Образец заполнения накладной. Товарная накладная

Подлежит оформлению с помощью первичных учетных документов, которые утверждаются руководителем предприятия.

Так, еще в 1998 году Федеральная служба государственной статистики выпустила Постановление № 132 , в котором утвержден Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. В него входит и форма № ТОРГ-12 (ОКУД 0330212), которая применяется для передачи товарно-материальных средств от поставщика покупателю. Такие ТН можно формировать и хранить как в бумажном, так и в электронном виде (о том, как оформить ТН в электронном виде, читайте ).

Расшифровка аббревиатуры

Как нетрудно догадаться аббревиатура ТОРГ — это всего лишь сокращение от слова «торговля». В Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций были указаны всевозможные формы по учету операций в торговле, они имели нумерацию от ТОРГ-1 до ТОРГ-31.

На данный момент эти формы не обязательны к исполнению, но массовая привычка использовать их в бухгалтерии осталась.

Это внешний или внутренний документ?

Форма ТОРГ-12 доказывает факт передачи/продажи товара посторонней организации , соответственно является внешней накладной. Обычно, для внутренних перемещений, организации используют более упрощенные формы товарных накладных.

Является ли она унифицированной формой?

Несмотря на то что эта форма является унифицированной, то есть отвечает всем единым государственным требованиям в этой сфере, организации могут воспользоваться и другими, в том числе, которые разработали самостоятельно. Это право подкрепляется ст. 9 ФЗ N 402 от 06.12.2011 .

Но, тем не менее, часто в таких случаях случаются недопонимания с проверяющими органами. Поэтому, как показывает практика, абсолютное большинство организаций применяют ТН по форме ТОРГ-12.

Для чего нужна?

ТОРГ-12 используется для оформления передачи (продажи) товаров или других материальных ценностей посторонней организации. То есть, с помощью нее можно доказать факт передачи, а с другой стороны получения товаров.

Подробнее о том, зачем нужна товарная накладная, читайте .

Можно ли использовать не только для товарооборота, но и для услуг?

Теоретически, никакой закон не запрещает такую возможность. Практически, любая бухгалтерская программа имеет возможность сформировать стандартную форму акта выполненных услуг , которую чаще всего используют в таких случаях. Если вернуться к вопросу об аудите и других проверках, можно столкнуться с проблемами от проверяющих.

Если смотреть с точки зрения принимающей стороны, то ТН вместо акта может быть оприходован верно, а вот проводка выписки со склада услуги (продажа) вызывает много вопросов.

Правила заполнения

Рассматриваемая форма прежде всего должна быть правильно заполнена. На что, прежде всего, стоит обратить внимание:

Три подписи со стороны продавца.
Печать продавца.
Наименование продавца, его юридический адрес, расчетный счет, БИК.
ОКПО и ОКПД.
Основание, то есть договор, в соответствии с которым поставляется товар.
Номер ТН и ее дата.
Табличная часть ТН представляет собой сведениями о товаре. В таблице указывается его количество, наименование, НДС и прочее (о том, как заполняется ТН ТОРГ-12 с НДС и без него, читайте ).

ТН формируются в двух экземплярах, а ее дата должна совпадать с фактической датой отгрузки.

В чем разница с М-15 и для чего они используются в бухгалтерии?

Форма М-15 — это типовая межотраслевая форма на отпуск материалов на сторону. Правомерность использования ТОРГ-12 вместо М-15 и наоборот — частая тема споров среди бухгалтеров и аудиторов. Известно, что вид первички может быть любой, лишь бы она имела все необходимые характеристики (М-15 соответствует всем требованиям).

Однако, использование М-15 вместо ТОРГ-12 привело немало организаций в суд после проверок. Судебные решения, опять-таки, разнятся, поэтому точно ответить на этот вопрос не представляется возможным.

Чаще всего, ТОРГ-12 используют для торговли (счет 41, 43) , а М-15 для перемещений внутри организации или между ее филиалами (счет 10).

При всем многообразии форм и возможностей ведения бухгалтерских первичных документов, самой популярной и беспроблемной из них является форма ТОРГ-12. А контроль за правильным заполнением и движением этих документов обезопасит и облегчит жизнь и бухгалтерским работникам и руководителям организации.

Работающие в сфере торговли, сталкиваются с необходимостью выписывать покупателям товарные накладные.

Что такое товарная накладная

Накладная представляет собой первичный документ , по которому поставщик отпускает покупателю товары. При этом, накладная важна для учета материальных ценностей как у первой стороны, так и у второй. Поставщик на основании накладной списывает в своем учете эти ценности в расход, а покупатель уже в своем учете оприходует их.

Какой бланк использовать для оформления накладной и как его заполнять?

Отмечу два важных момента:

Выписывать товарную накладную надо при любой отгрузке ТМЦ на сторону.

Конечно, если у вас покупает товар простое физлицо, то ему обычно вообще никакие документы не нужны. Но не забывайте, что вам надо будет списать материалы в расход, поэтому здесь документальное оформление отгрузки важно с точки зрения возможных споров с налоговиками. Например, если у вас УСН (Доходы — расходы), то вы списываете товары в расход по мере их реализации. Вот тут вам и пригодиться товарная накладная. Про отгрузку товаров другим ИП или юрлицам вообще рассуждать бессмысленно, особенно если они на общем режиме уплаты налогов: отсутствие накладных принесет им проблемы с возмещением НДС.

Выписывать товарную накладную можно по-разному.

Можно использовать самостоятельно разработанный бланк накладной с учетом обязательных реквизитов, а можно применять унифицированную форму № ТОРГ-12. Причем в подавляющем большинстве случаев используется именно ТОРГ-12: она стандартна и всем понятна – и покупателям, и поставщикам, и налоговой.

Теперь по порядку расскажем об этих двух вариантах.

Обычная накладная

В качестве товарной накладной можно использовать не ТОРГ-12, а бланк, который вы самостоятельно разработали и утвердили.

Что обязательно должно быть в такой накладной?

Она должна иметь следующие реквизиты:

№ и дату составления;
Наименования грузополучателя / грузоотправителя и их реквизиты;
Основание отпуска товаров (договор, счет и т.д.);
Перечень отпускаемых номенклатурных позиций с указанием количества (+ ед. измерения) и суммы — обычно делается в виде табличной части;
ФИО, должности и подписи лиц, которые разрешили отпуск товара, отпустили его со склада и получили со стороны покупателя;
Печати сторон (если стороны используют печати).

По общему правилу накладную следует составить в двух экземплярах : один остается у поставщика, второй передается покупателю. Затем каждая из сторон на основании документа отразит операцию в учете.

В принципе накладную можно составлять и в электронном виде, но в двух файлах. В этом случае она подписывается .

Товарная накладная ТОРГ-12

Если товарная накладная оформляется по общепринятой форме ТОРГ-12.

ТОРГ-12 утверждена Постановлением Госкомстата России № 132 от 25.12.1998 г. и найти ее можно в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций. Оформляется она при отпуске ТМЦ на сторону, причем делать это можно как в бумажном, так и в электронном формате (здесь опять же понадобиться электронная подпись).

ТОРГ-12 можно назвать неотъемлемой частью любой сделки по реализации каких-либо материальных ценностей. После отчетного периода все накладные должны храниться в течение 5 лет.

Документ заполняется также в двух экземплярах – по бумажке на каждую из сторон сделки. Подписывается ТОРГ-12 руководителем компании, главбухом или уполномоченным лицом (на него должна быть оформлена доверенность).

Теперь немного о правилах заполнения. Отметим следующее:

ТОРГ-12 следует заполнять или в момент отгрузки, или уже по ее окончанию (налоговая требует, чтобы сроки отгрузки в накладной соответствовали реальным);
Если вы выставляете на покупателя счет-фактуру (актуально для тех, кто платит НДС), то учтите, что сведения о грузоотправителе и перечне отпускаемых позиций в этих двух документах должны быть идентичны;
В графах «Организация-грузоотправитель», «Грузополучатель», «Поставщик», «Плательщик» указываются название и реквизиты сторон;
В графе «Основание» прописываются реквизиты документа, на основании которого совершается отгрузка (обычно это либо подписанный ранее договор поставки, либо счет);
Табличная часть заполняется информацией об отгружаемых ценностях (наименование, код (если есть), ед. измерения, количество, вид упаковки, масса, цена, сумма без НДС, сам НДС, сумма с НДС). В нижней строки подсчитываются итоги.
Если вы не являетесь плательщиком НДС, то в графе «НДС, ставка, %» указываете «Без НДС», а в графе «НДС, сумма, руб.» ставите нули.
В форме проставляются подписи всех уполномоченных лиц, проставляются печати сторон.
Если к накладной есть какая-то дополнительная документация (например, паспорта на товар), то она считаются приложением: в накладной надо прописать число ее листов.

На практике часто за товарами приезжает водитель покупателя и забирает его на основании доверенности. Тогда в графе «Груз принял» указываются данные водителя, а выше прописываются реквизиты доверенности, в графе «Груз получил» расписывается уже кладовщик покупателя, после получения товара на складе.

Заполнение товарной накладной ТОРГ-12

Диван «Аврора» (номенклатурный номер 1234) 1 шт., цена б/НДС 15 200 руб.

Стул офисный (номенклатурный номер 1514) 10 шт., цена б/НДС 1 900 руб.

Стол офисный (номенклатурный номер 1513) 6 шт., цена б/НДС 4 100 руб.

Отгрузка товаров производится со склада мебельного производства, расположенного по адресу 100555, г. Воронеж, ул. Зеленая, д. 15. За мебелью приехал водитель ООО «Второй», на которого выписана доверенность № 2 от 07.06.2018 г., в качестве транспортных документов оформлена транспортная накладная № 10 от 08.06.18 г. Обе стороны находятся на общем режиме уплаты налогов и являются плательщиками НДС.

Итак, начнем заполнение со сторон, участвующих в отгрузке.

В графе «Организация-грузоотправитель» указываем ООО «Первый», его адрес и реквизиты, а также структурное подразделение – склад мебельного производства.
В графе «Поставщик» также прописываем информацию по ООО «Первый».
В графах «Грузополучатель» и «Плательщик» — сведения по ООО «Второй».
В графе «Основание» указываем № и дату договора между сторонами.
Заполняем в правой части бланка необходимые коды, указываем № и дату транспортной накладной.
Проставляем № самой накладной и ее дату, например № 12 от 08.06.2018 г.

Теперь заполняем табличную часть:

Проставляем № п/п
Указываем наименования товаров, их коды (если принято номенклатурное кодирование);
Проставляем единицы измерения, количество, цены без НДС за единицу товара;
Высчитываем суммы, подводим итоги.

Далее после табличной части указываем число листов в приложении (пусть у нас будут выданы паспорта на товар на 6 листах), проставляем количество порядковых записей в табличной части. Количество мест и массу груза считаем по необходимости, для товаров в нашем примере это не требуется.

Далее указываем прописью итоговую сумму, должности и ФИО лиц, подписывающих документ со стороны поставщика, их подписи. В графах для покупателя указываем реквизиты доверенности водителя, его подпись в графе «Груз принял». Затем после получения груза свою подпись ставит представитель грузополучателя, получивший груз.

Пример заполнения товарной накладной ТОРГ-12 для нашего примера представлен ниже:

Скачать заполненный пример в формате Excel (слишком большое получится изображение, чтобы прикреплять его напрямую)

Теперь рассмотрим пример заполнения ТОРГ-12 для случая, когда поставщик не является плательщиком НДС.

Изменим немного исходные данные.

По договору № 111-А от 15.05.18 г. ООО «Первый» (100555, г. Воронеж, ул. Зеленая, д. 15) обязано поставить в адрес ООО «Второй» (120122, г. Белгород, ул. Красная, д. 10) следующую продукцию:

Печенье «Кофейное» (номенклатурный номер 1234), отгружается в коробках по 5 кг каждая, отгружено 10 коробок, цена 110 руб. за кг.

Отгрузка товаров производится со склада кондитерского производства, расположенного по адресу 100555, г. Воронеж, ул. Зеленая, д. 15. За продукцией приехал водитель ООО «Второй», на которого выписана доверенность № 2 от 07.06.2018 г., в качестве транспортных документов оформлена транспортная накладная № 10 от 08.06.18 г.

Заполнение товарной накладной, а точнее ее граф, расположенных в шапке документа у нас не изменилось – все остается так же. Только в структурном подразделении грузоотправителя пишем «склад кондитерского производства».

Теперь заполняем табличную часть.
Тут тоже все также, но с некоторыми особенностями. В этом примере нам нужно будет дополнительно заполнить:

Вид упаковки – коробка;
Количество в одном месте – 5 (5 кг в одной коробке);
Количество мест – 10 (отгружаем 10 коробок);
Количество масса нетто – 50 (5 кг х 10 коробок = 50 кг);
Масса брутто – 51 (предположим, что упаковка весит 1 кг).

Затем проставляем цену, считаем сумму без НДС и с НДС (они у нас равны), в графе «НДС, ставка, %» ставим «Без НДС», а в соседнем столбце с суммой – нули. После того, как табличная часть заполнена, подводим итоги.

Далее после табличной части указываем число листов в приложении (пусть у нас будут выданы сертификаты на 3 листах), проставляем количество порядковых записей в табличной части. Затем считаем количество мест и массу груза.

Итоговую сумму прописью и остальную информацию по лицам, подписывающим документ, указываем как в первом примере с мебелью.

Скачать пример заполнения товарной накладной ТОРГ-12 для этого примера .

Ну вот и все! Если у вас есть вопросы про заполнение товарной накладной, пишите их в комментариях.

Процесс купли продажи, особенно в деятельности хозяйствующих субъектов, сопровождается множеством «бумажек», которые, тем не менее, важны для оформления операций.

Описание документа

Предназначение

Начиная разговор о ТОРГ-12, следует понять, что это? Данный документ специально разработан для применения в первичном бухгалтерском учете. Она была принята постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132. Большинство ведущих бухгалтеров используют данный документ в своей практике из-за его простоты и удобства отражения данных.

Для чего она нужна? Ее применяют в торговле для отпуска продукции. Предприятие-продавец товара предоставляет сей документ как подтверждение факта продажи ТМЦ организации покупателю.

При совершении операции по передаче товара (на бумажном носителе) используется два экземпляра ТОРГ-12. Первый экземпляр необходим для того, чтобы произвести списание ТМЦ со склада продавца. Второй же является основанием для оприходования поступивших ценностей на склад покупателя.

Основные реквизиты

Правильно оформленный документ включает в себя следующие реквизиты:

Наименование организаций, заключающих сделку, используемые ими банковские счета для осуществления расчета за поставленный товар, юридический и фактический адрес, ИНН, КПП и контактный номер телефона.
В документе обязательно фиксируется дата отгрузки и номер, присвоенный транспортной накладной, сопровождающей груз, подтверждающий законность осуществления данной сделки.
В графах «отпуск груза разрешил» и «отпуск груза произвел» обязательно ставятся подписи лиц, ответственных за совершение операции, непременно с расшифровкой и должностью. Далее информацию заверяют оригинальной печатью, если таковая есть.
Необходимо указать информацию о доверенности сотрудника, принявшего груз к перевозке (фиксируют номер, когда, кем и кому была выдана).
Подпись лица, которому была выписана доверенность, его расшифровка и официально занимаемая должность в организации.
Как обязательный реквизит значится содержание хозяйственной операции, отраженное в количественном и денежном эквиваленте.

С 01.01 2013 возможно использовать в работе накладную, отличающуюся по форме, но все вышеперечисленные пункты должны быть отражены в полном объеме.

Однако собственную форму товарной накладной редко используют, т. к. бухгалтеры опасаются, что та, или иная причина может повлечь за собой отказ о принятии налоговой службой пакета предоставленных документов.

При некорректном заполнении или отсутствии подтверждающих совершение сделки накладных НДС может быть не принят к возмещению. Налоговый орган принимает к учету только верно оформленную документацию.

Важно упомянуть, что продавцы, работающие на специализированных режимах, т. е. те, которые освобождены от уплаты НДС (к ним относят ЕНВД и «упрощенную систему налогообложения») графы, находящиеся под номером 13 и 15, оставляют незаполненными.

Удаление, каких- либо обязательных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Правила заполнения товарной накладной

Кто заполняет?

Поставщик, который реализует товар, при совершении сделки оформляет ТОРГ-12. Если нет возможности сформировать документ в момент совершения сделки, то он создается сразу после отгрузки. Фактическая дата отгрузки должна совпадать с датой, указанной в ТОРГ-12 по требованию налоговой службы.

В графе «Поставщик» указывается организация со всеми подобающими реквизитами. В графах «Грузополучатель» и «Плательщик» будет указан покупатель (если он действительно фактически покупает и самостоятельно оплачивает груз). Заполняется графа «основание» — это может быть, например, договор на поставку.

Далее в табличную часть добавляется реализованный товар, выбирается количественный показатель, устанавливается цена и налоговая ставка. Количество товара по номенклатурным позициям в 1С автоматически суммируется и, в соответствии с ценой, выводит сумму к оплате. Также автоматически переносятся графы «масса» и «количество мест» в дополнительную строку, после чего ТОРГ-12 подписывают ответственные лица продавца и покупателя.

Документ обязательно заверяют оригинальной печатью, после чего его минимальный срок хранения составит не менее пяти лет в архиве или бухгалтерии.

Коды ОКУД и ОКПО при сохраненных в базу параметрах тоже будет выбиваться самостоятельно.

Что указывают в бланке?

Вот некоторые инструкции по форме заполнения товарной накладной (ТОРГ-12):

«Грузоотправитель»- для заполнения необходимо указать наименование (как полное, так и сокращенное), адрес, реквизиты банка, телефон и др.
«Структурное подразделение» — графа, конкретизирует информацию о филиале грузоотправителя.
В графе «Грузополучатель», указывается данные на получателя груза, также его наименование (полное и сокращенное), адрес, реквизиты банка, телефон и др.
Графа «Плательщик» несет в себе подробную информацию о плательщике за груз, подразумевает его полное и сокращенное наименование, адрес, реквизиты банка, телефон и др.
«Основание» — графа, информирующая о том, что послужило основанием для осуществления сделки (договор, дополнительное соглашение и т.д.). Тут же предусмотрены ячейки, где отражают номер и дату транспортной накладной, если она входит в пакет отгрузочных документов.
Далее, в приведенной ниже таблице, в ТОРГ-12 поставщик отражает реализованные товары, уточняя единицу измерения и количество, массу брутто и нетто, прописывает цену и налоговую ставку. Здесь же указана сумма товара с учетом НДС и без НДС.

Товар его количество, перечисленный в ТОРГ-12, должен быть идентично прописан в счете-фактуре.

Подписи ответственных лиц

Руководитель организации имеет право подписи за всех уполномоченных лиц и несет полную ответственность за совершение сделки. Помимо руководителя организации, право подписывать первичную документацию имеют сотрудники, на которых выписаны доверенности и приказы, подтверждающие их компетенцию ставить подпись в документе первичного бухгалтерского учета. В большинстве случаев это операторы, менеджеры и другие сотрудники, работающие в крупных компаниях с большим документооборотом, часто занимающиеся непосредственно выпиской документов.

При желании использовать допускается факсимиле, этот факт должен быть обговорен и зафиксирован в договоре поставки.

Со стороны покупателя в графе «Груз получил грузополучатель» свою подпись может поставить как руководитель, так и другое уполномоченное лицо, имеющее право подписи соответственно приказу или выписанной доверенности. В графе «Груз принял» подпись ставит лицо, несущее материальную ответственность и принимающее товар. Здесь же вписываются данные его доверенности. Это могут быть кладовщик, зав.складом.

Строка с информацией о остается незаполненной, только если получение груза подтверждает сам руководитель, подписывая документ самостоятельно.

Если товар с услугами?

Услуги указывать в товарной накладной неправильно, в т.ч. и отдельной строкой. ТОРГ-12 — это унифицированная форма накладной, предназначенная для учета товара, а не услуг. Учитывая услуги (транспортные перевозки), следует оформить акт об оказанных услугах и приложить товарно-транспортную накладную.

Оформление электронной формы товарной накладной ТОРГ-12

Правомерность

Использование электронного документа, подписанного электронной подписью, будет являться таким же правомерным, как и использование его аналога, оформленного на бумажном носителе(об этом говорится в п.7ст 9 Закона N129 ФЗ и ст.1 Закона N1-ФЗ).
Наиболее приемлемые формы XML-файлов электронных документов урегулированы Приказами ФНС России 21.03.2012 NMB-7-6/172@ и MMB-7-6/36@ от 30.01.2012.Среди них товарные накладные, а также акты выполненных работ и счет-фактуры.

При проверке налогового органа востребованные документы также будут предоставляться в электронном виде (при условии, что они будут в соответствующем, требуемом формате) в порядке, установленном ФНС России.

Электронная накладная составляется по тому же алгоритму, что и традиционный документ на привычном бумажном носителе. Разница в том, что используется один документ, состоящий из пары файлов.

Применение электронной подписи

Заверяет электронные документы электронная подпись.

Для ее использования обязательно понадобиться приобрести свидетельство на электронную подпись и обзавестись разрешением, подтверждающим право подписи уполномоченному лицу.

На электронном экземпляре ТОРГ-12 одной подписи от продавца достаточно, так же, как и со стороны покупателя. Необходимо упомянуть и о том, что в привычных графах ответственных лиц по-прежнему заполняются ФИО и должности соответствующих людей. Графа, созданная для информации о выписанной доверенности, должна быть заполнена привычным способом.

Электронные документы отправляются через интернет. В связи с этим потребности в передаче накладных с водителем отпадают. Для перевозки груза у водителя на руках остается товарно-транспортная накладная, где есть краткое описание товара. Архив электронных документов находится на отдельно отведенном компьютере или на специальном сервере компании.

Смотрите также видео о создании товарной накладной ТОРГ-12 с помощью электронного онлайн-сервиса

Исправления и внесение изменений

В каких случаях?

Документ должен быть заполнен правильно, во всех графах. Несущественной и ненужной информации ТОРГ-12 в себе не содержит.

Неважно, где допущена ошибка: в наименовании поставляемого товара, в цене, в количестве, в % ставке НДС, или в реквизитах. Документ должен быть обязательно откорректирован и приведен в надлежащий вид.

Так или иначе, любая ошибка в товарной накладной не пройдет бесследно и повлечет за собой возникновение новых.

Методика правок

Исправление оригинальных документов при отсутствии замены возможно. Первичные бухгалтерские документы (кроме документов кассы и банка) могут корректироваться (п.7 ст. 9 Закона).

Об изменении нужно информировать всех участников операции, которые, подтверждают свое согласие подписью тех лиц, кем был подписан документ ранее. Обязательно проставить дату, когда внесены соответствующие изменения (Письмо №07 02 06/9 от 25.01.2012).

Пример наиболее распространенного способа изменения данных при отгрузке является замена ТОРГ-12. Аннулирование неверно заполненного документа и формирование нового, которое отвечает всем требованиям, наиболее распространенный метод коррекции. Исправление в оригинальном документе не запрещается, а делается, в большинстве случаев, при невозможности заменить документ.

Если ошибка совершена только на одном листе, достаточно будет заменить только его, не меняя весь пакет документов.

Документооборот в бухгалтерии очень велик, многие бланки подлежат строгому учёту и поэтому заполняются крайне аккуратно. Накладная ТОРГ-12 хоть и не является таковой, однако требует не менее внимательного отношения. От её корректности в ряде случаев может зависеть и сумма к уплате налога, и даже взаимоотношения с налоговыми органами.

При применении унифицированных форм документации товарная накладная составляется по форме ТОРГ-12. Форма и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать бланк вы можете на нашем сайте.

При необходимости в форму можно вносить дополнительные поля, графы, реквизиты (см. также постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20) или использовать самостоятельно разработанную и утвержденную форму товарной накладной (ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Подробнее об этом — в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Когда и для чего применяется форма ТОРГ-12

Унифицированная форма ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Основная сфера действия документа — оптовая торговля.

Оформляет товарную накладную продавец. Для него она является документом, на основании которого отражается списание и реализация товаров.

Для покупателя накладная ТОРГ-12 является одним из документов, подтверждающих приобретение ТМЦ, и служит основанием для их оприходования.

Какие сведения содержит товарная накладная

Набор разделов унифицированной формы ТОРГ-12 следующий:

Сведения об участниках поставки (продавце, грузоотправителе, грузополучателе, плательщике), в том числе их наименования, адреса, телефоны, банковские реквизиты и коды ОКПО и ОКВЭД.
Реквизиты договора, на основании которого происходит поставка, и транспортной накладной.
Реквизиты самой товарной накладной — ее номер и дата.
Информация о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена, а также стоимость и предъявляемый покупателю НДС (о заполнении накладной без НДС читайте в материале «Как заполнить товарную накладную (ТОРГ-12) при работе без НДС (образец)» ).
Сведения о приложениях к накладной (например, сертификаты, паспорта и т. п. на товар).
Завершает документ раздел с многочисленными подписями. Со стороны продавца ее подписывают работник, разрешивший отпуск груза, главбух и сотрудник, который груз непосредственно отпустил. С другой стороны подписи проставляют представители покупателя и грузополучателя. Здесь же приводятся сведения о доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар, и указываются даты подписания документа сторонами.

Унифицированная форма ТОРГ-12 предусматривает также проставление печатей сторон поставки. В то же время печать не является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ), поэтому организации, официально отказавшиеся от печати, могут накладную ей не заверять (см. также письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Количество экземпляров товарной накладной

Накладную составляет уполномоченный работник организации-продавца в момент отпуска товаров в 2 экземплярах. Один из них остается у продавца, второй передается покупателю.

Электронная накладная ТОРГ-12

Первичные документы можно оформлять не только в бумажном, но и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

О том, какую подпись нужно использовать для электронной документации, читайте .

Для электронной товарной накладной утвержден формат для передачи по ТКС (с 1 июля 2017 - приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@), что позволяет не только наладить электронный обмен накладными с контрагентами, но и представлять накладные в электронном виде по требованию налоговиков.

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12 также можно увидеть и скачать на нашем сайте.

Итоги

Унифицированная форма ТОРГ-12 является первичным документом, на основании которого продавец реализует товар, а покупатель приходует. Формуляр выписывается в 2-х экземплярах: по 1-му для каждой из сторон сделки, или отправляется в электронном виде покупателю, при условии заверения ее электронно цифровой подписью.

«А как же? Конечно, есть», — скажет вы и… ошибетесь. На сегодняшний день нет не только правил заполнения этой накладной при выписке ее без НДС, но и вообще правил по заполнению ТОРГ-12. Унифицированная накладная ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132, в котором приведена форма накладной, в нем же есть ссылка на указания по ее заполнению.

Какие формы унифицированных первичных документов обязательны для применения, узнайте из этой публикации .

Однако эти указания уложились всего лишь в несколько строк и сводятся к тому, что накладную необходимо выписывать в двух экземплярах. Таким образом, пока еще нет ни одного нормативного акта, разъясняющего порядок заполнения реквизитов ТОРГ-12. Кстати, к этому же выводу приходят и арбитры — например, в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 20.03.2013 № 09АП-5718/13. А значит, заключают судьи (постановление Президиума ВАС РФ от 18.10.2005 № 4047/05), заполняться такие накладные должны в соответствии с фактическими обстоятельствами.

Что касается накладных на передачу товара в целом, стоит отметить, что с 01.01.2013 организации могут отказаться от применения унифицированных форм и использовать те, что разработали сами (с обязательным утверждением в учетной политике). При этом организация может применять и унифицированную форму накладной ТОРГ-12.

О требованиях к первичным документам читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Товарная накладная ТОРГ-12 без НДС: могут ли быть претензии?

Но, несмотря на то, что правил заполнения этой формы как таковых нет, это не означает, что к ее оформлению можно подходить безответственно. Как бы то ни было, ТОРГ-12 — это один из самых важных первичных документов, и потому некорректное заполнение (или незаполнение) обязательных реквизитов, в том числе и касающихся НДС, может стать причиной непризнания расходов при расчете налога на прибыль. Это, в частности, напрямую вытекает из ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Таким образом, ошибки в ТОРГ-12 могут стать причиной обоснованных претензий со стороны налоговиков.

Обширную информацию по возможным ошибкам в учете, а также в налоговых, бухгалтерских отчетах и документах узнайте из материалов:

«Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами» ;
«Как правильно исправить ошибки в 6-НДФЛ?» ;
«Ошибки в платежном поручении на уплату налогов» .

Как заполнить графу 13 (образец товарной накладной без НДС)

Итак, помня о том, что накладная, как первичный документ, должна оформляться в соответствии с реальными обстоятельствами, мы должны в графе 13 «Ставка» формы ТОРГ-12 отразить ту ставку НДС, которая соответствует нашей отгрузке:

«Без НДС» — если речь идет о спецрежимах или проведении необлагаемых НДС операций (они указаны в статье 149 НК РФ);
«0%» — при осуществлении деятельности, облагаемой по льготной ставке (подробный перечень приведен в статье 164 НК РФ).

Никаких пустых мест и прочерков в графе 13 формы ТОРГ-12 быть не должно — как и путаницы в ставках, дабы не дать проверяющим зацепку.

Предлагаем также ознакомиться с образцом ТОРГ-12:

Если вы получили неправильную товарную накладную без НДС

В случае если ваш поставщик выдал вам накладную, в которой графа 13 не заполнена или заполнена с ошибками, то во избежание обозначенных выше проблем вам следует попросить ее переоформить и указать правильные данные. А что будет, если этого не сделать?

Тут многое зависит от того, как оформлены другие документы по данной сделке. Если они будут содержать сведения, которых недостает в накладной, то вам, скорее всего, удастся отстоять право на признание этих расходов. И тому есть подтверждение в судебной практике — например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.01.2006 № Ф04-10030/2005(18906-А45-23). Если же и остальные документы оформлены с нарушениями, в принятии расходов по некорректно заполненной ТОРГ-12 вам, скорее всего, будет отказано.

Свою позицию в отношении исправленных первичных документов для обоснования расходов по налогу на прибыль ФНС выразило в письме от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@.

Актуальную информацию о ТОРГ-12 вы найдете в статье «Унифицированная форма ТОРГ-12 - бланк и образец».

Итоги

При заполнении ТОРГ-12 спецрежимником в графе 13 (предназначенной для отражения ставки НДС), указывается словосочетание «Без НДС». Если покупатель обнаружил в полученной от поставщика ТОРГ-12 ошибки (в том числе неверно заполненную строку 13), следует обратиться к поставщику с просьбой переоформить этот первичный документ. Ошибочный первичный документ не позволит обосновать расходы по налогу на прибыль.