Квитанция к приходному кассовому ордеру — как правильно заполнить

Приходный кассовый ордер (форма КО-1) является первичным документом, отражающим приход наличных денег в кассу организации. Формируется сотрудником, уполномоченным вести кассовые операции, кассиром или бухгалтером, и составляется в единственном экземпляре.

Заполняется документ как с помощью печати документа на компьютере, программы или формы в текстовом редакторе, так и от руки. В процессе заполнения ордера ошибки и исправления не допускаются. Необходимо быть внимательным, поскольку при возникновении ошибки или исправления, придется выписывать заново.

Ордер состоит из двух частей:

Приходный кассовый ордер (далее – ПКО);
Квитанция.

Первую часть, ПКО, кассир оставляет у себя, вторую часть, квитанцию, отрывает по обозначенной линии среза и передает лицу, вносящему деньги в кассу как подтверждение факта их поступления. Обязательно ли выдавать квитанцию, для чего она нужна? Попробуем подробно разобрать эти вопросы.

Есть ли необходимость в выдаче квитанции

Вопрос о выдаче квитанции к ПКО достаточно интересный и неоднозначный.

В использовании унифицированных форм первичных документов нет необходимости уже с 1 января 2013 года, но Банк России в своих Указаниях от 11 марта 2014 г. № 3210-У, указывает, что применение приходного кассового ордера при оформлении кассовых операций по-прежнему является обязательным.

Использование квитанции происходит, как правило, в следующих случаях:

На каждое поступление денег в кассу при расчетах с юридическими лицами. При расчетах с юридическими лицами, квитанция выдается плательщику на руки вместе с кассовым чеком, наличие которого обязательно, кроме тех случаев, когда организация вправе не использовать ККМ для расчетов. При этом необходимо знать, что квитанция – это не то же самое что кассовый чек и не заменяет его. При наличии кассового чека в выдаче квитанции нет необходимости.
При оформлении выручки, принятой от населения одним документом в конце дня на всю сумму вырученных средств. ПКО формируется один раз на всю сумму, подшивается в кассовую книгу. В этом случае квитанция никому не выдается, поэтому в ней необходимости нет.
При оплате услуг или товаров в кассу сторонней организации, квитанция может служить документом, подтверждающим внесение денежных средств и, соответственно, документом, по которому отчитывается подотчетное лицо уже в своей организации. В этом случае квитанция необходима.

Как выглядит квитанция

Квитанция, являющаяся частью унифицированной формы КО-1, выглядит следующим образом:

Как правильно заполнить

Ранее уже упоминалось, что квитанция выписывается от руки либо распечатывается с помощью компьютера в единственном экземпляре, при ошибках переписывается.

В ней заполняется:

Полное название организации, указанное в учредительных документах.
Номер документа и дата его формирования. Номер присваивается по порядку, в соответствии с журналом регистрации кассовых документов.
Название организации и ФИО лица, вносящего в кассу денежные средства. Если наличные поступают от сотрудника организации, которая выписала приходный кассовый ордер, указывается только ФИО.
Основание для получения денег, например, оплата по договору, за оказанные услуги, возврат неиспользованного аванса и так далее.
Сумма принятых денежных средств цифрами, далее эта же сумма в рублях прописью с заглавной буквы, копейки пишутся цифрами.
НДС и его ставка, например, НДС (18%), сама сумма НДС в рублях с копейками. Если НДС не выделяется, прописывается фраза «Без налога (НДС)».
Повторно указывается дата выписки квитанции.

При выписке необходимо заносить в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Подписывает квитанцию главный бухгалтер, или уполномоченное лицо, и кассир, ставится печать.

Ниже приведены несколько примеров правильного заполнения квитанции.

При расчетах за товары квитанция заполняется следующим образом:

В этом случае квитанция выдается на руки лицу, указанному в поле «принято от», как факт, подтверждающий оплату товаров наличными денежными средствами в кассу организации.

При возврате подотчетной суммы в кассу организации, ПКО заполняется следующим образом:

Данный образец квитанции выдается подотчетному лицу, сотруднику организации, и подтверждает, что бухгалтерия организации получила от своего сотрудника выданные ему ранее наличные средства под отчет.

Кассовый чек к квитанции приходного кассового ордера

Кассовый чек обязательно должен быть пробит и прикреплен к квитанции. Если документ выдается организацией, находящейся на ЕНВД, или индивидуальным предпринимателем, и которая пользуется правом не использовать кассовый аппарат, то кассовый чек выдан не будет.

Приходный кассовый ордер без квитанции

Информация, содержащаяся в документе, и алгоритм его заполнения фактически идентичны данным, указанным в квитанции. Дополнительно указываются:

Структурное подразделение и его код, если таковое имеется в организации и к которому относится выручка.
Бухгалтерский счет, в поле «дебет», на который поступают деньги, как правило, «Касса» — 50. Заполнение поля не является обязательным.
Корреспондирующий счет и субсчет, в кредит которого поступают наличные средства, а также код аналитического учета. При неиспользовании таких кодов ставится прочерк.
Сумма цифрами и прописью с заглавной буквы в соответствующих полях. Необходимо поставить прочерк, если в строке осталось свободное место после указания суммы.
Код целевого назначения использования для поступивших средств , опять же, если таковые в организации имеются.
Указывается документ, приложение, на основании которого выписывается ПКО, например, авансовый отчет.

Как правильно ставится печать на квитанции

Печать на документ ставится следующим образом: круглая печать организации ставится основной частью на квитанции, только краешек печати заходит на сам ПКО.

Куда подшивается квитанция

Место подшивки квитанции к ПКО зависит от контекста операции в результате которой она была получена:

Если бухгалтер получил ее при сдаче наличности в банк, то квитанцию, полученную в финансовом учреждении необходимо подшить к расходному кассовому ордеру, сформированному на расход, то есть изъятию наличных, и сдаче их в банк.
Если квитанцию принес сотрудник, бравший ранее наличные под отчет, то ее необходимо подшить к авансовому отчету, на основании которого выдавались наличные деньги из кассы.
Если квитанция получена в результате ПКО сформированного по принятой за рабочий день выручки в кассу предприятия , то ее, по большому счету некуда подшить, можно подшить к кассовой книге.