Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Классификация систем документации
1 Организационная документация . К ней относится:
· нормативная документация, регламентирующая (определяющая) правовой статус организации (устав); структурных подразделений (положение); функции, права и обязанности должностных лиц (должностная инструкция);
· документы, определяющие порядок выполнения каких-либо действий (правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по делопроизводству, стандарты и т.п.).
2 Распорядительная документация . К ней относятся постановления, приказы, решения, распоряжения, указания и прочая документация, с помощью которой оформляется распорядительная деятельность органов управления, осуществляемая на основе единоначалия и коллегиальности.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно.
Распорядительный документ может быть отменён (изменён) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.
3 Справочно-информационная документация . Она включает служебную переписку, документацию по оформлению личного состава, протоколы, справки, акты. В состав служебной переписки входят инструктивные письма и письма-ответы, телеграммы, телефонограммы.
Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах . Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашённых и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается и хранится вместе с протоколом.
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднён бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы .
Вспециальных системах документации отражается специфика деятельности систем управления. Специальные системы обслуживают конкретные функции управления или отрасли деятельности государства. Например, система плановой, финансовой документации, документации по материально-техническому снабжению и сбыту, а также системы документации в отраслевом разрезе – промышленность, транспорт, торговля и т.д. Состав специальных систем нестабилен. Он постоянно изменяется по мере дифференциации функций управления и их организационного оформления. Примером может служить появление документации по функции управления качеством, маркетингом.
Согласование проекта управленческого документа. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Различают внутреннее и внешнее согласование.
Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очерёдности:
· с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;
· с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);
· с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);
· с юридической службой;
· со службой документационного обеспечения;
· с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности:
· с подчинёнными организациями, а также неподчинёнными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
· с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;
· с общественными организациями – при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов;
· с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определённой области (санитарный, противопожарный и т.д.);
· с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
Подписание управленческого документа. Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.
Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приёма и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчётные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех этих организаций.
Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарём. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоличном порядке, имеют одну подпись.
Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.
Утверждаемые документы (уставы, положения, инструкции и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.
Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.
Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленной должностной инструкцией.
Табель документов. В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники.
Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.
Один отдельный документ – это единичный акт документирования. Однако деятельность любой организации отражается совокупностью документов, которые принято называть системами документации.
ГОСТ Р 51511-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет системы документации как «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности и единых требований к их оформлению». То есть системы документации представляют собой комплекс взаимосвязанных документов, в который последовательно отражается:
Ú деятельность определенной отрасли управления (промышленность, транспорт, культура, образование и т. д.). Отраслевые системы фиксируют производственную деятельность, и таких систем столько, сколько существует отраслей;
Ú отдельная функция управления , т. е. функциональные системы документации,имеющие межотраслевое значение иприсущие всем органам управления (организационно-правовые, распорядительные, плановые, отчетно-статистические и т. д.);
Ú уровень управления, определяемый местом конкретной организации в системе органов власти и управления (федеральный, региональный и местный уровень).
Системы документации характеризуются всеми признаками, которые присущи другим системам:
а) деление системы на подсистемы;
б) взаимосвязь внутри и между системами;
в) наличие внутренней организации;
г) автономность элементов системы;
д) способность к развитию.
Системы документации конкретной отрасли или функции управления делятся, в свою очередь, на подсистемы или в каждой системе мы можем выделить подсистемы, реализующие определенные задачи управления (например, система ОРД подразделяется на организационно-правовые документы; распорядительные документы; информационно-справочные документы.
Внутри системы и между ее элементами существуют многочисленные и разнообразные взаимосвязи. Документы в системе функционируют не изолированно. Каждый из них занимает определенное место, предназначен для определенных целей и отражает в своем содержании внешние и внутренние связи, иерархию системы управления, что проявляется в обязательности актов вышестоящих органов управления для нижестоящих. Характерной особенностью систем документации является их взаимосвязь и взаимообусловленность, а нередко и взаимопроникновение. Так, ОРД связана с отраслевыми и функциональными системами документации. В них отражаются такие функции управления, как руководство, контроль, планирование, отчетность.
Тесно связаны между собой плановые и отчетно-статистические документы. Например, различные виды планов входят в состав плановой документации, а отчеты о их выполнении относятся к отчетно-статистической документации. Связь проявляется на всех стадиях периода действия планов – как в ходе переписки по их выполнению, так и на заключительной стадии при подведении итогов в виде отчетов. Таким образом, системы документации взаимосвязаны, взаимообусловлены, как и процессы управления, которые они обслуживают.
Автономность системы проявляется в определенной самостоятельности функционирования и развития каждой части системы. Это означает, что подсистемы могут функционировать и выполнять свои задачи по отношению к другим системам в значительной степени самостоятельно. Например, в системе бухгалтерского учета существует множество автономных подсистем.
Вместес темкаждая система непрерывно развивается, поскольку усложняются функции управления, которые она отражает, изменяются технологии управления, техническая оснащенность. Таким образом, системы документации отвечают основным признакам системы.
Классификация как понятие означает распределение объектов, явлений, понятий по классам, отделам, разрядам в зависимости от их общих признаков. Классификацию можно назвать особым познавательным методом, поскольку она применяется во всех отраслях науки и в практической деятельности. Она способствует упорядочению предметов, явлений, облегчает процесс изучения, ориентировку и поиск необходимых сведений.
Основой для классификации документов и систем документации является общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Однако проблема классификации систем документации достаточно дискуссионна, поскольку существуют разные критерии, на основании которых они выделяются.
Наиболее распространенными критериями для классификации систем документации являются следующие:
· отрасль деятельности или управления (отраслевые системы документации);
· функции управления (функциональные системы документации);
· деятельность отдельных специфических ведомств (ведомственные системы документации: ФСБ, налоговая, пограничная, таможенная служба и т. д.);
· деятельность конкретного учреждения (внутриучрежденческая система документации).
Системы документации могут различаться не только по объекту или по предмету документирования, но и по процедурам управления :
· протокольная документация отражает работу коллегиальных органов в различных сферах деятельности (судебной, научной, управленческой, военной). Протоколирование как форма документирования означает объективную запись хода коллективного обсуждения вопроса;
· в качестве самостоятельной системы выступает система актирования . Акт как вид документа составляется в различных отраслях управления и деятельности (судебной, управленческой, материально-технического снабжения, капитального строительства) и объективно фиксирует несколькими лицами установление факта или состояния;
· широко распространена паспортная система документации ,характеризующая человека или предметы (гражданские паспорта, паспорта на машины, изделия, объекты, архивные фонды).
Таким образом, существует множество систем документации, которые взаимосвязаны и взаимообусловлены, но в разных системах присутствует одна и та же система документации, которую принято называть ОРД.
Разделение документации на системы достаточно условно и несовершенно, т. к. закрепить документы за определенной системой не всегда удается. Попытку осуществить классификацию систем документации в организации предпринял А.В. Пшенко, один из авторов учебника «Управление документами» (М.: ИНФРА-М, 2009). Все системы документации он разделяет на: а) общероссийские (функциональные и отраслевые), обязательные для применения; б) унифицированные системы управленческой и отраслевой документации.
Формирование дел – неотъемлемая составляющая работы по текущему хранению документов предприятия, непосредственное исполнение которых завершено.
Формирование дел представляет собой процедуру группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и соблюдением определенных правил.
В зависимости от особенностей организации делопроизводства формирование дел может производиться либо децентрализовано – непосредственно в структурных подразделениях, либо централизованно – то есть в службе ДОУ предприятия.
Для формирования дела исполненные документы должны в 15 – дневный срок сдаваться их исполнителями в службу ДОУ.
Общие правила формирования дел:
в дела помещаются только исполненные документы, оформленные надлежащим образом;
распределение документов между делами производится в точном соответствии с номенклатурой дел;
группировка документов в составе дела производится в пределах календарного года, за исключением:
Переходящих дел;
Судебных дел;
Личных дел;
Историй болезни.
4) группировка документов одного вида с постоянными и временными сроками хранения производится в разные дела.
5) в дело помещается только один экземпляр документа. Исходящие документы и документы подлежащие возврату помещаются в дела в копиях.
6) факсограммы, телеграммы помещаются в дела на общих основаниях;
7) не допускается помещать в дела:
Оригиналы документов, подлежащих возврату;
Лишние, черновые экземпляры документов;
Некоторые виды документов в составе личных дел вкладываются в дела, но не подшиваются (поскольку подлежат периодической замене на более новые и актуальные);
8) объем дела не должен превышать 250 листов, а его толщина, включая обложку 4 см. в необходимых случаях допускается разделение дела на несколько томов. В этом случае индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением пометок «т.1», «ч.2» и т.д.
Отметим, что систематизация документов внутри дела может производиться либо в хронологической, либо в вопросно-логической последовательности.
Рекомендации по систематизации в составе дел наиболее распространенных видов документов содержатся в Типовой инструкции по делопроизводству. Так, организационно-распорядительные документы рекомендуется систематизировать в составе дела по видам и хронологии, располагая их вместе с приложениями: сначала – документ, а после него – соответствующее приложение.
Учредительные документы (уставы, положения), должностные инструкции и инструкции по видам деятельности, утвержденные организационно-распорядительными документами (приказами) и являющиеся приложениями к последним, следует располагать в составе дела вместе с соответствующими документами (непосредственно после них).
Приказы и распоряжения должны помещаться в отдельные дела. В свою очередь, приказы по основной деятельности должны располагаться в составе дел отдельно от приказов по кадрам. Приказы по кадрам целесообразно помещать в самостоятельные дела с учетом их функционального назначения: отдельно – приказы о приеме на работу, отдельно – приказы об увольнении.
Документы протокольных мероприятий – переговоров, заседаний, совещаний должны помещаться в дела в хронологическом порядке.
Поручения вышестоящих органов управления (власти), а также документы, отражающие ход и результаты их исполнения, следует помещать в дела сообразно тем направлениям деятельности предприятия, к которым относятся соответствующие поручения.
Утвержденные документы по планированию деятельности, в том числе программы, планы графики, следует помещать в дела отдельно от их проектов. Этой рекомендации следует придерживаться и в отношении документов по учету и отчетности о результатах деятельности – отчетов, сводок.
Систематизируются точно также в составе дел сметы, лимиты, списки, расчеты-обоснования. Лицевые счета работников целесообразно группировать в алфавитном порядке. Документы в составе личных дел работников располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. При этом отдельные виды документов в дела не подшиваются, а помещаются во вкладыш на внутренней стороне обложки – например справки, фотографии и др.
Систематизация в составе дел письменных обращений, поступивших в адрес предприятия от имени юридических и физических лиц, производится исходя из содержания обращения. В частности, просьбы, предложения, заявления и жалобы по вопросам деятельности предприятия все документы по их рассмотрению группируются отдельно от письменных обращений по личным вопросам.
Документы, образующие переписку предприятия, подлежат систематизации в пределах календарного года в хронологической последовательности, при этом документ – ответ (исходящий документ) помещается за документом-запросом (входящим документом).
Электронные документы и базы данных согласно Методическим указаниям ВНИИДАД РФ «Ведение делопроизводства в организации», формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел отдельно от документов на бумажных носителях. Электронные базы данных формируются в отдельные дела, при этом наименование дела соответствует наименованию базы данных.