Изменения по трудовым книжкам. Новые правила оформления кадровых документов

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост. № 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г. Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета. Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях. Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Когда открывается

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев. Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый. В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего - работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Выписка из трудовой книжки - образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2019. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Документы

Для заполнения трудовой книжки требуются:

паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
диплом об образовании;
журнал учета трудовых книжек;
свидетельство ИП или Устав организации;
гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Трудовая книжка разделена на три части:

Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
Раздел о награждениях.

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

названия компании (вкл. правовую форму);
типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Титульный лист

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

Ф И О владельца;
дату рождения (в числовом выражении);
уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
наименование профессии, указанной в дипломе;
дату открытия трудовой книжки;
подпись сотрудника;
подпись лица, заполнявшего документ;
гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2019:

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
Дату приема на работу и других событий.
Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
Документальное подтверждение записи - наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

Дополнительные сведения

По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

При увольнении работника в графе № 3 нужно указать нормативный акт ТК, согласно которому была применена эта мера. Запись должна быть подтверждена печатью компании или отдела кадров и подписью лица, заполнявшего трудовую книжку. Сотрудник также должен расписаться в этой графе, подтверждая тем самым свое согласие с внесенными за время работы записями.

А. М. Шолохов выполнял обязанности продавца в ЗАО «Континент». 6 марта 2017 г. он был уволен за невыход на работу без уважительной причины. Приказ об увольнении был подписан в этот же день.

Награждения

Данный раздел содержит информацию о присвоенных работнику званиях, врученных ему дипломах, грамотах и других наградах, предусмотренных внутренними нормативными актами компании и законодательством. К таковым нельзя отнести благодарность руководства, выраженную в устной форме, а также регулярно выплачиваемые денежные премии, входящие в систему начисления заработной платы. Что и объясняет полное отсутствие сведений в этом разделе, встречающееся в трудовых книжках большинства работников. Причем различные грамоты и дипломы, выдаваемые работнику без выпуска соответствующего приказа, также являются лишь номинальным выражением благодарности, не отражаемым ни в трудовой книжке, ни в личном деле.

Заполнение трудовой книжки 2019, образец:

Оформление вкладыша

Если все свободные места в трудовой книжке были израсходованы и новые записи вносить некуда, открывается вкладыш. Обычно его вшивают в конец документа, так как конкретные указания об этом в инструкции по заполнению трудовых книжек отсутствуют. На титульном листе (или обложке) основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Правила ведения обоих документов идентичны, титульный лист вкладыша также подлежит заполнению. Нумерация записей продолжается после той цифры, на которой закончилось заполнение трудовой книжки. Если при заполнении вкладыша были допущены ошибки, его утилизируют в присутствии комиссии, составив акт. То же касается и забракованных или устаревших трудовых книжек.

Мы готовы ответить на возникшие вопросы - задавайте их в комментариях

Трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим стаж трудовой деятельности человека. В ней прописывается информация о работе лица в настоящее время и предыдущие должности.

Документ нужен при устройстве на работу. По нему работодатель может оценить стаж кандидата и уровень образования, специальность. Также нужна для определения размера выплат при выходе на пенсию.

Чтобы документ был признан действительным, информацию в него нужно вносить в определенном законом порядке. Выделяют особые правила заполнения трудовых книжек в 2019 году.

Общие сведения

При первичном устройстве на работу человеку нужно иметь в наличии трудовую книжку. Будущий работник может приобрести ее в специализированном киоске. Документ утвержден на основании Постановления Правительства РФ №225, изданного 16 апреля 2003 года. С того момента изменения в форму не вносились.

Новая трудовая книжка открывается в момент поступления на работу впервые. Она не будет иметь записей, поэтому работодателю необходимо отразить полностью всю информацию о работнике.

Документ заполняется только при осуществлении деятельность на основании трудового договора. Гражданско-правовые соглашения не предусматривают внесение сведений в трудовую книжку.

При передаче документа на работу он будет храниться в отделе кадров до того момента, пока человек не уволится. Ведением занимается специалист кадровой службы. В своей работе он должен ориентироваться на правила заполнения, отраженные в Постановлениях Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года и Минтруда России №69 от 10 октября 2003 года.

Нормативно-правовые акты отмечают, что любые изменения в трудовой деятельности сотрудника должны отражаться в книжке. Данные вносятся кадровиком при смене должности, переходе в другое подразделение.

Кто ответственен за ведение документа

Работодатель полностью отвечает за состояние трудового книжки работника.

Он осуществляет его:

ведение;
хранение;
заполнение.

Обязанности по внесению данных определяются для конкретного сотрудника. Он назначается на должность в соответствии с приказом или распоряжением. Поэтому кадровик несет ответственность не только за правильность вносимых сведений, но и учет и хранение документов.

Заверение документов производится теми же сотрудниками, которые имеют право на подписание трудовых книжек. Они несут ответственность в соответствии с нормативно-правовыми актами РФ.

Трудовая инспекция РФ проверяет не только правильность ведения и внесения данных в документацию. Они отслеживают основания, согласно которым конкретному лицу вменена обязанность по заполнению. Поэтому приказ или распоряжение о назначении сотрудника должны быть подготовлены в соответствии с законом.

Новые правила заполнения трудовых книжек в 2019 году

Правила заполнения трудовых книжек в 2019 году претерпели некоторые изменения. Они были внесены на основании Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ №588н, изданного 31 октября 2019 года.

В соответствии с измененными требования печать должна ставиться в трудовой книжке только при ее наличии в учреждении. Она проставляется на титульном листе, внутри документа на обложке, если сотрудником была изменена фамилия. Также скрепляется штампом увольнительная запись.

Изменения были внесены в закон 27.11.2016 года. Теперь ставить штамп необходимо, если он официально имеется у организации. При отсутствии печати заверение происходит путем постановки подписи руководства учреждения или лица, который согласно приказу осуществляет ведение трудовой документации.

Детали по разделам

В трудовой книжке выделено три основных раздела:

раздел с персональной информации о сотруднике;
сведения о трудоустройстве гражданина и занимаемых им должностях;
данные о награждениях, осуществляемых в период трудовой деятельности.

В них прописываются определенные сведения о работнике. Первый из них начинается с начальной страницы трудовой – титульного листа.

В разделе отражается:

фамилия, имя, отчество работника;
дата рождения;
уровень образования;
полученная специальность.

Титульный лист заполняется только подробно, без использования сокращений. Данные заверяются подписью лица в нижней части страницы, а также специалиста, которые внес информацию. Здесь же ставится печать учреждения.

В следующий блок трудовой книжки прописывают сведения о трудовой деятельности лица.

В нем отражены:

приемы на работу;
внутренние переводы;
увольнения.

Последний раздел содержит сведения о награждениях работника.

В нескольких предусмотренных граф прописывают:

сведения о типе награждения;
дату поощрения;
основание;
подтверждающий правомерность записи документ (номер и дата приказа).

Когда страницы в основных разделах трудовой книжки заканчиваются, дополнительно заводится вкладыш. В трудовой ставится отметка о его приложении с указанием даты составления. Запись вносится в титульный лист и заверяется печатью. Рукописный вариант не предусматривается.

Вкладыш должен быть вшит в трудовую. Без нее он будет считаться недействительным. Нумерация страниц продолжается с последней цифры, отраженной в самой трудовой. На первом листе вкладыша ставится печать организации.

Как делаются записи

В соответствии с предусмотренными в трудовой книжке разделами вносятся определенные записи. Титульный лист обязателен к заполнению только при приеме сотрудника на работу впервые. Впоследствии указать на нем можно только недостоверные сведения в трудовой, которые делают книжку недействительной.

Особенности имеет раздел, отражающий трудовую деятельность работника. В момент внесения первых данных ставится печать учреждения со всеми реквизитами. При отсутствии штампа данные прописываются от руки.

Информации в графы нужно вносить в определенном порядке:

Первая графа	Содержит порядковый номер записи. Он ставится арабскими цифрами.
Графа «Дата»	Отражается число, месяц и год арабскими цифрами, когда работник был принят на должность или переведен внутренним переводом на нее. Если отмечается увольнение, в эту графу ставится дата окончания трудовой деятельности.
Графа «Сведения о приеме на работу»	Содержит полную информацию о поступлении на работу без сокращений. Важно сослаться на нормы законодательных документов, согласно которым осуществляется прием. Если человек увольняется, то он подписывает соответствующую запись.
Четвертая графа	Отражает основания, согласно которым вносятся сведения. Среди них выделяют приказы руководства, решения, принятые на общем собрании, протоколы заседания совета директором. Помимо самого наименования документа ставится дата его составления и регистрационный номер.

Раздел, отражающий награждения лица, заполняется в аналогичном порядке.

Здесь можно прописывать получение работником:

почетного звания;
государственной награды;
почетной грамоты;
диплома;
нагрудного знака.

Стоит помнить, что вносить данные о перечислении денежной премии или передаче ценного подарка в данный раздел не требуется.

При приеме на работу

Важно соблюдать определенный порядок заполнения трудовой книжки при приеме сотрудника на работу:

Во вторую графу вносится название учреждения в полном и сокращенном виде. Рядом ставится печать организации.
Первая графа содержит порядковый номер записи.
Далее во вторую графу прописывается дата поступления лица на работу.
Третья графа отражает сведения о том, что сотрудник принят в конкретный отдел на определенную должность.
Четвертая графа содержит основание для приема: дату и номер приказа.

Если вы совместитель

При осуществлении трудовой деятельности по совместительству запись в трудовой книжке делается по желанию работника. Обязательно вносить сведения в документ не требуется.

Для отражения работы сотрудник должен принести копию трудового договора о совместительстве по месту осуществления основной деятельности. Документ заверяется подписью руководителя и печатью учреждения. Также требуется составить заявление, в котором нужно указать просьбу о внесении данных в трудовую.

При увольнении

В случае увольнения работника для внесения сведений о данном факте необходимо иметь в наличие подтверждающее основание. Таковым является приказ, составленный руководством организации.

Сотрудник отдела кадров должен проставить порядковый номер записи в первой графе. Во вторую вносится дата прекращения трудовых отношений между работником и работодателем.

Третья графа содержит основания и причину увольнения сотрудника. Важно прописать информацию, используя формулировки из Трудового кодекса РФ. Сокращения в данном разделе не допускаются.

В четвертую графу вносится наименование документа (приказ) с указанием реквизитов. После этого запись заверяется руководством учреждения или сотрудником, который ответственен за заполнение трудовых книжек.

После внесения данных работник расписывается под ними. При наличии печати в учреждении нужно заверить сведения с помощью штампа.

Для ИП

Индивидуальные предприниматели должны вести кадровый учет в соответствии с общими требованиями. При этом внесение сведений в трудовую книжку может быть упрощено.

Выделяют несколько этапов отражения информации в документе:

в третью графу прописывается наименование работодателя (фамилия, имя, отчество ИП);
первая графа содержит порядковый номер записи;
далее фиксируется дата поступления сотрудника на работу;
третья графа содержит сведения о приеме, должность работника;
в четвертой графе ставится дата и номер приказа, согласно которому сотрудник принят на работу.

Стоит помнить, что физическим лицам запрещено корректировать сведения в трудовой книжке и прописывать новую информацию.

Исправления

Некоторые кадровики допускают ошибки в ходе заполнения трудовых книжек. Исправлять их нужно в определенном порядке, так как зачеркивать сведения запрещено.

Специалисту нужно сделать надпись о недействительности записи. Это является единственным способом законного исправления.

В графе «Сведения о работе» нужно отметить:

порядковый номер записи;
дату внесения изменений;
признание сведений недействительными.

Рядом пишется новая, правильная информация. Последняя колонка содержит подтверждающий исправления документ и его реквизиты.

Оформление дубликата

Работники могут запросить подготовку по месту осуществления трудовой деятельности в настоящее время или ранее.

Второй экземпляр готовится при:

утери книжки по вине работника или работодателя;
нарушении целостности документа, при котором записи не читаются;
внесении в трудовую книжку записей, аннулированных по судебному решению;
чрезвычайном происшествии в организации, в результате которого произошла массовая утеря или уничтожение трудовых книжек.

На основании письменного заявления сотрудника специалист кадровой службы готовит дубликат. Предоставить его лицу нужно не позднее, чем через 15 дней после его ходатайства. Новый экземпляр должен на титульном листе содержать надпись «Дубликат».

Трудовая книжка является обязательным документом для каждого трудоустроенного лица. В соответствии с ней производится оценка стажа работы и начисление пенсии. Поэтому вносить сведения в него нужно определенным законодательно образом.

С 1 июля заверяйте копии кадровых документов по новым правилам. Вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация».

Обновите инструкцию по кадровому делопроизводству

Пропишите в инструкции по кадровым документам, что с 1 июля копии заверяете по правилам нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Изменения внесите приказом руководителя (см. образец).

По-новому заверяйте копии для сторонних пользователей

Новый ГОСТ предусматривает два варианта заверительных надписей. Какую из них поставить, зависит от того, кому нужна копия — внутренним или внешним пользователям. Вот как будет выглядеть заверительная подпись:

· Внутренним — «Верно», должность лица, который ее заверяет, его подпись с расшифровкой и дата заверения.

· Другой организации — «Верно», должность лица, который ее заверяет, его подпись с расшифровкой, дата заверения и место хранения подлинника: «Подлинник документа находится в ООО “Компания” в деле № ____ за ____ год».

Т.е. теперь на копиях для сторонних организаций дополнительно указывайте место хранения подлинника. Копии для внутреннего пользования заверяйте по старым правилам

Подлинник трудовой книжки на руки вы можете выдать только при увольнении или для обращения в ПФР для назначения и пересчета пенсии (ст. 62 ТК). В других случаях давайте работникам заверенные копии или выписки. На копии трудовой для внешних пользователей укажите номер дела и год. Вот образец записи.

Если трудовые книжки не включили в номенклатуру дел как одно дело, то в отметке о месте хранения трудовой достаточно вписать, что он находится в отделе кадров.

Правительство уже подготовило масштабные изменения по налогам на 2-е полугодие 2018 года. Подпишитесь чтобы не пропустить изменения в работе.

Совсем скоро специалисты по кадрам должны будут вести главные документы о стаже работников - трудовые книжки - по новым правилам. Минтруд России вынес соответствующие нормативно-правовые акты на общественное обсуждение. Чиновники смягчают требования к заполнению и учету трудовых книжек, что может говорить о скором переходе на их электронный вариант.

Что случилось?

Минтруд России разработал и опубликовал на едином портале для размещения проектов нормативно-правовых актов проект изменений в постановление Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Чиновники решили изменить порядок ведения и хранения трудовых книжек. Поэтому одновременно с поправками в постановление кабмина Минтруд опубликовал проект своего приказа с инструкцией о новых правилах заполнения и учета трудовых книжек. Оба проекта проходят общественное обсуждение, но должны быть утверждены и вступить в силу еще в этом году.

Новые правила и бланк трудовых книжек

В уведомлении о разработке документов специалисты Минтруда отмечают, что поправки в порядок ведения трудовых необходимы в связи с реализацией плана мероприятий («дорожной карты») по актуализации, оптимизации и отмене обязательных требований в сфере охраны труда. Речь идет о нормативах со времен СССР, которые были недавно упразднены в России. Поэтому проекты Минтруда направлены, в первую очередь, на сокращение требований и упрощение порядка хранения самих книжек и их бланков.

В частности, чиновники считают необходимым отменить обязанность работников заверять записи в трудовой книжке при увольнении своей подписью. Также в Минтруде считают излишней обязанность работодателя знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью. Кроме того, сами записи в трудовой книжке при увольнении работника можно будет заверять не только печатью организации, но и печатью кадровой службы. Особенно это актуально в том случае, если организация в соответствии с Уставом работает без круглой печати.

Что касается хранения и учета трудовых книжек, то приходно-расходную книгу и книгу учета трудовых больше не нужно будет скреплять сургучной печатью или пломбировать.

Чиновники напоминают в пояснительной записке к проекту приказа, что по нормам статьи 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти, которым и является Минтруд. Отдельно отмечено, что Минфин России должен будет разработать порядок изготовления бланков трудовых книжек, потому что старые уже морально устарели.

Проекты публично обсуждаются до 28 апреля, после чего будут переданы на антикоррупционную экспертизу. Скорее всего, упрощение в ведении трудовых начнет действовать уже в начале лета 2018 года.

В настоящее время одним из ведущих регистров, в каком происходит фиксация даты поступления на работу и увольнения сотрудника, считается его трудовая. Этот документ относится к категории БСО, его нужно хранить в специальном защищенном месте в компании-работодателя. Однако периодически работающие обращаются с запросами на получение копии. Поэтому требуется знать, как заверить трудовую книжку по новым правилам в 2018 году.

При составлении копии и ее заверении надо руководствоваться порядком который был установлен действующими нормативами.

Основанием для выдачи копии трудовой является поданное сотрудником заявление в письменном виде. Исключение составляют только предприятия, отнесенные к малому бизнесу.

Им дано право выдавать копии этого документа по устному заявлению работника. Однако, для избежания проблем в будущем рекомендуется все же получать предварительно у сотрудника заявление.

Копировать необходимо все развороты, на которых есть записи. Делать копии надо с начального листа, где размещается информация о работающем, а заканчивать листом, на каком присутствует запись о текущем на данный момент приеме на работу.

Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку.

Подписать эту запись должен отдел кадров, при его отсутствии - главный бухгалтер или директор. При использовании печати – она должна присутствовать здесь.

Важно! Копия трудовой должна быть выдана сотруднику не позднее трех дней с момента поступления просьбы от него. Отдавать трудовую на руки сотруднику не следует, так как на весь этот период ответственность за сохранность бланка возлагается на руководство компании.

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года

Все выше перечисленные правила также существовали и до вступления ГОСТ Р 7.0.97-2016 . Новый определяющий акт установил обязанность работодателя при заверении трудовой обязательно делать еще одну запись на последнем листе.

Главное отличие новых правил заключается в том, что теперь необходимо обязательно при заверении трудовой указывать, где хранится этот документ. Можно делать следующую отметку: «Подлинник трудовой хранится в сейфе отдела кадров [наименование работодателя]».

Внимание! Отсутствие данной записи приведет к тому, что копию трудовой не примут по месту запроса, и ее нужно будет делать заново, но уже по действующим правилам.

Для каких целей требуется заверять записи в трудовой

Чаще встречающимся органом, который запрашивает у гражданина предоставление копии своей трудовой, является банк, например, Сбербанк или иное кредитное учреждение.

Они чаще всего делают это при следующей необходимости:

Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
Определить степень постоянства работы - клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
Определить причины увольнения - в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет.

Несмотря на то, что приказ МВД отменил необходимость предоставления документа, многие отделы все равно продолжают его запрашивать. Незаконность этого решения можно будет оспорить только через суд.

Иногда копия трудовой необходима для получения визы на въезд в государство.

Иногда копию документа запрашивает кадровая служба компании, в которую осуществляется трудоустройство. Это особенно актуально, если поиск работы производится без прекращения действия договора на старом месте, а возможность показать подлинник отсутствует.

Благодаря копии новый работодатель сможет оценить предыдущие места работы и должности, как часто происходила смена работы, по какой причине проводились увольнения и т.д.

Образец заверения трудовой книжки

До 1 июля действует еще старый порядок по заверению копий этих бланков. Поэтому, не будет считаться ошибкой, если ответственное лицо выполнить процедуру без нововведений.

	КОПИЯ
№ записи	Дата
№ записи	Число	Месяц	Год
1	2			3	4

10	19	02	2018		Приказ №7-К от 19.02.2018
11	07	03	2018
					Цветков 19.02.2018

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года будут требовать, чтобы процедура происходила следующим образом:

	КОПИЯ
№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
№ записи	Число	Месяц	Год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «Тюльпан» (ООО «Тюльпан»)
10	14	08	2018	Принят на должность инженера по безопасности	Приказ №54-К от 14.08.2018
11	16	10	2018	Продолжает работать по настоящее время
				Верно. Директор ООО «Тюльпан» Цветков А.А.	Цветков 16.10.2018
				Оригинал документа хранится в сейфе отдела кадров ООО «Тюльпан»

Таким образом заверение трудовой будет выглядеть примерно так:

Основные ошибки

При заверении трудовых часто встречаются следующие ошибки:

Штамп «Копия» проставлен не на всех листах, а только на отдельных (например, первом и последнем);
На всех листах, кроме содержащего последнюю запись, не проставлена заверяющая надпись с оттиском печати;
На последнем листе копии не проставляется надпись «Работает по настоящее время»;
При заверении проставляется только подпись, без указания должности и личных данных ответственного работника;
Сотрудник, который производит заверение копии не обладает для этого необходимыми полномочиями (не имеет права подписи);
С 1 июля 2018 года будет ошибкой отсутствие ссылки на место хранения оригинала документа;
Оттиск печати на всех листах проставлен на «белой» части листа. Необходимо, чтобы он захватывал часть копии.

Выдавать ли сотруднику на руки трудовую книжку

Правила ведения трудовых закрепляют, что этот бланк нельзя выдавать работающему на руки, если он не увольняется, а прочит его для каких-то личных целей. Если после ее передачи работник ее потеряет или испортит, то его текущий работодатель по правилам обязан будет оформить ее полный дубликат.

Помимо этого, при выдаче происходит прямое нарушение вышеупомянутых правил. В результате, на должностное лицо может быть наложен штраф от 1 до 5 тысяч рублей, а на компанию - от 30 до 50 тысяч рублей.

Данное правило не действует для ситуации, когда сотруднику нужно предъявить трудовую для оформления пенсионных выплат. Это оговаривают внесенные в 2015 году поправки в ТК. В этой ситуации компания не может отказать просьбе сотрудника, но последний обязан в срок трех дней после возврата документа из органа принести его назад в организацию.

Внимание! Если работнику необходим документ, то ему на руки можно выдать копию, которая будет заверена по установленным правилам. Делать отметку в нотариальной конторе не требуется.