Счет на оплату он. Счет на оплату

Часто к накладной или к договору прикладывается счет на оплату – очень специфический документ, который одновременно способен играть существенную роль в совершении сделки, но при этом не является документальным подтверждением расходов в целях бухгалтерского учета. Однако документ этот практически всегда присутствует в деловых отношениях, а потому требует правильного составления и своевременного исполнения.

Что это за документ

Основная цель этого документа в том, чтобы уведомить одну из сторон сделки о необходимости произвести перечисления средств в счет предстоящих работ, услуг или поставок активов и продукции, либо об оплате уже совершенной операции. Счет на оплату всегда выставляется продавцом покупателю и подлежит обязательной оплате. Обычно оплата по этому документу производится в безналичной форме, но это ничем не регламентировано. Поэтому счет может использоваться и для наличных расчетов.

Форма данного документа, порядок его составления и содержание не регулируются законодательством, а сложились в процессе длительной практики его применения. Как правило, счет содержит в себе:

полные банковские реквизиты поставщика или подрядчика;
дату выставления и порядковый номер;
информацию о предмете договора (т.е. об услуге, товаре, и т.д.) и о его стоимости.

Для составления платежного поручения этого достаточно. Однако это не вся информация, которую дает счет, в частности:

В каких случаях оформляется

Единственное назначение у этого счета – уведомление о предоплате, в котором находит свое отражение базовая информация по сделке, а также банковские реквизиты продавца (подрядчика).

Оформляется документ продавцом или исполнителем работ при совершении любых сделок – по приобретению активов или товаров, по аренде, на возмездное оказание услуг, по транспортировке грузов, и т.д. Выставляется он обычно, как уже было указано, на предоплату. При этом не имеет значения каким образом будет производиться эта предоплата – в безналичной или наличной форме.

Однако нередко счет на оплату сопровождает и те операции, по которым предварительный расчет не предусмотрен. В этом случае сам платеж по сделке осуществляется на основании накладных, актов или счетов-фактур, а счет используется для правильного перевода средств, поскольку в нем содержатся действующие банковские реквизиты поставщика.

Стороны могут обойтись и без счета, используя для этого иной документ, но обязательно предусмотренный в договоре. Но обычно используется именно счет.

Видео — пояснения о порядке выставления счета на оплату:

Как правильно оформить и выставить счет на оплату

Стоит отметить, что счет на оплату не является бухгалтерским документом, поскольку по нему нельзя принять актив, продукцию или услугу на учет; он не служит документальным подтверждением расходов. А это значит, что требования закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ в отношении первичных документов на счет на оплату не распространяются. Поэтому им можно в строгости не следовать.

Несмотря на то, что унифицированной формы у этого документа нет и нигде не прописано, как его составлять, в нем все-таки должны найти свое отражение следующие реквизиты:

— продавца, включая ее правовую форму. Например, ООО «Квадрат»;
если продавцом является предприниматель, то указывается его наименование в полном объеме, т.е. без сокращений, и обязательно дается ссылка на правовую форму бизнеса. Например, «Индивидуальный предприниматель Петров Роман Сергеевич»;
полный юридический адрес или адрес фактического осуществления деятельности;
для предпринимателя – обязательно ИНН, и КПП;
порядковый номер счета и дата его выставления. Как правило, в платежных документах ссылка делается именно на эти реквизиты. Кроме того, дата выставления счета важна для корректного определения срока действия данного документа и предложения продавца;
предмет сделки – точное и полное наименование товара, актива, услуги;
количество, если объект может быть выражен количественно. Например, услуга или работа не имеют единицы измерения;
цена за единицу и (или) общая цена всей сделки;
валюта, в которой производится расчет. Если сделка оценивается в иностранной валюте, то в бухгалтерии придется производить перерасчет операции, исходя из действующего на момент оплаты курса этой валюты, установленного Банком России;
наименование покупателя или заказчика. Очень часто счет дополняется строкой «Плательщик», в которой указывается лицо, оплачивающее документ. Этим лицом может быть и не заказчик.

В обязательном порядке должна быть отражена сумма налога (если предприятие платит НДС). Как правило, цена и стоимость в счете уже выставляются, . Это называется «в том числе» и выглядит следующим образом:

Например, стоимость операции 200 000 рублей, НДС – 10 %.

Сумма налога составит = 200 тысяч х 10 / 110 – 18 181,82 руб.

Конечная стоимость по счету будет указана 200 тыс.рублей, поскольку налог включен в нее. Но, тем не менее, сам налог будет выделен отдельно.

А вот если цена и стоимость даны без учета налога и он начисляется сверху, то:

Стоимость сделки 200 тысяч рублей, НДС – 18 %.

Сумма НДС «сверху» = 200 000 х 18% = 36 000 рублей.

Конечная стоимость операции 236 000 рублей.

Компании и предприниматели, которые находятся на налоговых спецрежимах и освобождены от НДС, в счете на оплату не должны выделять налог. Они просто делают следующую запись: «Без НДС».

Как только документ полностью оформлен, его подписывают:

— обязательно руководитель компании и главный бухгалтер. Вместо них могут поставить свои подписи те, кто уполномочен на это. В таком случае рядом должны быть указаны реквизиты документа, дающего право подписи, а также расшифровка подписей – Ф.И.О. и должность. Например: «Менеджер Иванов В.В., по доверенности №1 от 17.04.16»;

— дополнительно — лицо, ответственное за совершение сделки, подлежащей оплате. Подпись данного лица не обязательна. Все зависит от величины компании и от уровня контроля сделки.

В случае выставления счета предпринимателем, он ставит свою подпись вместо руководителя и главного бухгалтера. Если, конечно, он выполняет функции указанных лиц.

И еще один важный момент в оформлении документа: организация обязательно должна поставить печать, а вот у предпринимателя ее может и не быть. Кроме того, подписи на счете могут быть и факсимильные, если это предусмотрено договором.

Как направить контрагенту

Для ускорения процесса оплаты счет может быть направлен и по электронной почте в виде отсканированного документа, и по факсу. Для целей оплаты подойдет и копия. Тем более документ в электронной форме (в случае передачи его по электронной почте) признается законом равным по юридической силе оригиналу. В этом случае такой документ считается подписанным электронной подписью, т.е. логином и паролем от почты передающей стороны.

Но можно и подстраховаться, если речь идет о самом начале сотрудничества, затребовав сразу оригинал. Оригинальный счет на оплату может быть направлен непосредственно заказчику через курьера, по почте или выставлен при подписании договора.

Срок оплаты

Оплачивается счет обязательно в тот срок, который предусмотрен либо договором, либо самим документом. Соблюдение этого срока важно для сделки: в течение него поставщик или подрядчик не вправе изменить условия договоренности или расторгнуть их. В случае если при оплате счета в безналичной форме обнаружились неверные банковские реквизиты, следует немедленно и письменно уведомить об этом поставщика. Это продлит срок действия счета!

Выводы

Счет на оплату не имеет унифицированной формы и его содержание не регулируется никаким законом. Однако у этого документа есть свой перечень обязательных реквизитов, которые помогают заказчику быстрее и без труда оплачивать сделку. Выставляется счет, как правило, для внесения предоплаты и действует в течение срока, оговоренного в договоре. Поэтому очень важно оплачивать его вовремя. Именно в этот период поставщик не вправе отказаться от сделки!

Видео — как выставить счет на оплату в 1С:

Сегодня счет является обычным документом, который служит основанием для согласования с руководством оплаты по безналичному/наличному расчету.

В нем указывается продавец или исполнитель определенной работы (в качестве юридического лица или ИП), номер расчетного счета и реквизиты банка, адрес, перечень товаров или услуг, которые подлежат оплате. Должны быть указаны количество, цена и, в случае необходимости, НДС. Дата и номер нужны только для внутреннего документооборота. Его можно выставить по факсу, по почте, передать с курьером, доставить лично, в электронном виде.

В каких ситуациях выставляется счет

Перед началом любого сотрудничества контрагентами, как правило, заключаются договора, в которых прописываются сроки оплаты, суммы и прочие условия сделок. К тому же, нашим законодательством совершение сделок без договоров не предписано.

Если условиями контракта не предусмотрено, что продавцу обязательно нужно выставить счет на оплату, можно и не делать этого. В данном случае покупатель должен оплатить услугу или товар лишь на основании договоренности.

Но бывают ситуации, когда без счета обойтись нельзя. В случае, когда условиями договора сумма, которую покупатель должен перечислить, не определена, продавцом счет должен быть выставлен непременно.

Так может быть, к примеру, при оплате услуг связи: в договорах такого рода сумма, как правило, заранее не прописываются. Счет-фактура выставляется, когда организацией осуществляются операции, подлежащие налогообложению НДС, и в других случаях, установленных законодательством.

Такой счет заказчику (или покупателю) должен быть выставлен:

организацией, освобожденной от НДС (статья 145 Налогового кодекса РФ);
организацией, реализующей товары или услуги по агентскому договору от своего имени при условии применения общей системы налогообложения, п. 1 ст. 169 НК РФ;
организацией, получившей аванс/частичную оплату в счет предстоящей реализации товара от заказчика (Ст.168 НК РФ).

Зачем нужен счет

Кроме выставления счета другого способа ускорения расчета между сторонами пока не существует . Счет выступает в качестве предварительного соглашения, когда продавцом назначаются цены на свой товар, а покупателем производится оплата на его основании (без фактического наличия договора), остальные документы оформляются по факту получения товара. В таком случае счет выписывают обычно в одном экземпляре.

В финансовой сфере выставление счета-фактуры считается серьезным хозяйственным документом. Применяют его в основном юридические лица и ИП плательщики НДС.

Такой счет может быть выставлен продавцом (или исполнителем) после продажи товаров или услуг. Используют его с целью подтверждения уплаты НДС и акцизного сбора. К тому же, он может информировать о стране происхождения товара, содержит сведения о номере таможенной декларации (если товар импортирован). Выписывается он по строго установленной форме и считается основанием для вычета сумм НДС с покупателя. Оформляется в двух экземплярах.

Можно ли выставить счет от физического лица?

Поскольку физические лица, не зарегистрированные как ИП, не платят НДС, а счет может быть выставлен только организацией или ИП с НДС, напрямую данная функция им недоступна .

Любая серьезная компания не станет оплачивать счет, выставленный физическим лицом, подставляя себя под налоги. Или придется оформить ИП/ЗАО/ООО, чтобы иметь возможность выставлять счета, или составлять с организацией договор на предоставление определенного вида услуг, а она производит оплату как физлицу за выполненную работу. Так что, с юридической точки зрения физическое лицо и выставление счета понятия несовместимые.

Счет на оплату от ИП или ООО

Сегодня не существует формы, утверждающей вид счета или предполагающей его стандарт . Он даже не считается бухгалтерским подотчетным документом. Выписывают и выставляют на оплату счет в электронном или в бумажном виде. Обязательно указывают следующее:

реквизиты ИП или юридического лица (идентификационный код, название организации, ее правовая форма и юридический адрес);
реквизиты обслуживающего банка (наименование, адрес, расчетный и корреспондентский счета, БИК);
коды (ОКПО, ОКОНХ).

После указания ИП своих реквизитов и реквизитов покупателя, проставляется номер счета и дата его формирования и указывается наличие или отсутствие НДС. В конце документа ИП необходимо указать фамилию, инициалы и поставить подпись. Печать ставить не обязательно.

Чаще всего счет создается в стандартной офисной программе Excel или Word: там необходимо сделать шаблон, в который в дальнейшем будут вноситься данные.

Еще лучше пользоваться специальной программой, которая формирует счета. К тому же, она будет автоматически вести учет всех совершенных сделок, существенно упрощая ведение бухгалтерской отчетности. Она так же позволит отслеживать оплату счетов, исключая появление ошибок, например, перечисление денег на другой счет.

На следующем видео — выписка счета в программе 1С 8.2:

Выставляем счет на английском языке

Счет-фактура по-английски – invoice – в России часто используется без перевода. Этот документ, прежде всего, должен содержать слово invoice (на русском и на английском языке).

исходящий и входящий собственный номер;
имя, контактные данные продавца;
сведения и контактные данные покупателя или заказчика;
дату выписки;
данные о компании и налогообложении;
дату отсылки/доставки/покупки/оказанных услуг;
номер заказа или другой номер, по которому заказчик может отслеживать ход доставки;
итоговая сумма;
платежные условия;
и другие сведения, к примеру, особенные условия, информация о налогах, штрафах за несвоевременную доставку, задержку оплаты или возмещение в случае повреждения заказа.

Поскольку при выставлении счета на английском, как правило, речь идет о сотрудничестве с зарубежным партнером, а законы в его стране могут отличаться от наших, в счетах важно все подробно расписывать. Данные, указанные в договорах и счетах (счетах-фактурах), должны быть идентичны информации в товарных накладных.

Возможные ошибки при составлении документа

Если проанализировать проблемы, возникающие при составлении счетов, можно выделить такие распространенные ошибки:

Отсутствие расшифровки подписи уполномоченных лиц (в электронных счетах такая ошибка исключается: на документ ставится электронная подпись, которая уже содержит сведения о подписанте).
Нарушение пятидневного срока выставления счета-фактуры — в этом случае проблема в различном понимании терминов «дата составления» счета-фактуры и «дата выставления».
В пункте 3 ст. 168 НК РФ эти понятия не расшифрованы, там просто указано, что счет-фактуру необходимо выставить не позже 5 дней со дня отгрузки товаров. К тому же, в реквизитах стандартной формы счета-фактуры предусмотрена всего одна дата, которая одновременно является и датой составления и датой выставления.
Счет-фактура не получен в налоговый период, за который заявлен к вычету НДС (Минфин рекомендует заявлять вычет в том же налоговом периоде, в котором был получен счет). Чтобы исключить такую проблему, организации хранят конверты, квитанции, ведут журналы входящей почты.
На экземплярах счета-фактуры у продавца и покупателя проставлены разные даты, как правило, это происходит по причине исправлений (отличающиеся экземпляры одного счета-фактуры не являются доказательством сделки).
Наличие в счете-фактуре подписей главного бухгалтера и руководителя (по мнению налоговиков, речь идет об использовании факсимильной подписи, и на основании этого вам может быть отказано в вычете).
Ошибки в оформлении «шапки» счета (неправильно указывается наименование продавца или покупателя, их ИНН или КПП, адреса и т.п.).

Когда в счете-фактуре обнаружена ошибка, она исправляется в установленном порядке (пункт 29 Правил). В случае корректировки счета-фактуры зачеркиваются неверные показатели и вписываются правильные, затем указывается дата внесения исправлений. Изменения заверяются подписью руководителя и печатью предприятия. Учтите, что вносить исправления в счет может только организация, выписавшая этот документ.

Счет на оплату 2019 скачать бланк в excel бесплатно

01.02.2019

Cчет на оплату не является первичным бухгалтерским документом, утвержденной формы документа, строгого образца или унифицированного бланка не существует. Счёт на оплату, используемый в практике делового оборота в качестве первичного документа и служащий основанием для оплаты товаров (работ, услуг), не содержится в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации.

Согласно п. 2 ст.9 ФЗ № 129-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Так как в числе таких обязательных реквизитов подпись именно главного бухгалтера, руководителя не поименована, то её наличие на счёте является необязательным. На счете может присутствовать только одна подпись уполномоченного лица, менеджера, продавца и т.д. Печать организации также не является обязательным реквизитом счета.

Счёт на оплату - необязательный документ, содержащий платежные реквизиты получателя (продавца), по которым плательщик (покупатель) осуществляет перевод денежных средств за перечисленные в счете товары (работы, услуги). Документ, который служит для оплаты покупателем купленного товара или для перечисления предоплаты (аванса). Никогда не являлся первичным документом, так как не отражает факт хозяйственной жизни. В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" под первичным документом понимается документ, на основании которого оформляется факт хозяйственной жизни - сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Важная функция счета на оплату - служить офертой при заключении договора, когда договор, как отдельный специализированный документ - отсутствует. Счет при перечислении в нем всех существенных условий сделки - оферта в соответствии со ст 435 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ). Оплата по счету - акцепт оферты в соответствии с пунктом 3 ст. 438 ГК РФ. Счет, имеющий признаки оферты, после его оплаты становится документом, свидетельствующим о заключении сделки между сторонами даже при отсутствии договора, как отдельно оформленного документа (в соответствии с п.3 ст. 434 ГК РФ). [

Коммерческие отношения, осуществляемые на договорной или бездоговорной основе, подразумевают оплату стороной-приобретателем товарно-материальных ценностей или услуг, полученных от стороны-продавца. Обычно речь идёт о денежных переводах, хотя, в соответствии с условиями заключённого контракта, оплата может быть произведена и в натуральном виде. В любом случае, действуя в рамках сложившейся практики, продавец должен выставить счёт на оплату, не дожидаясь напоминания приобретателя.

Составить документ значительно проще, чем разобраться в основных ; сделать это может как сотрудник бухгалтерского отдела, так и руководитель компании или индивидуальный предприниматель. А чтобы не тратить время на самостоятельное формирование бланка в Word или Excel, можно скачать шаблон и пример заполнения счёта на оплату в Интернете. Как заполнить документ и где можно найти готовые файлы - в следующих абзацах.

Как выставить счёт на оплату?

В соответствии с общей практикой счёт на оплату, как и , оформляется одним из контрагентов, в данном случае - продавцом товаров или услуг. Документ может быть направлен второй стороне любым из следующих способов:

Лично или через доверенное лицо . Оптимальный как по временным, так и по финансовым затратам вариант, если офисы компаний расположены недалеко друг от друга или бумагу было решено передать одновременно с поставляемым товаром.
Курьером . Если в организации-поставщике есть соответствующая штатная единица, её можно задействовать, чтобы обеспечить сохранность документа и полную конфиденциальность. Можно воспользоваться и услугами фирм-посредников - конечно, если они заслуживают доверия.
По почте . Как и письмо-просьба, счёт на оплату может быть отправлен через Почту России - обязательно заказным письмом с уведомлением о вручении. Учитывая неторопливость работы структуры и не слишком трепетное отношение её сотрудников к сохранности отправлений, этот способ рекомендовать нельзя. В настоящее время он используется редко, постепенно выходя из употребления.
В электронном виде - на виртуальный почтовый ящик или с использованием других средств онлайн-коммуникации (мессенджеров, социальных сетей, файлообменников и так далее). Способ необходимо обговорить заранее, чтобы не столкнуться с невозможностью контрагента получить или открыть файл.

Важно : поскольку единой формы счёта на оплату товаров или услуг законодателем не предусмотрено, продавец может напечатать свой бланк или воспользоваться любым из представленных в Интернете образцов. Найти нужный файл проще, чем ; главное - вовремя уведомить получателя о необходимости перечисления средств и позаботиться, чтобы документ был читаем и однозначно воспринимаем в каждом пункте.

Инструкция по заполнению бланка

Как и вычисление , создание и заполнение бланка счёта на оплату услуг или товаров осуществляется компанией по мере необходимости и исходя из соображений составителя об оптимальной структуре документа. Не существует ни обязательных условий, ни единой формы составления документа.

Тем не менее, чтобы избежать ненужной путаницы и дать контрагенту возможность в кратчайшие сроки обработать заявку и отправить перевод, рекомендуется придерживаться следующей схемы заполнения бланка счёта на оплату товарно-материальных ценностей или услуг:

Вверху документа нужно указать (в сводной таблице или в отдельных строках) реквизиты банка-получателя денежного перевода.
Далее - полное наименование отправителя счёта на оплату, его идентификационный номер налогоплательщика, ОГРН, КПП и значимые коды статистики.
В строке наименования следует привести порядковый номер в соответствии с принятой у отправителя нумерацией исходящих документов и дату подписания бумаги.
В следующем блоке - сведения об исполнителе работ или поставщике товаров (полное и сокращённое официальные наименования; если необходимо - фамилии, имена и отчества ответственных лиц), получателе или заказчике (официальные названия - как полное, так и краткое, и имена уполномоченных лиц) и основании для выставления счёта (обычно это номер договора поставки или купли-продажи и дата его составления).
В основной сводной таблице нужно привести:
- в первой графе - номер каждой позиции по порядку;
- во второй - наименование проданных (поставленных) товаров или оказанных услуг, каждая разновидность по отдельности;
- в третьей - количество единиц измерения (килограммов, литров, тюков, пачек, единиц, человеко-часов);
- в четвёртой - наименование используемых для оценки количества единиц в российском и, если необходимо, международном форматах;
- в пятой - цена (рыночная стоимость) единицы каждого вида продукции (используются ранее приведённые единицы измерения: килограммы, литры, часы и так далее);
- в шестой - окончательная стоимость каждого товара или каждой услуги, полученная перемножением цены единицы измерения на общее количество единиц.
Ниже основной таблицы (под заключительной графой «Сумма») следует указать:
- итоговую стоимость, полученную суммированием позиций;
- размер налога на добавленную стоимость (НДС);
- сумму к оплате.
Далее (опционально) составитель счёта может вписать следующие данные:
- сумма к оплате прописью (рубли и копейки);
- уточняющие сведения и примечания;
- сроки перечисления денежных средств - за каждую позицию отдельно или за все вместе.
В конце документа должны содержаться подписи главного бухгалтера и директора предприятия. Если счёт на оплату выставляется индивидуальным предпринимателем, не имеющим в штате бухгалтера, ему достаточно будет поставить только свою подпись с расшифровкой.
Под подписями - печать или штамп ИП или организации. Если документ пересылается в электронном виде, составителю следует использовать ранее полученную квалифицированную электронно-цифровую подпись.
В заключительном блоке счёта на оплату услуг или товарно-материальных ценностей можно ещё раз привести дату составления документа или контактные данные адресанта.

Совет : чтобы не тратить время на простановку одинаковых данных, имеет смысл сохранить в шаблоне счёта на оплату данные продавца (поставщика), включая наименование, контактные данные и основные коды. Но при их смене важно не забыть внести в документ соответствующие коррективы.

Счёт на оплату - бланк (скачать бесплатно Excel)

Скачать бланк счёта на оплату для заполнения в MS Excel можно, перейдя по ссылке выше.

Счёт на оплату - бланк (скачать бесплатно Word)

Скачать бланк счёта на оплату для заполнения в MS Word можно, перейдя по ссылке выше.

Подводим итоги

Счёт на оплату услуг или товаров составляется поставщиком или продавцом и направляется в адрес покупателя или заказчика. Единой формы документа не существует: каждая организация может разработать свой собственный бланк. Счёт может быть передан лично, через посредника, направлен по обычной или электронной почте, а также доставлен с помощью других современных способов коммуникации.

В документе следует указать полное наименование продавца и покупателя, реквизиты для оплаты, привести перечень поставленных товаров или оказанных услуг и общую сумму к оплате. Если ранее была достигнута договорённость, следует также прописать срок перечисления средств. Счёт должен быть заверен подписями главного бухгалтера и директора предприятия, а также печатью или штампом - или, если пересылается в электронном виде, квалифицированной электронно-цифровой подписью.

Очень часто отношения между ИП и организациями оформляются счетом на оплату. Одна из сторон выставляет счет клиенту, тот оплачивает его, а затем получает оплаченные товары или услуги. Сегодня статья для тех, кто не знает, что представляет собой счет на оплату и как его выставить.

Сразу хочется отметить, что выставлять счета и вести отчетность очень удобно в специальном сервисе .

Начнем с того, что счет на оплату представляет собой документ, который продавец выставляет на покупателя. В счете содержится следующая основная информация:

Сведения о продавце – кто выставил счет;
Сведения о покупателе – кому этот счет выставлен;
Список товаров или услуг, их количество – за что платит покупатель;
Цены на товары или услуги, общая сумма – сколько должен заплатить покупатель;
Реквизиты расчетного счета продавца – куда должен заплатить покупатель.

По сути, процесс выставления счета происходит следующим образом:

Потенциальный клиент связывается с продавцом, так как желает приобрести его товары/услуги;
Продавец на основании запроса клиента составляет счет на оплату и отправляет его покупателю;
Покупатель оплачивает указанную сумму на расчетный счет в банке продавца;
Продавец проверяет получение оплаты и поставляет товар/оказывает услуги покупателю.

Когда надо выставлять счет

Приведем несколько ситуаций:

Между контрагентами есть действующий договор, но в нем отсутствуют конкретные суммы товаров/услуг, их объем и сроки поставки/исполнения. Договор заключается на длительный период и содержит общие положения сотрудничества двух сторон. По мере необходимости в товарах/услугах клиент направляет запрос продавцу, а продавец выставляет ему счет согласно каждому конкретному запросу;
Между сторонами нет договорных отношений, а поставку товаров или оказание услуг надо произвести как можно быстрее. В этой ситуации продавец выставляет счет на оплату, а договор оформляется позднее.
Счет на оплату выставляется и в случае единоразовой поставки или услуги, когда сторонам нет смысла подписывать договор.

Таким образом, счет на оплату – документ, служащий основанием для осуществления покупателем оплаты продавцу, чтобы получить от него товары или услуги. Обратите внимание, что речь идет о безналичной оплате, поэтому продавец должен иметь расчетный счет в банке.

У счета на оплату нет унифицированной формы, его можно разработать самостоятельно. Счет должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование юрлица (если это организация) или ИП;
ИНН продавца (для юрлиц еще надо указать КПП);
Банковские реквизиты, № расчетного счета, лицевого счета, корсчет, название банка и БИК;
Перечень товаров/услуг;
Итоговую сумму по счету с выделением НДС.

И там же вы можете скачать примеры заполнения в формате Excel, скриншоты которых мы приведем ниже.

На выделение НДС в счете на оплату обратите особое внимание! Если вы юрлицо или ИП на общем режиме, то в форме счета обязательно должна быть прописана ставка НДС и выделена его сумма. Если вы используете УСН, то НДС не выделяется, в счете указывается общая сумма и делается приписка «Без НДС».

Пример оформления счета без НДС:

Пример оформления счета с НДС:

Счет, как мы уже отметили, можно разработать самостоятельно. Его можно сделать в Excel или в Word и использовать созданный файл как шаблон. Счет может быть оформлен как на бланке продавца, так и без него. Для автоматического формирования счетов на оплату можно воспользоваться также бухгалтерскими программами или электронными сервисами.

Счет на оплату обязательно должен иметь порядковый номер. Их новая нумерация начинается с начала каждого года. Вы можете просто нумеровать их по порядку (№ 1, 2, 3, 4 …), а можете использовать специальную нумерацию, хотя она все равно будет порядковой (№ ТТ/16-1, ТТ/16-2 …).

В счете можно указать дополнительные условия оказания услуги или поставки товара, например сроки их выполнения.

На счете ставят свои подписи руководитель и главный бухгалтер. Если счет выставляется ИП, то ставится подпись только ИП. Желательно ставить печать.

Далее отправляется покупателю для оплаты. Оригинал счета можно направить почтой или курьерской службой, для ускорения процесса работы копию счета направляют покупателю электронной почтой или по факсу. Если покупатель согласен с указанными в счете условиями, то он оплачивает его.