Заявление на выдачу трудовой книжки. Как составить заявления на копию трудовой книжки

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает периоды профессиональной деятельности работника, его стаж, сведения об его наградах и заслугах.

В законодательстве РФ предусмотрены нормы, которые определяют форму документа, правила заполнения всех его граф, ведение и хранение.

Основная информация

Трудовая является официальным документом строгой отчетности. Как важный элемент она должна храниться у работающего на протяжении всей жизни.

В настоящее время в нашей стране действуют трудовые документы двух образцов: советского и нового. Оба образца имеют одинаковое юридическое значение. Новый бланк книжки и вкладыша к ней предусмотрен, заполняется и хранится на основании Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003 г.

Основными реквизитами документа являются:

данные о работнике, которые включают: ФИО, дату рождения, сведения об образовании и профессии;
данные обо всех периодах работы сотрудника, включая переводы;
сведения о награждениях, поощрениях;
данные об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях.

Данные о взысканиях, кроме увольнения, в книжку не заносятся.

В период, когда гражданин РФ работает в компании, этот документ хранится в отделе кадров или бухгалтерии данной организации. При увольнении он выдается лицу на руки. Согласно кадровому законодательству, на предприятии ведется учет трудовых и вкладышей к ним.

Порядок ведения данного документа подробно разобран на следующем видео:

В каких случаях может потребоваться выдача?

Трудовые книжки являются серьезным официальным документом, за который в период трудоустройства гражданина полную ответственность несет уполномоченное лицо кадрового отдела или бухгалтерии. На основании Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года №225, документ отдается на руки рабочему только в случае его увольнения.

Изменения в трудовом законодательстве в редакции ФЗ от 21.04.2014 года №216-ФЗ предоставили право сотруднику требовать выдачу трудовой для оформления пенсии или для подтверждения своего стажа работы в других инстанциях. С 01.01.2015 года при наличии уважительных причин работник может обратиться с письменным заявлением о выдаче оригинала книжки до увольнения.

Выдается документ как после увольнения, так и по требованию под подпись в журнале движения трудовых.

Как уже говорилось, самой распространенной причиной, по которой возможна временная выдача книжки, является оформление пенсии лицом, которое продолжает работать. Как единственный документ, который подтверждает профессиональный стаж, трудовая является основанием для оформления любого вида пенсии или страхования.

Как правильно составить заявление?

Главным основанием выдачи оригинала документа является заявление работника. Только на основании этого обращения руководством или уполномоченным лицом может приниматься решение о выдаче. Нормами не предусмотрена определенная форма заявки. Ее можно написать в произвольной форме, но как официальный документ заявление должно содержать обязательные реквизиты.

Ими являются:

адресат документа (руководитель предприятия, должностное лицо, уполномоченное принимать кадровые решения);
должность и основные данные заявителя (ФИО);
название документа;
дата написания;
подпись заявителя.

В идеальном варианте в нем необходимо указать причину, по которой работнику понадобилась трудовая.

Законодательством не предусмотрено обязательное указание цели , но для объективности рассмотрения заявки руководителю или уполномоченному лицу нужно знать причину требования книжки. Поэтому кадровикам или работникам бухгалтерии лучше попросить заявителя указать цель, для которой ему необходим документ.

Специалисты советуют после получения оригинала трудовой под подписью заявителя прописать дату ее получения.

Все заявления на выдачу работающему лицу книжки должны быть подшиты в отдельную папку.

Предоставление дубликата

В кадровой практике встречаются случаи, когда работник обращается с просьбой о выдаче дубликата трудовой. Причин, которые способствуют данному требованию, может быть две:

Утеря документа.
Серьезное повреждение, когда документ приходит в негодность.

В первом случае дубликат выдается руководством последнего места работы заявителя. Процедура выдачи такая:

Работник, потерявший или повредивший документ, должен обратиться сразу же после фарс-мажорной ситуации к администрации соответствующего предприятия или организации.
Заявление на выдачу новой трудовой рассматривается до 15 календарных дней.
Книжка выдается под подпись заявителя с пометкой «дубликат» вместе с вкладышем.

Выдача дубликата усложняется тем, что документ можно восстановить только на основании существующих приказов, зарплатных ведомостей и других официальных бумаг. Часто для восстановления необходимо обращаться в госархив за нужными справками и выписками.

Среди списка доказательств самими распространёнными являются:

Приказы и постановления о работе заявителя, включая переводы и перемещения.
Справки из госархивов в тех случаях, когда предприятие или учреждение уже не существует.
Договоры.
Справки о продолжительности профессиональной деятельности.
Ведомости о выдаче зарплаты или лицевые счета сотрудника, на которые начислялась оплата труда.
Решения суда по спорным вопросам, которые касаются стажа.

В том случае, если потеря или повреждение трудовой произошло по вине работника, то все документы он должен восстанавливать самостоятельно, а если по вине сотрудников компании – все заботы о восстановлении и сборе информации возлагаются на руководство.

Первым шагом для получения документа является написание сотрудником заявления.

В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно. Если единой формы такого обращения в организации нет, то оно составляется произвольно.

Запрос можно написать от руки, а можно набрать на компьютере. Для этого используется лист бумаги формата А4.

Примечание

У заявления должна быть четкая структура и обязательные реквизиты. При правильном его составлении работодатель не имеет оснований отказать сотруднику в просьбе.

Обязательные реквизиты

Форма запроса на предоставление копии трудовой обязана отвечать стандартам, применяемым в делопроизводстве. Как любой элемент, участвующий в документообороте предприятия, обращение должно содержать определенные сведения.

Для заявления они таковы:

полное название должности руководителя;
его инициалы и фамилия;
данные сотрудника, от которого исходит просьба;
название запроса;
причина написания;
дата;
личная подпись и ее расшифровка (Ф. И. О.).

Цель, для которой понадобился документ, разрешается не указывать. Работник вправе ее упомянуть только лишь по собственному желанию. Требовать это в обязательном порядке незаконно.

К кому обращаться с заявлением

Просьба сотрудника о выдаче копии оформляется письменно. Составленный запрос может передаваться руководителю предприятия по-разному:

лично;
через секретаря, отдел кадров, канцелярию;
по почте;
при помощи факса.

Порядок направления запроса не столь важен. Главное при его подаче – зафиксировать сам факт существования заявления. Для этого работнику рекомендуется писать обращение в двух экземплярах.

А что делать, если такой важный документ был утерян или украден? Потребуется незамедлительно восстанавливать личные сведения. Для чего оформляется дубликат трудовой книжки, образец заполнения в 2017 году вы найдете ниже. Дубликат наравне с оригиналом обладает полноценными юридическими правами. Как сделать дубликат трудовой книжки при утере? Разберемся в законодательных нюансах кадрового делопроизводства.

Когда требуется выдача дубликата трудовой книжки?

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки – образец:

Генеральному директору

ООО «Металлопрокат»

Кузнецову Ю.Л.

От Немченко Г.И.

Заявление

на дубликат трудовой книжки

Сообщаю, что в период после увольнения из ООО «Металлопрокат» и до устройства в ООО «Вектор» моя трудовая книжка полностью стала негодной (сильно обгорела). Так как на основании кадровых документов ООО «Металлопрокат» является моим последним местом работы, прошу Вас (согласно п. 31 Постановления Правительства РФ № 225 от 16.04.03 г.) оформить мне дубликат трудовой книжки, стоимость бланка которой я готова возместить. Копию трудового договора с ООО «Металлопрокат» прилагаю.

17.07.2017 г. __________/Немченко Г.И./

Дубликат трудовой книжки – образец заполнения

Практический пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере показывает, что необходимые записи выполняются в общем порядке, но в левом верхнем углу титула делается пометка «Дубликат». При этом данные вносятся по следующим правилам (п. 32 Постановления № 225):

В сведениях касательно общего стажа (или непрерывного) для начала отражается суммарный период занятости до текущего работодателя с обязательным документальным подтверждением трудоустройства, но без конкретной разбивки по организациям – не заверяется печатью и ответственным лицом.
Затем указываются детализированные сведения по местам занятости на основании представленных гражданином документов.
В таком же порядке формируется дубликат вкладыша в трудовую книжку.

Обратите внимание! Если у физлица отсутствуют подтверждающие стаж документы, вносить эти данные в трудовую книжку не разрешается (п. 32 № 225).

Кто выдает дубликат трудовой книжки при утере

Выдавать дубликаты вправе только организации-работодатели. Непосредственно оформлением занимается уполномоченный сотрудник, обычно кадровик. Все подтверждающие стаж, должность документы запрашивает физлицо, которому требуется дубликат. Однако предприятие может оказывать содействие в их получении. Сама процедура оформления по образцу дубликата трудовой книжки по справкам является бесплатной, плата взимается только за бланк документа (в среднем цена равна 200 руб.).

Как получить дубликат трудовой книжки при утере

Для получения дубликата физлицу нужно грамотно составить заявление, привести причину утери документа, просьбу о восстановлении, обязательно указать дату и заверить обращение личной подписью. Достоверность выданного дубликата подтверждает лицо, ответственное за оформление.

Дубликат трудовой книжки, образец заявления с перечислением мест работы

Генеральному директору
ООО "Людмила"
Д.В. Назарову

от Алексеевой Марины Ивановны,
Работающей в должности менеджера по продажам

ЗАЯВЛЕНИЕ

В соответствии с п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утратой в результате пожара.

Стаж работы до поступления на работу в ООО "Людмила" подтверждаю прилагаемыми документами.

Приложения:

1. Справка ООО "Престиж" о работе в должности секретаря в период с 1 марта 2008 г. по 15 октября 2012 г. № 5 от 28.07.2017
2. Копия приказа о приеме на работу в ЗАО "Параллелс" на должность менеджера по продажам в отдел продаж № 25-к от 10.11.2012

В каких случаях работник может подать вам заявление о выдаче трудовой книжки и как правильно поступить после его получения?

Из статьи вы узнаете:

Когда работник может обратиться с заявлением на выдачу трудовой книжки

Трудовая книжка - обязательный документ, который работник предъявляет при заключении трудового договора (абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Работодатель ведет ее на каждого сотрудника, который проработал у него свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Книжка хранится в отделе кадров, поэтому без заявления на выдачу трудовой книжки работник ее не получит.

ТК РФ предусматривает только один случай выдачи трудовой книжки на руки (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Работодатель обязан ее выдать по заявлению на выдачу трудовой книжки, если она нужна в целях обязательного социального страхования (обеспечения). Записями в книжке сотрудник подтвердит периоды своей работы по трудовому договору при оформлении пенсии (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015).

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

Скачайте документы по теме:

Скачать в.doc

Что должно быть в заявлении на выдачу трудовой книжки: образец 2019 года

Поскольку унифицированного бланка нет, работник пишет заявление на выдачу трудовой книжки (образец ниже) в произвольной форме. Сделайте на заявлении отметку о дате, когда оно поступило в отдел кадров. Поставьте визу руководителя отдела кадров. С этого момента у вас есть три рабочих дня, чтобы выдать книжку сотруднику (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Как заверить копию, которую выдали по заявлению на копию трудовой книжки

Как правило, в инструкциях по кадровому делопроизводству устанавливают, как выдавать копии документов, и как их заверять. После получения от работника заявления на выдачу копии трудовой книжки сделайте копии каждой ее страницы. В случае, когда копия должна подтвердить факт работы сотрудника в компании, после последней записи напишите: «Работает по настоящее время» .

Скачать в.doc

Включите в журнал учета нужное количество граф. В первой укажите порядковый номер записи. Во второй - ФИО работника, который обратился. Например, принес заявление на копию трудовой книжки. Образец записи о ФИО сотрудника смотрите ниже (графа 2). В графу 3 впишите наименования структурного подразделения и должность сотрудника.

В графе 4 укажите, копию какого документа вы выдали. Например, по заявлению на выдачу копии трудовой книжки. В графу 5 впишите место требования. В графу 6 - ФИО кадровика, который выдал копию. А графу 8 предусмотрите для подписи работника. Введите пустые графы 9 и 10, возможно они вам понадобятся, чтобы указать в них какие-то сведения.

Трудовая книжка это один самых основных документов каждого работника. Именно она подтверждает наличие официального трудоустройства человека. Довольно часто у людей появляются обстоятельства, когда им требуется ксерокопия трудовой книжки.

Основная информация

Этот документ хранится у отдела кадров по месту труда. Обычно, копия нужна, чтобы подтвердить наличие фактической занятости. Например, чтобы взять кредит или оформить субсидии. Некоторые небольшие организация не требуют писать заявление для предоставления копии. Кадрам достаточно озвучить, что она требуется. Законодательством не установлено обязательство написания такого заявления и уж тем более нет конкретной формы. Но, согласно правилам делопроизводства рекомендуется включить в этот документ некоторые основные пункты.

Когда человек принимается на работу, у него забирают трудовую книжку и делают там специальную отметку. Хранится документ у работодателя до момента увольнения сотрудника. В случае перевода сотрудника специалист делает соответствующую запись в трудовую. Уполномоченный сотрудник несет определенную ответственность за сохранность книжки. Когда предприятие не имеет больших объемов, за сохранность документа отвечает другой сотрудник по совместительству.

Трудовая книжка считается основным документом всех работников. Информация из неё может понадобиться во многих случаях. Для большей части структур достаточно предоставления заверенной работодателем копии.

Ксерокопия, это созданный с помощью специального устройства документ. При этом бумага должна быть заполнена правильно. Здесь присутствуют все требуемые:

реквизиты;
печати;
подписи.

Снимает копию документа и заверяет его должным образом специалист отдела кадров, отвечающий за ее хранение. Иногда, если компания маленькая и подобных должностей в ней нет, эти полномочия возлагаются на других людей. Для получения ксерокопии работнику придется написать соответствующее заявление и немного подождать, пока бумага не будет готова.

Когда требуется ксерокопия

Обычно ксерокопия этого документа требуется при:

оформлении займа;
трудоустройстве по совместительству в другую компанию;
оформлении пенсии;
при обращении в посольство;
оформлении социальных дотаций.

Здесь перечислены самые распространенные ситуации. В жизни они могут быть намного шире указанных. Например, ксерокопия может пригодиться для восстановления утерянного документа. Поэтому рекомендуется ее хранить дома на всякий случай. По ней легче будет восстановить записи трудовой.

По большому счету этот документ необходим для подтверждения факта трудоустройства. Допустим, банку нужна ксерокопия, чтобы понять насколько давно человек трудится на одном месте. Ведь он дает деньги взаймы и для него это многое значит.

Важно! Существует бумага, похожая на дубликат, это выписка из трудовой книжки. Она создается также как и копия, но содержит только определенные страницы документа, требуемые сотруднику.

Правила составления заявления

Для выдачи ксерокопии имеющей юридическую значимость требуется написать специальное заявление на имя руководителя компании.

Специальной формы подобных документов законом не утверждено, они могут заполняться в свободной форме. Но, рекомендуется включить в заявление основные пункты. Заявление должно содержать:

информацию о компании работодателе;
Ф. И. О. и должность лица, на чьё имя пишется документ;
непосредственная просьба о выдаче ксерокопии;
число, месяц и год написания документа;
виза заявителя.

По желанию, человек может обозначить причину запроса. Но это не относится к обязательным пунктам.

ручкой;
набрать на компьютере.

Главное, чтобы в документе присутствовал подлинник подписи владельца документа.

работнику;
работодателю.

На экземпляре сотрудника специалист отдела кадров поставит отметку о принятии документа. Если в установленный срок ксерокопия не будет предоставлена владельцу, можно подать жалобу на работодателя.

Сейчас все копии делаются на специальных устройствах – ксерокс. Стоит знать, каждый лист дубликата должен нумероваться. Вся информация документа должна быть читабельна и содержать печать работодателя, а также визу заверившего бумагу лица. На последнем листе обязательно должна стоять отметка о том, что по настоящее время человека работает в компании. Именно так удостоверяется подлинность ксерокопии. Иначе она не будет иметь юридической значимости и его просто не примут в нужную инстанцию. Ведь обычную копию может сделать любой человек, это не будет доказательством фактического присутствия места труда в данный период времени.

Предоставление дубликата

Обращаться за ксерокопией трудовой книжки всегда требуется к работодателю. Именно там хранится этот документ на протяжении всего времени труда на предприятии. Выдать дубликат вправе:

директор;
главный бухгалтер;
кадровый работник.

Конкретное лицо, отвечающее за эту процедуру, зависит от объема предприятия. Чтобы получить ксерокопию сотруднику требуется соблюдать такую последовательность:

Обратиться в уполномоченное подразделение, где хранится документ.
Написать соответствующее заявление.
Подождать подготовки бумаги в течение трех дней.
Забрать ксерокопию, оформленную должным образом.

Согласно законодательству просьба работника рассматривается не больше трех дней. Конечно, человек может обозначить и меньший срок, но подготовка бумаги будет зависеть от расторопности специалиста. Когда ксерокопия нужно срочно по веским причинам можно подложить подтверждающую документацию к заявлению.

Сотрудник должен получить правильно составленную и заверенную ксерокопию не позже, чем через 3 дня.

Важно! Трудовая книжка считается собственность владельца. Если предприятие отказывается выдать выписку либо дубликат это приравнивается к серьезному нарушению, что относится к веским основаниям для обращения в прокуратуру.

Если человек не трудоустроен, копий ему вообще не понадобится, достаточно показать оригинал документа. Ведь в таком случае он будет на руках. В исключительных случаях бумагу можно заверить нотариусом. Но, это процедура потребуется некоторых затрат.

Сроки действия дубликата

Каждый человек должен понимать, что у ксерокопии трудовой есть определенный срок действия. Это необходимо для того, чтобы определиться, когда писать заявление на дубликат. Срок действия зависит от того, кто заверял бумагу:

ксерокопия, выданная работодателем, действует не более одного месяца;
нотариально заверенная ксерокопия действует бессрочно.

Не смотря на это, следует понимать, что информация, отраженная в ксерокопии актуальна только до момента внесения в основной документ следующих записей. После этого документ автоматически становится недействительным.

Образец заявления

Если опираться на делопроизводство, то этот документ имеет обычную структуру. Заявление лучше писать на обычном листе, стандартного формата.

Образец заявления:

Директору ООО « Долинские Колбасы»

Павлову К.П.

От рабочего Кулигина О.Л.

г. Волжский

Заявление.

В связи с оформлением кредита, прошу выдать ксерокопию моей трудовой книжки (статья No 62 ТК).

Здесь представлен примерный образец документа, его допускается изменить. Но, не рекомендуется убирать важные пункты из структуры. Именно такой вид удобен для восприятия. При написании заявления требуется следить за правильностью письма. Только грамотно написанный документ влечет юридические последствия. Если работодатель не предоставит в срок ксерокопию, сотрудник может со своим экземпляром заявления, на котором стоит отметка о принятии, обратиться с жалобой в прокуратуру.

Копией трудовой книжки считается ксерокопия всех страниц документа. Они должны быть правильно заверены и пронумерованы. Для получения дубликата рекомендуется писать работодателю соответствующее заявление. Законодательством не установлено определенной формы этого документа, но он должен содержать обязательные пункты. Получить бумагу можно в течение трёх дней с момента обращения к работодателю.

Вконтакте