Образец приказа о выплате материальной помощи работнику. Как составить приказ на выплату материальной помощи работнику? Федеральная миграционная служба

Материальная помощь – неоднозначный вид выплат , слабо регулируемый законодательством. Данное обстоятельство неизменно порождает множество вопросов по поводу порядка оформления, учета и налогообложения.

Назначение материальной поддержки

Прежде всего, необходимо определиться с назначением выплаты. Работодатель должен понять, что материальная помощь не является частью фонда оплаты труда . Ее нельзя отнести к премированию за заслуги работника, и потому она не должна оговариваться в положении об оплате труда. Материальная помощь относится к категории социальной поддержки работников .

Материальная помощь – это добровольное желание работодателя поддержать сотрудника, попавшего в тяжелые жизненные обстоятельства. Назначение ее может быть разным, но всегда индивидуальным . Обычно социальные гарантии в организации предусматривают участие руководства в случае:

смерти сотрудника;
смерти близкого члена семьи работника;
заключения брака для организации свадьбы;
рождения ребенка;
чрезвычайной ситуации (кража, стихийные бедствия);
лечения и оздоровления.

Материальная помощь по своему назначению бывает:

целевая;
нецелевая.

Выплаты, связанные с семейными обстоятельствами (смерть, свадьба, рождение), относятся к целевым . В свою очередь, выплаты, возникающие в результате чрезвычайной ситуации, относятся к нецелевой категории.

Документы и основания для составления

Материальная помощь должна включаться в:

коллективный договор;
трудовой договор;
локальный нормативный акт организации по социальным гарантиям сотрудников.

Если размеры и назначение финансового подспорья не оговорены в трудовом и коллективном договорах, то организация обязана разработать внутренний нормативный акт – положение о социальных гарантиях. Документ гарантирует работникам порядок назначения пособия и его размер.

Надо отметить, что материальная помощь не является обязанностью компании, поэтому руководство каждый раз принимает решение индивидуально по конкретному случаю.

Для этой цели в организации издается приказ на материальную помощь . Основанием для него служит принятый в компании нормативный акт или договор.

Перед изданием приказа работнику необходимо обратиться с просьбой к руководству об оказании содействия. Сотрудник пишет заявление в свободной форме, в котором указывает причину возникновения тяжелой денежной ситуации.

К заявлению сотруднику необходимо приложить копии документов , доказывающих возникновение обстоятельств, требующих финансового содействия. В случае погребения членов семьи – свидетельство о смерти, документ о подтверждении родства. В случае рождения ребенка – свидетельство о рождении.

Если речь идет о чрезвычайных ситуациях, то справку из органов контроля о потере имущества. При оплате свадебных расходов предоставляется свидетельство о браке.

Общие понятия и оформление

Материальная поддержка предоставляется сотруднику, попавшему в затруднительную ситуацию. Заострить внимание на этом обстоятельстве необходимо , так как на практике организация может выписывать материальную помощь всем сотрудникам в честь предстоящего праздника, например, к Новому году. На самом деле подобное подспорье носит неоднозначный характер . Встречаются случаи, когда судебные органы относили ее к разовым праздничным премиям.

Материальная поддержка может рассматриваться как дополнительное условие улучшения финансового положения работника . Именно так получила распространение материальная помощь к отпуску. Такой вид услуги является нецелевым , так как нет определенности, куда работник потратит полученные средства.

Работодатель может по своему желанию прийти на выручку работнику в любом положении, которое не подпадает под категорию чрезвычайности.

Если в организации не предусмотрено документальное оформление в договоре или положении о социальных гарантиях, то основанием служит резолюция начальства на заявлении работника . Подобный вид денежной помощи выплачивается исключительно за счет прибыли .

При получении заявления работника и копий доказательных документов работодатель сверяет основание и размер запрашиваемой суммы с нормативными актами, принятыми на предприятии. Если руководство принимает решение удовлетворить просьбу сотрудника, то отдел кадров пишет соответствующий приказ .

На основании приказа бухгалтерия организации, в свою очередь, проверив наличие всех необходимых документов, выдает деньги служащему через кассу или на банковскую карту .

При отражении материальной помощи в бухгалтерском учете принимаются различные проводки в зависимости от назначения и документальных оснований. Если поддержка закреплена в договорах и нормативном акте, предназначена для целевого решения затруднительной жизненной ситуации, то она отражается по кредиту счета 70 .

В случае отсутствия оказанной поддержки в нормативной документации суммы выплат начисляются по дебету 73 счета и кредиту 91 . Если помощь оказана бывшим работникам или родственникам умершего сотрудника, то она должна отразиться на дебете 76 счета и кредите 91 счета .

Материальная помощь включается в расчетный лист сотрудника , так как необходимо принять решение о порядке налогообложения.

При налогообложении НДФЛ материальной помощи необходимо учитывать понятие единовременности . Если материальная помощь выдается несколькими выплатами на основании одного и того же документа – она считается единовременной и не подлежит налогообложению в случае соблюдения законодательных рамок размера суммы.

Если в течение года работнику выплачивалась материальная помощь на разных основаниях, то не подлежит налогообложению только первая из них .

Размеры помощи на 2018 год

Работодатель может самостоятельно определять размер материальной помощи в нормативных актах. Однако, рекомендуется учитывать, что суммы до 4000 рублей , выплаченные в одном расчетном периоде, не подлежат налогообложению НДФЛ, страховыми взносами.

Если материальная помощь не прописана в нормативных актах , то до 4000 рублей она также может не облагаться налогами. При превышении установленного порога материальная помощь подлежит налогообложению НДФЛ и страховыми взносами. Законодатель считает, что налогообложению не подвергаются :

выплаты в качестве единовременного возмещения ущерба от стихийных бедствий или терактов;
по причине смерти члена семьи работника;
при рождении ребенка у сотрудника с условием, что размер выплат не превышает 50000 рублей.

Отдельно оговаривается материальная помощь по смерти членов семьи. Она не подлежит налогообложению, если это члены семьи первой очереди согласно Семейному кодексу Российской Федерации, то есть родители, супруги, дети.

В случае если умерший родственник был бабушкой, дедушкой, братом, сестрой, тетей, дядей и так далее, не облагаются только 4000 рублей .

Необходимые реквизиты

В приказе на материальную помощь в обязательном порядке должны быть указаны :

реквизиты организации (название, адрес, контакты);
документ-основание для оказания поддержки (положение о социальных гарантиях, договор);
причина оказания финансовой поддержки (тяжелая ситуация, возникшая у работника);
персональные данные получателя с указанием должности либо родства, если выдается на похороны умершего сотрудника;
срок выплаты;
подпись руководителя.

К приказу в обязательном порядке прилагаются заявление сотрудника и копии документов для подтверждения расходов в бухгалтерии предприятия.

Образец документа

Законодательно утвержденного образца составления приказа на материальную помощь не существует . Законодатель отдает предприятию право самостоятельно разработать форму документа. Единственное условие, чтобы приказ отвечал принципам делопроизводства . То есть приказ должен быть издан на фирменном бланке предприятия.

Фирменный бланк предполагает наличие :

полного и краткого названия организации;
адреса (юридический и почтовый);
контактных данных (телефон, электронная почта);
логотипа;
номера и даты документа.

В случае отсутствия в организации фирменного бланка, специалисту отдела кадров необходимо прописать все обязательные реквизиты в правом верхнем углу .

Приказ должен содержать номер и дату составления согласно журналу учета распоряжений по личному составу . После номера и даты следует наименование приказа «Об оказании материальной помощи сотруднику».

Далее описывается причина выплаты денежной поддержки. После слова «Приказываю» указываются размер, сроки выплаты, персональные данные получателя, реквизиты документа основания. Завершает приказ расшифровка должности, подписи руководителя и непосредственно росчерк.

Материальная помощь является единовременной выплатой. Если она заверена трудовым договором, то она приравнивается к зарплате. С суммы выплат производятся отчисления в виде налогов. При отсутствии такой пометки расходы считаются нереализованными. Поэтому бухгалтеры относят их к категории прочих.

В Налоговом кодексе РФ (пункт 23 статьи 270) предусматривается признание материальной помощи в качестве выплат, не облагаемых налогом на прибыль. При страховании от несчастных случаев используется группа прочих расходов. Они считаются налогооблагаемыми при начислении.

Чтобы налоги не начислялись, материальная помощь должна быть проведена на оплату медицинских услуг. Для это потребуются подтверждающие документы.

Выдача денежных средств производится на основании официальной бумаги. Такой является приказ об оказании материальной помощи работнику. Он должен быть составлен в соответствии с законодательными нормами.

Когда сотрудник имеет право получить деньги?

Право на получение материальной помощи есть у каждого сотрудника. Он должен предоставить заявление работодателю, предъявив документацию и справки, подтверждающие необходимость выплаты. Например, при болезни материальная помощь будет выдана на основании справок о диагнозе и квитанций об оплате лечения. Сотрудник может получить материальную различного вида.

Она выдается при:

проблемах со здоровьем;
непредвиденной тяжелой финансовой ситуации;
событиях, требующих больших вложений (похороны, рождение ребенка, свадьба);
выходе в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Назначаются выплаты индивидуально в зависимости от ситуации. Также средства могут выделяться при финансовых потерях лица, которые не связаны с работой.

Как писать заявление?

Для получения материальной помощи потребуется составить заявление. В нем отмечается причина необходимости выплаты.

Среди обстоятельств, при которых возможно обращение к работодателю, выделяют:

лечение;
рождение ребенка;
свадьбу;
похороны;
выход на пенсию.

Подтверждать необходимость выплат можно бумагами. Документы помогут удостовериться работодателю в важности материальной помощи в конкретных обстоятельствах.

Стоит помнить, что деньги выдаются единовременно и по желанию руководства. Работник не вправе требовать выплат в связи с трудовой деятельностью.

Сумма, которая выплачивается, варьируется в зависимости от оснований. Размер не должен превышать пять заработных плат. Если выделяются средства на лечение, то выплаты осуществляются по факту расходов.

Для обращения к работодателю потребуется составить заявление по установленному образцу:

Руководителю ООО «Ресурс»

Колесникову И.Л.

специалиста производственного отдела

Решетниковой А.И.

Заявление

В связи с рождением ребенка Решетникова Никиты Васильевича 21 июля 2019 года прошу оказать мне материальную помощь.

К заявлению прилагается свидетельство о рождении ребенка №II-ДН 632894, выданное ОЗАГС по г. Краснодару.

Составление приказа об оказании материальной помощи работнику

Если руководитель предприятия согласен на оказание материальной помощи работнику, он готовит официальный документ.

Образец приказа об оказании материальной помощи работнику приведен ниже:

ПРИКАЗ №13-к

о выплате материальной помощи при рождении ребенка

г. Краснодар

В связи с рождением ребенка 21 июля 2019 года у специалиста производственного отдела ООО «Ресурс» Решетниковой Анны Ивановны на основании пункта 3.6 Положения о выплате материальной помощи работникам ООО «Ресурс», утвержденного приказом от 18 января 2019 года №1-14

ПРИКАЗЫВАЮ:

Выплатить Решетниковой Анне Ивановне единовременную выплаты за рождение ребенка в сумме 25 000 рублей до 15 августа 2019 года включительно.
Ответственным за расчет и выплату материальной помощи назначить главного бухгалтера Кривцову Инну Петровну.

Основание для начисление материальной помощи: заявление Решетниковой Анны Ивановны от 28 июля 2019 года.

К заявлению приложена: копия свидетельства о рождении ребенка №II-ДН 632894, выданного ОЗАГС по г. Краснодару.

Руководитель ООО «Ресурс»__________________Колесников И.Л.

С приказом ознакомлена: ___________ ______________ /Решетникова А.И./

С приказом ознакомлена: ___________ ______________ /Кривцова И.П/

Сроки оформления документов

Выплата материальной помощи при рождении ребенка не должна превышать 50 000 рублей. Тогда НДФЛ начислен не будет. Оформление заявления предусматривается в течение года после наступления события. Если сроки будут нарушены, то предприятие удерживает 13% НДФЛ из выплаты. Для других случаев обращение к работодателю производится в любое время.

После подачи заявления выпускается приказ руководства. Он основывается на нормах Положения об оказании материальной помощи сотрудникам. Размер выплат отражен в коллективном договоре. При отсутствии таких пометок создается дополнительное соглашение.

Если материальная помощь вовсе не предусматривается в учреждении, то на собрании учредителей решается вопрос о возможности ее выплаты. Итогом заседания становится протокол. В этом случае выплаты производятся из доходов, полученных за прошлые годы. Чистая прибыль может использоваться только на основании решения учредителей. После этого создается приказ.

Выдача подарков

Индивидуальные предприниматели и руководители предприятий могут дарить подарки сотрудникам в связи с праздниками. Они предусматриваются при рождении детей, бракосочетании, выходе на пенсию. Также часто дарение производится детям работников в новогодние праздники.

За год каждый человек может получить не более 4 000 рублей. Эта максимальная граница установлена на законодательном уровне.

Для ее получения подаются заявление и подтверждающая документация. С целью исключения вероятности начисления налога за матпомощь необходимо выяснить отсутствие выплат по месту работы супруга и предоставить документы в бухгалтерию.

При выходе на пенсию по причине смерти одного из членов семьи размер материальной помощи не ограничен. НДФЛ не начисляется на такие выплаты.

Важно для получения поддержки соответствовать критериям выплат. Согласно СК РФ членами семьи могут считаться супругов, родителей, рожденных и усыновленных детей. При смерти одного из них материальная помощь не подлежит налогообложению.

Вычет НДФЛ не производится, если материальная помощь оказывается сотруднику, понесшему ущерб в связи с:

буйством стихии;
затоплением;
пожаром;
другим чрезвычайным происшествием.

Сумма не ограничена законодательно. При смерти сотрудника в силу таких обстоятельств порядок выплат семье аналогичен.

Без НДФЛ оказывается материальная помощь пострадавшим в результате террористического акта. Средства в неограниченном размере могут быть выплачены самому потерпевшему или его семье при гибели работника.

При уходе на заслуженный отдых по достижению пенсионного возраста материальная помощь может быть оказана также без удержания налогов. Однако ее размер не должен превышать 4 000 рублей.

Выплата матпомощи предполагает начисление налогов на доход лиц. Способ начисления меняется в зависимости от оформления документов, вида поддержки и оснований для выплаты.

На основании заявления, приказа, пункта в коллективном договоре о выплате поддержки, сумма до 3 000 рублей может быть выдана:

многодетным семьям;
безработным пенсионерам;
инвалидам.

Заявление рассматривается комиссией. Выплаты возможны при наличии денежных средств в бюджете предприятия. Необходимо будет предоставить подтверждающую документацию.

ФСС

ФЗ №212 (статья 7) предусматривает перечисление страховых взносов при выплате материальных вознаграждений и средств, уплаченных согласно трудовому, гражданскому и правовому договорам. Материальная помощь является непроизводственной выплатой единовременного характера.

Согласно закону, страховые взносы не перечисляются при выплате материальной помощи в случае:

смерти какого-либо члена семьи;
разрушения здания, ухудшения состояния при стихийных бедствиях;
появления в семье ребенка;
ущерба при террористическом акте на территории РФ.

Также взносы в ФСС не начисляются при оказании материальной помощи в размере до 4 000 рублей. Большие суммы подлежат расчету отчислений.

Некоторые работодатели привлекаются к ответственности за несоответствие страховой суммы. Поэтому важно тщательно перепроверять перечисление материальной помощи. В случае возникновения ошибок нужно провести расчет и направить данные в фонд.

При составлении и заключении коллективного договора работодателю и сотруднику необходимо быть предельно внимательными. Особенно важно перепроверить пункты, отражающие возможность получения материальной помощи.

Положения о выдаче материальной помощи должны содержать порядок выплат.

В них необходимо указать:

основания выплат;
сумму начислений;
порядок расчета.

Если у сотрудника отсутствуют документы, подтверждающие право на получение материальной помощи, бухгалтер может отказать в приеме заявления.

Каждое предприятие должно иметь комиссию. Она необходима для помощи руководителю в плане определения возможности и невозможности выплаты материальной помощи.

Выплаты предусматриваются на основании финансового состояния компании. В чистой прибыли должны оставаться средства для перечисления. Оценивать ее размер нужно после уплаты налоговых взносов.

Правила начисления НДФЛ на материальную помощь отражены в статье 217 Налогового кодекса РФ. Выплаты, не подлежащие налогообложению, указываются в ФЗ №212.

В обязательном порядке материальная помощь отражается в налоговой и бухгалтерской документации. Вносить данные необходимо на основании закона.

Каждый сотрудник при наступлении определенных обстоятельств может рассчитывать на материальную помощь. Но требовать ее он не вправе. Это обусловлено тем, что руководство компании при определении возможности выплаты ориентируется на причины. Поэтому решение выносится в индивидуальном порядке с рассмотрением наличия средств в бюджете.

" № 24/2010

Если компания выплачивает сотрудникам матпомощь по случаю рождения или усыновления ребенка, поощрение надо оформить приказом руководителя. Прямо об этом нигде не сказано, но чиновники из Минздравсоцразвития настаивают на наличии такого документа. С 1 января 2010 года суммы матпомощи не облагаются страховыми взносами и НДФЛ. И приказ подтвердит, что была выдана именно помощь по случаю рождения малыша.

Унифицированной формы приказа нет, поэтому его можно составить в произвольном виде (см. образец). Что касается содержания документа, то в нем все на усмотрение работодателя, но есть несколько важных моментов, которые лучше отразить в приказе.

От взносов и налога освобождена только матпомощь в размере не более 50 000 рублей. Причем лишь при условии, что деньги компания выдала в течение года после рождения или усыновления малыша (абз. 7 п. 8 ст. 217 НК РФ, подп. «в» п. 3 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). Поэтому в качестве основания издания приказа необходимо написать заявление сотрудника с датой подачи, а также перечислить реквизиты подтверждающих документов: свидетельства о рождении или усыновлении ребенка. Стоит оговорить и крайний срок для выплаты.

Помощь можно выплатить любому из родителей малыша. А если и папа, и мама работают в компании, то заплатить можно обоим. Тогда у каждого будет право на льготу по НДФЛ и взносам в 50 000 рублей. При необходимости можно оформить один документ сразу на нескольких сотрудников.

Матпомощь при рождении ребенка – выплата единовременная. Поэтому и перечислять ее сотруднику следует одной суммой. В Минздравсоцразвития нам сообщили, что если компания выплатит деньги по частям, то на вторую и последующие части потребуется начислить взносы и НДФЛ. Даже если общая сумма матпомощи лимит в 50 000 рублей не превысит.

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ООО «Компания»

ПРИКАЗ № 10-к
О выплате материальной помощи по случаю рождения ребенка

В связи с рождением 1 июня 2010 года ребенка у менеджера отдела продаж ООО «Компания» Сидоровой Светланы Сергеевны, а также на основании пункта 2.3 Положения о выплате материальной помощи сотрудникам ООО «Компания», утвержденного приказом от 11.01.10 № 12-89,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Выплатить Сидоровой Светлане Сергеевне единовременную материальную помощь по случаю рождения ребенка в размере 40 000 рублей в срок до 5 июля 2010 года включительно.

2. Главному бухгалтеру Петровой Анне Петровне обеспечить начисление материальной помощи в соответствии с настоящим приказом.

Основание: заявление Сидоровой Светланы Сергеевны от 28.06.10 (вх. № 156), копия свидетельства о рождении ребенка от 01.06.10 № II-АГ 235689, выданного Черемушкинским отделом ЗАГС по г. Москве.

Обычно работодатель выплачивает материальную помощь работнику, если последний попал в трудную жизненную ситуацию, к примеру, сотруднику срочно понадобились деньги на лечение, либо наоборот - в связи с радостным событием, допустим, рождением ребенка у работника. Некоторые компании также выплачивают матпомощь к отпуску.

В локальном нормативном акте (ЛНА) организации, например в коллективном договоре, может быть перечислен конкретный перечень случаев, когда работнику положена материальная помощь (при регистрации брака, смерти близкого родственника и т.д.). Но даже если определенные обстоятельства, с которыми столкнулся работник, в ЛНА не указаны, организация все равно может выплатить ему матпомощь на основании его заявления. К заявлению, как правило, прикладываются копии документов, свидетельствующих о праве работника на помощь. Решение руководителя о выплате материальной помощи оформляется приказом.

Как составить приказ о материальной помощи

Утвержденной формы приказа об оказании материальной помощи нет. Так что составляется он произвольно. По общему правилу в нем указывается причина предоставления матпомощи, а в качестве основания - документ, подтверждающий особые обстоятельства работника (при выплате матпомощи к отпуску такой документ работник, естественно, не представит).

Приказ на материальную помощь: образец - 2017

Также образцы приказов о выплате материальной помощи работнику вы можете найти на сайте справочно-правовой системы КонсультантПлюс.

Обложение матпомощи НДФЛ и взносами

На основании приказа о выплате материальной помощи бухгалтер должен перечислить работнику деньги. Сумма матпомощи не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах 4000 руб. на одного работника за календарный год (п. 28 ст. 217 , пп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ). С суммы, превышающей указанный лимит, нужно будет исчислить НДФЛ и начислить взносы.

Исключения из правила предусмотрены для материальной помощи, выплачиваемой (

Учреждения и организации оказывают материальную помощь работникам, бывшим работникам, а также членам их семей на различных основаниях. При этом немаловажно документальное оформление таких выплат, а также их налогообложение. Об особенностях данных выплат мы и поговорим в статье.

Согласно ст. 144 ТК РФ системы оплаты труда (в том числе тарифные системы оплаты труда) работников государственных и муниципальных учреждений устанавливаются:

В федеральных государственных учреждениях - коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ;

В государственных учреждениях субъектов РФ - коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ;

В муниципальных учреждениях - коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Правительство РФ может устанавливать базовые оклады (базовые должностные оклады), базовые ставки заработной платы по профессиональным квалификационным группам. При этом системы оплаты труда устанавливаются с учетом, в частности, примерных положений об оплате труда работников учреждений по видам экономической деятельности, утверждаемых федеральными государственными органами и учреждениями - главными распорядителями средств федерального бюджета (пп. "е" п. 2 Постановления Правительства РФ N 583).

Из приведенных норм следует, что при наличии финансовой возможности учреждение вправе в локальном нормативном акте прописать выплату материальной помощи по тем или иным основаниям и выдавать ее работникам. Однако помните, что материальная помощь - это социальная услуга, предоставляемая работникам для их поддержки и улучшения жизненного уровня (ГОСТ Р 52495-2005 "Социальное обслуживание населения. Термины и определения", утвержденный Приказом Ростехрегулирования от 30.12.2005 N 532-ст). При этом материальная помощь может быть оказана в виде денежных средств, продуктов питания, средств санитарии и гигиены, средств ухода за детьми, одежды, обуви и других предметов первой необходимости, топлива, а также специальных транспортных средств, технических средств реабилитации инвалидов и лиц, нуждающихся в постороннем уходе. Как показывает практика, чаще всего материальная помощь оказывается в виде денежных средств.

Основные аспекты выплаты материальной помощи

Материальную помощь оказывают при возникновении у работников особых обстоятельств. Она является выплатой непроизводственного характера, не зависит от результатов деятельности учреждения и не связана с индивидуальными результатами работников. Соответственно, она не носит стимулирующий или компенсационный характер и не считается элементом оплаты труда. Ее основная цель - создание необходимых материальных условий для решения возникших у работника проблем. Кроме того, материальная помощь не может носить регулярный характер и выплачивается по заявлению работника, чаще всего в связи:

С лечением;

Со смертью члена семьи работника;

Со смертью самого работника;

С ущербом, причиненным какой-либо чрезвычайной ситуацией;

С бракосочетанием;

С рождением ребенка.

Уточним, что размер материальной помощи устанавливается руководством учреждения и определяется в зависимости от каждой конкретной ситуации и финансовых возможностей учреждения. При этом порядок оказания материальной помощи должен быть регламентирован локальным актом учреждения, коллективным или трудовым договором.

Кроме того, многие учреждения при предоставлении ежегодного отпуска работникам выплачивают материальную помощь, которую гарантируют им наравне с другими выплатами. Такая выплата по своему смыслу будет единовременной, причем она должна быть предусмотрена в локальном нормативном акте учреждения. В этом случае указанная выплата является элементом оплаты труда, так как связана с выполнением работником трудовой функции. То есть совершаемая при предоставлении ежегодного отпуска единовременная выплата не может признаваться материальной помощью, и значит, учитывается в расходах на оплату труда при исчислении налога на прибыль. Аналогичное мнение представлено в письмах Минфина РФ от 03.09.2012 N 03-03-06/1/461 и ФНС РФ от 26.06.2012 N ЕД-4-3/10421@, а также в Постановлении ФАС ДВО от 05.03.2012 N Ф03-379/2012.

Если материальная помощь является элементом оплаты труда и предоставляется работнику к ежегодному отпуску, то основанием для ее выплаты являются:

Заявление работника о предоставлении отпуска;

Приказ руководителя учреждения о предоставлении работнику отпуска и выплате материальной помощи в установленном размере.

Применение районных коэффициентов

В соответствии со ст. 315-317 ТК РФ для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, предусмотрено применение районных коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате, размер которых устанавливается Правительством РФ. Отметим, что аналогичные нормы есть в ст. 10 и 11 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях". Однако акты, предусмотренные вышеназванными нормами, не изданы, в связи с чем применяются ранее изданные правовые акты федеральных органов государственной власти РФ или органов государственной власти бывшего СССР, не противоречащие ТК РФ (ч. 1 ст. 423 ТК РФ). Соответственно, следует руководствоваться Разъяснением, утвержденным Постановлением Минтруда РФ N 49.

Согласно п. 1 Разъяснения процентные надбавки лицам, работающим в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях, в южных районах Восточной Сибири, Дальнего Востока, и коэффициенты (районные, за работу в высокогорных районах, за работу в пустынных и безводных местностях), установленные к заработной плате лицам, работающим в местностях с неблагоприятными природно-климатическими условиями, начисляются на фактический заработок, включая вознаграждение за выслугу лет, выплачиваемое ежемесячно, ежеквартально или единовременно.

Кроме того, согласно п. 19 Инструкции о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, в соответствии с действующими нормативными актами, утвержденной Приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 N 2, в состав заработной платы, на которую начисляются надбавки, не включаются выплаты по коэффициентам к заработной плате, по среднему заработку, единовременное вознаграждение за выслугу лет, вознаграждение по итогам работы за год, материальная помощь, а также выплаты, носящие разовый поощрительный характер и не обусловленные системой оплаты труда.

Поскольку материальную помощь нельзя признать фактическим заработком, начислять на нее районный коэффициент не представляется возможным.

Материальная помощь и алиментные обязанности

Перечень видов заработной платы и иного дохода, из которых производится удержание алиментов на несовершеннолетних детей, утвержден Постановлением Правительства РФ от 18.07.1996 N 841. Согласно пп. "л" п. 2 данного Перечня удержание алиментов производится с сумм материальной помощи, кроме единовременной материальной помощи, выплачиваемой за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов, внебюджетных фондов, за счет иностранных государств, российских, иностранных и межгосударственных организаций, иных источников в связи со стихийным бедствием или другими чрезвычайными обстоятельствами, с террористическим актом, со смертью члена семьи, а также в виде гуманитарной помощи и за содействие в выявлении, предупреждении, пресечении и раскрытии террористических актов, иных преступлений. То есть с сумм материальной помощи следует удерживать алименты.

Материальная помощь и средний заработок

Напомним, что средний заработок исчисляется для оплаты отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск, а также для расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком. При этом средний заработок для оплаты отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск рассчитывается в соответствии со ст. 139 ТК РФ и Порядком N 922, а для расчета пособий - в соответствии с Федеральным законом N 255-ФЗ и Положением N 375.

Итак, согласно ст. 14 Федерального закона N 255-ФЗ, п. 2 Положения N 375 пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, в том числе за время работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (других страхователей). При этом в средний заработок, исходя из которого исчисляются указанные виды пособий, включаются все виды выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, на которые начислены страховые взносы в ФСС в соответствии с Федеральным законом N 212-ФЗ.

Уточним, что в силу п. 3 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами суммы единовременной материальной помощи, оказываемой плательщиками страховых взносов:

Физическим лицам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством в целях возмещения причиненного им материального ущерба или вреда их здоровью, а также физическим лицам, пострадавшим от террористических актов на территории РФ;

Работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи;

Работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении (удочерении)) ребенка, выплачиваемой в течение первого года после рождения (усыновления (удочерения)), но не более 50 000 руб. на каждого ребенка.

Материальная помощь, выплачиваемая не по основаниям, поименованным выше, облагается страховыми взносами, если превышает 4 000 руб. на одного работника за расчетный период (п. 11 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ).

То есть суммы материальной помощи, перечисленные в п. 3 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ, а также не превышающие 4 000 руб., не учитываются при расчете среднего заработка в целях исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком. Иная материальная помощь в размере, превышающем 4 000 руб. в расчете на одного работника за календарный год, включается в средний заработок работника для расчета пособий.

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска, компенсации за неиспользованный отпуск учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в учреждении, независимо от их источника (ст. 139 ТК РФ и п. 2 Порядка N 922). В силу п. 3 Порядка N 922 для расчета среднего заработка в данном случае не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда, в частности, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха.

Документальное оформление

Порядок выплаты материальной помощи должен быть закреплен в локальном нормативном акте: коллективном договоре, Положении об оплате труда, Положении о выплате материальной помощи (образец приведен ниже) или др.

Положение о выплате материальной помощи работникам ФГБУ "Новороссийский научно-исследовательский институт травматологии и ортопедии" Минздравсоцразвития РФ

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение предусматривает выплату материальной помощи работникам ФГБУ "Новороссийский научно-исследовательский институт травматологии и ортопедии" Минздравсоцразвития РФ (далее - Учреждение).

1.2. Материальная помощь может предоставляться единовременно или несколько раз в течение календарного года.

2.1. В целях социальной защиты работников Учреждения и неработающих пенсионеров Учреждения им может оказываться материальная помощь за счет средств, поступающих из федерального бюджета (при наличии экономии средств по фонду оплаты труда), а также за счет средств, поступающих из внебюджетных источников (от приносящей доход деятельности, направленной Учреждением на оплату труда работников).

2.2. Работником считается сотрудник, принятый на работу по трудовому договору.

2.3. Материальная помощь на частичное возмещение затрат в связи с дорогостоящим лечением работника составляет:

- на приобретение дорогостоящих лекарственных средств и иных лечебных препаратов и оборудования - до 20 000 руб.;

- на лечение, протезирование и имплантацию зубов, забора и подсадки зубного костного блока - до 150 000 руб.;

- на стационарное лечение, в том числе санаторно-курортное лечение - до 50 000 руб.;

- на проведение хирургических операций по жизненно важным показаниям - до 50 000 руб.

В исключительных случаях по решению директора работнику может быть выделена материальная помощь и в больших размерах.

По данному направлению материальная помощь оказывается при предоставлении соответствующих документов лечебного учреждения.

2.4. В случае причинения работнику материального ущерба в результате чрезвычайных обстоятельств (квартирной кражи, затопления квартиры и др.) помощь выплачивается в размере до 50 000 руб.

Факт стихийного бедствия, хищения и размер ущерба должны подтверждаться соответствующими документами.

2.5. Материальная помощь в связи со смертью:

- работника (работавшего или уволенного) - до 30 000 руб.;

- близких родственников (ст. 2 СК РФ) - от 10 000 руб. до 30 000 руб.

2.6. Материальная помощь женщинам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 2 лет, - в размере 20 000 руб. единовременно. Материальная помощь оказывается при условии обращения работника до исполнения ребенку двух лет.

2.7. Материальная помощь работнику при увольнении в связи с выходом на пенсию, в том числе по болезни и инвалидности:

- со стажем работы в Учреждении от 1 года до 5 лет - в размере должностного оклада;

- со стажем работы в Учреждении от 5 до 10 лет - в размере двух должностных окладов;

- со стажем работы в Учреждении свыше 10 лет - в размере четырех должностных окладов.

2.8. Материальная помощь в связи с рождением ребенка - в размере 50 000 руб.

2.9. Материальная помощь в связи с бракосочетанием - в размере 10 000 руб.

2.10. Материальная помощь работнику в связи с юбилеем (40, 45, 50, 55, 60 лет, далее - по решению директора) - в размере 10 000 руб.

2.11. Материальная помощь на отдельные социальные нужды:

- в случае тяжелого материального положения работника - от 10 000 руб. до 30 000 руб.;

- на неотложные нужды (1 раз в календарном году) - до 10 000 руб.;

- на социальные потребности дополнительно к суммам ежегодного основного оплачиваемого отпуска - до 30 000 руб.;

- для подготовки школьников в первый класс - 5 000 руб.

2.12. Работник имеет право на получение материальной помощи по всем основаниям, предусмотренным выше, не более одного раза в год по каждому из них.

3. Порядок оформления материальной помощи

3.1. Для получения материальной помощи на имя директора оформляется личное заявление работника (его близкого родственника), пенсионера с указанием причин для выплаты материальной помощи и приложением документов, подтверждающих право на ее получение.

3.2. При выплате материальной помощи в связи со смертью близких родственников, самого работника (работавшего или уволенного) в бухгалтерию необходимо представить копию свидетельства о смерти.

В таких случаях выдача материальной помощи производится:

- работнику (в случае смерти близких родственников);

- близким родственникам работника (в случае смерти самого работника - работавшего или уволенного) при представлении копий документов, подтверждающих родственные связи (свидетельства о рождении, свидетельства о браке и т.д.).

3.3. Выплата материальной помощи оформляется бухгалтерией расходным ордером и выдается из кассы либо перечисляется на расчетный счет, указанный в поданном заявлении.

3.4. Суммы материальной помощи не учитываются в составе расходов, признаваемых при исчислении налога на прибыль.

Как мы уже указали, работник должен подать заявление в произвольной форме на имя работодателя, приложив копии соответствующих подтверждающих документов.

Представим основные причины выделения материальной помощи в таблице и укажем, какими документами они должны быть подтверждены.

Причины выплаты материальной помощи	Подтверждающие документы
В связи с чрезвычайными ситуациями (кража, пожар, затопило квартиру и т.п.)	Документы, подтверждающие факт чрезвычайной ситуации, выданные соответствующей организацией
На операцию, дорогостоящее лечение, протезирование, дорогостоящие лекарства	Договор на лечение, операцию; Справка-направление врача; Документы, подтверждающие фактическую оплату (платежные документы, накладные, счета, квитанции, иные необходимые документы, оформленные на имя заявителя, и чеки на покупку лекарств); Именные рецепты. При необходимости также можно запросить справки соответствующих учреждений, организаций, документы (направление, эпикриз и др.) с указанием медицинского учреждения, подтверждающие необходимость платной дорогостоящей медицинской помощи по жизненно важным показаниям
В связи с тяжелым материальным положением, которое обосновывается, в частности, следующим: Проживает одна (один); Имеет инвалидность; Одна (один) воспитывает детей и доходов, кроме зарплаты, не имеет; Многодетная семья; Муж (жена) временно не работает; и т.п.	Справка об инвалидности; Удостоверение мамы-одиночки; Копии свидетельства о рождении ребенка; и т.п.
По случаю смерти близких родственников (матери, отца, жены, мужа, детей)	Копия свидетельства о рождении (для детей)
На организацию похорон работника	Если есть родственники: Копия свидетельства о смерти; Копия свидетельства о браке (для мужа, жены); Копия свидетельства о рождении (для детей). Если нет близких родственников: Копия свидетельства о смерти; Квитанции и чеки, подтверждающие затраты на похороны; Ходатайство профсоюза о выделении средств с указанием, кому доверяется получить деньги
В связи с бракосочетанием	Копия свидетельства о заключении брака
В связи с рождением ребенка	Копия свидетельства о рождении ребенка

При рассмотрении заявления, поданного работником, работодатель ставит на нем свою резолюцию о выплате или невыплате материальной помощи. Если руководитель одобрил выплату материальной помощи, издается приказ, который должен содержать обязательные реквизиты: Ф.И.О. лица, которому оказывают материальную помощь, ее размер и источник выплаты, а также основание. Напомним, что унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он издается в произвольной форме, утвержденной в учреждении.

Приведем образец приказа о выплате материальной помощи в связи с дорогостоящим лечением.

ФГБУ "Новороссийский научно-исследовательский институт

травматологии и ортопедии" Минздравсоцразвития РФ

г. Новороссийск

15.01.2013

Приказ о выплате материальной помощи

В связи с длительной болезнью врача-хирурга Костров Б.П. и лечением его в стационарном медицинском учреждении, а также на основании Положения о выплате материальной помощи, утвержденного 09.01.2013,

Приказываю:

1. Выплатить Кострову Борису Петровичу единовременную материальную помощь в связи с длительным лечением в размере 20 000 руб. в срок до 18.01.2013 включительно за счет полученного дохода от текущей деятельности.

2. Ответственным за расчет и выплату материальной помощи назначить главного бухгалтера Иванова Е.Н.

Основание: личное заявление Кострова Бориса Петровича от 14.01.2013.

Приложение (копии документов):

1. Договор на оказание платных медицинских услуг.

2. Кассовые чеки на приобретение медикаментов.

3. Рецепт, выписанный лечащим врачом.

4. Выписка из медицинской книжки с диагнозом и назначениями лечащего врача.

Директор Синяков /Синяков В.А./

С приказом ознакомлены:

Костров /Костров Б.П./

Иванова /Иванова Е.Н./