Компенсация за использование автомобиля работника: учтите все правила

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая ему специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Компенсацию за использование личного автомобиля выплачивайте тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен письменно определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или дополнительном соглашении к нему.

Помимо компенсации за использование личного имущества статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя

Да, можно. При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007. Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях

Да, может. Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

• председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);
• тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ,п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Компенсацию начисляйте ежемесячно в фиксированной сумме независимо от количества календарных дней в месяце. То есть не важно, сколько дней в месяце – 28 или 31, сумма компенсации за полный месяц должна быть одинаковой. А вот за время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Основаниями для выплаты компенсации являются приказ руководителя организации (в нем оговорен порядок использования автомобиля) и табель учета рабочего времени (в нем отражено количество дней, за которые сотруднику положена компенсация). Этих документов достаточно.

Однако при проведении проверок налоговые инспекции могут потребовать от вас предъявить путевые листы на личные машины. При этом они руководствуются письмамиМНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419иМинфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63.

В этих письмах сказано, что путевые листы подтверждают фактическое использование личного автомобиля для служебных поездок. Поэтому, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет компенсации

Компенсация за использование автомобиля работника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отражается по кредитусчета 73«Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, нужно сделать следующую запись:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 73

– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример

Приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации Кондратьеву А. С. была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок.

Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 9000 руб. в месяц.

В апреле 2015 года 22 рабочих дня. С 10 по 15 апреля Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:

9000 руб. : 22 дн. × 18 дн. = 7363,64 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73

– 7363,64 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

НДФЛ с компенсации

Компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ). При этом компания не обязана применять нормы, предусмотренныепостановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.

Объясним почему.

От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат (в пределах норм), установленных в соответствии с законодательством и связанных с исполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Главой 23 Налогового кодекса РФ нормы компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не установлены. Поэтому в данной ситуации организации следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

Статья 188 Трудового кодекса РФ, которая обязывает организацию выплачивать сотрудникам компенсации за использование личного имущества, не содержит никаких ограничений в отношении их размеров. В ней сказано лишь, что размер возмещения расходов, связанных с использованием имущества сотрудника, определяется по соглашению сторон трудового договора.

Таким образом, компенсацию за использование автомобиля сотрудника не нужно облагать НДФЛ в пределах суммы, указанной в письменном соглашении о выплате компенсации между сотрудником и работодателем.

При этом организация должна документально подтвердить обоснованность назначения и размер компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. В частности, нужно иметь документы:

• подтверждающие необходимость организации в использовании автомобиля сотрудника;
• свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику (например, копию паспорта транспортного средства);
• обосновывающие расчет суммы компенсации (например, приказ о назначении компенсации). Размер компенсации определяйте применительно к каждому сотруднику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля;
• подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации (например, приказы, путевые листы).

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина Россииот 24 марта 2010 г. № 03-04-06/6-47, от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387(доведено до сведения налоговых инспекций письмом от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15).

Ситуация: нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации, если хозяином авто является жена работника, а сам он ездит по доверенности

Если супруги получили машину в собственность после заключения брака, то речь идет о совместном имуществе (ст. 34 Семейного кодекса РФ). И значит, налог с выплаченной компенсации удерживать не надо. Какой приказ при этом можно оформить, мы показали в образце ниже.

НДФЛ придется исчислить, если супруга купила автомобиль до замужества или получила его в подарок, по наследству (не важно когда). Либо если есть брачный контракт, в котором прописано, что машина – единоличная собственность жены. Такой подход рассмотрен в письме Минфина России от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49.

Страховые взносы с компенчации

В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием их личного транспорта, не облагается страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспорта для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.

Добавим, что нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, предназначены лишь для расчета налога на прибыль Для целей уплаты страховых взносов они неприменимы.

Налоговый учет компенсации

Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшит налогооблагаемую прибыль только в пределах норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Нормы расходов на выплату компенсаций установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля.

Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленныепостановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, нельзя включить в расходы. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). И доказать иное не получится даже в суде.

Добавим, что в бухгалтерском учете сумма компенсации признается в расходах в полной сумме без каких-либо ограничений. Из-за этого возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02). Если, конечно, ваша компания применяет в своей работе это ПБУ.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного грузового автомобиля (микроавтобуса) сотрудника

Да, можно. За использование личного имущества сотрудника в служебных целях организация должна выплатить ему компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Данное правило в полной мере относится не только к легковым, но и к грузовым автомобилям.

В отношении легковых автомобилей компенсация за их использование в служебных целях учитывается при расчете налога на прибыль в пределах норм. Они установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.

Расходы на выплату компенсации за использование личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) сотрудников главой 25 Налогового кодекса РФ не предусмотрены. Однако это не значит, что их нельзя учесть.

Дело в том, что перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, является открытым (ст. 264 НК РФ). Поэтому при соблюдении всех необходимых условий компенсации сотрудникам за использование их личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) в служебных целях можно учесть при расчете налога на прибыль в полном объеме. То есть в размерах, согласованных сторонами трудового (коллективного) договора (ст. 188 ТК РФ). Основание –подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Но справедливости ради следует отметить, что ранее в отношении компенсации за использование микроавтобуса специалисты Минфина России указывали на то, что подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ позволяет включить в расходы только компенсацию за использование личного легкового автомобиля сотрудника (письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. № 03-03-06/1/293).

При этом в упомянутом письме ничего не сказано о возможности учесть в расходах компенсацию за использование микроавтобуса на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Однако в связи с выходом более поздних разъяснений финансового ведомства, позволяющих учесть в расходах компенсацию за использование видов транспорта, отличных от легкового (письмо от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150), при отнесении к расходам компенсации за использование микроавтобуса организация может руководствоваться именно ими. Однако претензии проверяющих, к сожалению, не исключены.

Совет: при использовании личного автомобиля сотрудника организация также вправе заключить с ним договор аренды транспортного средства. В этом случае вместо компенсации сотруднику нужно будет выплатить арендную плату. Она в полном объеме уменьшит налогооблагаемую прибыль (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. № 03-03-06/1/293).

И при методе начисления, и при кассовом методе моментом признания в налоговом учете расходов в виде компенсации за использование личного автомобиля будет дата перечисления денег с расчетного счета (выплаты из кассы) (подп. 4 п. 7 ст. 272, п. 3 ст. 273 НК РФ).

Пример

В феврале 2015 года сотруднику ООО «Альфа» Кондратьеву А. С. была начислена и выплачена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок.

Сумма компенсации составляет 3000 руб. в месяц. Размер компенсации установлен с учетом затрат сотрудника на содержание машины, приобретение бензина и т. п. (приказ о назначении компенсации). Объем двигателя автомобиля – 2500 куб. см.

Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 0,4 процента.

Детей у Кондратьева нет. Поэтому стандартные налоговые вычеты ему не предоставляются.

«Альфа» платит налог на прибыль ежемесячно, применяя при этом метод начисления.

Норма компенсации для автомобилей с объемом двигателя больше 2000 куб. см составляет 1500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92).

В пределах этой суммы компенсация уменьшит налогооблагаемую прибыль организации. Сверхнормативная сумма компенсации в размере 1500 руб. (3000 – 1500) не повлияет на расчет налога на прибыль. А вот в бухучете можно учесть в расходах всю сумму начисленной компенсации. Как следствие, в учете возникнет постоянное налоговое обязательство.

При расчете НДФЛ бухгалтер «Альфы» не применяет нормы постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Поэтому вся сумма компенсации (3000 руб.) НДФЛ не облагается.

Компенсация в пределах сумм, установленных приказом на ее выплату (3000 руб/мес.), не облагается взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В феврале 2015 года бухгалтер организации сделал в бухучете следующие проводки:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73

– 3000 руб. – начислена компенсация за использование автомобиля для служебных поездок;

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

– 300 руб. (1500 руб. × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство, возникшее из-за превышения фактической суммы компенсации над нормами, установленными налоговым законодательством для расчета налога на прибыль.

Ситуация: можно ли уменьшить налогооблагаемую прибыль на расходы, связанные с приобретением ГСМ, если организация возмещает сотруднику эти расходы помимо компенсации за использование личного автомобиля, предусмотренной постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Организация применяет общую систему налогообложения

Нет, нельзя. Нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, уже включают в себя и компенсацию износа имущества, и возмещение расходов по его эксплуатации. Таким образом, организации вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму компенсации в пределах этих норм.

Чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, вместо выплаты компенсаций заключите с сотрудником договор аренды транспортного средства. В этом случае затраты на ГСМ можно включить в расходы при налогообложении прибыли и когда они включены в арендную плату, и когда оплачиваются отдельно.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование автомобиля сотрудника, если он распоряжается им по доверенности

По общему правилу можно. Подпункт 11пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ позволяет уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму компенсации за использование личного автомобиля. Требований о том, чтобы сотрудник при этом обязательно был собственником автомобиля, глава 25 Налогового кодекса РФ не содержит.

Однако из этого правила есть исключение. Если сотрудник распоряжается по доверенности автомобилем, который принадлежит организации или ее собственнику (учредителю, участнику, акционеру), то компенсацию за использование такого транспортного средства учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Это связано с тем, что в данной ситуации сотрудник фактически не несет расходов, связанных с использованием и содержанием автомобиля. А значит, выплата компенсации является экономически необоснованной (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150.

Упрощенка. Если организация выбрала объектом налогообложения доходы, то расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не уменьшают единый налог. При данном объекте налогообложения не учитываются никакие расходы, в том числе расходы по зарплате и иным выплатам сотрудникам организации (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в состав расходов, уменьшающих налоговую базу. Но только в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Затраты признавайте только после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Предельный размер компенсаций, которые можно учесть при налогообложении организациям на упрощенке, установлен тем же постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Как мы уже говорили раньше, нормы расходов на выплату компенсации зависят от объема двигателя легкового автомобиля. Напомним их еще раз. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.

Суммы компенсаций, превышающие данные нормативы, нельзя включить в расходы организации. Следовательно, они не уменьшат налоговую базу по единому налогу при упрощенке (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация: можно ли при расчете единого налога с разницы между доходами и расходами учесть компенсацию за использование личного грузового автомобиля сотрудника. Организация применяет упрощенку

Нет, нельзя.

Перечень расходов, которые уменьшают налоговую базу по единому налогу, закрыт (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Он позволяет учесть при налогообложении только те компенсации, которые выплачены за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов (в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92). На этом основании компенсации за использование личных грузовых автомобилей в расходы включить нельзя.

Чтобы заплатить сотруднику деньги за пользование его личным грузовым автомобилем, заключите с ним договор аренды транспортного средства. В таком случае вместо компенсации сотруднику нужно будет выплатить арендную плату. Она в полном объеме уменьшит налогооблагаемые доходы организации при расчете упрощенного налога (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

ЕНВД Налоговую базу плательщиков ЕНВД расходы на выплату компенсаций за использование личного автомобиля сотрудника не уменьшают (ст. 346.29 НК РФ). Ведь величина ЕНВД от реальных доходов или расходов никак не зависит.

Общая система + ЕНВД. Сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника учитывайте по правилам того налогового режима, в котором занят сотрудник.

Если сотрудник занят в обоих видах деятельности организации, компенсацию нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Это связано с тем, что при расчете налога на прибыль расходы, относящиеся к деятельности на ЕНВД, учесть нельзя.

Работник, который систематически использует собственный автомобиль для выполнения служебных обязанностей, должен знать, какая компенсация расходов за использование личного автомобиля предусмотрена и на каких условиях ему положена. В этом вопросе есть много нюансов, о которых мы подробнее поговорим в статье.

Компенсировать или нет

Организация обязана компенсировать затраты на обслуживание машины, если она используется в служебных целях (ГСМ, амортизация автомобиля, парковка). Для этого необходимо прописать данный пункт в должностной инструкции или взять письменное заявление работника, где будут указаны пункты о необходимости использования своего транспорта для выполнения служебных обязанностей. В свою очередь, в организации должен быть издан приказ о компенсации за эксплуатацию личного транспорта работника, образец которого можно найти .

Оплатить затраты работника на машину, которая была использована на благо организации, должна, соответственно, сама организация. Варианты оплаты расходов на автомобиль прописаны в ст. 188 ТК РФ.

Варианты компенсации:

• Выплата компенсации за использование личного транспорта в служебных целях на основании ТК РФ.
• Оформление с работником договора аренды на личный автомобиль.
• Оформление ссуды, которая в результате является безвозмездным пользованием автомобиля.

Как компенсировать

Рассмотрим наилучший для обеих сторон вариант компенсации расходов предприятия и минимизации налогового бремени.

Иногда используется договор ссуды, но это самый невыгодный вариант, так как, безвозмездно взяв в эксплуатацию автомобиль, вам придется в итоге признать его в качестве дохода, на который положен налог. Подробнее – в ст. 250 НК РФ. При этом размер данного дохода высчитывается на основании рыночной стоимости и должен быть подтвержден независимой оценкой.

Что касается варианта использования личного имущества со взятием его в аренду, то он гораздо лучше предыдущего. Соглашение аренды личного транспорта сотрудника более выгодно для обеих сторон. Кроме того, оформить необходимые документы намного легче и быстрее, как и выплачивать собственно компенсацию работнику.

Но наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе. Можно привести наглядный пример. Предприятие выделяет работнику денежные средства как компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях. Сумма за полный месяц составляет 5000 рублей. Если сотрудник работает неполный месяц, сумма выплачивается пропорционально отработанному времени. Например, с 10 января 2017 года он ушел в отпуск на 2 недели и вернулся на работу 25 числа. В январе – 21 рабочий день, из которых работник был на рабочем месте 7 дней.

Наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе фиксированной суммой.

Расчет компенсации: 5000 / 21 дн. х 7 дн. = 1 667 рублей должно быть выплачено по итогам месяца.

Оформление компенсации

Для правильного оформления компенсации расходов за эксплуатацию личного транспорта сотрудника предприятию нужны документы:

• Оформленное соглашение с сотрудником с прописанными условиями на использование его личного транспорта в целях компании. В нем необходимо указать размер денежной компенсации и порядок выплаты, срок выплат, технические характеристики автомобиля (объем двигателя, легковой либо грузовой автомобиль, марку, год выпуска машины и его государственный номер).
• Документы сотрудника на автомобиль, который будет использоваться в служебных целях, а также страховка ответственности (ОСАГО), копия ПТС.
• Нормальный документ – приказ собственника предприятия о компенсации на прописанных условиях.
• Путевые листы с реальным маршрутом проезда автомобиля, чеки АЗС, бухгалтерский отчет с расчетами растрат на ГСМ, счета на амортизацию и ремонт автомобиля и остальные бумаги, подтверждающие оплату автомобиля, который используется в рабочем режиме.

Кроме того, желательно в должностной инструкции сотрудника прописать обязанности, которые предполагают регулярные поездки в служебных целях: посещение торговых точек, выезд на встречи к клиентам, доставку товаров или корреспонденции, транспортировку других сотрудников на встречи. Счета на оплату компенсации следует подавать директору на подпись ежемесячно для контроля финансовых затрат организации.

Компенсация за транспорт и налоги

В том случае, если на предприятии работник использует свой личный транспорт для реализации служебных заданий, которые согласованы с руководством, необходимо этот момент указывать в бухгалтерских документах. Налогообложение при этом касается не всей суммы компенсации, а только суммы в пределах законного норматива, независимо от того, какая это организация, с упрощенной или общей системой налогообложения. Подробнее – в ст. 264 и 346.16 НК РФ. Чтобы было проще считать и осуществлять страховые взносы, многие организации устанавливают размер компенсации в границах с учетом норм налогообложения.

Нормативы компенсаций, в основном, зависят от объема двигателя транспорта. Подробнее это описано в Постановлении Правительства РФ № 92 :

• Легковые автомобили (объем двигателя до 2 тыс. куб.) – 1 200 руб.
• Автомобили с объемом двигателя больше 2 тыс. куб. – 1 500 руб.
• Мотоциклы – 600 руб.
• Грузовые автомобили зачастую оплачиваются в полной мере, и учитывается полная сумма компенсации.

В 2017 году компенсация с расходов осуществляется только после оплаты, в соответствии со ст. 272 НК РФ.

Компенсация расходов за ГСМ

Подробная информация на данную тему представлена в письмах от Министерства финансов РФ № 03-03-06/1/39239 и № 03-03-01-02/140 . Например, компенсация за использование личного транспорта работника составляет 1 300 рублей в месяц. Кроме этого, идет возмещение ГСМ – 3 000 рублей + затраты на амортизацию или ремонт автомобиля. Таким образом, в налоговых расходах учитывается только 1 300 рублей основных затрат на компенсацию. При этом НДФЛ с такого рода компенсации не надо удерживать. Налогообложение при этом можно не учитывать.

НДФЛ с компенсации удерживать не нужно. От налога ее освобождает ст. 217 НК РФ. Однако не стоит забывать о том, что необходимо указать требуемую величину, которая зафиксирована в соглашении трудового договора.

Страховые взносы также не начисляются, так как отчисления идут только из оговоренной в соглашении суммы. Подробнее – в письме № 30-21/10260 .

Компенсировать пользование личным авто сотрудника компания может в любом размере, однако зачастую в статье расходов ставится стандартная сумма. Дополнительные расходы на амортизацию автомобиля и ГСМ, как правило, в компенсации не учитываются. Учитывать их следует отдельно, в базе по налогу и прибыли. На законодательном уровне не установлены требования по расходам ГСМ и четко не прописано, что они должны быть включены в компенсацию за использование личного автомобиля. В соответствии с Трудовым кодексом идет разделение компенсации и непосредственно возмещаются расходы.

1. Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

2. Можно ли учесть компенсацию за использование личного автомобиля в расходах по налогу на прибыль и УСН.

2. Компенсировать использование личного транспорта сотрудникам целесообразно в том случае, когда суммы компенсации ненамного превышают нормы расходов, учитываемые при расчете налога на прибыль и при УСН, то есть 1 200 – 1 500 рублей в месяц. Если же выплаты более значительные, то работодателю стоит задуматься над альтернативными вариантами решения «транспортного вопроса», например, либо . Их мы обязательно рассмотрим в следующих статьях.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

Законодательные и нормативные акты:

1. НК РФ (часть 2)

2. Федеральный Закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»

3. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

Кодексы, Федеральные законы, Постановления Правительства РФ опубликованы на http://pravo.gov.ru/

4. Определение ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14 по делу N А76-24083/2012

С Решениями ВАС РФ можно ознакомиться на http://kad.arbitr.ru/

♦ Рубрика: , .

Нормы компенсаций за использование личных автомобилей

Нормы расходов организаций на выплату
компенсаций за использование личных автомобилей
(личного транспорта)

Внимание!

• Нормы расходов на компенсацию за использование личного транспорта уже включают в себя все затраты , связанные с его использованием в служебной деятельности (ГСМ, ремонт, техобслуживание, мойку и т.д.). Таким образом, никакие сверхнормативные суммы компенсации за использование личного транспорта и возмещения расходов не уменьшают налогооблагаемую базу ни по налогу на прибыль, ни по единому налогу для УСН.
• В налоговых расходах можно учесть сумму компенсации за использование личного автомобиля, начисленную сотруднику только за те дни, когда автомобиль фактически использовался в служебных целях. То есть, если компенсация установлена в твердой сумме за месяц, а работник в течение месяца находился на больничном, в отпуске и т.д., то к налоговому учету можно принять лишь часть компенсации, рассчитанную за фактически отработанные дни.
• Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях уменьшает налогооблагаемую базу только при наличии всех подтверждающих документов, оформленных надлежащим образом.
• На сумму компенсации не начисляются страховые взносы и не удерживается НДФЛ.
• Путевой лист?
  Налоговый Кодекс РФ напрямую не выдвигает требование оформления путевых листов для выплаты компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях. По мнению контролирующих органов организация должна вести учет служебных поездок в путевых листах. Именно путевые листы являются подтверждением фактического использования имущества в интересах работодателя (Письмо Минфина РФ от 27.06.2013 г. №03-04-05/24421). Сам по себе приказ руководителя об установлении компенсационных выплат не является первичным учетным документом (ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете») и его будет недостаточно для подтверждения реально понесенных работником затрат. Но, если у налогоплательщика будут иные документы, подтверждающие расходы (например, отчеты работника с приложенными чеками, журнал учета служебных поездок с указанием времени, цели поездки и пр.), то отсутствие путевых листов не будет являться основанием для отказа в признании компенсационных расходов.

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 2 июля 2013 г. N 563 О ПОРЯДКЕ

Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием.
2. Установить предельные размеры компенсации за использование личного транспорта в служебных целях согласно приложению.
3. Министерству финансов Российской Федерации давать разъяснения по вопросам, связанным с применением Правил, утвержденных настоящим постановлением.
4. Установить, что финансовое обеспечение расходных обязательств Российской Федерации, связанных с реализацией настоящего постановления, осуществляется в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных федеральным государственным органам в федеральном бюджете на обеспечение их деятельности на соответствующий финансовый год.
5. Признать утратившими силу:
постановление Правительства Российской Федерации от 20 июня 1992 г. N 414 "О нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях" (Российские вести, 1992, N 24);
постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 24 мая 1993 г. N 487 "О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1993, N 22, ст. 2031);
пункт 1 изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 г. N 1045 "Об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 52, ст. 7104).

Председатель Правительства
Российской Федерации
Д.МЕДВЕДЕВ

Утверждены
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 2 июля 2013 г. N 563

ПРАВИЛА
ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНЫМИ
ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ГРАЖДАНСКИМИ СЛУЖАЩИМИ ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТА
(ЛЕГКОВЫЕ АВТОМОБИЛИ И МОТОЦИКЛЫ) В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ
И ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ С ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ

1. Настоящие Правила устанавливают порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием указанного транспорта в служебных целях (далее соответственно - компенсация, личный транспорт, возмещение расходов) федеральными государственными гражданскими служащими, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями (далее - гражданские служащие). 2. Для получения компенсации и возмещения расходов гражданский служащий подает заявление представителю нанимателя с указанием сведений, об исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.
К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала). 3. Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в 10-дневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом: необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками; времени использования личного транспорта в служебных целях; объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности. 4. Максимальный размер компенсации в месяц не должен превышать предельный размер этой компенсации, предусмотренный приложением к постановлению Правительства Российской Федерации от 2 июля 2013 г. N 563. 5. Возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.). 6. Выплата компенсации и возмещение расходов гражданскому служащему производятся 1 раз в текущем месяце за истекший месяц на основании акта федерального государственного органа, в котором определены размеры компенсации и возмещения расходов. 7. Гражданскому служащему, которому предоставлен служебный транспорт с персональным закреплением, в случае его отказа от этого транспорта и подачи заявления о выплате компенсации и возмещении расходов устанавливается компенсация и возмещаются расходы в порядке и размерах, предусмотренных настоящими Правилами.

Бухгалтерский учет компенсационных выплат

Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля в бухгалтерском учете принимаются в полном объеме и учитываются на счетах учета затрат на производство в зависимости от целей, на которые используется данный транспорт и признаются в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация.
(п.17, п.18 ПБУ 10/99 «Расходы организации») Пример 1

Согласно условиям трудового договора ООО «Альфа» ежемесячно выплачивает работнику (менеджер по закупкам) компенсацию за использование личного легкового автомобиля
(объем двигателя - 1 400 куб. см) в размере 2 000 рублей.
Выплата осуществляется до 5 числа следующего за начислением компенсации месяца.

Бухгалтерские проводки

Дебет	Кредит	Сумма (руб.)	Содержание хозяйственной операции
В июле 2016 г.
		2 000	Начислена компенсация за использование личного автомобиля за июль 2016 г.
		160	Отражено постоянное налоговое обязательство (ПНО) Расчет: (2 000 руб. - 1 200 руб.) х 20%
		240	Начислен отложенный налоговый актив (ОНА) Расчет: 1 200 руб. х 20%
В августе 2016 г.
		2 000	Выплачена из кассы сумма компенсации работнику
		240	Погашен отложенный налоговый актив (ОНА) Расчет: 1 200 руб. х 20%

Поскольку нормируемый размер расходов, возмещаемых работнику за использование автомобиля, законодательством по бухгалтерскому учету не установлен, то в учете возникает постоянная разница и соответствующее ей ПНО (п.4,п.7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций»). Возникновение вычитаемой временной разницы и соответствующий ей ОНА обусловлено различным периодом признания компенсационных выплат. В бухгалтерском учете компенсация признается расходом в месяце начисления (по условиям примера - это июль 2016 года). В налоговом учете установлено, что расходы признаются в том периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п.1 ст.272 НК РФ).
При этом для расходов на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях существует специальная норма. В соответствии с пп.4 п.7 ст.272 НК РФ такие расходы признаются на дату перечисления денежных средств со счета или выплаты их из кассы (по условиям примера - это август 2016 года). Сумма компенсации устанавливается в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с работником и не нормируется для целей исчисления НДФЛ. Сумма компенсации, выплачиваемая работнику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ.
При этом использование личного имущества в служебных целях должно быть обусловлено должностными обязанностями сотрудника, характером его работы или подтверждено служебными заданиями.

Cхема безопасного учета выплат компенсаций
за использование личных автомобилей и налогов

Пример трудового договора

о компенсации за использование личного имущества в служебных целях

Трудовой договор № 20
г. Москва		28.01.2016
... 9. При использовании личного имущества Работника Работодатель обязан выплачивать ему компенсацию. Ее размер определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя организации. ...
13. Адреса и подписи сторон.
Работодатель: ООО «Альфа», г. Москва, ул. Михалковская, д. 20		Работник: Кондратьев Александр Сергеевич Паспорт: серия 45 04 № 718160 Выдан: ОВД Ярославского р-на г. Москвы Дата выдачи: 16.11.2004 Адрес регистрации: г. Москва, ул. Палехская, д. 124, корп. 1, кв. 78
Работодатель	А.В. Львов	Работник	А.С. Кондратьев

Пример 2

В трудовом договоре курьера Ивановой В.В. указано, что для исполнения трудовых обязанностей работник использует личный легковой автомобиль.
Ивановой В.В. представлены документы, подтверждающие право владения автомобилем. Согласно приказу руководителя компенсация за использование личного автомобиля выплачивается с 01.02.2016 в размере 1 200 руб., что соответствует норме, определенной Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
С 01.05.2016 по 16.05.2016 (15 дней) Иванова В.В. была в отпуске.

Бухгалтерские проводки

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

• амортизацию автотранспорта;
• оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо);
• техобслуживание.

Соглашение о покрытии расходов

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

• о марке транспорта работника, годе выпуска;
• о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.

Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.

В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.

Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:

1. Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
2. Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.

Налоговый учет

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Документы для оформления компенсации

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

1. Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
2. Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
3. Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
4. Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.

Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

5. Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.
6. Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.

Компенсация за использование собственного авто

Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

• Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
• Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

Аренда авто в служебных целях

Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды. За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов.

В обеих ситуациях необходимо:

1. Заключить договор аренды.
2. Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
3. Передать транспорт по акту.

Важно! Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

Бухгалтерский учет компенсации

Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 - Расходы на продажу, счет 20 - Основное производство, счет 26 - Общехозяйственные расходы).

Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

Пример. Компенсация сотруднику предприятия

ООО «Ибис» перечислило 23.07.2017 г. на зарплатную карту работника компенсацию за пользование собственным авто в размере 4000 рублей за июль 2017 г. Для отражения налога на прибыль выплата предоставлена по нормативу - 1500 рублей, т.к. объем двигателя личного транспорта выше 2000 куб.см. В бухучете будут отражены проводки:

Недостатки компенсации по фиксированной ставке

Единый размер выплат целесообразно устанавливать для служащих, чья деятельность связана с регулярными служебными поездками. Если сотрудник пользуется автомобилем несколько дней в месяц, а его компенсация неизменна, то могут возникнуть недопонимания с контролирующими органами.

Если для сотрудника утверждено фиксированное возмещение затрат — 3000 рублей в месяц, а из 21 рабочего дня маршрутные листы составлены лишь на 17, то сумма выплаты, не облагаемая НДФЛ, рассчитывается:
3000 руб. / 20 х 17 = 2550 рублей. Так считают одни представители контролирующих органов. Однако другая сторона утверждает, что сумму компенсации необходимо выплачивать независимо от фактического количества дней пользования автомобилем.

Поэтому возмещение затрат по фиксированной ставке рекомендуется предоставлять сотрудникам, использующим автотранспорт в должностных целях регулярно. В иных ситуациях лучше оформлять выплаты с помощью путевых листов и иных документов.