Работник должен подтвердить свои расходы на проезд на личном автомобиле чеками с азс. Перечень документов для возмещения оплаты Ехать на машине в отпуск оплатят

Более 1000 военнослужащих и членов их семей получили ответы от военного юриста медиа группы Mil.Press. Если ваш вопрос связан с денежным довольствием, пенсионным обеспечением, жилищной проблемой или увольнением со службы, выберите нужную тему в представленном ниже выпадающем списке. Также вы можете ознакомиться со списком наиболее популярных вопросов .

Новые обращению в юрконсультацию временно не принимаются.

Для оплаты проезда в отпуск на личном автотранспорте требуется информация о кратчайшем расстоянии. У нас в городе только "Автодор" выдает подобные справки, но в них указывается проезд по дорогам общего пользования (какая-то внутрення их инструкция по оформлению справок), а нашу бухгалтерию такая формулировка не устраивает (из закона слов не выкинешь). Компьютерные программы по расчету расстояний не являются основанием для платежа (нет печатей). Как быть?

Людмила Борисовна Цешинская,
Тема вопроса: Прочее
Населенный пункт: Архангельск

В соответствии со ст. 20 Федерального закона от 27 мая 1998 года №76-ФЗ "О статусе военнослужащих", военнослужащие имеют право на проезд на безвозмездной основе автомобильным (за исключением такси) транспортом к местам использования основного отпуска и обратно. Расходы, связанные с перевозкой военнослужащих и членов их семей возмещаются за счет средств Министерства обороны РФ в порядке, определенном Правительством Российской Федерации.

В соответствии с п.1 Постановления Правительства РФ от 20 апреля 2000 г. № 354, принятого во исполнение ст. 20 Федерального закона "О статусе военнослужащих" Министерство обороны возмещает военнослужащим расходы, связанные с проездом к местам использования основного отпуска и обратно.

Механизм реализации возмещения расходов понесенных военнослужащими при следовании на личном автотранспорте к месту использования отпуска и обратно предусмотрен Руководством по оформлению, использованию, хранению и обращению с воинскими перевозочными документами в Вооруженных Силах Российской Федерации (далее Руководство), утвержденным приказом Минобороны РФ от 6 июня 2001 г. № 200, на основании п. 86 которого военнослужащим, проходящим военную службу по контракту в воинских частях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях один раз в два года возмещаются расходы на проезд в пределах территории Российской Федерации личным транспортом к месту использования отпуска и обратно.

При этом расходы на проезд личным транспортом возмещаются на основании рапорта военнослужащего при документальном подтверждении его пребывания в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования.

В соответствии с п. 85 Руководства лицам, имеющим право на проезд за счет средств Министерства обороны Российской Федерации, не получившим или не использовавшим воинские перевозочные документы, расходы возмещаются по фактически произведенным затратам. Основанием для возмещения расходов в указанных случаях являются рапорт военнослужащего, документы, подтверждающие право на проезд за счет средств Минобороны РФ (предписание, отпускной билет с соответствующими отметками о пребывании в пункте проведения отпуска), документы о произведенных расходах, неиспользованные воинские перевозочные документы или справки, выданные на бланке требования формы № 1, с указанием в ней, что льгота по проезду не была использована.

Вам необходимо подать рапорт на отпуск, в котором указать что к месту проведения отпуска и обратно вы будете передвигается на личном авто, а финансовый орган сам произведет расчеты.

он кивает на якобы Положение по предприятию, в котором записано, что на личном авто в отпуск льготный может отправиться только собственник авто с водительскими правами, вписанный в страховку. Но само Положение почему то не показывает

На предприятии может быть собственное положение, это не запрещено. Но оно не должно противоречить федеральному законодательству.

Как пример, случай не точно Ваш, но тут говорится о том, что локальные акты не должны ухудшать положение работника по сравнению с актами законодательства содержащего трудовые нормы, то есть ПП 455 указанное выше, тоже должно учитываться:

МУРМАНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ СУД

К. обратился в суд с иском к открытому акционерному обществу «Оборонэнерго» о взыскании расходов по оплате стоимости проезда к месту отдыха и обратно.
Заявленные требования мотивировал тем, что состоит в трудовых отношениях с ОАО «Оборонэнерго» филиал «Кольский». На основании приказа ОАО «Оборонэнерго» филиала «Кольский» от 14 мая 2012 года ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 04 июня 2012 года по 02 июля 2012 года в количестве 28 календарных дней с правом оплачиваемого проезда к месту проведения отпуска и обратно. К месту проведения отпуска он со своей супругой А. следовал на личном автотранспорте.
После возвращения из отпуска представил работодателю чеки на приобретение топлива для оплаты.
Однако ответчик, ссылаясь на пункт3 Положения «О компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска для работников ОАО „Оборонэнерго“, отказал в компенсации расходов на проезд личным автотранспортом к месту проведения отдыха и обратно.
…
В представитель ОАО „Оборонэнерго“ Д., ссылаясь на неправильное применением норм материального права, просит решение суда отменить и принять по делу новое решение об отказе в удовлетворении исковых требований.
В обоснование жалобы приводит доводы, аналогичные изложенным в отзыве на исковое заявление.
Считает несостоятельной ссылку суда на статью 325 Трудового кодекса Российской Федерации, поскольку ОАО „Оборонэнерго“ в соответствии с пунктом 4.1 Устава Общества, является коммерческой организацией, и, следовательно, не является организацией, финансируемой из федерального бюджета.
Указывает на отсутствие норм права, предусматривающих оплату стоимости проезда работника личным автотранспортом к месту использования отпуска и обратно по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.
Обращает внимание, что в обществе действует локальный нормативный акт - Положение „О компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска для работников ОАО “Оборонэнерго», введенное в действие Приказом Генерального директора ОАО «Оборонэнерго» от 30 августа 2011 года N 317/1, которым оплата стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно с использованием личного автотранспорта не предусмотрена. В связи с этим отсутствует и утвержденный порядок оплаты указанных расходов, а именно, на основании каких документов должна производится оплата.
…
Разрешая настоящий спор, суд первой инстанции обоснованно руководствовался положениями статьи 325 Трудового кодекса Российской Федерации и пришел к правильному выводу о праве истца на получение компенсации расходов по оплате стоимости проезда личным транспортом,поскольку данная льгота гарантирована законом.
В соответствии со статьей 325 Трудового кодекса Российской Федерации, лица, работающие в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя (организации, финансируемой из федерального бюджета) стоимости проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 килограммов. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.
Частью 3 статьи 325 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что оплата стоимости проезда работника и членов его семьи личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.
Согласно части 8 статьи 325 Трудового кодекса Российской Федерации размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из бюджетов субъектов Российской Федерации, устанавливаются органами государственной власти субъектов Российской Федерации, в организациях, финансируемых из местных бюджетов, - органами местного самоуправления, у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, - коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.
…
Согласно положениям частей 1 и 4 статьи 8 Трудового кодекса Российской федерации работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
В соответствии со статьей 9 Трудового кодекса Российской Федерации коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не подлежат применению.
Из анализа приведенных норм трудового законодательства, следует, что льготы и компенсации для лиц, проживающих и работающих в районах Крайнего Севера, предусмотренные в главе 50 Трудового кодекса Российской Федерации, являются обеспечиваемым государством уровнем трудовых прав, свобод и гарантий работникам, независимо от того, с какими работодателями они состоят в трудовых отношениях. Уровень этих гарантий и компенсаций установлен федеральным законом и не может быть не определен или не предусмотрен работодателем, независимо от организационно-правовых форм организаций.
…
Учитывая цель компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно работникам организаций, расположенных в районах Крайнего Севера, недопустимо трактовать положения ОАО «Оборонэнерго» как запрещающие оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно на личном автотранспорте.
При таких обстоятельствах истец имеет право на оплату проезда один раз в два года в пределах территории РФ, в том числе личным транспортом, в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не свыше наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем, поскольку возмещение расходов в большем объеме, чем установлено статьей 325 Трудового кодекса РФ, локальными нормативными актами ответчика не предусмотрено.
…
Кроме того, нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, применению не подлежат. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права.
…
На основании изложенного, руководствуясь статьями 328, 329 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, судебная коллегия

определила:

решение Октябрьского районного суда города Мурманска от 23 октября 2012 года по существу оставить без изменения, апелляционную жалобу ООО «Оборонэнерго» - без удовлетворения.
Изложить абзац второй резолютивной части решения в следующем редакции:
«Взыскать с открытого акционерного общества „Оборонэнерго“ в пользу К. компенсацию расходов по оплате стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно в размере ***, в удовлетворении остальных требований отказать».
В остальной части решение оставить без изменения.

Ответ от 24.07.2014 20:05

Здравствуйте, Виктория.

Перечень документов, необходимых для оплаты проезда к месту использования отпуска и обратно (progimnazia.caduk.ru›DswMedia…gotnogoproezda.pdf).

Личный транспорт. (транспорт работника или членов его семьи муж, жена, дети)
1.Авансовый отчет
2.Копия технического паспорта на машину
3.Копия водительских прав
4.Справка с места работы водителя об отпуске или свободной вахте, если водитель муж (жена).
5.Справка с отметкой о нахождении в период отпуска в данном населенном пункте (РЭУ, ЖЭУ, ТСЖ, гостиницы, отделы внутренних дел и т.п.)
6. Чеки на бензин обязательны.
7.Копия свидетельства о браке, если водитель муж (жена).
8. Заявление.
В заявлении указать:

*ФИО и даты рождения детей
*Место использования отпуска
*Вид транспортных средств

На поезде
1.Авансовый отчет.
2.Билеты (плацкарт, купе)
3. Заявление.
В заявлении указать:
*Перечислить оплату проезда на банковскую карту по заработной плате.
*ФИО и даты рождения детей
*Место использования отпуска
*Вид транспортных средств
*Стоимость проезда (копии проездных документов)

На самолете.
1.Авансовый отчет
2.Билет, маршрут/квитанция (электронный билет)
3.Чек, квитанция или другой платежный документ, подтверждающий оплату за покупку электронного билета
4.Посадочный талон.
5. Заявление.
В заявлении указать:
*Перечислить оплату проезда на банковскую карту по заработной плате.
*ФИО и даты рождения детей
*Место использования отпуска
*Вид транспортных средств
*Стоимость проезда (копии проездных документов)

По турпутевке за пределами РФ.
1. Авансовый отчет
2. Туристическая путевка (договор с туроператором, заключенный с работником или членами его семьи).
3. Платежный документ на оплату за путевку.
4. Справка туристической организации о стоимости перевозки.
5. Справка о стоимости перевозки по территории РФ, выданная транспортной организацией.
6. Копия загранпаспорта с отметкой пограничного контроля.
7. Билет или маршрут/квитанция.
8. Посадочный талон.
9. Заявление.
В заявлении указать:
*Перечислить оплату проезда на банковскую карту по заработной плате.
*ФИО и даты рождения детей
*Место использования отпуска
*Вид транспортных средств
*Стоимость проезда (копии проездных документов)
Общая информация:
*Оплата за проезд в кассах производить с личных счетов работника
* Для оплаты проезда детей, младше 18 лет, обязательно , старше 18 лет (до 23 лет), дополнительно, нужна справка с места учебы (оригинал или нотариально заверенная).
* Если отпуск проводится в нескольких местах, то оплата производится до одного места отдыха и обратно, кратчайшим путем, по тарифу того транспорта, каким был фактический проезд.
* Оплата проезда производится только по территории РФ.
* Расчетным периодом на оплату льготного отпуска является календарный год с 1 января по 31 декабря.
*Авансовый отчет предоставить в бухгалтерию в течении 1
недели.

Материал подготовлен специалистами Центра методологии бухгалтерского учета и налогообложения

Работник учреждения, финансируемого из средств федерального бюджета, и, осуществляющего свою деятельность в районах Крайнего Севера, воспользовался своим правом на компенсацию стоимости проезда к месту проведения отпуска. Часть пути работник преодолел на автомобиле, который был передан работнику в аренду организацией, осуществляющей деятельность по сдаче в аренду транспортных средств. Работник подал заявление, в котором требовал компенсацию стоимости горючего, исходя из кратчайшего пути к месту проведения отпуска, чеков АЗС не предоставлено. Организацией, передавшей автомобиль в аренду, выдан документ, в котором указана марка и модель автомобиля. Должна ли организация компенсировать стоимость проезда по кратчайшему маршруту к месту проведения отпуска в данной ситуации.

Ответ: Учреждение не обязано компенсировать работнику стоимость топлива, приобретенного для автомобиля, взятого в аренду, при следовании к месту проведения отпуска так как расходы не подтверждены чеками АЗС.

Обоснование: Основываясь на нормах части 1 статьи 325 Трудового кодекса, лица, работающие в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя (организации, финансируемой из федерального бюджета) стоимости проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 килограммов. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.

Из норм пункта 8 Правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных казенных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 «О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных казенных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей», компенсация расходов при проезде работника учреждения и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования.

Необходимо отметить, что приведенная норма не указывает на необходимость оплаты стоимости топлива, которая не подтверждена чеками АЗС.

Необходимо отметить, что Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» введены нормы расхода топлива в отношении многих автомобилей, при этом, данные нормы позволяют определить нормы расхода топлива в отношении конкретной модели автомобиля.

Отметим, что законодательство не содержит норм, которые бы указывали, на каком праве работник использует автомобиль.

Необходимо иметь в виду, что ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 01.09.2008 N А42-9025/2006 указал, что при наличии документов, подтверждающих проведение отпуска в другой местности, расходы возмещаются исходя из наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем, то есть независимо от вида используемого транспорта и от того, кому он принадлежит.

Аналогичная позиция содержится и в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 24.10.2005 N А42-12019/04.

Как следует из изложенного выше, учреждение не обязано компенсировать работнику стоимость топлива, приобретенного для автомобиля, взятого в аренду, при следовании к месту проведения отпуска, так как расходы не подтверждены чеками АЗС.

Ксения, добрый день.

В соответствии со ст. 116 Трудового кодекса РФ Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Согласно ст. 325 Трудового кодекса РФ лица, работающие в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя (организации, финансируемой из федерального бюджета) стоимости проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 килограммов. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.

Организации, финансируемые из федерального бюджета, оплачивают также стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска.

Оплата стоимости проезда работника и членов его семьи личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.

Порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, и членов их семей устанавливается Правительством Российской Федерации. Согласно п. 8 Правил компенсация расходов при проезде работника учреждения и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования.

П. 3 Правил к членам семьи работника учреждения, имеющим право на компенсацию расходов, относит неработающих муж (жена), несовершеннолетних дети (в том числе усыновленных), фактически проживающих с работником.

Письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником учреждения не позднее чем за 2　недели до начала отпуска. В заявлении указываются:

фамилия, имя, отчество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;
даты рождения несовершеннолетних детей работника;
место использования отпуска работника и членов его семьи;
виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;
маршрут следования;
примерная стоимость проезда.

Организация может произвести оплату стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно на личном автотранспорте при наличии документа, подтверждающего проведение отпуска в другой местности, с учетом транспортных маршрутов в регионе и стоимости использованных горюче-смазочных материалов, подтвержденной соответствующими документами (чеками АЗС). В этом случае для возмещения произведенных расходов по проезду работники представляют в организацию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Работнику, использующему легковой автомобиль для проезда к месту проведения отпуска и обратно по генеральной доверенности или по доверенности, передающей лишь право управления автомобилем, компенсация в возмещение расходов за использование автомобиля производится в аналогичном порядке.

Арбитражная практика (постановления ФАС ВВО от 26.02.2008 № А29-2355/2007, ФАС СЗО от 25.10.2007 № А42-805/2006, от 16.10.2007 № А 42-6440/2005, от 07.05.2007 № А 42-3650/2006 и др.) свидетельствует о том, что надлежащими доказательствами проезда работников к месту проведения отпуска и обратно на личном автотранспорте и связанных с этим расходов суды признают следующие документы:

паспорт транспортного средства, свидетельство о постановке на учет, другие документы, подтверждающие право собственности на автомобиль и право на управление им (доверенность);
чеки автозаправочных станций;
расчет расхода бензина по кратчайшему маршруту движения до места проведения отпуска.

В организациях, не относящихся к бюджетной сфере, соответствующий порядок устанавливается коллективными договорами, локальными нормативными актами, трудовыми договорами.

Таким образом мы считаем, что организация вправе отказать в компенсации расходов на оплату стоимости проезда по причинам:

1. Ваш гражданский муж не является членом семьи, в соответствии с законодательством.

2. Автомобиль не находится в вашей собственности, на ваше имя не оформлена генеральная доверенность, доверенность на право управления, .