городского поселения «Апрелевка» – это графическое изображение потока движения документа с изображениями операций работы над документами, как основных (над информацией, содержащейся в документе) так и вспомогательных (над самим документом).
Существует два вида схемы документооборота:
• Без изображения исполнителя операции
Данные схемы документооборота разрабатывается специалистом первой категории отдела правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации городского поселения «Апрелевка» для:
• Отдельных групп документов (входящие, исходящие, внутренние)
• Отдельных документов (балансовый отчёт, счёт-фактура и др.)
На схеме документооборота может быть показана трудоёмкость выполнения операции. Операции могут иметь условные обозначения.
Достоинства: возможность показать маршрут движения документов (отдельного документа), операции работы с документами, исполнителей операции, трудоёмкость операций.
Схема документооборота всей Администрации городского поселения «Апрелевка» представлена на рис. 4
Рис. 4. Технологическая схема процесса организации работы с документами Администрации городского поселения «Апрелевка»
Объём документооборота Администрации городского поселения «Апрелевка» - количество документов (создаваемых или определённых) за определённый период времени месяц, год. Объем документооборота позволяет определить: Число входящих документов в год; Число исходящих документов в год; Число внутренних документов в год; Равномерность документооборота (колебания документооборота по месяцам по отношению к среднему); Объём документооборота по структурным подразделениям; Объём документов в разрезе видов документов; Доля документов, поставленных на контроль (отношение числа документов, поставленных на контроль к общему числу документов); Средний объём информации в одном документе (количество страниц (листов) машинописного текста в одном документе); Среднее число копий на один документ;
2.3 Прием и первичная обработка документов
Получение секретарем Администрации городского поселения «Апрелевка» входящих документов в почтовом отделении, учреждении фельдъегерско-почтовой связи, непосредственно от посыльного и т. п. производится после тщательной проверки адресных данных поступившей корреспонденции, ее количества.
В необходимых случаях проверяется вес отправления и сохранность печатей. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи, с выдачей описи-реестра на все полученные документы.
Проверенная и документально оформленная почта укладывается в запирающийся на замки портфель (сумку и т. п.) и пломбируется (опечатывается). Доставка входящих документов, как правило, осуществляется на автотранспорте Администрации городского поселения «Апрелевка».
Доставленные до места назначения входящие документы проходят процедуру первичной обработки, включающую в себя распаковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, телефакс, а также электронная почта) осуществляется секретарем непосредственно в офисе.
На особо важные документы (сообщения), поступившие по перечисленным коммуникационным каналам, испрашивается подтверждение. До получения подтверждения содержание этих документов руководителю не докладывается.
В результате первичной обработки конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме и на нем проставляется регистрационный штамп в нижней части нижнего поля первого листа документа.
На этапе предварительного рассмотрения документов в Администрации городского поселения «Апрелевка» производится их сортировка на документы, требующие обязательного рассмотрения руководством и на документы, непосредственно направляемые в структурные подразделения или ответственным исполнителям.
Рассмотренные руководством документы возвращаются специалисту первой категории отдела правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации городского поселения «Апрелевка», где в регистрационную форму документа вносится содержание резолюции, и документ передается на исполнение. Подлинник документа, исполняемого несколькими исполнителями, получает ответственный исполнитель, а остальные – получают копию документа. Исполненный документ со всеми подтверждающими материалами передается в службу ДОУ, которая подшивает документы в дела, в соответствии с номенклатурой дел организации.