Способы и методы анализа рабочего места. Анализ рабочего места
Для осуществления АРМ необходимо предварительно сделать общий анализ всей организации и деятельности, которая совершается в ней, для достижения ее основных целей. Этот анализ осуществляется с помощью использования двух моделей (схем): организационной и процессуальной.
Организационная схема показывает отношения между различными структурными звеньями в рамках той или другой организации. С ее помощью наглядно демонстрируются формальные связи и взаимодействия. Это значительно облегчает формирование общего представления об организационной структуре той или иной фирмы в целом (см. схему 3.2.2).
Схема 3.2.3.Схема процесса деятельности в организации
Проведение достоверного анализа рабочих мест - дело хорошо обученных профессионалов.
Работник, проводящий анализ, должен понимать людей, рабочий процесс и иметь представление об общей организационной структуре предприятия. Важно и понимание им характера связей процедур управления персоналом с общей структурой организации.
Аналитик рабочего процесса должен избрать наилучшие способы и методы проведения анализа. Основой для этого выбора является предварительный обзор организации и взаимодействия отдельных служб, отделов и рабочих мест.
Такая связь хорошо иллюстрируется структурной схемой, где указываются функции работников, выполняющих отдельные обязанности. С помощью таких схем аналитик получает общую картину того, какие подразделения существуют в организации, какова их иерархия и как осуществляется связь между ними. Дополнение к указанной схеме составляет комплект схем взаимодействий отдельных рабочих мест.
Такие схемы более детализированы и более точны. На них показываются связи между рабочими местами (процессами).
Для получения информации, необходимой для анализа рабочего процесса, используются по отдельности или в сочетании четыре метода: наблюдения; собеседования (интервью); анкеты; список обязанностей работника; дневник.
_________________________
При любом из этих методов вначале собираются данные о рабочем месте, а затем изучается сам процесс, для чего рассматриваются те рабочие задания, которые выполняет соответствующее лицо. Такой тип анализа именуется «анализом, ориентированным на рабочее место». Иным образом анализ может быть сконцентрирован на режимах работы, действиях, которые необходимо выполнить работнику в данном процессе (например, подсчеты на компьютере, координацию, ведение переговоров и т.д.). Такой анализ называется «анализом, ориентированным на рабочие процессы».
_______________________________________________________________________________________
Схема 3.2.4.Использование информации анализа рабочего места (процесса)
Схема 3.2.5. Организационная схема учреждения.
Источником базовой информации для анализа могут служить анкеты типа «Информационный стандарт анализа рабочего места» (ИСАРМ).
Анкета заполняется работниками, занятыми на данном рабочем месте. Образец ИСАРМ представлен на схеме 3.2.6.
Название Вашей работы ___________ Код _______ Дата ______
Ваш разряд__________________ Сектор _____________________
Ваша фамилия _________________ Отдел ___________________
Должность Вашего начальника _______ Подготовлено (кем?) _______
Фамилия Вашего начальника __________ Кол-во отработанных часов _________________
Схема 3.2.6. Информационный стандарт анализа рабочего места
1. Какова основная цель рабочего процесса, который Вы выполняете?
2. Чем Вы занимались до этого? Укажите, если Вы работали в другой организации.
3. На какие повышения по службе Вы рассчитываете?
4. Если Вы регулярно проверяете работу других, то укажите их фамилии и название работ.
5. Если Вы проверяете работу других, какими из приведенных ниже занятий Вы занимаетесь:
Прием на работу
Советы по трудоустройству
Обучение
Планирование
Повышение квалификации
Инструктирование
Консультирование
Ассигнования
Управление
Учет производительности труда
Продвижение работников по службе
Учет заработной платы
Наблюдения за дисциплиной
Увольнения
Прочие виды работ.
6. Что Вы можете сказать об успешности и результатах Вашей работы?
7. Ваши обязанности. Обрисуйте вкратце, что Вы делаете и, если это возможно, как Вы это делаете. Назовите те обязанности, которые Вы считаете наиболее важными или наиболее трудными:
а) обязанности одного рабочего дня _______________________
б) периодические обязанности ____________________________
_______________________________________________________
(укажите период - еженедельно, ежемесячно или раз в квартал)
в) обязанности, которые Вы выполняете время от времени
_______________________________________________________
г) как долго Вы выполняете эти обязанности?
д) выполняете ли Вы сейчас какие-либо ненужные обязанности? Если да, то опишите их;
е) какие бы обязанности, не входящие в Вашу работу сейчас, Вы хотели бы выполнять?
8. Уровень образования. Выберите из приведенных ниже тот уровень образования, который необходим для выполнения Вашей работы (но не Ваш собственный уровень образования):
а) не нужно никакого образования;
б) ниже уровня средней школы;
в) аттестат об окончании средней школы или его эквивалент;
г) незаконченное высшее образование;
д) законченное высшее образование.
Укажите, пожалуйста, уровень образования, с которым Вы пришли на Вашу должность.
9. Опыт. Выберите из приведенных ниже критериев тот, который необходим для выполнения Вашей работы:
а) никакого;
б) менее 1 месяца работы;
в) от 1 до 6 месяцев работы;
г) от 6 месяцев до 1 года;
д) от 1 до 3 лет;
е) от 3 до 5 лет;
ж) от 5 до 10 лет;
з) более 10 лет.
Укажите, пожалуйста, степень Вашего опыта, когда Вы пришли на эту должность.
10. Навыки. Укажите все навыки, необходимые для выполнения Вашей работы (например, степень точности, внимания и аккуратности при использовании инструментов, методов или систем и т.д.).
Укажите, пожалуйста, те навыки, с которыми Вы пришли на эту должность.
11. Оборудование. Требует ли выполнение Вашей работы использования какого-либо оборудования? Да _ Нет _. Если «да», то укажите, как часто Вам приходится пользоваться оборудованием:
12. Требования, предъявляемые работой к здоровью человека. Укажите, пожалуйста, все ненужные требования, предъявляемые к Вам, и как часто Вам приходится их соблюдать:
13. Отрицательные эмоции. Укажите нежелательные эмоции, которые вызывает у Вас работа, и как часто это случается:
14. Расположение Вашего рабочего места. Считаете ли Вы его удовлетворительным или неудовлетворительным?
Расположение рабочего места
15. Окружающая обстановка. Считаете ли Вы окружающую Вас на работе обстановку неудобной, располагающей или отличной.
16. Состояние окружающей среды. Укажите нежелательные факторы, с которыми Вам приходится иметь дело во время работы и как часто Вы с этим сталкиваетесь:
17. Здоровье и безопасность. Укажите все нежелательные факторы, влияющие на состояние Вашего здоровья и безопасность, и как часто во время работы Вам приходится с ними бороться.
Подпись ________________ Дата _____________
Замечания и уточнения начальника
Прочтите ответы работника на вопросы анкеты: точно ли он обрисовал требования, предъявляемые к работе, и соответствует ли его понятие о данной работе со степенью ответственности, которую к ней предъявляют?
Да _______________ Нет
Если «нет», то объясните, почему и укажите возможные упущения; если у Вас есть добавления, то, пожалуйста, внесите их.
Дата __________ Должность ________ Подпись
Метод прямого наблюдения применяется в случаях, когда рабочий процесс требует ручного, стандартизированного труда, или когда он непродолжителен. Примером таких рабочих процессов могут служить действия рабочего на сборочной линии автозавода, работа клерка, составляющего картотеку в страховой компании, или опись вещей, которую составляет на складе служащий. Аналитик изучает действия одного из нескольких работников, выполняющих данный процесс.
_______________________________________________________________________________________
Метод прямого наблюдения мало приемлем в случаях, когда рабочий процесс включает умственную деятельность (работа исследователя, адвоката или математика). Чтобы использовать метод прямого наблюдения, аналитик должен быть обучен наблюдению за действиями лиц, осуществляющих рабочий процесс. Проведение такого рода наблюдений следует проводить как можно более незаметно, без помех рабочему процессу.
Метод собеседования (интервью) с работником, выполняющим процесс, часто сочетается с методом наблюдения. Метод собеседования чаще применяется для получения информации, необходимой для анализа рабочего процесса. Он дает аналитику и работнику возможность поговорить друг с другом.
_______________________________________________________________________________________
Во время разговора работник также может задавать аналитику различные вопросы: таким образом, аналитик объясняет работнику, как будет использоваться полученная информация. Собеседование может проводиться с одним работником, группой или с начальником, который располагает сведениями о рабочем процессе. Используется обычно стандартный набор вопросов, что позволяет сравнивать ответы.
_______________________________________________________________________________________
Уязвимость метода в том, что информация может быть неточной. Например, если работник узнает, что информация, полученная во время собеседования, будет использоваться для установления заработной платы, он дает ее искаженной. Поэтому последовательные интервью более чем с одним человеком (работником и его руководителем), тщательное планирование беседы и правильный отбор вопросов, равно как и установление хорошего контакта с работником чрезвычайно важны. Это отнимает немало времени, но улучшает качество получаемой информации. Полученная в ходе собеседования информация дополняется в дальнейшем данными наблюдений и анкет.
Использование анкет - метод, который требует наименьших денежных затрат. Он достаточно эффективный метод для того, чтобы получить большое количество информации за короткий период времени. Анкета ИСАРМ, представленная на схеме 3.2.6, стандартная. Она включает в себя вопросы о рабочем месте и процессе, требованиях к ним, условиях работы и оборудовании. Менее стандартный подход - это попросить работников своими словами описать их работу. Такой, более свободный, подход дает работникам возможность выразить собственные идеи и описать рабочий процесс своими словами.
Целесообразная степень стандартизации анкет является постоянным источником споров. В принципе, не существует какого-либо идеального стандарта анкеты. Но вот несколько советов, которые упрощают составление и использование анкет:
· анкета должна быть как можно более короткой, потому что люди, в принципе, не любят заполнять анкеты;
· объясните, как будет использоваться анкета - человек должен знать, для чего он заполняет анкету;
· анкета должна быть простой по содержанию и не содержать обилия технических терминов. Вопросы и указания должны быть написаны простым языком;
· проверьте анкету перед тем, как использовать ее - дайте ее заполнить каким-либо работникам, а потом попросите дать комментарии, чтобы выявить возможные упущения.
_______________________________________________________________________________________
Список обязанностей работника, занятого данным рабочим процессом, включает (помимо самих обязанностей, выполняемых работником) то, как часто он их выполняет и время выполнения. Для этого метода необходимо, чтобы работник вел ежедневные записи (дневник). Регулярное ведение дневника является методом, который используется при анализе рабочего места в том случае, когда мы имеем дело со сложными видами деятельности, которые с большим трудом поддаются наблюдению и описанию (научные работники, эксперты, высшие руководители). Используя дневник, можно сравнивать ход рабочего процесса по дням, неделям и месяцам. Дневники особенно полезны при анализе рабочих процессов, не поддающихся наблюдению (работа инженера, ученого или старшего администратора).
________________________________________________________________________________
Любые из перечисленных четырех методов могут использоваться в различных комбинациях. В принципе, для получения всесторонней информации о рабочем процессе можно использовать все четыре метода. Аналитики рабочего процесса очень часто применяют особый, количественный способ анализа, который включает в себя особенности всех четырех обычных методов.
Существует много специфических методов проведения анализа рабочего процесса. Один из них фокусируется на рабочем процессе, другие на поведении работника во время выполнения работы, описывая должностные характеристики через стандарты поведения работника.
_______________________________________________________________________________________
Основным элементом системы управления персоналом является рабочее место.
В этом понятии можно выделить две его основные составляющие: 1) технические, организационные и экономические задачи, связанные с проектированием рабочих мест, их аттестацией, разработкой технологии, организации труда, оперативным планированием производства; 2) задачи планирования трудовых ресурсов и капитальных вложений.
В задачах первой группы рабочее место рассматривается как зона трудовой деятельности одного рабочего или звена (бригады), как часть производственного пространства (например, цеха).
Рабочее место - это зона трудовых действий работника (группы работников, выполняющих одно задание), оснащенная для выполнения операций производственного процесса или управленческой функции. Оно должно быть в максимальной степени приспособлено для высокопроизводительной, и эффективной работы с минимальными затратами времени и усилий. Рабочее место является первичным и основным объектом организации труда, так как именно на нем взаимодействуют элементы производственного процесса, превращающие сырье в готовую продукцию заданного качества.
Организация рабочего места предполагает его оснащение всем необходимым для эффективного выполнения операций, планировку средств и предметов труда и его обслуживание. Конкретное содержание элементов организации рабочего места в значительной мере зависит от его характеристик: типа производства, уровня механизации, формы организации труда.
Успешное функционирование рабочих мест требует помимо основных средств труда (технологическое, транспортное и контрольное оборудование) оснащения, включаемого в понятие организации рабочего места. Это - технологическая и организационная оснастка, создающие возможность для эффективного использования средств и предметов труда, рациональных приемов и методов работы.
Технологическая оснастка включает: инструменты и приспособления, приборы для контроля и ведения технологического процесса. Конкретный состав диктуется технологией производства. Конструкция оснастки должна создавать оптимальные условия, обеспечивать заданную точность и качество продукции, экономию времени.
К организационной оснастке относятся: производственная мебель, производственная тара, подъемно-транспортные приспособления, средства сигнализации, связи и информации; канцелярские принадлежности, средства уборки рабочего места и ухода за оборудованием, приспособления по безопасности труда и улучшения его условий. Состав организационной оснастки зависит от характера технологии, состава и конструкции основного технологического оборудования, особенности организации обслуживания рабочих мест (при централизованном обслуживании меньше, чем при самообслуживании), а также от санитарно-гигиенических условий.
Технологическую и организационную оснастку рабочих мест совершенствуют на основе обследования рабочих мест, изучения и обобщения опыта передовых предприятий отрасли и других отраслей. Практика показала, что рационализация оснащения рабочих мест повышает производительность труда на 5-15%.
Для задач второй группы (назовем их трудоресурсными) рабочее место надо рассматривать с позиции обеспеченности производства рабочей силой или населения работой. В трудоресурсном аспекте рабочее место - это сфера приложения труда одного работника соответствующей квалификации или совокупность функций, которые он должен выполнять . Например, если для обслуживания одного станка (агрегата) требуется участие двух рабочих, то в технологическом и эргономическом аспектах данная система будет рассматриваться как одно рабочее место, а в трудоресурсном аспекте - как два рабочих места в каждую смену.
В практической деятельности по управлению человеческим фактором в организации можно выделить определенные шаги, первым из которых, несомненно, является анализ рабочего места (АРМ). Этот первый шаг связан с целым рядом ключевых понятий и видов деятельности, которые формируют сам процесс менеджмента персонала.
Среди них важную роль играет проектирование рабочего места (ПРМ), а также связанные с ПРМ задачи по улучшению качества производственной среды и трудовой жизни.
Анализ рабочего места представляет собой дифференцирование рабочего места, с одной стороны, через задачи (деятельность), которая на нем совершается, а с другой - через требования по отношению к образованию, опыту и ответственности, необходимым для успешного выполнения деятельности на этом месте. АРМ, как правило, состоит из двух частей:
· описание рабочего места - перечисление видов деятельности (задач, трудовых условий, средств оборудования и материалов, которые используются на данном рабочем месте);
· спецификация рабочего места - перечисление необходимых требований к опыту, квалификации и способности успешно выполнять задачи (справляться с работой) на данном рабочем месте.
Анализ рабочего места проводится для последующего решения многих важных организационных и кадровых проблем:
· для проектирования рабочего места;
· для поиска необходимых организации сотрудников;
· для объективного отбора сотрудников;
· для осуществления формальной оценки совершенной сотрудником деятельности (проделанной им работы);
· для квалификационной подготовки и переподготовки персонала;
· для организации карьеры сотрудников;
· в связи с материальным и моральным стимулированием персонала;
· в связи с задачей обеспечения техники безопасности труда.
Анализ рабочего места даёт ответы на следующие вопросы:
1. Сколько времени необходимо для выполнения основных производственных операций?
2. Какие производственные операции можно сгруппировать в более общее понятие рабочего места?
3. Как организовать рабочее место таким образом, чтобы увеличить производительность труда работников?
4. Какой режим работы целесообразен для данного рабочего места?
5. Какими личностными характеристиками должен обладать работник для выполнения данной производственной операции?
6. Как может использоваться информация, полученная в результате анализа рабочего места, для создания программы управления персоналом предприятия?
Анализ должности проводится в следующих случаях:
1. Введение новой должности в штатное расписание.
2. Отсутствие Паспорта рабочей должности для существующей должности, необходимость которого выявлена при начале процедуры анализа профессионально- важных качеств.
3. Изменение содержания деятельности на рабочем месте, произошедшее по причин реорганизации подразделения, внедрения новой технологии или оборудования.
4. Устное или письменное распоряжение руководителя подразделени о необходимости оценки нагрузки одного, нескольких или всех сотрудников.
Анализ рабочего места (процесса) тесно связан с разработкой программ управления персоналом и осуществляется по следующим направлениям:
1. Подготовка описания рабочего места. В полном виде описание включает краткое изложение рабочего процесса, обязанности работника и степень его ответственности, а также некоторые сведения об условиях работы.
Использование информации, полученной в ходе анализа рабочего места (процесса)
2. Спецификация рабочего процесса. В ней указаны личностные характеристики работника, необходимые для выполнения данного процесса.
3. Проект рабочего места. Информация, полученная в результате анализа, используется для выработки или видоизменения структуры элементов, обязанностей и задач, связанных с данной рабочей должностью.
4. Подбор сотрудников и прием их на работу. Аналитическая информация обязательно учитывается при отборе работников на определенную должность, поскольку помогает подобрать претендентов, которые будут трудиться с максимальной отдачей и чувствовать себя комфортно на данной работе.
5. Оценка результативности труда. Здесь сравнивается фактическая и «плановая» производительности труда. Анализ рабочего процесса используется для того, чтобы рассчитать «приемлемый» уровень производительности труда для конкретного рабочего места.
6. Подготовка кадров и совершенствование квалификации. Информация, полученная в результате анализа рабочего процесса, используется для разработки и внедрения программ подготовки кадров и совершенствования квалификации. Описание рабочего места помогает установить навыки и умения, необходимые для выполнения данного процесса.
7. Планирование карьеры и продвижение по службе. Перемещение работников с одной должности на другую, с одной операции (процесса) на другую получает четкую и подробную информационную основу.
8. Оплата труда. Заработная плата обычно напрямую увязывается с навыками, умением, условиями работы, риском для здоровья и т.д. Анализ рабочих мест дает исходную базу для сопоставления и соответствующей оплаты работников.
9. Безопасность труда. Она во многом зависит от правильного расположения рабочих мест, соблюдения определенных стандартов рабочего процесса, самого оборудования и других условий. Информация о том, что присуще данному рабочему процессу и какого рода работники необходимы для его выполнения, может быть получена именно в ходе анализа рабочих мест.
Ограничения проведения анализа рабочего места
1. Контроль своевременности и качества выполнения работ по анализу должности осуществляет сотрудник, назначенный ответственным исполнителем.
2. В случае возникновения обстоятельств, которые затрудняют проведение анализа рабочего места, анализатор пишет докладную записку с указанием оснований для прекращения работ на имя руководителя.
3. В случае необходимости введения новой должности проведение анализа рабочего места может быть отложено, но необходимо письменное распоряжение руководителя.
4. Анализ рабочих мест в подразделениях может проводиться по непосредственной инициативе Генерального директора, зафиксированной в соответствующем приказе, для оценки уровня загрузки сотрудников подразделения. В данном случае работы выполняются непосредственным контролем по специально составленному плану работ.
Цели занятия l l l Осознание сущности анализа рабочего места Изучение методов анализа рабочего места Организация и принципы проектирования рабочего места
Понятие рабочего места Рабочее место – первичное звено в структуре любого производства. Рабочее место рассматривается в двух аспектах: l зона приложения труда, оснащенная, определенным образом организованная и предназначенная для трудовой деятельности одного или нескольких работников (на первом месте проблема проектирования, планирования, аттестации), l зона организации жизнедеятельности людей.
Основные понятия темы l l l Анализ рабочего места (АРМ) – процедура определения требований к обязанностям, навыкам и личным качествам, необходимым для осуществления работы. Должностная инструкция– список должностных обязанностей, ответственности, подотчётности, условий работы и управленческой ответственности – один из продуктов АРМ. Спецификация – список «человеческих требований»: необходимое образование, навыки, тип личности и т. п.
Менеджер по УП собирает следующую информацию посредством АРМ: l l l рабочая деятельность поведение применение машин, оборудования, инструментов и средств стандарты выполнения работы условия труда и окружающая среда личностные требования
АРМ Решение о найме и отборе Должностная инструкция и спецификация Оценка результативности труда Решение о зарплате и компенсации Требования к обучению
Процедура АРМ 1. Установление цели АРМ, что позволит определить необходимые данные и методы их сбора. 1. Обзор актуальной фоновой информации: орг. структура, блок-схема процесса, должностная инструкция. Выбор позиций в качестве образца. Непосредственный АРМ путем сбора данных о рабочей деятельности, требуемом поведении, условиях труда, личностных чертах и умениях, необходимых для выполнения работы. Подтверждение информации АРМ рабочим и его руководителем. Разработка должностной инструкции и 2. 3. 4. 5.
Методы сбора информации АРМ Качественные: l интервью l анкетирование l наблюдение l заполнение дневника Количественные: l позиционный опросный лист для анализа l процедура Департамента труда l функциональный анализ работы
Анкеты обычно включают вопросы о следующих аспектах работы: l l l Обязанности и процент времени, затрачиваемого на них Специальные обязанности, выполняемые реже Внешние и внутренние контакты Координация работы и управленческая ответственность Применяемы материалы и оборудование Принимаемые решения и свобода их принятия Ведение документации и отчетность Используемые знания, умения и навыки Требуемое обучение Физическая работа и ее характеристика Условия работы
Ведение дневника l Ежедневное перечисление каждого действия работником, которое он указывает наряду со временем, которое занимает каждое действие
Количественные методы АРМ l l l Позиционный опросный лист – применяется для сбора количественной информации относительно обязанностей и ответственности разных работ. Процедура Департамента труда (ПДТ) – стандартизированный метод ранжирования, классификации и сравнения фактически каждого типа работы на основе данных, людей и вещей. Функциональный анализ работы – метод, подобный ПДТ, но дополнительно принимающий во внимание степень до которой инструкции, рассуждение, суждение и математические и вербальные умения нужны для работы.
Большинство должностных инструкций содержат секции: l l l l Определение работы. Краткое описание работы. Ответственность и обязанности. Полномочия. Стандарты исполнения. Условия труда. Спецификация работы.
Составные части должностной инструкции l l l Определение работы – вводная часть, в которой указаны название работы, отношения подотчетности, департамент, расположение и дата анализа. Краткое описание работы дает описание общей сущности работы и включает ее основные функции и действия. Отношения – утверждение, демонстрирующее отношения выполняющего работу с другими людьми, внутри организации и за ее пределами.
Составные части должностной инструкции l l l Ответственность и обязанности: детальный список фактической ответственности и обязанностей, соответствующих рабочему месту. Полномочия – раздел определяет пределы полномочий работника. Стандарты исполнения - список стандартов выполнения основных обязанностей и ответственности относительно каждого элемента работы.
Спецификация может быть как отдельным документом, так и частью должностной инструкции l l l для обученного персонала в сравнении с необученным; основанная на субъективном мнении; основанная на статистическом анализе.
Современные тенденции в организациях l Ротация кадров - последовательная смена профессиональных обязанностей, поочередное пребывание в той или иной должности с целью освоения работником смежных профессий, различных функций. l Горизонтальная нагрузка - добавление обязанностей к работе, которые являются аналогичными (подобными) прямым обязанностям сотрудника и требуют того же самого разряда работы. l Вертикальная нагрузка - добавление обязанностей, которые отличны от выполняемых при данной работе и требуют других квалификаций, знаний и способностей.
Современные тенденции в организациях Реинжиниринг - фундаментальное переосмысление и радикальная перестройка бизнес процессов с целью улучшения важных современных мер выполнения работы таких, как затраты, качество и скорость.
Современные тенденции в организациях l l Деджоббинг – расширение ответственности работ компании и поощрение сотрудников не ограничиваться обязанностями их должностных инструкций. Организация без границ характеризуется широким применением командной работы и подобных структурных механизмов, которые сокращают и делают более проницаемыми границы, разделяющие отделы.
Внутренняя организация рабочего места l l Система мероприятия по оснащению рабочего места как такового всем необходимым получила название его внутренней организации. В ее основе лежит проект рабочего места.
Проект рабочего места включает: l l l Содержание труда; Технологические, информационные и иные связи; Эскиз размещения мебели и оборудования; Обеспечение необходимым ресурсами; Хозяйственное и техническое обслуживание; Квалификационные и образовательные требования к работнику.
Внешняя организация рабочего места l l l Позиционирование рабочего места относительно других мест, колонн, стен и т. п. Проектирование рабочих помещений. Выдачу заказов на планировку строящихся по индивидуальным заказам зданий. Распределение подразделений в помещениях в имеющихся зданий. Проектирование оборудований коллективного пользования самих помещений.
Задание для СРС l l l Выучить материал презентации. Читать главу В. Р. Веснина «Рабочее место» . - Выполнение задания «Должностная инструкция моего родственника»: написание должностной инструкции по стандартной форме своего близкого человека на основе опроса.
Основа любого предприятия (организации) - определенное число рабочих мест (производственных процессов) и необходимые операции, выполняемые сотрудниками. Все эти процессы и операции должны быть согласованы, скоординированы и непосредственно увязаны с задачами предприятия в целом, если оно хочет добиться успеха. Поэтому изучение рабочих мест, процессов и операций - обязательная часть системы управления персоналом.
Стадии анализа рабочего места. Анализ рабочего места (процесса) дает ответы на следующие вопросы:
Сколько времени необходимо для выполнения основных производственных операций?
Какие производственные операции можно сгруппировать в более общее понятие рабочего места (процесса)?
Как организовать рабочее место таким образом, чтобы повысить производительность труда работников?
Какой режим работы целесообразен для данного рабочего места?
Какими личностными характеристиками должен, по возможности, обладать работник для выполнения данной производственной операции?
Как может использоваться информация, полученная в результате анализа рабочего места, для создания программы управления персоналом предприятия?
Анализ рабочего места состоит из нескольких стадий, показанных на рисунке. Предполагается, что анализ рабочего места проводится на уже действующем предприятии.
Стадия 1 анализа очень важна, поскольку дает общую картину организации в целом. Здесь рассматривается место каждого рабочего процесса в данной организации. В завершение 1-й стадии составляют итоговые таблицы по структуре организации и диаграммы рабочего процесса. На 2-й стадии аналитику предстоит решить, как будет использоваться информация по анализу и проектированию рабочего процесса. Поскольку анализ всех рабочих мест процесса требует длительного времени и немалых материальных затрат, следует выбрать какой-либо типичный образец. На 3-й стадии основное внимание уделяют отбору тех рабочих мест, которые будут конкретно анализироваться.
На 4-й стадии с помощью определенных методов собирают не обходимые характеристики рабочего места, выявляют целесообразные режимы работы и качества, необходимые соответствующему исполнителю. Информацию, полученную на этой стадии, используют затем на 5-й стадии при описании рабочего места. На 6-й стадии разрабатывают спецификацию рабочего места (процесса).
Данные, собранные на стадиях 1-б, используют затем на 7-й стадии - для проектирования рабочего процесса. Под проектированием рабочего процесса подразумевают выбор рационального составления рабочих элементов, обязанностей и задач работника, с тем, чтобы работник достигал наилучших результатов и сам получал при этом чувство удовлетворения. На 7-й стадии варианты проекта тщательно оценивают и анализируют, выявляя и устраняя их недостатки.
Анализ рабочих мест тесно связан с разработкой программ управления персоналом и используется при этом в следующих направлениях:
1) подготовка описания рабочего места (в полном виде оно включает краткое изложение сути рабочего процесса, обязанностей работника и степень его ответственности, а также некоторые сведения об условиях работы);
2) спецификация рабочего процесса. В спецификации указаны личностные характеристики работника, необходимые для выполнения данного процесса;
З) проект рабочего места. Информацию, полученную в результате анализа, используют для выработки или видоизменения структуры элементов, обязанностей и задач, связанных с данной рабочей должностью;
4) подбор сотрудников и их прием на работу: аналитическая ин формация учитывается при отборе работников на определенную должность. Анализ помогает подобрать претендентов, которые будут трудиться с максимальной отдачей и чувствовать себя комфортно на данной работе;
5) оценка результативности труда. Сравнивают фактическую и плановую производительность труда. Анализ рабочего процесса используется для того, чтобы рассчитать приемлемый, этичный уровень производительности труда для конкретного рабочего места;
б) подготовка кадров и совершенствование квалификации. Информацию, полученную в результате анализа рабочего процесса, используют для разработки и внедрения программ подготовки кадров и совершенствования квалификации. Описание рабочего места помогает установить навыки и умения, необходимые для выполнения данного процесса;
7) планирование карьеры и продвижение по службе. Перемещение работников с одной должности на другую, с одной операции или процесса на другой получает четкую и подробную информационную основу;
8) оплата труда. Заработная плата обычно напрямую увязывается с навыками, умением, условиями работы, риском для здоровья и т. д. Анализ рабочих мест дает исходную базу для сопоставления и соответствующей оплаты труда работников;
9) безопасность труда. Безопасность рабочего процесса зависит от правильного расположения рабочих мест, соблюдения определенных стандартов, оборудования и других условий. Что присуще данному рабочему процессу, и какого рода работники необходимы для его выполнения? Эта и подобная информация может быть получена именно в ходе анализа рабочих мест.
Выбор методов анализа. Проведение достоверного анализа рабочих мест - дело хорошо обученных профессионалов.
Работник, проводящий анализ, должен понимать людей, рабочий процесс и иметь представление об общей организационной структуре предприятия. Важно и понимание им характера связей процедур управления персоналом с общей структурой организации.
Аналитик рабочего процесса должен выбрать наиболее подходящие для этого методы. Основой выбора служит предварительный обзор организации и взаимосвязи отдельных служб, отделов и рабочих мест.
Эти связи хорошо видны на структурной схеме, где указаны функции работников, выполняющих отдельные обязанности (рис. 2). С помощью таких схем аналитик получает общую картину того, какие подразделения существуют в организации, какова их иерархия и как осуществляется связь между ними.
 |
Дополнение к указанной схеме составляет комплект схем взаимодействий отдельных рабочих мест. Такие схемы более детализированы и более точны. На них показаны связи между рабочими местами (процессами).
для получения информации, необходимой для анализа рабочего процесса, используют четыре метода:
Наблюдение;
Собеседование (интервью);
Список обязанностей работника.
При любом из этих методов вначале собирают данные о рабочем месте, а затем изучают сам процесс, для чего рассматривают рабочие задания, которые выполняет соответствующее лицо. Такой тип анализа именуется «анализом, ориентированным на рабочее место». Анализ может быть сконцентрирован на режимах работы, действиях, которые необходимо выполнить работнику в данном процессе (например, подсчеты на компьютере, ведение переговоров и т. д.). Такой анализ называется «анализом, ориентированным на рабочие процессы».
Источником базовой информации для анализа могут служить анкеты типа «Информационный стандарт анализа рабочего места». Анкету заполняют работники, занятые на данном рабочем месте.
Метод прямого наблюдения применяют в случаях, когда рабочий процесс требует ручного, стандартизированного труда или когда он непродолжителен. Примером таких процессов могут служить действия рабочего на сборочной линии автозавода, работа клерка, формирующего картотеку в страховой компании, или работа служащего на складе, который составляет опись вещей. Аналитик изучает действия одного из нескольких работников, выполняющих данный процесс. Метод прямого наблюдения мало приемлем в случаях, когда рабочий процесс включает умственную деятельность (работа исследователя, редактора или математика). Чтобы использовать метод прямого наблюдения, аналитик должен быть обучен наблюдению за действиями лиц, осуществляющих рабочий процесс. Проводить такого рода наблюдения следует как можно более незаметно, чтобы не мешать рабочему процессу.
Метод собеседования (интервью) чаще применяют для получения информации, необходимой для анализа рабочего процесса. Он дает аналитику и работнику возможность поговорить друг с другом. Во время разговора работник также может задавать аналитику раз личные вопросы: таким образом, аналитик объясняет работнику, как будет использоваться полученная информация. Собеседование можно проводить с одним работником, группой или с начальником, который располагает сведениями о рабочем процессе. Используют обычно стандартный набор вопросов, что позволяет сравнивать ответы.
Уязвимость метода в том, что информация может быть неточной. Например, если работник узнает, что информация, полученная во время собеседования, будет использована для установления заработной платы, он дает ее искаженной. Поэтому последовательные интервью более чем с одним человеком (работником и его руководителем), тщательное планирование беседы и правильный отбор вопросов, равно как и установление хорошего контакта с работником, чрезвычайно важны. Это отнимает немало времени, но улучшает качество и достоверность получаемой информации. Полученная в ходе собеседования информация дополняется в дальнейшем данными наблюдений и анкет.
Использование анкет метод, который требует наименьших денежных затрат. Это достаточно эффективный метод получения большого количества информации за короткий период времени.
Анкета «Информационный стандарт анализа рабочего места» - стандартная. Она включает в себя вопросы о рабочем месте и процессе, требованиях к ним, условиях работы и оборудовании. Менее стандартный подход - попросить рассказать работников о своей работе. Такой более свободный подход дает работникам возможность выразить собственные идеи и описать рабочий процесс своими словами.
Целесообразность применения стандартных анкет является постоянным источником споров. В принципе, не существует какого- либо идеального стандарта анкеты.
Любые из перечисленных четырех методов могут быть использованы в различных комбинациях, а для получения всесторонней информации о рабочем процессе - все сразу. Аналитики рабочего процесса очень часто применяют особый, количественный способ анализа, который включает в себя особенности всех четырех обычных методов.
Специальные количественные методы анализа. Приведенные четыре метода дают основу для ряда более сложных количественных подходов, которые позволяют получить информацию о том, какого рода обязанности выполняет работник и каковы должны быть его навыки и знания для выполнения данного рабочего процесса. Три наиболее распространенных количественных метода - это функциональный анализ рабочего процесса, должностное анкетирование и анкетирование административных лиц.
Функциональный анализ рабочего процесса - метод, служащий для характеристики сути рабочего процесса, описаний рабочего процесса и получения данных, необходимых для описания требований к работникам.
Достоинство метода заключается в том, что рабочий процесс получает количественные оценки. Таким образом, все рабочие процессы могут быть классифицированы, например, для установления уровня заработной платы работника.
При использовании метода должностного анкетирования для количественной оценки должностей применяют стандартную анкету. Исследователь рабочего места (должности) решает, какие из пунктов, приведенных в анкете, важны для выполнения конкретно рассматриваемого рабочего места.
Применяют также компьютерные программы количественной оценки рабочих должностей. При этом обычно используют семь параметров:
Характер принимаемых решений;
Взаимосвязи;
Ответственность;
Необходимость рабочих навыков и обучения;
Наличие и характер затрат ручного труда;
Использование оборудования и транспортных средств;
Обработка информации.
По этим оценкам можно получить краткое описание рабочего места (должности) и сравнить различные процессы.
Достоинством метода можно считать его апробированность, недостатком - большие затраты времени и труда. Кроме того, поскольку данный метод не описывает особых, специфических действий, присущих именно данному рабочему месту, характеристики совершенно различных должностей могут выглядеть почти одинаково (так, должности милиционера и домохозяйки выглядят «сходными», поскольку обе «связаны с устранением неисправностей и урегулированием кризисных ситуаций»). Анкетный метод дает только самую общую картину рабочей должности.
Анализ рабочего места
Проектирование рабочего места
Профориентация персонала
Адаптация персонала
Организация движения персонала
Безопасность персонала
Анализ рабочего места
Основой любой организации является некоторое количество рабочих мест (производственных процессов) и операций, выполняемых ее сотрудниками. Все эти процессы и операции должны быть согласованы, скоординированы и непосредственно увязаны с задачами предприятия в целом, если оно хочет добиться успеха. Поэтому изучение рабочих мест, процессов и операций является обязательной частью программы управления персоналом.
Рабочее место - пространственная зона, оснащенная техническими средствами, в которой совершается трудовая деятельность работников, совместно выполняющих работу или операции. Классификация рабочих мест зависит от ряда факторов: категории и числа работников, их численности, уровня механизации, рабочих мест, числа смен и других. Подробно она представлена в приложении 8.1.
Анализ рабочего места осуществляется для:
§ определения времени, необходимого для выполнения основных производственных операций;
§ группировки различных производственных операций в более общее понятие рабочего места (процесса);
§ организации рабочего места с целью увеличения производительности труда работников;
§ определения целесообразного для данного рабочего времени режима работы;
§ определения личностных характеристик работника, которыми он должен обладать для выполнения данной производственной операции;
§ использования информации, полученной в результате анализа рабочего места, для создания программы управления персоналом организации.
Анализ рабочего места состоит из нескольких стадий:
1. Определение места каждого рабочего процесса в структуре организации.
2. Цели и задачи анализа рабочего места, направления использования информации о рабочем месте.
3. Отбор типичных рабочих мест для анализа.
Выбор метода анализа рабочего места и его использования. Сбор необходимых данных.5. Описание рабочего места.
6. Специализация рабочего места.
7. Использование информации 1-6 стадий для проектирования рабочего места.
8. Оценка и внедрение проекта модифицированного рабочего места.
Проведение достоверного анализа рабочих мест - функция хорошо обученных профессионалов.
Для получения информации, необходимой для анализа рабочего процесса, по отдельности или в сочетании используются четыре метода:
§ наблюдения;
§ собеседования (интервью);
§ анкеты;
§ список обязанностей работника.
При любом из этих методов вначале собираются данные о рабочем месте, а затем изучается сам процесс, для чего рассматриваются те рабочие задания, которые выполняет соответствующее лицо. Такой тип обследования именуется, «анализом, ориентированным на рабочее место». Анализ рабочего места может быть сконцентрирован на режимах работы, действиях, которые необходимо выполнить работнику в данном процессе (например, подсчеты на компьютере, координацию, ведение переговоров и т. д.). Такой метод обследования называется «анализом, ориентированным на рабочие процессы».