Чем занимается делопроизводитель в детском саду. Что должен делать делопроизводитель в детском саду
Что такое делопроизводство и документооборот (2019)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.
Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
Выделяют три вида документопотока:
- входящий (поступающий в организацию);
- исходящий (направленный из организации);
- внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
Этапы работы
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- контроль исполнения.
Для исходящих:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- отправка.
Для внутренних:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для всех:
- учет и анализ объемов документооборота;
- хранение.
Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже.
ГОСТы по делопроизводству 2019
Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации . Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.
Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.
В нем определены понятия, используемые в статье:
- Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
- Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
- Реквизит документа — элемент оформления документа.
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Делопроизводство-2019: новые требования к оформлению бумаг
Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.
Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с .
Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:
- номера страниц;
- предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
- абзацный отступ;
- величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
- выравнивание текста;
- максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
- правила выделения полужирным текстом;
- оформление титульного листа.
Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:
- гриф ограничения доступа;
- отметка об электронной подписи;
- наименование структурного подразделения — автора документа;
- наименование должности лица — автора документа.
Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.
Образец оформления приказа по ГОСТу (2019 г.)
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ДОШКОЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«ДЕТСКИЙ САД ОБЩЕРАЗВИВАЮЩЕГО ВИДА № 000»
ГОРОДА КРАСНОДАРА
Должностная инструкция
делопроизводителя МДОУ « Детский сад № 000»
______________________
1.Общие положения.
Назначается и освобождается от должности заведующим. Освобождение от должности производится по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом РФ.
1.2. В своей работе подотчетен заведующему.
1.3. В своей работе руководствуется Конституцией Российской Федерации , федеральными законами «Об общих принципах организации местного самоуправления », «Об образовании», другими федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, нормативно-правовыми актами федеральных, краевых и муниципальных органов исполнительной власти и Управления общего и профессионального образования г. Краснодара, Уставом МДОУ
«Детский сад № 000», типовым Положением об образовательном учреждении.
2. Обязанности.
2.1. Должен выполнять обязанности, определенные нормативными правовыми актами для образовательных учреждений и Уставом МДОУ «Детский сад № 000»:
Делопроизводитель принимает и регистрирует корреспонденцию, передает заведующему детским садом.
В соответствии с резолюциями заведующего передает документы на исполнение.
Ведет картотеку учета прохождения документов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
Отправляет исполненную корреспонденцию адресатам . Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
Подготавливает и сдает в архив документальные материалы, законченные делопроизводством и регистрационную картотеку.
Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
Делопроизводитель непосредственно подчинен заведующему детским садом и имеет ненормированный рабочий день.
Ведет табель выхода на работу сотрудников медико-педагогического персонала.
Оформляет материалы при приеме на работу только после прохождения вводного инструктажа.
Хранит контрольные карточки на получение вводного инструктажа по техники безопасности лицами принятыми на работу.
Должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ - 2017-2018составляется работником отдела кадров дошкольного образовательного учреждения и утверждается заведующей (директором). Сотрудник знакомится с документом непосредственно при трудоустройстве. Более подробно об инструкции делопроизводителя в ДОУ расскажем в нашей статье.
Делопроизводитель в ДОУ
Делопроизводитель в ДОУ отвечает за канцелярскую работу и делопроизводство. Требования к сотруднику, который планирует устроиться на эту должность, как правило, заключаются в наличии определенного уровня образования.
Делопроизводитель может использовать в своей работе технические средства, такие как компьютер, принтер, сканер и т. д. За все вверенное ему имущество он несет материальную ответственность.
Не знаете свои права?
Должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ
Должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ составляется сотрудником отдела кадров или лицом, ответственным за охрану труда. Документ согласовывается с непосредственным руководителем сотрудника и утверждается директором или заведующим ДОУ.
Должностная инструкция делопроизводителя ДОУ состоит из следующих разделов:
- Общие положения.
В этой части документа указывается правильное наименование должности и структурного подразделения — места работы сотрудника (в соответствии с утвержденным штатным расписанием). Также рекомендуем отразить в общих положениях сведения о подчиненности делопроизводителя и порядке его замещения в случае отсутствия. Еще одним пунктом в разделе можно привести квалификационные требования, предъявляемые к работнику, претендующему на данную должность. - Функции и задачи.
Этот раздел состоит из перечня конкретных направлений деятельности делопроизводителя в ДОУ. Как правило, к ним относится организация делопроизводства на предприятии и работа с корреспонденцией. - Должностные обязанности.
В этой части инструкции перечисляются обязанности, которые работник должен выполнять для реализации возложенных на него задач и функций. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37) относит к обязанностям делопроизводителя следующие:- прием, регистрацию корреспонденции и последующую работу с ней;
- передачу документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководства;
- ведение картотеки учета прохождения документов;
- выдачу справок по бумагам;
- организацию работы архива;
- отправку исходящей корреспонденции;
- обеспечение сохранности проходящей через него документации.
- Права.
В разделе указываются права, которыми наделяется работник для выполнения должностных обязанностей. Например, делопроизводитель должен отправить факс с информацией о предприятии, а для этого ему необходимо обратиться к юристу, который предоставит ему все данные. Итак, к правам делопроизводителя ДОУ, как правило, относят:- получение информации от других работников предприятия;
- направление вышестоящему руководству предложений об улучшении деятельности;
- подачу заявки на получение канцелярских принадлежностей и иных необходимых материалов уполномоченному лицу;
- обращение в сервисную службу в связи с неисправностью оргтехники и т. д.
- Ответственность.
В данной части должностной инструкции перечисляются сферы ответственности делопроизводителя ДОУ. Речь идет о материальной, дисциплинарной, гражданско-правовой и даже уголовной ответственности. В том числе работодатель может включить в документ условие о неразглашении коммерческой тайны, которая стала известна сотруднику во время его работы.
Таким образом, делопроизводитель в ДОУ должен ознакомиться с должностной инструкцией при подписании трудового договора и поставить в документе свою роспись, которая будет свидетельствовать о том, что он соглашается со всеми изложенными в ней условиями и направлениями деятельности. Если по каким-то причинам делопроизводитель своей должностной инструкции не видел, работодатель не вправе требовать с него выполнения предусмотренных ею обязанностей.
Делопроизводитель относится к категории вспомогательного персонала. Назначается и освобождается от занимаемой должности заведующей ДОУ.
Образец должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ
1. Общие положения.
1.1.Делопроизводитель относится к категории вспомогательного персонала. Назначается и освобождается от занимаемой должности заведующей ДОУ.
1.2.На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее общее образование и стаж работы в должностях по делопроизводству.
1.3.Делопроизводитель непосредственно подчиняется заведующему ДОУ.
1.4.В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:
- законодательными и нормативно-методическими документами рассматривающими вопросы делопроизводства и регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;
- Уставом ДОУ;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями заведующей ДОУ;
- настоящей должностной инструкцией делопроизводителя .
1.5.Делопроизводитель дошкольного учреждения должен знать:
- трудовое законодательство;
- основные правила постановки документальной части общего делопроизводства;
- инструкцию по делопроизводству;
- структуру учреждения;
- Правила внутреннего трудового распорядка.
2. Функции.
На делопроизводителя возлагаются функции: обеспечение, учета, регистрации, контроля исполнения поручений руководства дошкольного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам, их хранение.
3. Должностные обязанности.
Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:
3.1. Принимать и регистрировать корреспонденцию, передает руководителю дошкольного учреждения.
3.2. Осуществлять документационное обеспечение кадровой деятельности дошкольного учреждения.
3.3. Организовать подготовку необходимых документов для руководства.
3.4. Отвечать за качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности дошкольного учреждения.
3.5. Осуществлять контроль:
- исполнения документов, поручений и заданий руководства дошкольного учреждения, систематически докладывать руководителю о состоянии их исполнения;
- за соблюдением сроков исполнения обращений граждан.
3.6. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива, картотеку учета прохождения документов.
3.7. Подготавливать и сдавать в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную картотеку.
3.8. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
- Делопроизводитель имеет право:
- Требовать от администрации создания условий для выполнения прямых обязанностей.
- Запрашивать для руководителя ДОУ от педагогического состава необходимые документы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений.
- Привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства ДОУ.
- Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов.
- Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью дошкольного учреждения.
- Вносить на рассмотрение руководителя ДОУ предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения компьютерных технологий.
- На защиту профессиональной чести и достоинства.
- На социальные гарантии и льготы, установленные законодательством РФ.
- На ежегодный оплачиваемый отпуск.
5. Ответсвенность.
5.1. Делопроизводитель несет ответственность:
- за совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения в пределах, определяемых
- действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;
- за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.
- за неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка ДОУ, иных локальных нормативных актов, законных распоряжений руководителя ДОУ, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством РФ.
- за грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
- за нарушение правил пожарной безопасности и охраны труда делопроизводитель привлекается к административной ответственности в порядке и случаях, предусмотренных административным законодательством РФ.
6. Взаимоотношения и связи по должности.
Делопроизводитель:
- В процессе своей деятельности взаимодействует с педагогическим, административным, воспитательским и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя ДОУ.
- Работает в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40 часовой рабочей недели и утвержденному руководителем ДОУ.
- Выполняет поручения руководителя ДОУ и информирует его о возникших трудностях в работе.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):______________________________________.