Не выдают выписку из приказа. Как сделать выписку из приказа о приеме на работу

Трудовой кодекс Российской Федерации предписывает работодателю предоставить сотруднику все данные, связанные с выполняемыми им обязанностями. В этом аспекте выписка из приказа о приеме на работу – первоочередной документ, обладающий юридической силой .

Зачастую сотрудники кадровой службы полагают, что при запросе выписки достаточно копии соответствующей части нормативного акта. Однако это в корне неверно. Данная информационная часть приказа носит самостоятельный характер и оформляется в соответствии с четкими требованиями.

Выписка из приказа о приеме на работу – это официальный распорядительный документ . Она содержит преамбулу и данные из основного нормативного акта, касающиеся конкретного лица.

СПРАВКА! Выписка является абсолютной копией отдельной части первоисточника, где указаны распоряжения относительно трудовых функций работника.

В каких случаях оформляется?

Сотруднику организации может понадобиться документ, подтверждающий факт его приема на определенную должность. Такая необходимость возникает при затребовании информации о конкретном работнике органами социальной защиты, представителями Государственной инспекции труда, муниципалитета, Пенсионного фонда, судьями и т.д.

Среди наиболее распространенных причин запроса такой бумаги можно выделить :

Использование в качестве основания для подтверждения стажа при выходе на пенсию.
Предоставление данных в судебные инстанции для доказательства наличия факта трудовой деятельности в компании.
Для обоснования начисления выплат или льгот.

Для получения выписки работнику необходимо оформить свое пожелание в письменном виде и подать его в отдел кадров. В течение трех рабочих дней запрос должен быть удовлетворен.

Право на получение выписки из приказа о приеме на работу имеют и удалённые сотрудники . В соответствии с ч. 8 ст. 312.1 ТК РФ она может быть передана им заказным письмом с уведомлением или в электронном формате.

Стоит отметить также, что оформление выписок важно и для самих работодателей – с их помощью можно сохранить конфиденциальную часть информации, содержащуюся в основном документе (о нюансах оформления приказа о приеме на работу мы рассказывали ). Также преимуществом предоставления краткой информационной части первоисточника является экономия времени и канцелярских принадлежностей фирмы.

Как правильно заполнить?

Сделать выписку из оригинала следует на фирменном бланке , который в верхней центральной части содержит логотип и реквизиты организации. Ниже вы увидите образец, как сделать выписку из приказа о приеме на работу.

ВАЖНО! Наименование компании должно полностью соответствовать учредительным документам. Использование сокращений кроме общеутвержденных аббревиатур недопустимо.

ВНИМАНИЕ! Документ также должен содержать отметку о том, что оригинальный акт находится на предприятии.

Срок действия и хранения

Выписку принято считать не имеющей срока , так как законом РФ не обозначен период ее действия. На длительность хранения акта напрямую влияет первоисточник, откуда были взяты сведения. Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 закреплен Перечень типовых архивных документов, к которым относятся личные дела и содержащиеся в них копии приказов и выписки из них. Они должны сохраняться в течение 75 лет. Если же информационный фрагмент не относится к личным делам, его срок хранения лишь 5 лет.

Заключение трудовых отношений между сотрудником и работодателем должно быть оформлено в соответствии с законодательством, только в этом случае они будут иметь официальный характер. Для этого стороны подписывают между собой

Нередко возникают такие ситуации, когда должностному, физическому лицу или какой-либо сторонней организации для работы нужен определенный документ, к примеру, приказ. Оригинал обычно в таких случаях не предоставляется, так как полностью первоисточник может содержать сугубо составляющую А иногда это просто нецелесообразно по причине того, что он имеет слишком большой объем и просто не нужен для работы целиком. В таком случае из него (приказа) берут выдержку и оформляют соответствующим образом. Новый документ будет называться «выписка из приказа».

Где может потребоваться выписка

Различные службы предприятия обычно взаимосвязаны между собой. Именно поэтому документы одного подразделения могут пригодиться другому для работы. Например, бухгалтерии для начисления заработной платы работникам обязательно нужен Или отделу кадров для оформления необходима выписка из приказа о Также в кадры может обратиться бывший сотрудник, который утерял трудовую книжку. Для подтверждения своей трудовой деятельности он может затребовать копии документов о приеме, всевозможных переводах и увольнении с работы. В этом случае специалист безотлагательно должен предоставить ему в трехдневный срок все необходимые документы. По каждому факту составляется отдельная выписка из приказа. Иногда выписки нужны для другой организации: вышестоящей или контролирующей организации, либо в органы соцзащиты для работнику. Часто такие документы готовятся для предоставления в суд или органы милиции в случае утери документов. Выписка из приказа дает возможность получить нужную информацию соответствующего образца. Вариантов множество.

Как должен выглядеть документ

Получив запрос о предоставлении информации, молодые работники начинают спрашивать, как оформить выписку из приказа. Оказывается, это совсем не сложно. По сути, выписка - это обычная копия части основного документа. Для ее составления не существует жестких норм и правил. Однако исполнителю следует придерживаться определенной формы. Выписка оформляется на чистом листе формата А4 в угловом варианте методом «флага». В ней должны быть последовательно отражены 4 момента:

1. Реквизиты. Начальная часть документа полностью копирует оригинал, только вместо слова «приказ» необходимо писать» выписка из приказа».

3. Подпись. Обязательно указывается полное наименование должности, а также инициалы лица, подписавшего приказ. Сама подпись не ставится.

4. Заверение. Так как выписка приравнивается к копии документа, то ее непременно надо заверить. В низу листа необходимо написать «Верно», а еще чуть ниже указать должность, фамилию с инициалами и подпись сотрудника, который ее составил. Здесь же должна присутствовать дата заверки документа. Если выписка предоставляется по запросу другой организации, то подпись исполнителя необходимо подтвердить печатью.

Общепринятый порядок составления выписки из документа

Выписка может быть составлена из любого документа (приказа, протокола, распоряжения). Она делается по запросу заинтересованного лица (организации) и содержит в себе ту часть информации, содержащейся в основном документе, которая нужна ему для дальнейшей работы. Любое ведомство или отрасль хозяйства может установить свой образец выписки, утвердить его соответствующим нормативным актом и в дальнейшем использовать, соблюдая все установленные правила. Бумаги могут составляться как для внутреннего использования, так и для предоставления другим организациям по официальным запросам.

На практике часто возникают моменты, требующие для работы предоставления приказа специалисту компании, физическому лицу или контрагентам.

Оригинальный экземпляр первоисточника не предоставляется по причине возможности присутствия в нем коммерческой тайны или конфиденциальной информации. А также из-за больших объемов документа в предоставлении оригинала просто нет необходимости.

Тогда из приказа извлекается определенная его часть и носит название «выписка».

Назначение

Отделы и структурные подразделения компании в процессе трудовой деятельности тесно взаимодействуют друг с другом. Документы одного отдела могут потребоваться другой службе. Так начисление заработной платы специалистам не может обойтись без выписки из распоряжения по основной деятельности компании, кадровой службе необходима выдержка из приказа о приеме на должность для составления личного дела работника.

Данная форма предъявляется также в государственные, судебные органы, контролирующие ведомства (оформление пенсии, потеря личных документов).

Главными отличиями видов выписок обозначены моменты:

по личному составу - содержит целиком распорядительный фрагмент основного документа;
по основной деятельности - охватывает констатирующую часть приказа.

Где и как получить?

Выписка выдается только по письменному заявлению сотрудника или надзорного органа с указанием конкретного приказа и обозначением целей получения документа. Во избежание разногласий по поводу выдачи бланка, заявление регистрируется у секретаря компании.

Юридические лица не могут отказать в выдаче выписки, данное право и сроки оформления (не больше 3 дней) регламентировано законом РФ.

Как правильно оформить — примеры

Регламент создания:

Оформляется на фирменном бланке аналогично приказу с указанием названия организации, реквизитов, местоположения, телефонов и заголовка.
Указывается место и дата издания, данные оригинала (номер и наименование).
Дублируется вводная строка первоисточника и фраза «приказываю» в обязательном порядке.
Отбираются нужные пункты распорядительной части из запроса и переписываются в выписку. Выбранный текст должен быть в точности скопирован из приказа, поправки и дополнения абсолютно недопустимы.
Заносятся личные сведения сотрудника, чья виза стояла на исходном документе. Роспись его не нужна, на этом месте пишется слово «подпись».

В завершении процедуры сотрудник сверяет оба документа, пишет «с оригиналом сверено», указав дату, подпись, должность, ФИО. Печать предприятия дублируется, как правило, визой руководителя организации.

Процесс изготовления копий могут возложить на сотрудника кадровой службы (по доверенности), в таком случае рядом с подписью кадровик проставляет печать своего отдела.

Копия или выписка

Копия приказа и выписка из него - это не совсем одно и то же. Первая содержит полностью реквизиты документа и его текст и пропускается через ксерокс, а вторая — затрагивает отдельную, необходимую часть бланка.

Ответственный работник обязательно заверяет своей подписью выписку, копии могут быть и без визы специалистов. Простой откопированный текст не имеет юридической силы, не принимается как доказательная база. Копия, заверенная по всем правилам (слово «верно», дата, подпись, должность заверяющего лица, печать), может служить подтверждением требуемых фактов.

Запросы на совершение выписки допускается оформлять не только на действующие документы, но и на бланки, находящиеся в архиве.

Скачать образец

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Размер распорядительного акта может отличаться в зависимости от его содержания. В случае с документами большого объема, подготовка полной копии ради выписки одного или нескольких абзацев не имеет смысла. Значительно легче подготовить выписку, которая будет содержать в себе все необходимые сведения. Помимо этого, подготовка данного свидетельства позволяет сохранить конфиденциальность информации о деятельности самой компании. Ниже мы предлагаем поговорить о том, как сделать выписку из приказа и рассмотреть правила составления подобной документации.

В практической деятельности выписка из приказа готовится, если документ имеет большой объем, а требуемая информация занимает только небольшую его часть, либо из соображений конфиденциальности

Зачем нужна выписка из приказа

В процессе делопроизводства, должностные лица часто сталкиваются с необходимостью подготовки выписки из приказа, для ответа на запрос, поступивший от внутренних подразделений компании или контролирующих органов. Необходимость составления выписки объясняется тем фактом, что подобная документация может иметь объем в несколько листов. Также следует отметить, что приказы, поступающие от руководства, могут содержать в себе конфиденциальные сведения, относящиеся к категории коммерческой тайны. Довольно часто в распорядительной документации указывается информация о нескольких работниках. В случае необходимости предоставления сведений лишь одному лицу, делопроизводитель должен оформить краткую выдержку из акта.

Специалисты говорят о том, что рассматриваемые документы можно разделить на два условных типа:

По личному составу – при подготовке этого документа копируется весь распорядительный раздел.
По деятельности компании – при создании этой выписки отражается лишь констатирующая часть.

Как правило, подготавливаемый документ содержит в себе лишь один раздел, скопированный из приказа. Так, в подготовленном бланке может быть приведена информация о приеме конкретного лица на свободную вакансию, изменениях внутри компании или расторжении трудового соглашения с определенным тружеником.

По словам экспертов в области юриспруденции, рассматриваемый бланк имеет законную силу, равную самому распорядительному акту.

Основные отличия выписки от копии

Работники, не знакомые с правилами делопроизводства ошибочно считают, что выписка и копия приказа являются равнозначными документами. Довольно интересен тот факт, что в сфере юриспруденции, данные документы имеют равнозначную законную силу. Главным различием этих бланков является их содержание. Копии распорядительных актов изготовляются при помощи ксерокса. Это означает, что данный бланк содержит в себе всю информацию, что и оригинальный акт.

Выписка из приказа содержит в себе лишь часть сведений, содержащихся в оригинальном документе. Как правило, делопроизводители или другие должностные лица копируют лишь распорядительную часть документа. Еще одним отличием между рассматриваемыми бланками является то, что при составлении выписки, лицо, заполняющее бланк, должно заверить документ личной подписью. В случае с копиями документов необходимость выполнения данных действий отсутствует.

При оформлении выписки из приказа целиком выписывается только вся констатирующая часть, включая слово “приказываю”

Разновидности документа

Как уже было сказано выше, в делопроизводстве используются два вида выписок, различающихся между собой своим содержанием. Документ, посвященный личному составу, содержит в себе только информацию, связанную с работниками компании. Это означает, что в данном бланке отсутствует преамбула и пояснительная часть, где приводятся основания для выпуска распоряжения. В этом случае указываются лишь те сведения, что содержатся в распорядительном разделе акта.

Важно обратить внимание на то, что приказы, связанные с личным составом, изготавливаются в соответствии с требованиями контролирующих органов. Согласно действующему законодательству, должностному лицу, составляющему приказ о назначении или переводе сотрудника в новую должность, необходимо использовать унифицированную форму бланка. Использование таких форм значительно усложняет подготовку выписок из документов. Однако, далеко не все кадровые мероприятия проводятся по подобной форме. В действующем законодательстве отсутствует регламент, регулирующий порядок составления приказов, связанных с назначением дисциплинарной ответственности. Это означает, что данный документ составляется в свободной форме, что значительно облегчает подготовку выписок.

Распорядительные акты, связанные с основной деятельностью компании, содержат в себе информацию о действиях руководства. К данной категории можно отнести документы о назначении либо увольнении генерального директора, акты, посвященные штатному расписанию или порядке выполнения работ. Выписка из подобной документации должна содержать в себе преамбулу, основную часть и раздел, поясняющий причину необходимости издания документа.

Как правильно оформить

Несмотря на то что содержание рассматриваемого бланка базируется на основном распорядительном документе, выписки рассматриваются как отдельный документ, обладающий собственной юридической силой. По словам экспертов, предназначение выписки оказывает непосредственное влияние на содержание бланка.

Выписка из приказа, как правильно оформить:

В первую очередь, указывается название компании. Для заполнения этого раздела необходимо получить информацию из «Устава». В случае с филиалами и представительствами, первостепенно указывается наименование вышестоящего органа, после чего фиксируется название подразделения.
Далее указывается номер, присвоенный приказу при регистрации, а также дата его составления.
«Тело» документа начинается с фразы «Выписка из распоряжения (приказа)».
При заполнении «тела» бланка следует учитывать его особенности. В случае с выпиской из приказа, связанного с деятельностью компании, приводится констатирующая часть основного документа. При составлении документа, касающегося личного состава, из оригинального акта копируется информация, которая идет после слова «Приказываю».
В последнюю очередь заполняется раздел, где указываются сведения о лице, подписавшем распоряжение.

О приеме на работу

Выписка из приказа о приеме на работу, образец которой будет приведен ниже, должна содержать сведения лишь об одном труженике, принятом в ряды организации. При составлении документа необходимо указать информацию о лице, выступающем в качестве работодателя . Далее указывается дата приема на работу, должность нового сотрудника и название структурного подразделения. Вышеперечисленная информация должна быть заверена подписью заполняющего бланк и фирменным штампом.

Составление и оформление выписки мало чем отличается от выписки из приказа по основной деятельности

Об увольнении

В действующем законодательстве отсутствует регламент, согласно которому оформляется этот документ. Это означает, что при формировании подобной документации, должностному лицу следует придерживаться общих правил делопроизводства. Образец выписки из приказа об увольнении должен в обязательном порядке содержать информацию о самом предприятии и труженике, с которым прекращены трудовые отношения. «Тело» документа начинается с формулировки «Выписка из приказа об увольнении».

Данный документ относится к категории актов, посвящённых личному составу компании. Это означает, что каждый работник, к которому относится данный бланк, имеет законное право ознакомиться с его содержанием. В шестьдесят второй статье ТК РФ говорится о том, что данный бланк может быть затребован не только увольняемым сотрудником, но и контролирующими органами.

Как правило, необходимость в составлении данного документа возникает при утере или порче трудовой книги. Именно это обстоятельство заставляет труженика обращаться в организации, где ранее велась трудовая деятельность. На основе полученных документов создается дубликат трудовой книги. Помимо этого, необходимость в получении выписки из приказа об увольнении может быть вызвана отсутствием отметки о величине трудового стажа в трудовой книге.

О командировке

Выписка из распорядительного акта о командировке должна содержать в себе реквизиты компании, наименование документа, регистрационный номер и дату составления. Далее копируется текст, содержащийся в распорядительной части оригинального акта. Составленный бланк должен содержать в себе подпись руководителя компании и её расшифровку. Информация, приведенная в выписке, должна быть заверена фирменным штампом компании.

Сроки, установленные для оформления выписок

Для того чтобы получить рассматриваемый бланк, работнику или сотруднику контролирующего органа необходимо составить письменную заявку на имя руководителя организации. В этой заявке следует указать основания для получения информации, приведенной в распорядительной документации. Заявка, поступившая от контролирующих органов или самого работника, должна быть в обязательном порядке зарегистрирована в специальном журнале. Этот шаг позволит минимизировать риск возникновения возможных конфликтов.

Согласно действующему законодательству, работодатель не имеет права отказать в оформлении бланка. В Трудовом Кодексе приводится ряд правил, согласно которым оформляется выписка. Срок оформления бланка составляет три дня с момента получения письменной заявки.

Выписка может потребоваться для предоставления в пенсионный фонд либо другие инстанции

Время действия и особенности хранения

В действующем законодательстве отсутствует регламент, ограничивающий срок действия рассматриваемого документа . Это означает, что выписка из приказа, образец которой приведен в данной статье, имеет бессрочный характер. Если подготовленный акт касается личного состава компании, он должен быть передан в кадровый отдел для хранения вместе с личным делом работника. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что срок хранения документа равен сроку хранения личного дела работника в пределах самой организации.

При каких условиях могут отказать в получении документа

Каждый работодатель должен придерживаться правил, изложенных в нормативно-правовых документах, выпущенных контролирующими органами. Согласно установленным правилам, каждый работник имеет законное право заполнить заявку о получении выписки из приказа о зачислении в штат, переводе, направлении в служебную поездку или других мероприятиях . Во второй части шестьдесят второй статьи Трудового Кодекса приводится перечень оснований, которые могут быть указаны сотрудником при составлении заявки. Как уже было сказано выше, срок оформления документа составляет три рабочих дня.

Выводы (+ видео)

В данной статье мы рассмотрели пример составления выписки из распорядительного акта. Этот документ используется в качестве подтверждения различных фактов о личном составе компании и действиях работодателя. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что у контролирующих органов отсутствуют жесткие требования, регламентирующие составление бланка. Однако при создании документа необходимо придерживаться стандартных правил делопроизводственного процесса. Заполненный бланк должен быть заверен печатью руководителя и фирменным клише.

Выписка — это такой же распорядительный документ, сохраняющий все реквизиты организации, но содержащий информацию только об определенном сотруднике.

Как правило, они могут потребоваться в государственные и муниципальные органы (например, для подтверждения стажа при оформлении пенсии) или же в другие органы и инстанции, возможно вышестоящие.

В каких случаях она делается?

Заверяется выписка из приказа пометкой «Верно» и личной подписью уполномоченного сотрудника, как правило, это руководитель кадрового органа. Обязательными являются расшифровка подписи с указанием даты заверения.

Должностное лицо пишет заверительную надпись от руки или же может воспользоваться специальным штампом, если таковой имеется.

Если документ предназначается для сторонней организации, то необходима печать. Ее оттиск должен захватывать подпись и фамилию должностного лица, заверяющего выписку из приказа.

Также на нейдолжна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации. Для внутренней работы заверительная надпись печати не требует.

Срок действия и срок хранения

Нет никакого регламентирующего документа, который бы говорил о сроках действия выписок из приказа о приеме на работу, следовательно, они являются бессрочными.

Сроки хранения выписок из приказа о приеме на работу зависят от того, в каком деле они хранятся.

Так, например, в личных делах они будут храниться постоянно. Отдельно формировать дело с выписками не имеет смысла, так как уже имеется дело с самими приказами.

Итак, оформляя выписку из приказа о приеме на работу, следует быть очень внимательным, как и с любым кадровым документом. Но если соблюдать все нормы кадрового делопроизводства, то в этом нет ничего сложного.