Заявление на получение копии трудовой книжки образец. Как подавать заявление на выдачу правильно заверенной копии трудовой книжки

Чтобы получить кредит, визу или при некоторых других обстоятельствах, человеку может понадобиться копия трудовой книжки. Если рассматривать вопрос поверхностно, то копия трудовой является ксерокопией всех записей документа, которые заверяются ответственным лицом или самым директором. При этом в некоторых случаях человек должен подавать заявление на выдачу копии трудовой книжки. Но в большей степени это зависит от размеров предприятия. В законодательных актах, регулирующих использование трудовых книжек, ничего не говорится об обязательности подобного заявления.

Получаем копию

В большинстве компаний все же практикуется выдача копий по заявлениям, тем более что это позволяет выполнять все запросы без возникновения неприятностей. Для получения копии может понадобиться следующее:

• заявление}
• бланк приказа}
• трудовая книжка}
• документация организации}
• печать предприятия.

Чтобы человеку выдали правильную копию, которая будет иметь юридическую силу, он должен подать соответствующее заявление на имя директора организации. Этот документ составляется сотрудником в свободной форме, но существуют все же некоторые обязательные моменты, которые необходимо учитывать.

Как написать заявление на выдачу копии трудовой книжки

В содержательной части этого документа должна находиться просьба о выдаче копии трудового документа человека, выполняющего работу в соответствии с подписанным трудовым договором. Также здесь необходимо указать причину, по которой владельцу трудовой понадобилась ее копия. После подачи заявление о выдачи копии трудовой книжки рассматривается кадровыми работниками и директором.

Следующий шаг – составление приказа

Основанием издания такого приказа будет выступать заявление, поданное работником, желающим получить копию своей трудовой книжки. Причина указывается та, которая была указана человеком при заполнении. В качестве темы могут выступать выдача и заверка копии трудового документа. Что же касается ответственности за выдачу копии, то она возлагается на человека, заполняющего документы о трудовой деятельности, чаще всего это кадровик либо бухгалтер. Заявление о выдаче копии трудовой книжки помещается в архив.

Составленное распоряжение в обязательном порядке должен подписать директор. Затем с этим приказом под расписку знакомят сотрудника и кадровика. Последний обязан сделать ксерокопию каждой из страниц трудовой книжки, куда входит и титульная страница, оформленная в соответствии со всеми правилами ведения трудового документа. Каждый из полученных листов должен заверяться надписью «Верно». Завершение этого процесса ложится на плечи директора компании, который на каждой странице указывает:

1. свою должность}
2. фамилию и инициалы}
3. личную подпись и печать.

Что же касается копии листа, где имеются сведения о последнем месте работы, обязательно нужно сделать пометку, что работник является сотрудником и на время заверки копии.

Как правильно заверять копию

Существует два способа предоставления информации из трудовой книжки. Речь идет о выписке и о полной копии. В отличие от последнего варианта, выписка должна содержать исключительно копию титульной страницы и листов с нужными записями. Так что разница между этими документами заключается только в полноте предоставляемых сведений. Точно так, как и заявление на копию трудовой книжки, для получения выписки нужно писать отдельное заявление.

Оба упомянутых выше документа могут копироваться вручную или с использованием технических средств. Но независимо от способа изготовления как выписка, так и копия трудовой книжки должны правильно заверяться. В противном случае они просто признаются недействительными.

В обязательном порядке на копии должна располагаться печать организации, поскольку человек этот документ будет предъявлять в другие компании. При этом выдавать копию трудового документа на предприятии имеют право исключительно директор или же человек, который располагает для этого полномочиями, заверенными соответствующим приказом начальства. Ставить отметку о заверении необходимо на всех листах копии. На последней странице делается пометка, что сотрудник и по сегодняшний день работает на предприятии.

При первом трудоустройстве на сотрудника оформляют трудовую книжку. Впоследствии этот документ не выдают ему, а хранят в кадровом подразделении предприятия. На руки книжку не дают, так как любые записи в неё может вносить только работодатель, а для сотрудника документ считается особо важным. Если работнику нужно подтвердить официальное трудоустройство или иной факт, он должен написать заявление на выдачу копии трудовой книжки, образец которого в конце этой статьи.

Правила выдачи копии

Работодатель обязан предоставить работнику копию по первому требованию. Это правило закреплено в статье 62 Трудового кодекса.

Для ее получения работник должен обратиться в кадровую службу предприятия. При этом заявление на копию трудовой книжки оформляют в свободной форме, так как никакого единого образца в нормативной документации не представлено.

Его обычно пишут следующим образом:

Оригинал трудовой книжки должен постоянно хранить отдел кадров предприятия. Его не выдают сотруднику для предоставления в банк или иное учреждение. Однако руководство организации не имеет права отказывать в предоставлении копии или взимать за эту услугу деньги: это противоречит закону.

Если в небольшой организации нет собственного отдела кадров, копию делает секретарь. Она должна быть заверена руководителем.

Правила заверения копии

Чтобы копия документа служила подтверждением официального трудоустройства сотрудника для банка или другого учреждения, она должна быть должным образом заверена. На каждом листе следует проставлять подпись кадровика или директора предприятия с расшифровкой и обязательным указанием должности. Также ставят печать организации.

Заверяют каждую страницу, а на последней строчке должна быть синей ручкой записана формулировка, подтверждающая, что сотрудник продолжает работать и в настоящее время. Для банка это подтверждение, что потенциальный клиент не был уволен, он работает и получает официальный доход.

Банк не имеет права требовать оригинал документа. Правильно заверенной копии должно быть полностью достаточно.

Трудовую книжку передают сотруднику только в момент увольнения из организации, а при последующем трудоустройстве её вновь передают в кадровую службу.

Учтите, что с 2018 года при заверении копии нужно указать, где лежит оригинал этой трудовой книжки.

Способы получения

Есть несколько ответов на вопрос, как получить копию трудовой книжки. Заявление можно принести не только лично. Также оно может быть отправлено с помощью:

• обычной почты;
• электронной почты.

Однако в любом случае в нём должна быть проставлена дата.

На рассмотрение законом отведено 5 дней. После этого организация должна бесплатно предоставить сотруднику правильно оформленную и заверенную копию.

Есть важное условие: выдача копии трудовой книжки работнику не обязывает его объяснять цель ее получения. Он может использовать книжку для предоставления в банк при оформлении кредита, получения различных социальных пособий и других целей. Причина и место использования копии указывают только по желанию сотрудника.

Иногда стандартный образец заявления на получение копии трудовой книжки утверждён на уровне предприятия. Чтобы его получить, обратитесь в отдел кадров.

Организации могут устанавливать собственный порядок предоставления копий документов, однако он должен соответствовать общим требованиям федерального законодательства.

Вот примерный образец заявления на выдачу копии трудовой книжки:

____________________________________________ (наименование работодателя) адрес: ______________________________________ от _________________________________________ адрес: _____________________________________, телефон: ________________, факс: ____________, адрес электронной почты: ____________________ Заявление о выдаче копии трудовой книжки Руководствуясь (должность, структурное подразделение, Ф.И.О. работника) ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации, п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225, просит выдать копию трудовой книжки (или – заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки). «___»________ ____ г. ___________________ (подпись)

Стоит разобраться, какие существуют правила оформления копии трудовой книжки и куда работнику нужно обращаться за получением этого документа.

Копия трудовой книжки: для чего нужна

Трудовая книжка – важный документ каждого человека, данные из которого могут понадобиться во множестве ситуаций. Однако не всегда есть возможность получить на руки оригинал, ведь по закону книжка должна храниться у работодателя. Узнайте, в каких случаях выдают трудовую книгу на руки — в . Для большинства органов и структур достаточно лишь правильно оформленной копии этого документа.

Копия трудовой книжки – это документ, созданный при помощи технических средств (ксерокса или сканера с принтером) со страниц оригинала. Важным моментом при этом является правильное оформление, то есть наличие на документе всех необходимых надписей, печатей и подписей. Копия трудовой может понадобиться в следующих ситуациях:

• оформление кредита в банке, особенно если его сумма велика;
• трудоустройство на дополнительную работу;
• оформление пенсии в Пенсионном фонде (если гражданин еще работает и не может предоставить оригинал);
• предоставление документов в посольство (для оформления визы), в числе которых есть и копия трудовой;
• оформление различных социальных выплат.

Это только наиболее распространенные случаи, в которых нужна копия трудовой. На практике список может быть значительно шире – копию можно предоставлять вместо трудовой книжки всегда, когда она нужна. Также наличие правильно заверенной копии поможет в тех случаях, если оригинал документа будет утерян. На основании нее записи можно будет восстановить.

Существует документ, схожий с копией трудовой книжки – это выписка из нее . Создается он тем же способом (то есть при помощи ксерокопии), однако содержит не все страницы книжки, а лишь некоторые из них, необходимые работнику. Подробнее про выписку — .

Выписку можно использовать точно так же, как и копию, и к ее оформлению предъявляются такие же требования.

Как оформить копию?

на предприятии, на котором работает сотрудник, поэтому обращаться за копией можно к одному из следующих лиц:

• руководитель предприятия;
• главный бухгалтер;
• сотрудник кадрового отдела предприятия.

Конкретное лицо, к которому можно обратиться, зависит от размеров предприятия и организации кадровой работы на нем (подробнее ). Для получения копии сотруднику необходимо соблюдать следующую последовательность действий:

1. Обратиться в подразделение предприятия, на котором хранятся трудовые книжки.
2. Написать заявление на получение копии трудовой. Составляется оно с соблюдением стандартных требований, в основной части документа указывается просьба выдать копию трудовой книжки и цель, для которой она требуется. При этом отсутствие уважительной причины для получения копии не является основанием для отказа в ее выдаче – работодатель обязан выдать документ в любом случае.
3. Ожидать получения копии. Работодателю на оформление этого документа дается 3 дня с момента подачи сотрудником заявления.

После окончания установленного срока работник должен получить оформленный и заверенный документ. Обязанность по подготовке копии лежит на лице, которое отвечает на предприятии за кадровую деятельность и ведение трудовых книжек.

Этот порядок действий используется в том случае, если гражданин трудоустроен и его книжка хранится у работодателя. Однако если он является безработным, но ему требуется копия, изготавливает он ее самостоятельно.

После снятия копий со всех страниц их можно заверить у руководителя по последнему месту работы . Если данное предприятие или организация были ликвидированы, то единственный вариант – обращаться к нотариусу.

Стоит учитывать, что у копии трудовой книжки установлен определенный срок действия. Его продолжительность зависит от того, кто оформлял документ:

1. Копия, предоставленная работодателем (руководителем, главным бухгалтером, кадровой службой предприятия) действительна в течение одного месяца.
2. Документ, заверенный нотариально, не имеет ограниченного срока действия.

В обоих случаях копия может использоваться только до того момента, пока в нее не будут внесены новые записи о работе. После этого документ становится недействительным и не может дальше использоваться.

Копия книжки может быть сделана в виде простых листов или же скреплена и прошита в соответствии со всеми требованиями делопроизводства. Как правило, решение о том, как будет выглядеть документ, может принимать сам работник. Основные требования к оформлению копии:

1. На каждом листе должна иметься заверительная надпись «Копия верна». Рядом с ней должна быть дата, подпись ответственного лица и печать (всего предприятия, бухгалтерии или отдела кадров).
2. Копии снимаются со всех листов книжки, где есть записи, не исключая титульный лист и .
3. На последней странице копии должна быть фраза «Работает по настоящее время в той же должности» или с указанием новой должности, если сотрудник был переведен.
4. Листы копии могут быть скреплены степлером или сшиты. В последнем случае документ нумеруется, и на обороте указывается количество страниц в нем, ставится дата, подпись, печать и отметка «Копия верна».
5. Страницы трудовой могут быть отксерокопированы или распечатаны . Единственное требование – высокое качество печати и нормальная читаемость документа. Если какие-то части дубликата будут неразборчивыми или стертыми, это может привести к его недействительности.

Стоит учесть, что печать, проставленная на страницах копии, не должна размещаться на пустом поле документа – частично она должна охватывать подпись и заверительную надпись.

Только в случае соблюдения всех этих требований копия трудовой будет считаться юридически действительной – до того момента, пока в оригинал документа не будут внесены новые записи.

Ксерокопия трудовой книжки — как выглядит:

Особенности копии трудовой книжки для банка

Одной из ситуаций, при которых может понадобиться копия трудовой книжки, является оформление кредита в банке. Чаще всего она нужна при займе на крупную сумму или при покупке дома, квартиры, имущества. Записи из трудовой книжки подтверждают, что заемщик по-прежнему работает на своей должности и получает соответствующий доход.

При оформлении копии трудовой книжки для банка стоит учитывать такие моменты:

1. Документ должен быть оформлен с соблюдением всех законодательных требований.
2. Если последняя запись расположена внизу страницы, обязательно нужно сделать копию и следующей за ней пустой страницы – это нужно, чтобы доказать, что сотрудник не был уволен или переведен на другую должность.
3. Конкретные требования по форме копии лучше уточнить в банке. Для некоторых допустимо делать на одном листе два разворота трудовой книжки, а в других учреждениях это может стать основанием для отказа.

Для того чтобы оформление кредита прошло успешно, нужно серьезно отнестись к оформлению копии.

Даже если она будет составлена в соответствии со всеми нормативными требованиями, в займе может быть отказано, если сотрудники банка сочтут документ несерьезным.

При этом не принять правильно оформленную копию в банке не могут, но вот отказать в кредите банк имеет полное право. Срок действия копии трудовой книжки для банка неограничен.

Как заверить у нотариуса и сколько это стоит?

Копии документов, заверенные нотариально, всегда имеют преимущества перед другими дубликатами. Такой способ, хоть он и является более затратным, предоставляет документу большую юридическую силу и, говоря о том, сколько действует, знайте, что она имеет практически неограниченный срок действия.

Что касается трудовой книжки, то ее нотариально заверенная копия действительна до того момента, пока в документ не будут внесены изменения или он не утратит своей силы.

Стоимость заверения трудовой варьируется в зависимости от региона работы и расценок конкретного нотариуса. Для того чтобы заверить копию у нотариуса, потребуется минимальный пакет документов:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• генеральная доверенность (в некоторых случаях).

Кроме наличия этих документов, важным условием также является качество самой трудовой – она должна быть оформлена с соблюдением всех требований, не иметь повреждений или неправильных исправлений. В случае недействительности трудовой нотариус имеет полное право отказать в оформлении ее копии, причем при необходимости отказ должен быть обоснован в письменном виде.

Когда нужна справка 2-НДФЛ?

При оформлении кредита в составе пакета необходимых документов, кроме копии трудовой обязательно указывается справка 2-НДФЛ. В ней содержатся сведения о доходах, которые конкретный сотрудник получил за определенный период, а также сумма отчисленных налогов.

За получением этой справки необходимо обращаться в бухгалтерию предприятия-работодателя . Документ может быть выполнен в печатной форме или заполнен от руки – любая из этих форм по правилам допустима.

Однако для банка лучше предоставить именно печатную версию – рукописный вариант выглядит несолидно и вряд ли вызовет доверие у банковских сотрудников.

Еще одно обязательное требование для этой справки – наличие на ней подписи бухгалтера. Если документ будет подписан другим сотрудником, который отвечает за финансы предприятия (финансовым, генеральным директором, кассиром), это тоже может стать причиной для отказа в кредите.

Сделать 2 НДФЛ будет гораздо проще, если вы скачаете:

Копия трудовой может понадобиться во множестве жизненных ситуаций – для оформления некоторых документов, получения кредитов и выплат и т. п. При этом работник имеет право на ее получение вне зависимости от того, есть ли у него для этого серьезные основания.

Для того чтобы документ был принят в необходимых органах, он должен быть правильно оформлен и обязательно заверен уполномоченным лицом, его подписью и печатью предприятия.

После внесения изменений в трудовую книжку копию нужно оформлять заново, поскольку полученный ранее документ в таком случае становится недействительным.

Иногда бланк нужно предоставить в ПФР или в банк для оформления кредита. Согласно трудовому законодательству, при книжка передается руководителю, который несет ответственность за ее сохранность. Хранится она в организации до момента увольнения сотрудника. Оригинал выдается только в особых случаях. Поэтому, чаще всего, для предоставления по месту требования оформляется ее .

Как получить заверенную ксерокопию трудовой книжки?

Копия книжки - это ксерокопия всех ее страниц. Для ее получения нужно подать заявление на имя руководителя компании, или обратиться с таким заявлением к кадровику. Согласно п.7 ., выдать копию бланка сотруднику должны не позднее трех дней с момента получения его заявления. Если вас интересует, как выглядит заявление о выдаче копии трудовой книжки, образец представлен ниже:

Но иногда в организацию достаточно предоставить лишь данные, касающиеся отдельных периодов, входящих в стаж. В этом случае оформляется выписка из документа, то есть делается ксерокопия первой страницы с личными данными работника и ксерокопия нужной страницы. Это значит, что информация будет предоставлена выборочно.

Как заверяется документ?

Для оформления дубликата трудовой книжки нужно снять ксерокопии всех ее страниц, начиная с титульного листа и заканчивая страницей, где указано место нынешней работы.

Далее необходимо заверить документ. Это может сделать сотрудник отдела кадров. На каждой странице копии делается запись «Копия верна» и указывается дата, когда документ был заверен. Также указывается ФИО, должность и подпись специалиста, ставится печать фирмы (если имеется). Оттиск печати должен находиться на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка. Иначе, документ может быть признан недействительным.

На последней странице необходимо внести запись: “(ФИО сотрудника) работает по настоящее время”.

В случае, если на тот момент, когда гражданину понадобился дубликат бланка, но он не работает, для его заверения необходимо обратиться к нотариусу. Он выдаст заверенный документ.

Срок действия заверенной ксерокопии бланка

Заверенная ксерокопия имеет ограниченный срок действия. Например, чаще всего срок действия копии трудовой книжки для банка - месяц после ее оформления. Другие организации, которые могут затребовать документ, всегда предварительно оповещают о сроках действия, которые их устраивают.

В случае, если гражданин сменит работу, копию желательно оформить заново, чтобы в ней была указана актуальная информация. Для этого ее нужно будет взять на новом месте службы.

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки – образец доступен для скачивания по ссылке, которая содержится в статье. Документ необходимо составить в случаях, когда сотрудник организации или ИП утратил или испортил трудовую книжку, либо в иных случаях, о которых подробнее расскажем ниже.

Основания для получения дубликата трудовой книжки

Основания для выдачи дубликата перечислены в Постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (п. 31, 33). Там же изложен и порядок, которому необходимо следовать.

Основания для получения дубликата следующие:

1. Порча книжки, например, вследствие воздействия влаги, огня, либо в связи с тем, что книжка стала ветхой от старости.
2. Утеря книжки, либо ее кража.
3. Утрата книжек работодателем, например, ввиду чрезвычайных обстоятельств – взрыва, потопа, и т.д.
4. Наличие в книжке записи об увольнении, либо о переводе, которая признана недействительной по решению суда.

Для выдачи дубликата требуется написать заявление об этом. Оно подается работодателю любым способом – лично; по почте.

Если сотрудник работал в нескольких организациях, заявление должно быть подано по последнему месту службы, даже если он уже уволился и не работает там.

Если документ передается лично работодателю, либо в отдел кадров или иное подразделение, необходимо, чтобы принявшее документ лицо поставило подпись о принятии. Для этого заявление составляется в 2 экземплярах, один из которых остается у сотрудника. На нем и ставится подпись принявшего документ лица.

Если заявление направляется по почте, достаточно осуществить отправку заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.

После получения заявления, работодатель обязан его рассмотреть и принять решение о выдаче дубликата или об отказе в его выдаче в течении 15 дневного срока. Дни календарные.

Как написать заявление на дубликат трудовой книжки?

Форма документа на законодательном уровне не утверждена. В связи с этим, заявление пишется в произвольном виде. В документе отражаются следующие данные:

1. Ф.И.О. сотрудника, его адрес, телефон.
2. Сведения о работодателе – наименование организации, адрес ее места нахождения, Ф.И.О. руководителя, его должность (например, директор или ген. директор).
3. Название документа (заявление), указывается в центре листа.
4. Информация о том, по какой причине сотруднику или бывшему работнику требуется получить дубликат книжки. Например, текст документа может быть составлен следующим образом: «15.01.2013 между мной и ООО «АктПром» был расторгнут трудовой договор № 12 от 12.01.2001 (на основании приказа № 12-П от 15.01.2013). 18.05.2018 года в моем доме по адресу: г. Москва, ул. Новослободская, 12-14 произошел пожар. Вместе с личными вещами сгорела трудовая книжка, выданная мне в ООО «АктПром» 12.01.2001. Прошу оформить и выдать дубликат трудовой книжки». Обстоятельства описываются в произвольном виде. Главное, чтобы была понятна причина, по которой требуется получить дубликат документа.
5. Подпись сотрудника, который подает заявление.
6. Дату подписания заявления.

К заявлению прилагаются документы, которые обосновывают необходимость получения сотрудником дубликата книжки. Например, если решением суда аннулирована запись об увольнении, и у сотрудника в связи с этим обстоятельством возникло желание заменить книжку, необходимо приложить к заявлению копию решения суда.

Отсчет 15 дневного срока для оформления дубликата книжки начинается с момента получения заявления адресатом. Дата вручения – это либо дата получения письма, либо дата передачи заявления на руки.

Таким образом, заявление составляется в определенных Постановлением Правительства № 225 случаях, и требуется для того, чтобы инициировать процедуру выдачи дубликата трудовой книжки.