Распределение рабочего времени руководителя. Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

Зачем планировать свой рабочий день;
Кому это необходимо;
Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило . Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

Расстановку приоритетов.
Выбор важных задач.
Поиск лучших путей их решения.
Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены . Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители . Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра . Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

Квадрат А — Срочные и важные дела.
Квадрат В — несрочные и важные дела.
Квадрат С — срочные и неважные дела.
Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

Начало рабочего дня.
Основной рабочий процесс.
Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

генеральный директор

Планы на год составляй весной, планы на день - утром

Китайская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 - 7 часов в день (да, восемь - это уже высший пилотаж!).

Ежедневный план и отчёт - непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Преимущества ежедневного плана для компании

Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых - статья в разработке.
Требования к рабочим отчётам, методика их создания - статья в разработке.
Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “ ”.

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой - берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил, и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, - “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. Возможно, вам будет полезна статья “ ”.
Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, - молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия :

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).

2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:

Требования к формату занесению задач в план

Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:

Планируемые в рамках проектов;
Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.

У каждой задачи необходимо указать:

Название задачи . Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” - повелительное наклонение; “регламент: планирование” - именительный падеж).
Планируемое время на выполнение . Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, - обратитесь к своему непосредственному руководителю.
Краткий план по выполнению данной задачи . Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
Приоритет . Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, - необходимо обратиться к непосредственному руководителю.

Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ

План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:

для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов - плановые; 1 час - на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
для внештатных специалистов - ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.

План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные - не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 - название задачи; 2 - крайний срок выполнения; 3 - планируемое время выполнения.

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Основные преимущества еженедельного планирования:

больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ

Как составлять план?

Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).

План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).

Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).

Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.

ведь на то задачи и “непредвиденные” -- могут быть, а могут и НЕ быть.
если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24» .

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач - это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Получается, что эта система вводит “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.

Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения - прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. В помощь статья “ ”.

Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными , производство же результатов - во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, - это хороший специалист, но плохой руководитель.

Читавшие эту статью, также читали

Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»

Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): цели, базовые принципы, предстартовая подготовка

Главный секрет все успевать - никуда не спешить, так говорят эксперты и… добавляют при этом: четко планировать. Со временем надо дружить, уверяют они. А вы способны на это? По признанию участников нашего опроса, правильное распределение времени в течение рабочего дня и планирование его - основа успеха в профессии.

Екатерина Кукаркина, менеджер по организации процесса продаж и работе с партнерами департамента по работе с государственными органами ЗАО «Ай-Теко»

Примерный график рабочего дня

8:45 - приход в офис, настрой на рабочий день, включение оргтехники.

9:00 - проверка встреч и мероприятий в календаре Outlook, запланированных на сегодня и завтра.

9:15 - составление задач на день в модуле «Задачи» Outlook:

обзвон клиентов/вендоров - подтверждение участия во встречах на сегодняшний день, сообщение точного адреса, заказ пропусков на машину;
организация конфернец-звонка (conference call), если запланирован; предварительный обзвон приглашенных для подтверждения участия;
бронирование переговорной комнаты (если запланированы встречи);
проверка наличия и исправности оргтехники в переговорной комнате (телефон, ЖК-панель, проектор);
прием документов на подпись;
выдача подписанных документов;
заказ канцтоваров, визитных карточек в АХО, если необходимо;
организация командировки руководителя (заказ билетов, оформление необходимой внутренней документации по компании);
размещение новой информации на внутреннем сайте ДРГО (новости компании, изменения в регламентах и др.);
прочее.

9:45 - подготовка документов на подпись (повторная проверка правильности исполнения документа (корпоративный бланк, формат), наличие виз финансового и юридического департаментов и службы качества, если необходимо, указание исполнителя документа и отдельной вкладки с комментариями по документу от менеджера); устранение несоответствий с исполнителями документов.

10:00 - рабочее совещание с руководителем (согласование плана работы на день - внутренних и внешних встреч, получение новых задач).

10:30 - телефонные переговоры, работа с посетителями.
11:00 - прием документов на подпись от сотрудников департамента.
11:30 - задачи по организации встреч руководителя и конференц-звонков на день.
12:30 - работа с входящей корреспонденцией (электронная почта); решение рабочих вопросов.
13:00 - обед.
14:00 - обеспечение подписи срочных документов, предоставление комментариев по ним.
15:00 - выполнение поручений руководителя (подготовка, перевод, копирование и визирование документов, приказов и распоряжений; срочные задачи).
16:00 - планирование рабочего дня руководителя на завтра, обновление календаря Outlook руководителя.
17:00 - работа с внутренним сайтом департамента (обновление данных).
17:45 - конец рабочего дня (проверка списка задач на день в Outlook, подведение итогов; приведение в порядок рабочего места, выключение оргтехники, уход за комнатными растениями).

По признанию Екатерины Кукаркиной, наиболее сложный период в работе приходится на конец второй половины дня, когда от руководителя поступает максимальное количество разноплановых поручений. Для эффективного управления своим рабочим временем я, несмотря на уже накопившуюся усталость и желание поскорее все сделать, обязательно до начала выполнения задач выделяю 5-7 минут, чтобы составить список задач, проставить приоритеты по степени их важности и срочности и оценить, есть ли у меня все необходимые данные для их выполнения. И только после этого приступаю к работе. Это позволяет экономить силы и сокращает время на исполнение поручений.

Например, сегодня в 16 часов, за 10 минут до начала конференц-колла, руководитель дал мне 3 важных поручения: пригласить на завтрашнюю встречу еще одного участника, подготовить черновой вариант приказа по департаменту о внесении изменения в его структуру и ответить на запрос от вендора по электронной почте. Благодаря тому, что я сразу же проанализировала задачи, выяснилось, что у меня отсутствуют контакты менеджера, участие которого необходимо на завтрашней встрече, и я успела получить его контакты от руководителя до начала конференц-колла. В противном случае мне пришлось бы ждать окончания конференц-колла и звонить менеджеру с приглашением на встречу уже после окончания рабочего дня, когда у всех сотрудников распланировано утро следующего дня. В этом случае шансы на участие данного менеджера во встрече с моим руководителем были бы минимальны.

Светлана Алексеева, личный помощник генерального директора ГК «Связной»

Примерный график рабочего дня.

В 9:30 - начало рабочего дня;

с 9:30 до 10:00 - приведение в порядок рабочего места (и своего, и руководителя), анализ предстоящих дел.

С 10:00 до 12:00 работаю с документацией, первоочередные документы передаю руководству. Подписанные распределяю по исполнителям. Иногда необходимо подобрать дополнительную информацию к поступившим документам.

С 12:00 до 13:00 рассматриваю мероприятия, приглашения, отбираю то, что имеет прямое отношение к руководству. Далее -
телефонные переговоры, работа на компьютере, организация совещаний. Бывает, случается обед.

Послеобеденное время занимают текущие поручения и дела: организация поездок и командировок, поиск разнообразной информации, переписка или переговоры с внешними организациями по текущим вопросам, координация работы водителя.
Чтобы времени хватало на все, нужно:

планировать свое время;
избавляться от того, что пожирает время;
решать проблемы по мере их поступления, не откладывая на потом;
просить помощи у коллег (если понимаю, что с этим они и без меня справятся без труда);
поменьше жаловаться на катастрофическую нехватку времени, побольше улыбаться и быть позитивной.

Инна Иголкина, бизнес-тренер, писатель

Стать организованным и эффективным человеком можно. Есть ряд рекомендаций, которые могут вам в этом помочь. Разделите все, что происходит на работе, на две условных категории: то, на что вы можете повлиять, и то, на что вы не можете повлиять. Иногда руководитель может быть непредсказуемым: например, назначить встречу в офисе на 14:00, а сам в это время беседовать с кем-либо в ресторане на другом конце города и не сообщать об этом помощнику. Даже в таком случае можно успешно справляться со своими обязанностями, хотя это и не так легко, как в случае если руководитель и помощник работают «в паре» - помогают друг другу и своевременно делятся информацией.

Если случилась «накладка» - как можно быстрее выясните все необходимые подробности дела (например, у водителя, который сопровождает руководителя) и подумайте, как лучше выйти из положения. В случае необходимости (чтобы не превышать свои полномочия) согласуйте уже продуманный вариант с руководителем.

Ограждайте руководителя от всего, что можно сделать без его непосредственного участия. Многие сотрудники стремятся быть «поближе» к руководству, и их общение с руководителем не всегда нужно для дела или для руководителя. Очень важно уметь отделять действительно важные и срочные дела от неважных и несрочных. Например, если сотрудник требует немедленно подписать документ, а потом «забывает» прийти и забрать его, значит, дело было не столь важным, как говорил сотрудник, и в следующий раз это необходимо учитывать.

По возможности выделяйте «временные блоки» в распорядке дня руководителя, которые будут жестко зафиксированы по времени, по дню недели или месяца. Желательно, чтобы срочных «внезапно возникших» дел было меньше, чем предварительно запланированных. Постепенно к этому можно будет приучить весь персонал.

Поначалу большинство нововведений вызывают агрессию и сопротивление, однако если люди оценят преимущество работы по-новому, то через 3-4 недели они забудут, что когда-то работали по-другому. Желательно фиксировать в виде регламентов, чек-листов и подробных инструкций то, что требуется от сотрудников, чтобы им было легко следовать образцу. Инструкция по ведению делопроизводства не может быть изложена на 200 листах (это реальный пример из практики), желательно делать ее как можно короче и нагляднее (чтобы даже те, кто плохо работает на компьютере, могли понять, как выставить поля, размер шрифта и
т. д.). Если необходимо, обеспечьте тем сотрудникам, у которых чаще всего возникают проблемы, обучение, и сотрудники смогут самостоятельно подготавливать письма так, чтобы вам не приходилось их каждый раз переделывать или отправлять на доработку.

Создавайте шаблоны писем, бланков и другой необходимой документации и приучайте сотрудников без необходимости не создавать новые тексты писем, а пользоваться уже имеющимися формами. Храните их на корпоративном сервере, чтобы все, кому это необходимо, могли ими быстро и легко воспользоваться.

Стремитесь сделать так, чтобы у вас всегда было время на спокойную работу. Если вам нравится работать в быстром темпе - все равно избегайте авралов, т. к. в ситуации, когда вам приходится делать более чем одно дело, вы все равно делаете дела по одному, просто быстро переключаетесь с одного дела на другое. Если у вас не будет «запаса прочности», то в случае когда необходимо сделать одновременно слишком много дел, у вас возникнет проблема.

Не пытайтесь сделать все самостоятельно - если необходимо, делите дела между сотрудниками. Руководитель попросил за 10 минут пригласить 30 человек на внезапно возникшее совещание? Попросите помощи у коллег, пусть каждый обзвонит по 10 человек - вместе вы справитесь с работой вовремя, а если попытаетесь сделать это самостоятельно, возможно, не успеете уложиться в отведенное время.

Учитесь отделять важные дела от менее важных, учитывая при этом срочность каждого дела отдельно от важности. Признаки того, что задание имеет высокий приоритет:

его поручил выполнить руководитель;
в случае выполнения важного дела результат намного больше, чем в случае менее важного (как положительный, так и возможные потери);
дело чрезвычайно срочное;
есть люди, которые где-то ждут (т. е. теряют время), либо простаивает дорогостоящее оборудование (компания несет убытки);
дело является промежуточной частью какого-то проекта, и без его выполнения невозможна дальнейшая работа;
есть риск, что при промедлении ситуация может существенно ухудшиться (например, в случае тушения пожара).

Обуздайте свой перфекционизм - стремление сделать дело «идеально». Иногда выполнить задание быстро намного важнее, чем сделать его качественно. Прежде чем приступать к любой работе, определите необходимые критерии качества ее выполнения и, как только они будут достигнуты, задумайтесь о том, целесообразны ли дальнейшие улучшения и усовершенствования.

Глеб Архангельский, генеральный директор компании «Организация Времени», к. э. н.

Как научиться делать все дела быстро, не растягивая «удовольствие»?

Мне помогает простой принцип - создавать для дел временные рамки. Причем не мысленные, «выполню эту задачу за час», а более жесткие - рамки внешних обязательств. Например, сейчас я готовлю выпуск интернет-журнала и знаю, что до запланированного совещания осталось 40 минут. Есть стимул соображать и действовать быстрее, не переключаться на интернет или электронную почту.
Что касается книг, очень хорошо проблемы промедления разобраны в классической книге Алана Лакейна «Искусство успевать» -
одной из лучших западных книг по тайм-менеджменту.

Юрий Шакун, директор Консалтинговой Группы «ГЕРМЕС», бизнес-тренер

Моя рекомендация секретарям. Часто бывает чуть свободнее первая половина дня (руководитель назначает встречи, собрания, совещания) и если секретарь на них не присутствует, то я бы рекомендовал ему по возможности сделать (хотя бы отчасти) то, что будет выполняться во второй половине дня, некоторые звонки, наброски планов, подборка документов, бумаг... Этот метод называется методом «швейцарского сыра», мы проделываем в будущих делах дыры, подобно дырам в сыре.

Основной проблемой оптимального использования рабочего времени руководителя является перегруженность. Можно выделить три причины, усугубляющие перегруженность:

малая степень делегирования ответственности;

неверно избранные приоритеты;

слишком большая погруженность в повседневные хлопоты.

При рении этой проблемы можно использовать следующие принципы:

1. Принцип Парето. В. Парето открыл эффект концентрированного напряжения. В данном случае имеется в виду, что концентрация на жизненно важной деятельности больше всего влияет на достижение желаемых результатов. Отсюда вытекает правило 20/80: концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах может привести к получению 80% результатов. Остальные 80% времени обеспечивают лишь 20% результатов.

2. Определение важности осуществляемой деятельности имеет решающее значение для эффективности работы руководителя. Для определения значимости задач очень важен принцип Эйзенхауэра. Эйзенхауэр подразделял задачи по их важности и срочности на задачи А, В и С (рис.2).

А - задачи: очень важные и срочные - выполнять немедленно.

В - задачи: важные, несрочные - определить, в какие сроки их следует выполнять.

С - задачи: менее важные, но срочные - делегировать.

Важность

Срочность

Рисунок 2. Распределение приоритетов решения задач.

Дела, которые не являются ни важными, ни срочными не должны отвлекать внимание руководителя.

Наибольшая опасность для руководителя заключается в увеличении срочностью (С - задачами), в то время как В - задачи (или даже А - задачи) остаются невыполненными.

поставить перед собой задачи. На этой основе составить перечень дел (на длительный период);

изучить перечень дел. Крупные задачи разбить на мелкие (морфологический анализ);

установить конкретную дату исполнения каждой задачи и подзадачи;

на первое место в календаре поставить дела с фиксированным сроком выполнения (например, подготовка к совещанию, которое должно состояться в этот день).

Наивысшим приоритетом должны пользоваться также задачи, требующие больших усилий (например, выработка новой стратегии, вопрос о реконструкции и т.д.).

К делам второй степени важности можно отнести различного рода среднесрочную работу, а также работу, связанную с выполнением обычных функций.

На третье место следует поставить второстепенную работу, невыполнение которой не будет иметь сколько-нибудь значительных отрицательных последствий (малозначащие телефонные звонки и т.д.):

внести в календарь срочные дела, которые возникли накануне;

попытаться сократить список работ.

не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день;

планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для Вас время суток; оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня;

не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей; если Вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу;

Вписывать невыполненные дела в календарь на следующий день, а если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу.

Время – очень значимый ресурс для предпринимателя. Если научиться правильно планировать свое время, можно рассчитывать и на хорошую прибыль. В этой статье мы подробнее поговорим о том, что такое планирование рабочего времени руководителя и как его правильно осуществлять.

Если использовать свое рабочее время нерационально и неправильно распределять приоритеты, пытаясь одновременно выполнить несколько задач, можно превратить работу в хаос. Не нужно тратить слишком много сил на выполнение мелких задач, сконцентрируйтесь на ключевых делах.

Почему возникает дефицит времени

Иногда директору может казаться, что ему катастрофически не хватает времени. Дефицит часто возникает из-за психического состояния человека. Он переутомляется, устает, не высыпается или находится в депрессии. Все эти факторы нужно убирать, только в этом случае времени будет хватать.

Существуют определенные правила планирования рабочего времени, но основных всего два:

Следует распланировать заранее только шестьдесят процентов своего рабочего времени, а сорок оставить на решение возникающих по мере работы задач. Поэтому нет смысла пытаться расписать свой ежедневник до минуты. Плотность графика негативно сказывается на гибкости выполнения отдельных дел.
Все дела нужно разделять на первостепенные, второстепенные и незначительные. В первую очередь сосредоточиться нужно на первостепенных и второстепенных делах, а когда остается время, заниматься малозначительными.

Правила

Тайм-менеджмент – это технология, которая учит умению эффективно управлять своим временем и контролировать его. Выделяют несколько важных правил.

Сегодня – последний день

Представьте, что сегодня последний день. Это позволит вложить все свои силы в накопившиеся дела и быстро их разгрести. Мысль о том, что нужно сделать все дела сегодня, чтобы завтра уехать в отпуск, даст положительный психологический настрой на любую деятельность.

Мысль о том, что нужно сделать все дела сегодня, чтобы завтра уехать в отпуск, даст положительный психологический настрой на любую деятельность.

Планирование задач

Задачи планировать лучше не в уме, а в своем ежедневнике. Ведь когда они наносятся на бумагу и визуализируются, то практически материализуются. Когда дело сделано, его нужно вычеркнуть из списка и перейти к следующему. Это очень помогает сосредоточиться.

Отсеивание ненужной информации

Руководителю в свой обычный рабочий день приходится выслушивать много информации, большая часть которой ему не пригодится. Поэтому важно приобрести привычку фильтровать поток данных, оставляя нужные и забывая ненужные.

Убрать факторы, пожирающие время

Случается, руководители тратят много времени впустую на социальные сети, электронную почту и даже игры в рабочее время. Такое расточительство недопустимо. Ведь эти вещи затягивают, и теряется чувство времени, что вредит работе.

Чтобы полностью сосредоточить внимание на ключевых задачах, нужно отключить все гаджеты и приложения, способные отвлечь вас. А для расслабления можно выбрать определенное четко ограниченное время и тогда заняться соцсетями, почтой и прочим.

Не заниматься несколькими делами одновременно

Конечно, иногда каждый сталкивается с необходимостью быть в двух местах одновременно. Но, когда это становится нормой, это рассеивает внимание, и ни одна задача не будет решена как следует. Разумнее выполнять такие задачи , начиная с первостепенных и заканчивая необязательными.

Самые сложные дела выполняются утром, в начале рабочего дня. Не стоит их переносить на день или вечер, ведь именно утром у человека больше всего сил. Когда утром будет сделано самое сложное, остальное уже покажется нетрудным. Хуже, когда трудоемкое дело висит на душе целый день, мешая заниматься второстепенными вещами.

Порядок на рабочем месте

Когда на столе руководителя порядок и все лежит на своих местах, проще собраться с мыслями. А вот бардак и хаос настраивают на рассеянность и лень. Да и когда на столе нагромождение бумаг, то много времени тратится на поиски нужного документа или предмета. Кроме того, рабочее место должно быть удобным и нравиться руководителю. Поэтому не грех заказать себе красивое мягкое кресло и большой стол.

Выходные по необходимости

Отдых нужен каждому, и не обязательно, чтобы он приходился на субботу или воскресенье. Появились незагруженные работой дни – смело берите выходные и, например, проводите время с семьей. Отдых помогает человеку собраться с силами и восстановиться для новых свершений. После полноценного выходного дня происходит естественное повышение эффективности использования рабочего времени.

Отдых нужен каждому, и не обязательно, чтобы он приходился на субботу или воскресенье.

В заключение

Управление временем в деятельности руководителей – это важный момент, на который стоит обращать внимание как начинающим коммерсантам, так и опытным. Правильная позволит директору быстрее и продуктивнее решать все рабочие задачи, что пойдет фирме на пользу.