Способы расположения реквизитов (оформления). Основные требования к бланкам предприятия Правила размещения реквизитов в документах
ГОСТ Р 6.30-2003
Группа Т54
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Унифицированные системы документации
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Требования к оформлению документов
Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents
Текст Сравнения ГОСТ Р 6.30-2003 с ГОСТ Р 7.0.97-2016 см. по ссылке .
- Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________
ОКС 01.140.30
ОКСТУ 0006
Дата введения 2003-07-01
Предисловие
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России
ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России
2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст
3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
4 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Март 2007 г.
1 Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
2 Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
3 Требования к оформлению реквизитов документов
3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).
3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России |
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору |
|
АО "Электроцентромонтаж" |
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ |
||
Личная подпись | В.А. Степанов |
|
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН |
|
УТВЕРЖДЕНО |
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: | 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. | |||
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. | ||||
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 2 |
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 |
3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Вице-президент Ассоциации региональных предприятий | Личная подпись | А.А. Борисов |
или на бланке: | ||
Вице-президент | Личная подпись | А.А. Борисов |
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института | Личная подпись | М.В. Ларин |
Главный бухгалтер | Личная подпись | З.В. Марьяш |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора | Заместитель директора | ||
Личная подпись | Ю.Г. Демидов | Личная подпись | К.И. Игнатьев |
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии | Личная подпись | В.Д. Банасюкевич |
Члены комиссии | Личная подпись | А.Н. Сокова |
Личная подпись | А.С. Красавин |
|
Личная подпись | О.И. Рысков |
3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись | А.Г. Грязнова |
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии |
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления |
3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Личная подпись | А.С. Орлов |
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела |
|
Личная подпись | А.С. Орлов |
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Инспектор службы кадров | Личная подпись | Т.С. Левченко |
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А. Жуков
3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
4 Требования к бланкам документов
4.1 Документы изготавливают на бланках.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210297 мм) и А5 (148210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).
4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справочное)
Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное). ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(справочное)
Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации
Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации
Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации
Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица
УДК 658.516:002:006.354 | ОКС 01.140.30 | ||
Ключевые слова: организационно-распорядительные документы, состав реквизитов документов, документ, бланк, гербовый бланк, учет, регистрация, контроль, реквизит |
|||
Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
официальное издание
М.: Стандартинформ, 2007
Документы изготавливают на бланках. В эпоху печатных машинок бланки, как правило, изготавливали типографским способом. Сегодня к услугам типографии прибегают только крупные компании. В других случаях используют офисный компьютер и готовые шаблоны. К сожалению шаблоны писем, включенные в состав пакета Microsoft Office , сделаны по американским стандартам. Российские стандарты существенно отличаются. Поэтому, прежде чем садиться за изготовление собственного шаблона, рекомендуем познакомиться с российскими стандартами. О том, как изготовить собственный шаблон, будет рассказано в соответствующем разделе, посвященном приемам работы на компьютере. На нашем сайте также можно найти шаблоны различных бланков.
Российский стандарт устанавливает два формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
- 20 мм - левое;
- 10 мм - правое;
- 20 мм - верхнее;
- 20 мм - нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.
Рисунок 1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рисунок 2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
Бланк условно можно разделить на три части.
1. Шапка документа или поле штампа документа. В этой области размещаются следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа;
Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
2. Рабочее поле документа включает реквизиты:
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
3. Служебное поле документа использует следующие реквизиты:
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Реквизит 01 (02 или 03 - эмблема организации или товарный знак) располагают над серединой реквизита 08 - наименование организации. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и
дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Госстандарт также подробно описывает, как следует заполнять реквизиты документов.
Бланки документов
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Также находит применение формат А3 (297 х 420 мм), который используется для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03 - эмблема организации или
товарный знак), 08 (наименование организации) , 11 (дата документа), 14 (место составления или издания документа),.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при
необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01
(02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Бланки конкретного вида документа используются в первую очередь для оформления организационно-распорядительных документов (ОРД).
Рассмотрен предметно-цикловой комиссией специальности 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям) и иностранных языков
(подпись ПЦК)
«____»______________201__г Протокол №_____ _______________
(подпись ПЦК)
«____»______________201__г Протокол №_____ _______________
(подпись ПЦК)
«____»______________201__г Протокол №_____ _______________
(подпись ПЦК)
«____»______________201__г Протокол №_____ _______________
(подпись ПЦК)
| Пояснительная записка | |
| Практическая работа № 1 Информация и документ: понятия, свойства, структура и функции. Проведение тестирования и обсуждение его результатов. | |
| Практическая работа № 2 Оформление расчётно-денежных документов. Порядок заключения договора банковского счёта и банковского вклада. | |
| Практическая работа № 3 Составление организационно-распорядительных документов. | |
| Практическая работа № 4 Оформление гражданско-правовых договоров. | |
| Практическая работа № 5 Составление распорядительных документов. | |
| Практическая работа № 6 Транспортные договоры. Оформление договора перевозки грузов и контейнеров. | |
| Практическая работа № 7 Оформление документации предприятий железнодорожного транспорта. Договор перевозки пассажиров, багажа и грузобагажа. | |
| Практическая работа № 8 Систематизация и хранение документов. | |
| Приложение А Пример оформления практической работы Перечень рекомендуемых учебных изданий, интернет-ресурсов, дополнительной литературы |
Пояснительная записка
Методические указания по выполнению практических работ предназначены для студентов очного отделения специальности 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям).
Программой учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» на проведение практических занятий для базового уровня профессионального образования предусмотрено 16 часов.
Практические занятия проводятся в учебных кабинетах.
Продолжительность каждого занятия 2 часа.
В результате изучения дисциплины студент должен знать:
- понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства;
- основные понятия документационного обеспечения управления;
- системы документационного обеспечения управления;
- классификацию документов;
- требования к составлению и оформлению документов;
- организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел
Практические работы по дисциплине «Документационное обеспечение управления» для студентов специальности 38.02.01. Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям) помогут выработать необходимые навыки и умения. Практические работы разработаны в соответствии с рабочей программой дисциплине «Документационное обеспечение управления» для студентов специальности 38.02.01. Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
С целью повышения эффективности решения задач, в каждой практической работе предоставлен краткий теоретический материал по соответствующей теме .
Практическая работа по дисциплине «Документационное обеспечение управления» №1
Тема: Информация и документ: понятия, свойства, структура и функции. Проведение тестирования и обсуждение его результатов
Цель работы: изучить расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового и продольного бланков согласно
Продолжительность занятия : 2 часа
Ход работы:
Оснащение занятия:
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
- Измерительная линейка, карандаш.
Порядок проведения занятия:
В начале занятия следует ознакомиться со схемами расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (формуляры) углового и продольного бланков форматов А4.
Документы изготавливают на бланках. Бланк представляет собой
лист бумаги стандартного формата, на котором техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.
Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков по ГОСТ 9327-60: A4 (210 x 297) и А5 (148 x 210), с размерами полей не менее:
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
Эти поля используются для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т.п.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.
Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08.
Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов
11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).ГОСТ для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливает следующие виды бланков документов:
Общий бланк;
Бланк письма;
Бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
Место составления или издания документа (14) может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.
Задание:
На листе формата А4 изобразить схемы расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового и продольного бланков согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Рисунок 1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рисунок 2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
Контрольные вопросы :
1. Дайте определение понятия «организационно-распорядительный документ» (ОРД) и приведите классификацию этого вида документов.
2. Перечислите состав реквизитов ОРД по ГОСТ Р 6.30 – 2003.
3. Что такое «бланк документа» и какие виды бланков вы знаете?
4. Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов вы знаете? Каковы особенности их оформления?
2. Цель работы
3. Задание
5. Вывод
Практическая работа по дисциплине «Документационное обеспечение управления» №2
Тема: Оформление расчётно-денежных документов. Порядок заключения договора банковского счёта и банковского вклада.
Цель работы: приобрести навыки в составлении и оформлении унифицированного документа «Платежное поручение», руководствуясь ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
Оснащение занятия:
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
- Образцы документов
Продолжительность занятия : 2 часа
Ход работы:
Порядок проведения занятия:
В начале занятия следует повторить порядок составления и оформления унифицированного документа «Платежное поручение».
Задание:
Составить платёжное поручение на перечисление денег поставщика за полученные от него детали по счёту №84.
Исходные данные: 18 марта 2002г завод ОАО «Радуга» платёжным поручением №34 перечислил со своего расчётного счёта 108 тысяч рублей, в том числе НДС18 тысяч рублей заводу ОАО «Прибор» в оплату его счёта №84.
Реквизиты ОАО «Радуга» ИНН – 7617028930, р./с №816545214, БИК – 045030654, счёт№301018105
директор Воронин Д.А, главный бухгалтер Бутко И.В; ОАО «Прибор» ИНН – 7802114045, р/с №240780610, срок платежа 18.03.2002г
Приложение 2
к Положению Банка России
от 19 июня 2012 года № 383-П
“О правилах осуществления перевода денежных средств”
| Сумма прописью | ||||||||||||
| ИНН | КПП | Сумма | ||||||||||
| Сч. № | ||||||||||||
| Плательщик | ||||||||||||
| БИК | ||||||||||||
| Сч. № | ||||||||||||
| Банк плательщика | ||||||||||||
| БИК | ||||||||||||
| Сч. № | ||||||||||||
| Банк получателя | ||||||||||||
| ИНН | КПП | Сч. № | ||||||||||
| Вид оп. | Срок плат. | |||||||||||
| Наз. пл. | Очер. плат. | |||||||||||
| Получатель | Код | Рез. поле | ||||||||||
| Назначение платежа | ||||||||||||
Подписи Отметки банка
| М.П. |
Контрольные вопросы :
- Назовите обязательные реквизиты финансово-расчетных документов.
- Перечислите требования, предъявляемые к оформлению и содержанию финансово-расчетных документов.
- Назовите обязательные реквизиты платежного поручения.
1. Титульный лист в соответствии с СТП1.2-2005
2. Цель работы
3. Задание
4. Выполненная практическая работа в соответствии с заданием
5. Вывод
Практическая работа по дисциплине «Документационное обеспечение управления» №3
Тема: Составление организационно-распорядительных документов.
Цель работы: приобрести навыки в составлении и оформлении реквизитов организационных документов, руководствуясь ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
Продолжительность занятия : 2 часа
Ход работы:
Оснащение занятия:
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
- Образцы документов
Порядок проведения занятия:
Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с пакетом учредительных документов.
В пакет учредительных документов организаций (предприятия) входят:
1. учредительный договор;
3. положение об организации;
4. положение о структурном подразделении;
5. структура и штатная численность;
6. штатное расписание;
7. должностные инструкции.
Организационно-правовые документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.
Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации, учредительный договор, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы аппарата управления, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по ДОУ), должностные инструкции работников, правила и др.
Организационно-правовые документы проходят в обязательном порядке процедуру утверждения уполномоченным на то органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.), руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться могут организационные документы непосредственно актом руководителя, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиального органа.
Оформляются организационно-правовые документы на листах бумаги А4.
Обязательны реквизиты этих документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации”.
Требования к оформлению документов следующие:
2. наименование вида документа;
4. номер документа;
5. заголовок к тексту;
6. подпись;
7. гриф утверждения.
Датой организационного документа является дата его утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки, и разделен на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки организационно- правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами юридической службы (юристом), заместителем руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее поле деятельности.
В состав организационно-правовых документов входят учредительные документы – это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия). К учредительным документам относятся – учредительный договор и устав.
Учредительный договор - это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности.
В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.
Договоры составляются в нескольких экземплярах (по числу участников), подписываются уполномоченными лицами и удостоверяются печатями учредителей.
Порядок заключения, составления, оформления, вступления в силу и другие юридические аспекты учредительных документов регламентируются законодательством РФ.
Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом документе не оговорен другой срок.
Устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица.
Общие положения об уставе содержатся в части 1-й Гражданского кодекса РФ. Устав разрабатывается и утверждается учредителями юридических лиц. Структура устава меняется в зависимости от его разновидности, т. е. устав организации имеет отличительные особенности от устава акционерного общества. Устав предприятий, учреждений и организаций утверждается высшими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.
Организация считается утвержденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.
Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На его основании действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет бюджета. В первую очередь это органы власти и управления. Текст положения содержит следующие разделы: общую часть, основные задачи и функции, права и ответственность. При описании содержания разделов.
Структура и штатная численность – правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность.
Составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации, может быть предусмотрено уставом (положением об организации). Документ визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается заместителем руководителя по персоналу и утверждается руководителем организации.
Структура и штатная численность организации, как правило, утверждаются на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации. В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.
Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда работников организации.
В штатном расписании фиксируются следующие сведения:
1. структурное подразделение (наименование и код);
2. профессия (должность);
3. количество штатных единиц;
4. оклад (тарифная ставка);
5. надбавки;
6. месячный фонд заработной платы;
7. примечания.
Штатное расписание визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, заместителем руководителя организации, утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации с проставлением печати организации на грифе утверждения. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации “О внесении изменений в штатное расписание”.
Положение о структурном подразделении – правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия.
Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации, утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.
Обязательными реквизитами положения являются:
1. наименование организации;
2. гриф утверждения;
3. место издания;
4. наименование документа с заголовком к тексту;
6. подпись;
Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.
Текст положения о подразделениях состоит из разделов:
- Общие положения (указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется, кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати).
- Основные задачи (формируются цели, стоящие перед подразделением, или его проблемы, которые призвано решать подразделение в своей деятельности).
- Функции (устанавливается вид работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения).
- Права и обязанности (перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций).
- Ответственность (устанавливаются виды дисциплинарной, административной и при необходимости уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей).
- Взаимоотношения (регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления, в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия).
Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностная инструкция относится к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста и состоит из следующих разделов:
1) Общие положения (содержат следующий набор информации: обобщенные сведения по должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стаж работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещение во время отсутствия).
2) Должностные обязанности (устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают: участок работы, закрепленный за работником; виды работ, выполняемых работником, или перечень, курируемых объектов).
3) Права (устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных па него обязанностей; право принимать решения, давать конкретные указания по конкретному вопросу, подписывать документы в пределах компетенции; право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю; право представительства от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства; право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника; право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию).
4) Ответственность (устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника).
5) Взаимоотношения (указывается от кого, в какие сроки, и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет, с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями). Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации.
Обязательными реквизитами должностной инструкции являются:
6. наименование организации;
7. гриф утверждения;
8. название вида документа
9. заголовок к тексту;
10. место составления;
11. подпись.
Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующего данное подразделение.
Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителями службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действия которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Ознакомьтесь с унифицированными формами данных документов в приложениях.
Задание:
Составить должностную инструкцию для бухгалтера ЗАО «ЛИРА»
Павлову Н.А., директор фирмы Спиридонов А.В., остальные реквизиты укажите самостоятельно.
Образец
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Г. № _____
бухгалтера
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность бухгалтера "_____________" (далее - "организация").
1.2. Бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.
1.3. Бухгалтер подчиняется непосредственно ______________ организации.
1.4. На должность бухгалтера назначается лицо, имеющее:
1.4.2. Бухгалтер II категории: высшее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы в должности бухгалтера не менее 3 лет.
1.4.3. Бухгалтер: среднее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по учету и контролю не менее 3 лет.
1.5. Бухгалтер должен знать:
Законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности;
Формы и методы бухгалтерского учета в организации;
План и корреспонденцию счетов;
Организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета;
Порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;
Методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации;
Правила эксплуатации вычислительной техники;
Экономику, организацию труда и управления;
Рыночные методы хозяйствования;
Законодательство о труде;
Правила и нормы охраны труда.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Бухгалтер:
2.1.1. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализацию продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчетов с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т.п.).
2.1.2. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.
2.1.3. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке.
2.1.4. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.
2.1.5. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных затрат, подготавливает предложения по их предупреждению.
2.1.6. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников организации.
2.1.7. Обеспечивает руководителей, кредиторов, инвесторов, аудиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по соответствующим направлениям (участкам) учета.
2.1.8. Разрабатывает рабочий план счетов, формы первичных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, участвует в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.
2.1.9. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота, в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники, в проведении инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей.
2.1.10. Подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.
2.1.11. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.
2.1.12. Участвует в формулировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определяет возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки экономической информации.
3.1. Бухгалтер имеет право:
3.1.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
3.1.2. Повышать свою квалификацию.
3.1.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
3.1.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.1.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Бухгалтер несет ответственность:
4.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.1.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.1.3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством.
4.1.4. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в организации.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы бухгалтера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью бухгалтер может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с __________________________
___________________________________________________________________________________
(наименование, номер и дата документа)
СОГЛАСОВАНО
Юрисконсульт ____________ ___________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"___"__________ _______ г.
С инструкцией ознакомлен: _____________ ___________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"___"__________ _______ г.
Контрольные вопросы :
1. Каковы функции организационных документов?
2. Основные виды организационных документов.
3. Каковы требования к содержанию и оформлению инструкции?
- Титульный лист в соответствии с СТП1.2-2005
- Цель работы
- Задание
- Выполненная практическая работа в соответствии с заданием
- Вывод
Практическая работа по дисциплине «Документационное обеспечение управления» №4
Тема: Оформление гражданско-правовых договоров.
Цель работы: Иметь понятие о занятости, обеспечения занятости, понятия безработного.Научиться пользоваться нормативными правовыми актами в области занятости и трудоустройства
Продолжительность занятия : 2 часа
Краткие теоретические сведения .
При изучении данной темы прежде всего следует учитывать гражданско-правовая ответственность - это одна из форм государственно-принудительного воздействия на нарушителя гражданских прав, выражающаяся в наложении на него обременительных обязанностей имущественного характера с целью восстановления имущественного положения потерпевшего Гр
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа Состав реквизитов определяется ГОСТом Р 6. 30 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
01 - Государственный 02 - герб субъекта герб Российской 03 - эмблема Российской Федерации организации или товарный знак (знак 10 - наименование обслуживания) 05 - основной вида документа 09 - справочные 06 - идентификационный 08 - наименование государственный 04 - код организации данные об Состав реквизитов документа номер организации регистрационный номер 07 - код формы организации налогоплательщика/код (ОГРН) юридического лица документа причины постановки на учет (ИНН/КПП) 11 - дата документа 12 - регистрационный 13 - ссылка на номер документа регистрационный 14 - место номер и дату составления или документа издания документа 16 - гриф утверждения документа 19 - отметка о контроле 15 - адресат 17 - резолюция 18 - заголовок к тексту 20 - текст документа 25 - оттиск печати 26 - отметка о заверении копии 21 - отметка о наличии 24 - визы 22 - подпись приложения 23 - гриф согласования документа 27 - отметка об 28 - отметка об исполнителе исполнении документа и 30 - идентификатор направлении его в электронной копии дело документа 29 - отметка о поступлении документа в организацию
01 – Государственный Герб Российской Федерации (доп) Предусматривается перечень органов власти, имеющих право приводить изображение герба на бланках своих документов. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации подлежат учету. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
02 – Герб субъекта Российской Федерации (доп) Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта РФ определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, округов, городов Москвы и Санкт Петербурга. Гербы городов, автономных округов, районов РФ размещаются на бланках документов органов представительной и исполнительной власти муниципальных образований в соответствии с нормативными актами территориальных единиц.
03 – Эмблема организации или товарный знак (доп) Эмблема или товарный знак – символы, признаки, придающие эстетический вид бланку, дающие представление об адресанте, помогающие потребителю отличить товар или услугу производителя. Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации) Размещают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 06) слева.
04 – Код организации (ОКПО) (обяз) Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок при передаче данных. Код является элементом электронной идентификации документа. 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (обяз) Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица выдается налоговыми органами. ОГРН представляет собой 13 значный цифровой код. Основной государственный регистрационный номер указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием. 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ Код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (обяз) Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) выдается налоговыми органами.
04 – Код организации (ОКПО) 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ Код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Размещают на верхнем поле бланка под справочными данными организации (реквизит 09)
07 – Код формы документа (обяз) Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) ОКУД предназначен для обеспечения учета и систематизации унифицированных документов с целью сокращения количества применяемых форм документов. Код состоит из 7 знаков и контрольного числа: Устав – 02112312: 02 – класс формы; 11 – подкласс форм; 231 – регистрационный номер; 2 – контрольное число
08 – Наименование организации (обяз) Указывается наименование организации автора документа Автором документа может быть организация (юридическое лицо), структурное подразделение, должностное лицо. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенно, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Сокращенное название организации указывают, если оно закреплено в учредительных документах организации.
Наименование организаций субъектов РФ, имеющих национальный язык, печатают на двух языках и располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.
09 – Справочные данные об организации (доп) Этот реквизит содержит сведения об организации, важные при информационных контактах. Располагают справочные данные ниже реквизита наименование организации. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, адрес веб страницы организа ции в сети Интернет, номер счета в банке и т. д.); код по ОКПО; ОГРН; ИНН/КПП; код по ОКУД.
10 – Наименование вида документа (обяз) Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД Вид документа определяется его назначением и содержанием. В письме наименование вида документа не указывают. Название документов печатается большими буквами: ПРИКАЗ, АКТ, ПРОТОКОЛ и т. д. Расположение реквизита – продольное или угловое.
11 – Дата документа (обяз) Реквизит размещается в одной строке с регистрационным номером документа, которая располагается ниже справочных данных об организации, но выше ссылки на инициирующий документ. На бланке письма для отображения даты документа предусмотрены специальные ограничительные тметки. о Датой письма является дата его подписания. Она оформляется восемью арабскими цифрами в последовательности: по две цифры приходятся на день месяца и месяц, четыре цифры – на год. При этом буква «г. » после цифр не ставится.
12 – Регистрационный номер документа (обяз) Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрации подлежат все документы, создающиеся в организации и поступающие из других организаций и от частных лиц. Исключение составляют документы, не подлежащие регистрации в соответствии с перечнем, который должен входить в Инструкцию по делопроизводству.
13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа (доп) Ссылка на регистрационный номер и дату инициирующего документа проставляется в специально предусмотренные для этого на бланке письма отметки: «На № _____ от _____» . Реквизит размещают ниже регистрационного номера документа
14 – Место составления или издания документа (доп) Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно территориального деления, и этот реквизит включает только общепринятые сокращения. Место составления документа не указывается, оно включено в состав наименования организации. если
15 – Адресат (доп) При угловом расположении реквизитов на бланке письма «Адресат» размещается в верхнем правом углу на уровне наименования организации – автора документа. При продольном – для данного реквизита часто проставляют угловые ограничительные отметки.
16 – Гриф утверждения документа (доп) УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись А. Г. Цицин 15. 04. 2009 Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции, должностные инструкции, правила, акты, протоколы приобретают юридическую силу только после их утверждения. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
17 – Резолюция (доп) Резолюция, то есть указание по исполнению документа, пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает должности и фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату Резолюция пишется от руки на подлиннике документа на свободном месте между адресатом и текстом. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регист рационного омера и даты документа, к которому н резолюция относится.
18 – Заголовок к тексту (обяз) Заголовок отражает краткое содержание документа, а потому он не может быть слишком длинным (не более пяти строк) через один межстрочный интервал. Заголовок располагают ниже реквизита « 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа» от границы левого поля (без отступов).
19 – Отметка о контроле (доп) Отметка о контроле исполнения документа сигнализирует о наблюдении за доку ментом в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Отметка о контроле исполнения документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль". Располагается в правом верхнем углу документа.
20 – Текст документа (обяз) Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и простым. Изложенная информация должна трактоваться однозначно Структура письма, как правило, содержит две части: вводную и основную. Во вводной указываются причины, вызвавшие составление письма, и делаются ссылки на факты, даты, документы (кроме ссылки на реквизиты инициирующего документа, ответом на который является данное письмо). Вводная часть может начинаться словами: В связи с тем что…; Ввиду поступления с большим опозданием…; На основании приказа от… №…;
21 – Отметка о наличии приложения (доп) Отметка о наличии приложения располагается сразу после текста перед подписью через два–четыре межстрочных интервала. . Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.
22 – Подпись (обяз) Подпись состоит из: наименования должности лица, подписавшего документ. Если документ оформлен на бланке, то используется сокращенный вариант должности (без упоминания наименования предприятия, например, генеральный директор). Если документ оформлен не на бланке, то должность должна включать: наименование предприятия; личную подпись расшифровку (инициалов с фамилией). Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагают друг под другом в порядке занимаемой должности: от более высокопоставленной к менее значимой.
23 – Гриф согласования документа (доп) Гриф согласования документа с должностным лицом состоит из: слова СОГЛАСОВАНО; должности лица, с которым согласовывают документ (включая наименование организации); личной подписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилия); даты согласования. Зона для реквизита "Гриф согласования" размещается в нижней части листа (под реквизитом "Подпись") " или на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При этом на документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".
24 – Визы согласования документа (обяз) Виза - реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа. Согласование документа оформляется визой, включающей: должность и подпись визирующего документ; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату подписания. При наличии замечаний выше подписи в краткой форме излагается замечание или делается пометка: "Замечания прилагаются". Круг должностных лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.
25 – Оттиск печати (доп) Печать на документы ставится в соответствии с «Положением о порядке оформления, изготовления, регистрации, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов» , которое утверждено приказом генерального директора.
26 – Отметка о заверении копии (доп) Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
27 – Отметка об исполнителе доп Данный реквизит включает: инициалы и фамилию (или полностью имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и номер его телефона. Это позволяет получателю письма оперативно связаться с его составителем. Такая отметка располагается на лицевой стороне или на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и часто делается уменьшенным кеглем 10.
28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело обяз Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка об исполнении документа включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; личную подпись исполнителя; дату исполнения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ.
29 – Отметка о поступлении документа в организацию (обяз) Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимо сти часы и минуты). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа. Регистрационный штамп проставляется на первом листе входящего документа в нижнем правом углу
30 – Идентификатор электронной копии документа Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память компьютера. В отметке указывают полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла и его расширение.
Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру делопроизводства.
Бланк документа по определению ГОСТ Р 51141-98 - это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Он представляет собой стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и оставлено место для переменной. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех последующих страниц используются стандартные листы бумаги. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, определенное пространство между краем листа и текстом, необходимое для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. ГОСТ Р 6.30-2003 установил следующие размеры полей не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. При изготовлении документов на двух и более страницах, вторая и последующие нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова «страница» и знаков препинания.
Наиболее распространенный способ изготовления бланков - типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в положениях, инструкциях, актах), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.
Реквизиты бланков могут располагаться одним из способов:
Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
В организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты печатают на двух языках: русском и национальном. Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами.
Не допускается: размещение на бланке только сокращенного наименования организации; «украшение» бланка рисунком, который можно принять за эмблему; размещение на бланке справочных данных об авторе, не соответствующих данным государственной регистрации; произвольное расположение реквизитов бланка, не соответствующее требованиям государственного стандарта; размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.