Реквизиты: понятие, классификация, виды. Юридическая сила документа

В разделе на вопрос Какие реквизиты придают юридическую силу документу? заданный автором шеврон лучший ответ это Реквизиты, которые придают документу юридическую силу
Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым ­документам юридическую силу:
1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы) . Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан.
2. Название документа (приказ, положение и т. д.) .
3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу.
4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с принятой в компании системой регистрации.
5. Текст (содержание) , по сути точно соответствующего его названию.
6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им ответственного лица. Подпись руководителя может быть проставлена в нескольких видах, в частности:
6.1. Прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах – с указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи) .
6.2. Прямой гриф утверждения за подписью руководителя (или уполномоченного на то должностного лица) данной организации. Гриф утверждения проставляется на верхней заголовочной части документа с правой стороны.

а) монастыри ; б) архивы; в) княжеские палаты; г) царский дворец.

2. Как назывались первые государственные учреждения?

а) департаменты; б) княжества; в) приказы ; г) монастыри.

3. Какие реквизиты относятся к юридически значимым?

а) дата, регистрационный номер документа ;

б) заголовок к тексту, отметка об исполнителе;

в) резолюция, отметка о наличии приложений.

4. Делопроизводство - это:

а) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения;

б) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами ;

в) запись информации на различных носителях по установленным правилам.

5. По способу документирования различают документы:

а) трафаретные;

б) рукописные письменные ;

в) формализованные.

6. Для чего проводится унификация документов?

а) для документирования управленческой деятельности ;

б) для организации работы с документами;

в) для снижения количества применяемых документов, снижения трудоемкости их обработки.

7. Расположение реквизитов на бланке документа определяется:

а) составителем документа;

б) правилами унификации документов;

в) государственным стандартом.

8. Реквизит документа - это:

а) стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено определенное место для переменной;

б) совокупность расположенных в определенной последовательности записей, присущих определенным видам документов;

в) обязательный элемент официального документа .

9. Реквизит «Наименование вида документа»:

а) позволяет судить о назначение документа, определяет состав реквизитов и структуру текста ;

б) позволяет судить о названии организации - автора документа;

в) придает содержанию документа нормативный или правовой характер.

10. Регистрационный номер документа - это:

а) дата его подписания или утверждения;

б) условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации ;

в) отметка для автоматического поиска документа (может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ).

11. В каком случае правильно оформлен реквизит «Адресат»?

а) Директору школы № 269

Ивановой Тамаре Петровне

б) Директору школы № 269

Ивановой Т. П.

в) 129128, Москва, ул. Ростокинская, 7

Директору школы № 269 г-же Ивановой Т. П.

г) Директору Московской школы № 269

Т. П. Ивановой

12. План работы колледжа на 2001/02 учебный год утвержден решением педагогического совета. В каком случае правильно оформ­лен реквизит «Гриф утверждения документа»?

а) УТВЕРЖДАЮ

Решение педагогического совета

от 12.08.2006 г. № 14

б) УТВЕРЖДЕН

Решением педагогического совета

от 12.08.2006 № 14

в) УТВЕРЖДЕН

Решением педагогического совета

от 12.08.2006 г. № 14

13. Реквизит «Заголовок к тексту»:

а) отражает краткое содержание документа;

б) позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста;

в) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ.

14. В каком месте документа проставляется реквизит «Отметка о контроле»?

а) на левом поле документа, напротив реквизита «Справочные данные об организации»;

б) в верхнем правом углу первого листа документа;

в) в нижнем правом углу первого листа документа.

15. Реквизит «Гриф согласования» оформляют следующим образом:

а) СОГЛАСОВАНО

Протоколом заседания

правления страховой компании «Планета»

от 21.06.2006 № 10

б) ________________Н. И. Орлов

(подпись)

в) Начальник юридического отдела

Г. И. Сидоров

16. Реквизит «Визы согласования»:

а) служит для оформления внешнего согласования с конкретным должностным лицом или коллегиальным органом;

б) придает содержанию официального документа нормативный или правовой характер;

в) используется для внутреннего согласования проектов документов и при ознакомлении с каким-либо документом как письменное подтверждение факта ознакомления .

17. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:

а) ниже подписи руководителя, подписавшего документ;

б) в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа ;

г) на оборотной стороне первого листа документа.

18. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?

а) Приложение:

1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.;

2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.

б) Приложение: на 6 л. в 1 экз.

19. Реквизит «Отметка об исполнителе»:

а) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ;

б) является одним из основных способов удостоверения документа;

в) фиксирует указания руководителя по поводу исполнения документа.

20. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа?

а) Ректор академии В. А. Петрова

б) Ректор академии Петрова В. А.

в) Ректор Сибирской академии

государственной службы В. А. Петрова

21. В отсутствие руководителя А. И. Петрова документ подписал его заместитель Сидоров, исполняющий обязанности руководителя. Укажите правильный вариант:

а) За Директор ____________________________ А. И. Петров

(подпись Сидорова)

б) Директор ______________________________ А. И. Петров

(подпись Сидорова)

в) И. о. директора ________________________ Г. В. Сидоров

(подпись Сидорова)

22. Датой протокола является:

а) дата подписания протокола;

б) дата проведения заседания;

в) дата регистрации протокола.

23. Приказ создается для:

а) подтверждения установленных фактов, событий, действий;

б) решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом;

в) отражения условий трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

24. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»?

Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова

в) Верно

Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова

16.03.2006

25. Виза юриста на приказе:

а) означает внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону;

б) это обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.

26. Когда управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, то пункты распорядительной части приказа должны начинаться:

а) с указания фамилии и инициалов исполнителя;

б) с указания поручения;

в) с указания должности и фамилии с инициалами исполнителя.

27. Протокол - это:

а) письменное соглашение сторон, определяющее условия каких-либо отношений;

в) документ, содержащий описание производственной деятельности организации;

г) документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собрании, заседании.

28. Протоколы нумеруются порядковыми номерами:

а) в пределах всего времени существования организации;

б) в пределах календарного года;

в) в пределах пяти лет.

29. Вопросы повестки дня располагаются:

а) по времени, которое предполагается затратить на обсуждение каждого вопроса;

б) в любом порядке;

в) по степени важности обсуждаемых вопросов.

30. Документы, составляемые комиссией, подписываются:

а) руководителем организации;

б) председателем комиссии;

в) председателем и членами комиссии;

г) председателем комиссии и секретарем.

31. Акт - это:

а) документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации;

б) документ, адресованный руководителю организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте;

в) документ, подтверждающий факты, события, действия.

32. Текст акта делится на две части:

а) вводную и основную

б) вводную и констатирующую, содержащую выводы;

в) начальную и заключительную, содержащую выводы.

33. Информационная справка - это:

а) документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий ;

б) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя;

в) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

34. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца справки?

а) наименование организации;

б) наименование вида документа;

в) дата документа;

г) регистрационный номер документа;

д) гриф утверждения документа;

е) адресат.

35. Справки, подтверждающие сведения биографического или служебного характера подписываются:

а) руководителем (и заверяются печатью);

б) руководителем;

в) начальником отдела кадров.

36. Докладная (служебная) записка - это:

а) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя;

б) документ, подтверждающий факты, события, действия;

в) предложение фирме или конкретному лицу заключить деловое соглашение.

37. Датой докладной записки считается:

а) дата излагаемого события;

б) дата подписания докладной записки;

в) дата принятия резолюции.

38. Гарантийное письмо:

а) подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей;

б) подтверждает определенные обязательства, обещания организации;

в) содержит ответ на письмо-просьбу.

39. Сколько реквизитов включает деловое письмо международного образца?

а) 30; б) 15; в) 12.

40. Кадровая документация ведется в соответствии:

а) с Трудовым кодексом Российской Федерации;

б) с Кодексом законов о труде РФ.

41. Текст приказа по личному составу обязательно заканчивают:

а) назначением ответственного за исполнение приказа;

б) указанием сроков действия приказа;

42. Приказы о приеме на работу и увольнении хранятся:

а) 5 лет; б) 10 лет; в) 50 лет; г) 75 лет; д) 100 лет.

43. В течение какого срока заводится трудовая книжка на лиц, впервые поступивших на работу?

а) в первый день работы;

б) не позднее недельного срока после начала работы;

в) не позднее месяца с начала работы.

44. Делается ли соответствующая запись в трудовой книжке при смене названия предприятия?

а) да; б) нет.

45. Закончите начатое предложение: Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания до:

а) передачи на исполнение;

б) подшивки в дело;

в) завершения исполнения или отправки.

46. В какой срок должна производится обработка документов и передача их исполнителям?

а) в день поступления документов в организацию;

б) в трехдневный срок после поступления документов в организацию;

в) в недельный срок после поступления документов в организацию.

47. Какие этапы проходят исходящие документы?

а) составление проекта документа;

б) регистрация;

в) прием и первичная обработка;

г) контроль за исполнением.

48. Регистрационно-контрольные карточки используются:

а) для контроля движения внутренних документов;

б) для записи информации;

в)  для регистрации входящих, исходящих, внутренних документов.

49. В каких случаях удобнее использовать журнальную форму регистрации документов?

а) при большом документообороте;

б) при малом документообороте.

50. В каких документах рядом с регистрационным номером указываются буквы «Л» или «К»?

а) в актах;

б) в докладных записках;

в) в приказах по основной деятельности;

г) в приказах по личному составу;

РЕКВИЗИТ 01 – ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственный Герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации". 1

Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках: 6

  • федеральных конституционных законов и федеральных законов;
  • указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
  • постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
  • постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
  • постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
  • решений Конституционного Суда Российской Федерации;
  • решений Верховного Суда Российской Федерации;
  • решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
  • Президента Российской Федерации;
  • Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
  • Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
  • Правительства Российской Федерации;
  • Конституционного Суда Российской Федерации;
  • Верховного Суда Российской Федерации;
  • Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках: 7

  • Администрации Президента Российской Федерации;
  • полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;
  • федеральных органов исполнительной власти;
  • Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
  • Следственного комитета Российской Федерации;
  • Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
  • Счетной палаты Российской Федерации;
  • Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
  • Центрального банка Российской Федерации.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках: 8

  • Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
  • органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;
  • органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;
  • федеральных судов;
  • органов прокуратуры Российской Федерации;
  • следственных органов и учреждений Следственного комитета Российской Федерации;
  • дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

РЕКВИЗИТ 02 – ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. 1

Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

Например:

Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом Москвы от 11 июня 2003 г. № 39 "О гербе города Москвы" и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми допускается использовать изображения герба города Москвы на бланках следующих документов:

в многоцветном варианте:

  • законов города Москвы;
  • постановлений Московской городской Думы;
  • указов и распоряжений Мэра Москвы;
  • постановлений и распоряжений Правительства Москвы;
  • решений Уставного суда города Москвы;
  • Мэра Москвы, Московской городской Думы, Правительства Москвы.

в одноцветном варианте:

  • правовых актов иных органов исполнительной власти города Москвы и их должностных лиц;
  • Московской городской избирательной комиссии;
  • Контрольно-счетной палаты Москвы;
  • Уполномоченного по правам человека в городе Москве;
  • мировых судей города Москвы;
  • иных государственных органов города Москвы и их должностных лиц.

Что содержит в себе реквизит 16

Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. 1

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. 2

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. 3

Например:

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. 7

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

  • акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);
  • задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);
  • инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;
  • номенклатура дел организации;
  • нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);
  • отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);
  • перечни (должностей, предприятий, документов и др.);
  • планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);
  • положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);
  • программы (проведения работ, командировок и т.д.);
  • расценки на производство работ;
  • регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);
  • сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);
  • структура и штатная численность;
  • тарифные ставки;
  • формы унифицированных документов;
  • штатное расписание. 8

Что содержит в себе реквизит 17

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. 1

Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. 2

Например:

Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с ЗАО "Термика" к 05.04.2009 Личная подпись Дата

При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции. 3

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. 4

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 5 Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

Что содержит в себе отметка о поступлении в организацию, какой реквизит?

РЕКВИЗИТ 29 – ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). 1

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. 2

Распорядительные документы

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. 1 Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. 2

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. 3

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. 4

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. 5

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

  • правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
  • правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
  • правовые акты организаций, учреждений, предприятий. 6

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

  • необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
  • необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации. 7

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

  • документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
  • документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. 1

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой. 2

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляютсятелеграммы, телефонограммы и др. 3

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. 4

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. 5

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. 6

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. 7

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. 8

В письмах используют следующие формы изложения текста:

  • от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
  • от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
  • от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным"). 9

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. 10

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

  • письмо оформляется на должностном бланке;
  • письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. 11

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение "господа", либо добавление к имени и отчеству определения "уважаемый". 12

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. 13

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. 14

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. 15

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательнымиреквизитамиписьма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

Напишите автобиографию

Автобиография - это повествование в свободной форме, где учился, где работал и т.д. Автобиография нужна при трудоустройстве, поступлении ну учёбу, службу, а также в других отраслях, для информировании организации, учреждения, или фирмы о человеке, его жизни в определённый период времени. В основном в автобиографии описывается весь период жизни человека, но в виде исключений бывает автобиография за несколько лет. Например время службы в вооруженных силах, или проживание в другой стране.

Начинается автобиография из того, что Вы представляетесь, пишете Вашу фамилию имя и отчество, указываете год рождения, в каком месте были зарегистрированы. Выглядит это всё примерно так: "Я - Иванов Иван Иванович, 1981 года рождения, проживающий по адресу: г. Иваново, ул. Строителей, 14."

Ваше образование. После того как Вы представились, желательно сразу указать информацию о своем образовании в порядке его получения, так как в начале жизни каждого человека идёт всегда образование, а уж после работа. В зависимости от того с какой целью пишется автобиография, в ней может указываться общее школьное образование. Но, зачастую, описание начинают всё же со специального образования, при этом указывают года учебы, как называлось учебное заведение, какую специальность Вы там получили.

Далее указывают получение первичной специализации, курсы повышения квалификации, курсы усовершенствования, тренинги, семинары. В автобиографии обязательно нужно указать в каком году было получено дополнительное образование, или тему семинаров, курсов, тренингов

Опыт работы Вторичным информационным блоком автобиографии, должна быть информация о Вашем опыте работы. Нужно начать с самого первого места работы (название учреждения, организации, фирмы и т.д.) и постепенно перечислить все последующие места. Также необходимо указать год приема, на какой должности работали, какие обязанности выполняли.

Затем в автобиографии нужно дать информацию о повышениях по службе, поощрениях, наградах, изменении специальности или должностных обязанностей. Если Вам кроме основных обязанностей на период отпуска, или болезни своего непосредственного руководителя приходилось исполнять его обязанности, то обязательно укажите и это.

Если у Вас помимо основной работы есть другие обязанности, например: ведёте преподавательскую деятельность, или читаете лекции, укажите и эту информацию в вашей автобиографии.

В автобиографии, кроме учёбы и работы можно указать свой состав семьи. В конце автобиографии также нужно указать общий стаж вашей работы.

Составьте резюме

Что такое документ

Документ (от лат. documentum - образец, свидетельство, доказательство), материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная лента и т.п. Д. могут содержать тексты на естественном или формализованном языке, изображения, звуковую информацию и др. По содержанию Д. делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

Д. могут быть первичными и вторичными (реферат, аннотация, обзор и т.д.). Виды обработки Д. делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, размножение, микрофильмирование). В информатике разрабатываются способы автоматизации обработки Д., использующие хранение Д. в памяти ЭВМ (см. также Запись и воспроизведение информации).

Виды доверенностей

Круг предоставляемых полномочий может быть как широким, так и весьма ограниченным. В зависимости от этого доверенности подразделяются на три категории:

1. генеральная (общая), предоставляющая право осуществлять любые законные действия от имени юридического лица, выдавшего доверенность, или распоряжаться всем имуществом физического лица – доверителя;

2. специальная - дающая полномочия на совершение от имени доверителя в течение определенного времени ряда однородных действий (например, доверенность на судебное и арбитражное представительство, обычно выдаваемая юрисконсульту предприятия, или экспедитору - на получение грузов, поступающих в адрес организации);

3. разовая, дающая право на совершение от имени доверителя одного конкретного юридического действия, например, на заключение с третьим лицом договора купли-продажи квартиры.

Так как выдача доверенности является сделкой, к лицу, ее совершающему, предъявляются все требования, существующие в законодательстве в отношении лиц, участвующих в сделках вообще. Так, лицо, выдающее доверенность (т.е. совершающее сделку), должно быть субъектом гражданского права, т.е. физическим или юридическим лицом, обладающим гражданской право- и дееспособностью.

Что такое дубликат

Дубликат (лат. duplicatus - «удвоенный») - копия, второй или следующий экземпляр документа, предмета.

Цель изготовления - замена подлинника. При определённых условиях иногда требуется не один, а несколько идентичных экземпляров вещи (ключи, копии накладных).

Иногда используется в криминальных целяx - для незаконного получения права доступа к чему-либо (квартиры, банковскому счёту и так далее).

Как правило не изготовляются серийно, так как требует ручной доводки.

Обратите внимание

Резолюцию выносит руководитель, но и секретарю необходимо знать некоторые особенности принятия решений, которые находят свое выражение в резолюции. Их можно сформулировать следующим образом:

Способ выполнения поручения, данного в резолюции, можно не указывать, если исполнителю доверяют самостоятельный выбор способа выполнения задания;

Если выбор способа исполнения поручения исполнителю доверять нельзя или это не желательно по каким-либо причинам, в резолюции следует конкретизировать, что и как должен делать исполнитель;

Следует стремиться к тому, чтобы у задания, данного в резолюции, был только один исполнитель, соисполнители нужны только в тех случаях, когда поручения затрагивают интересы разных подразделений;

Резолюция должна быть понятна исполнителю, она должна исключать возможность разночтений и быть исчерпывающей, чтобы исключить возможность обращения к руководителю за разъяснениями.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. 1

Текст сопроводительного письма начинается словами: "Представляем Вам…" (в вышестоящую организацию), "Направляем Вам…" (в подведомственную организацию), "Высылаем Вам…" (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение: "В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…", "В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…", "В подтверждение нашей договоренности высылает Вам…". 2

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения. 3

Сопроводительное письмо оформляется на бланке письма.

Обязательнымиреквизитамисопроводительного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, отметка о наличии приложений.

ПРОТОКОЛ

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. 1

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.). 2

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). 3

Протоколы составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. 4

Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание. 5

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. 6

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации. 7

Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол общего собрания акционеров...).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. 8

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается). 9

Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. 10

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О", "Об", печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами. 11

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:...
ВЫСТУПИЛИ:...
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):... 12

В разделе "СЛУШАЛИ" приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается". 13

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. 14

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. 15 Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. 16

Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. 17

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал. 19

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. 20

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. 21

Примеры оформления полного и краткого протокола приводятся в приложении 16 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления. 22

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. 23 Например: 16-17.06.2010 или 16.06.2010-17.06.2010.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. 24

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства. 25

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Службы делопроизводства. 26

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. 27

Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. 28

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – "ПРОТОКОЛ", на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа) или на стандартном листе бумаги формата А4.

Обязательнымиреквизитамипротокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Нормативными правовыми актами могут устанавливаться дополнительные требования к некоторым видам протоколов, которые необходимо учитывать при их составлении и оформлении.

Например, при составлении протоколов заседаний совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества должны учитываться требования, установленные следующими нормативными правовыми актами:

  • Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах";
  • Кодекс корпоративного поведения, одобренный на заседании Правительства Российской Федерации от 28 ноября 2001 г. (протокол № 49), рекомендованный к применению распоряжением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 31 мая 2002 г. № 17/пс.

Какие реквизиты относятся к 01 и 02 и на каких документах они размещаются.

К общим реквизитам относятся все сведения о предприятии, по которым его деловые партнеры, а также любые другие юридические и физические лица могут идентифицировать его. К таким реквизитам относятся полное и сокращенное фирменное наименование, организационно-правовая форма, и, если есть, наименование вышестоящей организации.
Все банковские реквизиты имеют свою расшифровку, и каждая цифра в них имеет свое значение. Эту расшифровку можно узнать по специальным справочникам.

В общие сведения о предприятии включаются и сведения о государственной регистрации, подтверждающие легитимность данной компании. К этой группе сведений можно отнести дату государственной регистрации, номер свидетельства о государственной регистрации юридического лица, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) и, при необходимости наименование того органа, где эта регистрация была осуществлена. Этим органом является территориальное подразделение государственной налоговой инспекции, где данное предприятие поставлено на учет.

Такой реквизит, как код ОГРН также должен указываться во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.

И, конечно, еще одним важным реквизитом является юридический и фактический адрес предприятия, а также его контактные телефоны, адрес электронной почты и адрес сайта в интернете, если он имеется, должность, фамилия и инициалы руководителя.

Банковские реквизиты предприятия

В понятие «реквизиты предприятия» входят и реквизиты банковского счета, который должен быть открыт у любого юридического лица для осуществления безналичных финансовых операций, а также для зачисления и списания наличных денежных средств. В перечень банковских реквизитов, кроме наименования предприятия, входят:
- двадцатизначный номер расчетного счета;
- наименование банка с указанием его местоположения;
- БИК банка – уникальный девятизначный идентификационный код банка, который присваивается ему Центробанком;
- корреспондентский двадцатизначный счет – специальный счет, также присваиваемый Центральным банком.
Реквизиты предприятия указываются на его фирменном бланке и частично – на печати.

К банковским реквизитам относятся также идентификационный номер налогоплательщика – ИНН и коды КПП и ОКПО. КПП – девятизначный код постановки на учет, по коду ОКПО определяется вид деятельности, осуществляемый этой компанией.

На протяжении своей жизни мы очень часто оформляем различные документы. И сразу встает вопрос: «Как их правильно оформить?»

Это мы делаем когда:


  • покупаем или продаем ;

  • едем заграницу с детьми;

  • оформляем ;

  • поступаем ;

  • решаем вопросы в суде;

  • поступаем учиться;

  • женимся, выходим замуж и т.д.

Кстати, показателем уровня нашей культуры является то, как мы оформляем свои документы, в каком состоянии находятся их оригиналы. Все перечисленные выше действия подразумевают сбор определенного пакета документов. В этот пакет в обязательном порядке во всех случаях входят следующие документы:


  • паспорт;

  • идентификационный код;

  • свидетельство о рождении;

  • право собственности на квартиру;

  • медицинские справки;

  • заявление;

  • аттестаты;

  • автобиография.

Прежде чем формировать пакет документов и приступать к сбору , необходимо уточнить в учреждениях, что именно нужно.

Собранные документы, чаще всего это различные справки, выданные разными учреждениями (больница, школа, загс, нотариус) на готовых бланках. А вот заявление вам придется самостоятельно.

Если заявление оформляется вручную, желательно написать его на стандартной бумаге А4 формата. Справа в углу написать адресат, к кому направлено ваше обращение и ваши данные:


  • фамилия, имя, отчество;

  • адрес;

  • телефон.

Если пишите биографию, начинайте со своего имени, фамилии, отчества и описывайте самые значительные события своей жизни:


  • год, число, месяц и место рождения;

  • годы учебы в школе;

  • дальнейшее обучение после школы;

  • стаж работы;

  • награды (если таковые имеются);

  • семья, дети;

  • общественная работа.

На компьютере документы набираются и распечатываются тоже на бумаге формата А4. Желательно использовать шрифт Times New Roman, размер шрифта– 12-14 пунктов, полуторный межстрочный интервал. Чтобы текст красиво смотрелся, лучше разместить его по всей ширине листа, установить «красную строку» в 1 см. Слева отступить 2,5 см, чтобы документ можно было подшить.

Если правильно и с творчеством подойти к оформлению документов, это не будет утомлять и раздражать. На общение с чиновниками можно вполне позитивно настроиться и получить от этого удовольствие.

Видео по теме

Раздел для адресов и реквизитов сторон - обязательная составная часть каждого договора, дополнительного соглашения и любого другого документа, регламентирующего деловые взаимоотношения контрагентов. Необходимо включать их также в выставляемые счета. От правильности заполнения реквизитов зависят взаиморасчеты сторон: из-за хотя бы одной неправильной буквы или цифры платеж просто не пройдет.

Вам понадобится

  • - бумага;
  • - компьютер;
  • - доступ в интернет;
  • - учредительные и банковские документы.

Инструкция

Начните заполнение раздела для адресов и реквизитов с наименования фирмы (или предпринимателя) или персональных данных физического лица. Название фирмы оптимально использовать полное и в скобках указывать сокращенное. Физическому лицу следует указать фамилию, имя и отчество.

Укажите после названия фирмы ее юридический адрес с индексом. Оговорка, что адрес является юридическим, необходима и при размещении фирмы по нему же. При наличии фактического адреса тот указывается ниже с соответствующей оговоркой. Физические лица сначала указывают паспортные данные: номер, серию, кем и когда выдан. Затем - адрес регистрации по месту жительству с индексом. При проживании по другому адресу тот указывается с пометкой, что это адрес фактического проживания.

Впишите ОГРН юридического лица или ИП. Он содержится в свидетельстве о государственной регистрации. Затем ИНН, который можно увидеть в свидетельстве о его присвоении. Физические лица указывают ИНН и номер свидетельство государственного пенсионного страхования.

Перечислите банковские реквизиты для перевода денег. Это номер расчетного счета, наименование банка, его адрес, ИНН, БИК и номер корреспондентского счета. Самый надежный источник реквизитов - сайт вашего банка, где для них предусмотрен специальный раздел. Во избежание ошибок лучше всего копировать всю необходимую информацию оттуда и вставить в электронную версию договора. Расчетный счет также лучше скопировать из интернет-банкинга или Банк-клиента. Это позволит свести на нет вероятность ошибок и избавит от проблем и получателя денег, и бухгалтерию плательщика.

Источники:

  • как оформлять документы реквизиты

Юридические лица – предприятия, организации, разного рода учреждения и банки в ходе осуществления своей деятельности находятся в постоянном общении друг с другом. Деловое общение осуществляется посредством самых разных документов: писем, запросов, требований, платежных поручений и пр. Юридическую состоятельность таких документов подтверждают их реквизиты.

Какие бывают реквизиты

Реквизит – от латинского requisitum - «необходимое», это набор установленных стандартами для данного вида документов сведений и данных, без указания которых данный вид документов не будет иметь юридической силы и не может считаться основанием для совершения операций и сделок. Иными словами, как бы официально ни назывался документ, если он не имеет обязательных реквизитов, его можно считать просто бумажкой, на которую никто не обязан реагировать. Поэтому реквизиты в обязательном порядке указываются на любом документе.

Некоторые реквизиты указываются только на документах одного вида, а некоторые являются обязательными для любого делового документа. К последним относятся: название организации, дата составления документа и его наименование. В названии организации необходимо указывать его краткое и полное наименование в соответствии с учредительными документами, организационно-правовую форму. Дата составления документа указывается как в цифровой, так и в словесно-цифровой форме. Наименование документа указывается во всех случаях, исключение составляет только деловое письмо.

Кроме обязательных, используются бухгалтерские, банковские специальные реквизиты, установленные для какого-то одного вида документов. На документах бухгалтерского учета указываются: наименование и адрес предприятия; его банковские реквизиты; указание сторон сделки-участников хозяйственной операции; ее наименование, содержание и основание; стоимость сделки в денежном или натуральном выражении.

К банковским относится: номер расчетного счета предприятия; наименование банка, в котором оно обслуживается, и его адрес; код банка – БИК и его корреспондентский счет. В банковских реквизитах также должен быть указан ИНН предприятия и банка, коды КПП и ОКПО.

Размещение реквизитов в документе

Для каждого реквизита в разных видах документов предусмотрено свое поле для размещения. Состав реквизитов и требования к их оформлению в каждом случае устанавливаются стандартами. Реквизиты, состоящие и нескольких строчек, печатаются с одним межстрочным интервалом. Между собой реквизиты отделяют двумя-тремя межстрочными интервалами.

Это же относится и к бланкам документов, для которых предусматриваются и специальные требования к их изготовлению, учету и хранению, особенно к тем, на которых воспроизводится Государственный герб Российской Федерации, а также гербы субъектов РФ. Это мера необходима, поскольку указанные на бланках реквизиты делают их документом, имеющим юридическую силу, чем могут воспользоваться мошенники.