Командирование сотрудника в служебную поездку сопровождается оформлением соответствующей документации. Предписанный ею порядок действий и временные рамки должны соблюдаться. Однако нередко возникают ситуации, когда по определенным обстоятельствам необходимо перенести поездку или отменить ее вовсе. Возникает актуальный вопрос, как это делается правильно и какие образцы документации оформляются в данном случае.

Примеры приказов об отмене служебной командировки и их составление

Отмена командировки и возмещение стоимости билетов

Чтобы правильно отменить командирование, необходимо учитывать срок возврата денег. Законодательство определяет данный период в три дня. За это время сотрудник должен либо отбыть по назначению, либо вернуть выданные средства.

Нередко возникает ситуация, когда часть средств уже была потрачена. Приобретение билетов, бронирование жилья или транспорта, иные предварительные расходы - все это необходимо учитывать. Когда поездка отменяется, следуют растраты и штрафы за возврат.

Законодательство указывает, что все понесенные убытки должны быть возмещены сотруднику. Для этого он должен вместе с остатком средств представить в бухгалтерию квитанции о понесенных расходах.

Образец заполнения приказа об отмене командировки

Документ не имеет официально определенной формы, однако при его составлении необходимо учитывать определенные аспекты:

• должно быть указано наименование организации, полное имя ее руководителя;
• проставляется порядковый номер и указывается форма акта;
• прописываются реквизиты норматива, по которому сотрудник направлялся в служебную поездку;
• приводится информация по командируемому - полное имя и занимаемая должность;
• необходимо указать на основание - служебную записку, а также причину, по которой назначение следует отменить;
• составляется порядок действий для возврата и возмещения средств;
• в конце проставляются подписи и расшифровки всех лиц, которые должны быть ознакомлены с данным актом.

К приказу необходимо приложить сопутствующие документы - служебную записку, квитанции о понесенных расходах.

Сотрудника Иванова планировали направить в командировку заграницу, есть служебная записка за подписью руководителя о направлении в командировку Иванова вместе с еще несколькими сотрудниками. Сотрудниками были оформлены визы для выезда заграницу. Потом руководство приняло решение не направлять Иванова в командировку (остальные сотрудники летят). Приказ был подготовлен уже после данного решения, поэтому Иванов там не фигурирует. Какими документами нужно оформить данную операцию: переделать приказ о направлении в командировку чтобы там был Иванов, а также сделать приказ на отмену командировки? Таких документов будет достаточно, чтобы не удерживать НДФЛ и страх.взносы с Иванова? Как отразить затраты на визу в налоговом учете в целях налогообложения прибыли?

Расходы на оформление и выдачу виз, паспортов учитываются в целях налогообложения прибыли в составе прочих – подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Однако, если зарубежная командировка для конкретного сотрудника не состоялась, расходы на оформление виз в налоговом учете признать нельзя. Ведь такие затраты не связаны с поездкой сотрудника, носящей производственный характер (п. 1 письма от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134).

Есть все шансы для того, чтобы отстоять дело в суде, но для этого Вам действительно понадобиться переоформить документы.
Судьи указывают, что для целей налогового учета не важно, состоялась поездка или нет. Главное, что она планировалась именно как производственная (постановления ФАС Уральского округа от 15 апреля 2008 г. № Ф09-2237/08-С2).

Поэтому на сотрудника Иванова помимо служебной записки должен быть оформлен приказ на командировку с указанием командировочного задания. Соответственно, на указанный документ должно быть распоряжение от отмене командировки Иванова обязательно с указанием причины отмены.

Расходы, которые организация выплачивает сотруднику в качестве возмещения командировочных расходов, НДФЛ не облагаются (п. 3 ст. 217 НКРФ). Эта же норма применяется и в случае, когда руководство отменяет поездку (п. 2 письма Минфина России от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134).Но здесь следует еще раз обратить внимание, что из всех документов должно быть видно, что отменяется именно запланированная командировка сотрудника. То есть применяются те же документы, что и для обоснования признания затрат.

Кроме того, в письме Минтруда России сказано, что отмена командировки не меняет квалификации расходов, понесенных общество для того, чтобы такая поездка состоялась. Стоимость визы страховыми взносами не облагается в любом случае (письмо от 27 ноября 2014 г. № 17-3/В-572).

Обоснование

Расходы на оформление визы

Н.К. Гашина, генеральный директор ООО «КонЭкс-Т»

Финансисты подтвердили, что расходы по оформлению работнику визы для служебной поездки за границу можно признать в целях налогообложения прибыли*. Но как быть, если виза оформлена, а командировка отменена?

Общие правила налогового учета расходов

Но здесь нужно помнить про нормы пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ: расходы должны быть обязательно документально подтверждены. Поэтому сотруднику турфирмы, съездив в командировку, следует отчитаться о проделанной работе, представив необходимые документы.

Если командировка отменена

Другое дело, если поездка по каким-либо причинам была отменена. Тогда у организации могут возникнуть сложности с признанием затрат.

Налоговый учет

Минфин России считает, что расходы на оформление и выдачу виз в ситуации, когда поездка не состоялась, не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли (). Да и ФНС России указывает, что затраты, относимые к расходам на командировки, должны быть связаны с состоявшейся поездкой сотрудника, носящей производственный характер (письмо от 25 ноября 2011 г. № ЕД-4-3/19756@).

Совсем недавно Минфин России выпустил письмо от 3 июня 2014 г. № 03-03-06/1/26511 .

В нем указывается, что расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы на командировки, в частности на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов, учитываются в составе прочих. При методе начисления датой их признания является дата утверждения авансового отчета – подпункт 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

Как видите, чиновники привели общие нормы Налогового кодекса РФ. И не сделали оговорок относительно того, как поступить с учетом расходов, если командировка не состоялась.

С другой стороны, можно рассуждать так. Изначально расходы на оформление визы были связаны с подготовкой поездки, которая связана с производственной деятельностью турфирмы. А если поездка и была отменена (а это грамотно оформлено документами, из которых видна уважительная причина отмены), то признать расходы вообще-то можно.

Но если командировка не состоялась, а споров с контролируемыми органами хочется избежать, эти затраты лучше не учитывать при расчете налогооблагаемой базы.

Вопросы удержания НДФЛ

В данном случае важно понять, имело ли место получение дохода сотрудником компании. Очевидно, что никакого дохода человек не получил.

А поскольку отсутствует факт наличия дохода лично у работника ввиду служебного характера поездки в интересах компании, организация не должна начислять НДФЛ с сумм, затраченных на оформление работнику визы и оплаченных за счет этой организации.

Налоговый кодекс РФ относит к выплатам, не подлежащим обложению НДФЛ, расходы на получение виз независимо от того, состоялась командировка работника за границу или нет (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). И Минфин России подтверждает, что отмена командировок не изменяет квалификацию данного вида выплат физическим лицам, которые не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц (письмо от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134).

Бухгалтерский учет расходов

В бухучете командировочные затраты признаются в составе расходов по обычным видам деятельности (счета «Основное производство», «Общехозяйственные расходы»).

Если поездка была отменена, расходы можно списать как прочие – счет 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет «Прочие расходы»).

Важно запомнить
Расходы на оформление визы можно учесть в целях налогообложения прибыли, если командировка состоялась. Если поездка была отменена, с учетом таких затрат могут возникнуть трудности.

В деятельности предприятий нередко возникают ситуации, когда по каким-либо причинам командировку работника нужно отменить (частично или полностью) или перенести на более поздний срок. Как правило, вопросы отмены командировки, отзыва работника из командировки нормативными документами не регулируются. Но есть общие требования законодательства, при соблюдении которых можно правильно оформить такую отмену. Как это сделать, читайте в консультации.

Общие положения

Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее – Инструкция № 59), регулирует только командировки работников органов государственной власти и бюджетных учреждений. На коммерческие предприятия ее действие не распространяется. Поэтому идеальным вариантом для небюджетных предприятий является утверждение своего внутреннего документа – Положения о служебных командировках работников предприятия – или включение соответствующего раздела в коллективный договор. В этом документе будут определены все правила служебных командировок. А за основу можно взять подходящие для конкретного предприятия нормы Инструкции № 59.

Некоторыми из этих норм можно руководствоваться при решении вопросов отмены командировки. Так, с разрешения руководителя предприятия работнику могут быть возмещены расходы, связанные с возвратом электронного проездного/перевозочного документа на поезд, разумеется, при наличии распечатанных документов, подтверждающих сумму таких расходов. В этом случае к отчету командированного работника должен прилагаться (также распечатанный на бумаге) документ о возврате проездных/перевозочных документов (абзацы пятый, шестой и восьмой п. 12 разд. II, п. 11 разд. III Инструкции № 59). Информацию о наличии и статусе электронного проездного документа можно найти на официальном веб-сайте Укрзализныци (www.uz.qov.ua).

Обращаем внимание: расходы работника, понесенные в связи с возвратом билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть компенсированы с разрешения руководителя предприятия при наличии уважительных причин.

Причины отмены командировки могут быть разными:

• объективными, не зависящими от работника (вопросы с партнером решили по телефону или от него получено сообщение с просьбой перенести переговоры на более позднюю дату, произошло стихийное бедствие, возникли другие чрезвычайные ситуации в месте прибытия);
• субъективн ыми, зависящими от работника (болезнь, семейные обстоятельства, не позволяющие ему выехать в командировку).

В таких случаях руководитель принимает решение об отмене командировки, отзыве из командировки и т. п. А для учета последствий отмены поездки работника в командировку важно правильно оформить необходимые документы.

Оформление отмены командировки

Предположим, что работник направлен в служебную командировку, все необходимые документы оформлены (приказ, служебное задание, командировочное удостоверение, если принято оформлять), выдан аванс, приобретены билеты на проезд (работник к месту назначения пока не выехал). Однако предприятие вынуждено отменить эту командировку.

Алгоритм действий в таких случаях прописывается в Положении о служебных командировках работников предприятия. Но если такого документа нет или он есть, но в нем отсутствуют положения, касающиеся процедур отмены командировки работников, то порядок действий должен быть следующим:

составляется служебная (докладная) записка на имя руководителя предприятия с обоснованием причины отмены командировки (см. образец 1 в конце консультации). В зависимости от причины отмены такая записка может быть подготовлена начальником структурного подразделения, в котором трудится командированный, самим командированным или другим ответственным лицом на предприятии;

издается приказ об отмене командировки (см. образец 2 в конце консультации) согласно ранее изданному приказу, в котором указываются: должность, фамилия и инициалы работника, причины отмены и срок, в течение которого он обязан вернуть в бухгалтерию предприятия полученный аванс на командировку. С этим приказом работника нужно ознакомить под подпись;

вносятся записи об аннулировании поездки работника в журнал регистрации приказов о командировке (по форме приложения к Инструкции № 59), составляется работником и представляется в бухгалтерию предприятия Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Миндоходов от 24.12.13 г. № 845 (далее – авансовый отчет).

Если командировка отменяется после отъезда работника к месту назначения, тогда тоже издается приказ о ее отмене и отзыве в связи с этим работника из командировки. В приказе указываются: причины отмены командировки, номер и дата предыдущего приказа, фамилия и инициалы командированного, его обязанность в ус-тановленные сроки отчитаться по командировке. Последующие действия будут такими же, как и при обычной отмене командировки.

Если был выдан аванс и часть его израсходована на приобретение проездных документов, то при отзыве из командировки такие расходы с разрешения руководителя возмещаются работнику (абзац пятый и девятый п. 12 разд. II, абзац пер-вый п. 11 разд. III Инструкции № 59):

• на основании приказа (решения) об отмене командировки по уважительным причинам (например, изменение задания);
• при наличии документов, подтверждающих стоимость расходов (соответствующий документ выдается при возврате билета). Если авиаби лет является нераздельным и частично использованным, к отчету прилагается составленное компанией-продавцом письмо (акт, справка) о возврате авиабилета. В письме указываются: фамилия и инициалы командированного, стоимость осуществленного перелета, сумма возвращенных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвратом частично использованного билета, а также копия авиабилета, заверенная главным бухгалтером предприятия (абзац девятый п. 12 разд. II, абзац второй п. 11 разд. III Инструкции № 59).

Учет расходов при отмене командировки

В бухгалтерском учете затраты на командировки списываются на соответствующие счета учета расходов (Дт 91–94).

Согласно изменениям, внесенным в Налоговый кодекс (далее – НК) Законом от 28.12.14 г. № 71-VIII, с 1 января 2015 года в налоговом учете расходы отражаются по правилам бухгалтерского учета. При этом объектом обложения налогом на прибыль является финансовый результат до налогообложения, рассчитанный по правилам бух-учета согласно П(С)БУ или МСБУ и скорректированный на разницы, определенные по правилам НК. Ограничения по командировочным расходам НК не предусмотрены.

Плательщики налога на прибыль могут включать в состав налоговых расходы, связанные с хозяй-ственной деятельностью предприятия (непосредственно с получением доходов). К таковым в составе прочих относятся и расходы на командировки при условии их документального подтверждения.

При отмене командировки расходы по выданным и частично использованным средствам вполне логично включить в командировочные расходы (как правило, Дт 94 «Прочие расходы операционной деятельности»).

Пример

На предприятии издан приказ о направлении в командировку работника отдела продаж для выполнения производственного задания. Из-за неблагоприятных погодных условий распоряжением директора командировка отменена.

В бухгалтерском учете такие операции будут отражены так:

(грн.)

		Первичные документы
	Выдан работнику аванс на командировку	Приказ, расходный кассовый ордер типовой формы № КО-2*
	Уплачены комиссионные при возврате билетов на поезд	Квитанция железной дороги
	Возвращена подотчетным лицом неиспользованная сумма аванса	Приказ об отмене командировки, авансовый отчет, приходный кассовый ордер типовой формы № КО-1**
* Приведена в приложении 3 к Положению № 637. ** Приведена в приложении 2 к Положению № 637.

В нашем случае расходы (70 грн.), понесенные в связи с возвратом билета на поезд по уважи-тельной причине (отмена командировки), документально подтверждены, могут считаться связанными с хоздеятельностью предприятия и подлежат включению в состав налоговых. При определении объекта обложения налогом на прибыль (от суммы финансового результата до налогообложения, рассчитанного по правилам бухучета), по таким расходам корректировка на разницы НК не предусмотрена.

Отмена командировки работника оформляется приказом руководителя предприятия, независимо от того, на каком этапе это происходит (до или после отъезда работника). Приказ об отмене (переносе) командировки должен содержать:

• ссылку на ранее изданный приказ о командировке;
• причины ее отмены (переноса), сроки возврата работника из командировки (в случае отзыва из нее), сроки возврата полученного на командировку аванса или неизрасходованной сум мы аванса (если были понесены предварительные расходы).

Для правильного оформления и отражения в учете таких операций на предприятии должно быть разработано и утверждено Положение о служебных командировках работников предприятия.

ОБРАЗЕЦ 1

Директору ООО «Варежка» Журавлеву В. Б.

Начальника транспортного отдела Шинкаренко Д. Ф.

Докладная записка от 08.01.15 г. № 1

Согласно приказу от 05.01.15 г. № 1 водитель-экспедитор Петрусевич К. Д. направлен с 08.01.15 г. в командировку в г. Харьков для получения товара в ООО «Карандаш». В связи с неблагоприятными погодными условиями (сильный снегопад и заносы на дорогах) прошу отменить указанную командировку водителя-экспедитора Петрусевича К. Д.

Начальник транспортного отдела (подпись) Д. Ф. Шинкаренко

ОБРАЗЕЦ 2

Общество с ограниченной ответственностью «Варежка»

Приказ (распоряжение) № 2

08.01.15 г. г. Днепропетровск

Об отмене командировки

1. В связи с неблагоприятными погодными условиями (сильный снегопад и заносы на дорогах) отменить командировку водителя-экспедитора Петрусевича К. Д. в г. Харьков для получения то-вара в ООО «Карандаш» согласно приказу от 05.01.15 г. № 1.

2. Главному бухгалтеру (Родзянко Н. Г.) обеспечить проведение расчетов с водителем-экспедитором Петрусевичем К. Д. по выданному на командировку авансу в установленные законодательством сроки.

Основание: докладная записка от 08.01.15 г. № 1 начальника транспортного отдела Шинкаренко Д. Ф.

Директор (подпись) В. Б. Журавлев

С приказом ознакомлены: (подпись) К. Д. Петрусевич

(подпись) Н. Г. Родзянко

В дополнение к вышеприведенным образцам приведем в таблице формулировки докладной записки и приказа об отмене командировки по наиболее распространенным причинам.

Причина отмены командировки	Формулировка
	докладной записки
Болезнь работника	Согласно приказу от 08.01.15 г. № 3 водитель-экспедитор Слипченко Г. Н. с 12.01.15 г. направлен в командировку в г. Чернигов для получения товара в ООО «Сапфир». 12.01.15 г. из-за болезни он в командировку не выехал. В связи с вышеизложенным прошу отменить командировку водителя-экспедитора Слипченко Г. Н.	В связи с болезнью водителя-экспедитора Слипченко Г. Н. отменить его командировку в г. Чернигов для получения товара в ООО «Сапфир» согласно приказу от 08.01.15 г. № 3
Перенос собы-тия, в связи с которым работник направлен командировку	Согласно приказу от 12.01.15 г. № 5 главный инженер Кучеренко П. П. направлен с 14.01.15 г. в командировку в г. Киев для приемки работ по договору подряда от 02.09.14 г. № 45-П в ООО «Фармакон». 13.01.15 г. ООО «Фармакон» известило ООО «Варежка» о переносе даты передачи работ по вышеуказанному договору на 19.01.15 г. В связи с вышеизложенным прошу отменить командировку главного инженера Кучеренко П. П.	В связи с переносом даты прием-ки-передачи работ по договору подряда от 02.09.14 г. № 45-П на более поздний срок отменить командировку главного инженера Кучеренко П. П. в г. Киев для приемки работ по указанному договору в ООО «Фармакон» согласно приказу от 12.01.15 г. № 5
В командировке отпала необходимость	Согласно приказу от 13.01.15 г. № 7 начальник отдела сбыта Донченко Ю. И. направлен в командировку в г. Ивано-Франковск для проведения переговоров с ООО «Ракушка» по поводу заключения договора поставки. Поскольку в настоящее время заключение такого договора для ООО «Варежка» экономически нецелесо-образно, прошу отменить упомянутую командировку начальника отдела сбыта Донченко Ю. И.	В связи с отсутствием необходимости переговоров с ООО «Ракушка» по поводу заключения договора поставки отменить командировку начальника отдела сбыта Донченко Ю. И. в г. Ивано-Франковск для проведения переговоров с ООО «Ракушка» согласно приказу от 13.01.15 г. № 7

Кто должен подписать приказ об отмене командировки Любой приказ всегда исходит от главного лица предприятия – директора (или сотрудника, временно исполняющего его обязанности), соответственно, под документом в первую очередь должна стоять именно его подпись. Также в распоряжении должны расписаться все работники, которые в нем указаны (т.е. те, кого распоряжение касается напрямую и те, кто ответственны за исполнение приказа). Удостоверять готовый приказ печатью надо только тогда, когда это является условием, высказанным руководством организации. Регистрация распоряжения Информацию о выпущенном приказе надо внести в специальный журнал учета – он имеется в каждой организации и лежит обычно у секретаря. В журнал вполне достаточно вписать название и номер распоряжения, дату его выпуска.

Командировку отменили: как оформить и отразить в учете

Инфо

Хотя, в случае возникновения трудового спора, суды или КТС будут исходить из того, соответствовали ли действия сторон таким принципам, как разумность и добросовестность, не было ли допущено злоупотребление правом. Причины, заставляющие отказаться от командировки, по сути аналогичны тем, что не позволяют выйти на работу в своей организации:

• внезапное ухудшение здоровья самого работника или кого-то из его родственников;
• чрезвычайная ситуация, возникшая дома (затопили соседи, случился пожар и т. д.);
• необходимость срочно получить какие-то документы и т. д.

А вот такой аргумент, как отсутствие в трудовом договоре условия о выездах в командировку, в качестве причины отказа не может быть использован. Во-первых, в силу все той же ст. 166 ТК, где говориться о том, что это просто исполнение обычной работы в необычном месте.

А, во-вторых, в силу ст.

Можно ли отказаться от командировки?

Внимание

Но, конечно, бумага должна быть составлена на случай проверок и недопонимания между руководством и сотрудником. Как производится начисление оплат командировочных? Чтобы определить сумму выплаты, учитывается время нахождения сотрудника в деловой поездке. День начала расчета — сутки отправления, а днем конца считаются сутки прибытия назад.

Важно

Рассчитывается количество дней, которые командировочный должен был отработать на своей постоянной работе. Расчет командировочных осуществляется по средней заработной плате. Различные доплаты сотрудник может получить по усмотрению руководства за определенные достижения или качественно выполненную работу.

Оплата праздничных и выходных дней в двойном размере касается только тех сотрудников, которые по договору не работают в такие дни.

Menu

Это означает, что в месте командировки, которое расположено за пределами территории работодателя, работник исполняет свои трудовые функции, обозначенные в трудовом договоре. Причем выход работника на другое рабочее место совершается с согласия работодателя. То есть командировка не изменяет условий трудового договора, не является переводом на другую работу, хотя и изменяет на время место работы сотрудника.

Поэтому, по общему правилу, согласия работника на командировку работодателю не требуется. Ее целесообразность полностью определяется руководителем и теми задачами, которые требуют присутствия сотрудника в иной, нежели его обычное рабочее место, организации. Ст. 116 дает право работодателю направлять своих сотрудников в любые командировки, как по России, так и за ее пределы.

Но внимательное изучение трудового законодательства позволяет установить исключения из этого правила.

Конституции Российской Федерации, налогоплательщик осуществляет эту деятельность на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность». Иначе говоря, расходы признаются вне зависимости от их успешности. Минфин России признал оправданными расходы на билеты:

• по отмененной командировке в случае смерти близкого родственника работника (письмо от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338); при перемене маршрута командировки (от 02.05.2007 № 03-03-06/1/252).

В то же время в отношении расходов на визы (если командировка отменена) позиция Минфина России – расходы нельзя учесть (письмо от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).
Правда, это письмо выпущено в то время, когда еще не было вышеприведенной позиции Конституционного суда РФ. Сейчас налоговому органу доказать в Арбитражном суде несоответствие таких расходов ст.

В каких случаях работник может отказаться от командировки

Внимание Военнослужащий не имеет право отказаться от командировки, может обратиться к руководству с просьбой пересмотреть и сократить сроки пребывания в поездке. Основаниями для заявления могут стать:

• болезнь служащего, требующая стационарного лечения в медучреждении;
• ухудшение состояния здоровья иждивенца;
• досрочное исполнение поставленной задачи;
• дисциплинарные нарушения во время командировки;
• служебная необходимость;
• чрезвычайные обстоятельства в семье, требующие личного присутствия гражданина;
• иные обстоятельства, требующие непосредственного участия и присутствия гражданина.

Любой необоснованный отказ от поездки, а также несоответствующее поведение лица во время командировки приведут к открытию расследования причин уклонения от обязанностей и назначению соответствующего наказания.

Отказ от командировки

Поэтому идеальным вариантом для небюджетных предприятий является утверждение своего внутреннего документа – Положения о служебных командировках работников предприятия – или включение соответствующего раздела в коллективный договор. В этом документе будут определены все правила служебных командировок. А за основу можно взять подходящие для конкретного предприятия нормы Инструкции № 59.
Некоторыми из этих норм можно руководствоваться при решении вопросов отмены командировки. Так, с разрешения руководителя предприятия работнику могут быть возмещены расходы, связанные с возвратом электронного проездного/перевозочного документа на поезд, разумеется, при наличии распечатанных документов, подтверждающих сумму таких расходов.

Приказ об отмене командировки

совпадение дат поездки с праздниками, днем рождения;

• погодные условия;
• прочие маловажные факторы.

• пойти на переговоры с руководством с целью достижения компромисса;
• привести доводы о необоснованности поездки и нецелесообразности расходов;
• предложите помощь в подготовке к командировке;
• подберите потенциального кандидата на замену;
• досконально проверить документы на поездку;
• контролировать срок выплаты аванса на командировочные расходы.

Пошаговая инструкция оформления отказа от командировки Если работник имеет намерения отказаться от направления в командировку, то ему необходимо письменно известить об этом работодателя с приведением весомых аргументов, повлиявших на принятие решения.
А для учета последствий отмены поездки работника в командировку важно правильно оформить необходимые документы. Оформление отмены командировки Предположим, что работник направлен в служебную командировку, все необходимые документы оформлены (приказ, служебное задание, командировочное удостоверение, если принято оформлять), выдан аванс, приобретены билеты на проезд (работник к месту назначения пока не выехал). Однако предприятие вынуждено отменить эту командировку. Алгоритм действий в таких случаях прописывается в Положении о служебных командировках работников предприятия. Но если такого документа нет или он есть, но в нем отсутствуют положения, касающиеся процедур отмены командировки работников, то порядок действий должен быть следующим: составляется служебная (докладная) записка на имя руководителя предприятия с обоснованием причины отмены командировки (см.
План мероприятий по определению дисциплинарного взыскания по отношению к работнику, нарушившему порядок трудовой деятельности:

• письменное определение проступка;
• наказание назначается в течение одного месяца с даты нарушения, без учета дней больничного и отпуска;
• срок для привлечения к ответственности не может превышать шесть месяцев;
• предоставление письменного обоснования отказа от работника;
• за каждый проступок предусматривается только одно взыскание;
• двухдневный срок для ознакомления трудящегося с приказом о предпринятой мере наказания.

Замечание – легкая мера наказания. Может примениться как в письменной, так и устной форме. Выговор может быть занесен в трудовую книжку сотрудника, что негативно скажется на его трудовой деятельности в дальнейшем.

Как учесть расходы по несостоявшейся командировке?

Директор компании должен был лететь в командировку, но в последний момент все отменилось. Билеты были выкуплены заранее и они невозвратные. Как обосновать расходы на билеты?

Вопрос: Подскажите как провести в бухгалтерском и налоговом учете и какие документы оформить (образцы). Генеральный директор должен был полететь одним днем в другой город на конференцию, были заказаны билеты через агента по безналу. Агент билеты выкупил они с НДС. Прислал их нам по электронке (как обычно) по договору мы можем оплатить их агенту в течении 5-банковских дней. Данная операция была проведена в пятницу 20.10.17(вылет назначен был в понедельник 23.10.17г.) в понедельник утром директор никуда не улетел по причине того что он просто забыл про них что в данной ситуации можно сделать? Директор предложил вычесть стоимость данных билетов из зарплаты секретаря так как она не напомнила ему вовремя. Может есть другие варианты (билеты не возвратные) агенту мы не заявили до отлета что командировка отменяется как поступить в бухгалтерии, оплаты с нашей стороны агенту еще не было? Может попросить их переоформить на физ.лицо оплату? Если секретарь согласится со своей виной?Или если нет то как все это оформить (агент точно ни в чем не виноват)?

Ответ: В данном случае у организации три варианта решения ситуации:
1. Обосновать отмену поездки директора организации в командировку уважительными семейными обстоятельствами с включением в составе расходов невозвратных билетов и без принятия НДС к вычету (при таком варианте возможны споры с проверяющими о причинах отмены командировки, ее обоснованием)

2. Взыскать с секретаря стоимость невозвратных билетов, где:
- сумма возмещения ущерба будет отнесена в составе внереализационных доходов;

Стоимость билетов будет включена в составе внереализационных расходов как сумма, связанная с получением дохода по возмещению ущерба;
3. Не предпринимать каких-либо мер и списать стоимость невозвратных билетов за счет текущей прибыли организации на основании решения руководителя.

Вариант с переоформлением билетов на секретаря не совсем верный, ведь билеты оформлены на конкретное лицо. И, вероятно, данные по невозвратным билетам уже не изменить.

Итак, информация о том, какими документами можно обосновать отмену командировки и возможность признания расходов по ней представлена в файле ответа. Там указаны примерные формы приказа и служебной записки, которую может оформить руководитель.

В ответе необходимо обратить внимание на второй предложенный вариант, поскольку по нему необходимо оформлять ряд документов о взыскании материального ущерба.

Материальный ущерб - это убыток, нанесенный имущественному или финансовому состоянию организации третьими лицами (сотрудником, контрагентом и т. д.).

Для подтверждения суммы материального ущерба в организации можно создать специальную комиссию (ст. 247 ТК РФ). Ее состав утверждает руководитель организации.

Если сумму материального ущерба можно установить на основании документов, полученных от контрагентов, комиссию можно не создавать. В Вашем случае сумма определяется по документам, полученным от агента.

После определения суммы ущерба возьмите с секретаря письменные объяснения о причинах, по которым он возник. Если сотрудник отказывается это сделать, то составьте акт. Такой порядок установлен частью 2 статьи 247 Трудового кодекса РФ.

Для взыскания суммы ущерба с виновного сотрудника руководитель организации должен издать приказ об удержании.

Учет выплаченных агенту сумму и сумму возмещения обоснован в информации файла ответа и выводе выше.

Обоснование

Пять ошибок при отмене командировки, из-за которых налоговики снимут расходы

Можно ли аннулировать приказ о командировке

Нужно ли подтверждать причину отмены поездки

Как учесть расходы по несостоявшейся командировке

Запланированная командировка может сорваться по разным причинам. К примеру, из-за отмены авиарейса, болезни работника, если контрагент перенес или отменил встречу либо поездка потеряла свою актуальность.

Как нам подтвердили в Минфине, при расчете налога на прибыль компания вправе учесть расходы по несостоявшейся командировке. Главное, подтвердить отмену поездки. Но как это сделать, нигде четко не сказано. Есть пять ошибок, которые могут помешать учесть расходы.

Компания не оформила приказ об отмене командировки

При отмене или переносе командировки оформите это решение приказом руководителя. Ознакомьте с приказом под роспись всех работников, которых организация планировала отправить в служебную поездку. Образец приказа мы привели ниже (см. образец 1).

Образец 1. Приказ об отмене командировки

К приказу приложите документ, который подтвердит причину отмены командировки. Например, письмо контрагента о переносе переговоров или распечатку сообщения из электронной почты. Если командировка сорвалась из-за болезни работника, приложите к приказу копию больничного листа. Если авиакомпания отменила рейс, заручитесь ее справкой или письмом об этом.

Другая ситуация — сотрудник по семейным обстоятельствам вынужден отказаться от командировки или вернулся из поездки раньше. Например, из-за болезни близкого родственника. Тогда попросите, чтобы он написал объяснительную записку. Образец мы привели ниже (см. образец 2). Объяснительную записку с резолюцией директора приложите к приказу об отмене командировки.

Образец 2. Объяснительная записка работника

Компания отразила расходы по отмененной поездке как командировочные

При отмене командировки в последний момент у работника обычно уже есть билеты, забронирована или оплачена гостиница. Расходы по несостоявшейся поездке организация вправе учесть при расчете налога на прибыль. Подтверждают это письма Минфина России от 29.11.11 № 03-03-06/1/786 и от 25.09.09 № 03-03-06/1/616 . Они по-прежнему актуальны.

По состоявшейся поездке компания признала бы расходы как командировочные (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если поездка сорвалась, расходы нельзя включать в командировочные. Это нам подтвердили в Минфине России (подробнее см. во врезке ниже). Компания вправе учесть эти затраты либо как прочие, либо как внереализационные (подп. 49 п. 1 ст. 264 или подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). Оба перечня расходов открыты, выбор за организацией. Выбранный вариант закрепите в учетной политике.

Официальное мнение

Как обосновать расходы по отмененной командировке

Олег Хороший, государственный советник РФ 3-го класса: «Расходы на несостоявшуюся служебную поездку компания не вправе учитывать как командировочные. Ведь в итоге командировки не было. Эти расходы организация отражает в налоговом учете как прочие или внереализационные (подп. 49 п. 1 ст. 264 или подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). Речь идет о той части стоимости билета, которую перевозчик удержал при возврате билета, а также о штрафах или сборах за возврат или переоформление билета на другую дату. Суточные в расходах не учитываются, так как работники никуда не ездили.

Чтобы признать расходы, отмену служебной командировки нужно обосновать. Например, письмом организаторов выставки о ее переносе»

Впрочем, некоторые суды разрешают учесть расходы по отмененной поездке как командировочные (постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.07.09 № А21-6746/2008). Но чтобы не спорить с налоговиками, безопаснее отражать затраты как прочие или внереализационные.

Расходы на несостоявшуюся командировку признайте в налоговом учете на дату, когда выполните два условия (подп. и п. 7 ст. 272 НК РФ):

— есть приказ директора об отмене командировки;
— работник сдал авансовый отчет по несостоявшейся поездке, а директор его утвердил.

Компания признала расходы по сорвавшейся поездке без учета возвращенных сумм

При отмене командировки у компании обычно есть возможность вернуть часть затрат. Если она учтет расходы полностью без учета возвращенных сумм, компания занизит налог на прибыль.

Заручитесь справкой перевозчика об отмене рейса

Сбор за возврат билета и невозвращаемые сборы. Встоимость авиа- и железнодорожных билетов входят разные сборы, которые при отказе пассажира от поездки перевозчик не возвращает. Например, сбор за оформление билета на бумаге, топливный, сервисный или комиссионный сбор.

Кроме того, за возврат билета перевозчики взимают отдельную плату. Так, за возврат любого железнодорожного билета по России или странам СНГ компания «РЖД» в 2016 году берет 185 руб. 40 коп. За возврат международных билетов в страны дальнего зарубежья «РЖД» удерживает по 10 евро за каждое место.

При расчете налога на прибыль компания вправе учесть разницу между стоимостью билета по отмененной командировке и суммой, которую вернул перевозчик. Сбор за возврат билета обычно включен в эту разницу.

Минфин России приравнивает сбор за возврат или переоформление билета к штрафу (письма от 29.11.11 № 03-03-06/1/786 и от 25.09.09 № 03-03-06/1/616). Поэтому ведомство считает, что сумму удержанного сбора нужно включить во внереализационные расходы (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Причем неважно, по какой причине сорвалась поездка.

Стоимость невозвратных билетов. Не все билеты можно вернуть перевозчику. К примеру, наиболее дешевые авиабилеты, которые продаются в рамках рекламных акций, сдать нельзя. Деньги за них перевозчик не возвращает.

Если компания отменила командировку, а работник купил невозвратные билеты, они просто остались неиспользованными. Тем не менее Минфин России разрешает учесть расходы на покупку и таких билетов (письмо от 14.04.06 № 03-03-04/1/338). Главное, подтвердить, что сотрудники не воспользовались билетами по уважительной причине — из-за отмены или переноса командировки. Также нужны бумаги о том, что билет невозвратный. Например, приложение к билету, справка перевозчика, правила применения тарифов с сайта авиакомпании и др.

При переносе командировки в расходах можно учесть стоимость как нового билета, так и первоначального, за минусом сумм, которые вернул перевозчик (письмо Минфина России от 02.05.07 № 03-03-06/1/252).

Как учесть удержание из зарплаты материального ущерба, нанесенного организации

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль стоимость ущерба, которую должен погасить виновный, отразите в составе внереализационных доходов ().

При кассовом методе размер внереализационных доходов будет равен сумме удержаний из зарплаты сотрудника в каждом отчетном периоде ().

При методе начисления доход определяйте на дату признания ущерба виновным лицом. Если организация добивается возмещения ущерба через суд, датой признания дохода является день вступления судебного решения в законную силу. Об этом сказано в пункта 4 статьи 271 Налогового кодекса РФ. Если решение не будет обжаловано, оно вступает в силу через месяц после вынесения (п. 1 ст. 209 , п. 2 ст. 321 ГПК РФ). В этом случае доходы признаются в размере, указанном в судебном решении.

Ситуация: можно ли включить сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником организации, в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Сотрудник возмещает ущерб полностью

Да, можно, если его размер обоснован и документально подтвержден.

В Налоговом кодексе РФ прямо не сказано, можно ли уменьшить налогооблагаемый доход на сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником. Вместе с тем, материальный ущерб приводит к уменьшению экономических выгод организации, то есть является расходом. Чтобы учесть материальный ущерб в составе расходов, его размер должен быть обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ). Обоснованием является то, что при возмещении недостачи сотрудником организация получает и доход (

«Состав бухгалтерской отчетности в Росстат такой же, как и в налоговую инспекцию. Единственное отличие – дополнительно сдайте в статистику аудиторское заключение, если обязаны проводить аудит. Напомним, что в Росстат не надо будет сдавать бухотчетность только с 2020 года, а за 2018 год отчеты сдайте не позднее 1 апреля 2019 года. Подробнее, какие формы включить в состав бухотчетности, смотрите в рекомендации.»