Списание документов в дело. Списание документов

Отчеты бухгалтеров, первичная учетная документация, а также регистры проведенного бухгалтерского учета хранят 5 лет и более. Точные сроки приведены в Законе о бухгалтерском учете (17 статья 1 пункт).

Наши сотрудники, которые принимают во внимание действующие нормативные акты, помогут с максимальной точностью определить сроки хранения документации, ее списания. Именно в нормативных актах зафиксированы точные сроки, в течение которых можно хранить определенные документы. При этом особого значения не имеет тот факт, хранятся ли бумаги в компании, в муниципальном либо государственном архиве.

Период хранения документации

Все документы по сроку хранения распределены на две специальные категории:

1) Документы, которые могут храниться в течение определенного срока.

2) Документация, которую необходимо хранить постоянно. Такие бумаги списывать не нужно.

Период временного хранения документации определяется именно в годах (5 лет, 1 год, иное). И такие сроки используются всеми организациями и компаниями. В том случае, если срок закончился, можно приступить к списанию бумаг. В обязательном порядке в процессе составляется Акт списания документации.

Особенности процесса списания документации

Данная процедура включает ряд этапов:

  1. Оценка ценности документации экспертами. Этим процессом занимается специально созданная комиссия. Члены комиссии осуществляют отбор, классификацию, подготовку и оформление документов для постоянного, продолжительного хранения. Они же выполняют списание документации, архивирование бумаг. Для того чтобы точно установить потребность в процессе списания, члены комиссии используют различные информационные источники (федеральный закон, основные требования, нормы).
  2. Подготовка акта для последующего списания документации, которую не нужно постоянно хранить. Данный акт имеет определенную форму. В этот акт входят только те бумаги и дела, которые с первого января хранить не нужно. Кстати, составление акта осуществляется в тот период, когда сохранять документы уже не нужно. В таком акте обязательно должна присутствовать подпись специалиста, который выполнял оценку. Дополнительно должны подписать остальные члены комиссии, собственник фирмы или руководитель организации.
  3. Утверждение составленного акта. Этот процесс проводится в государственном архиве.
  4. Конфиденциальное списание и уничтожение документов. Выполняется оно разными способами. Чаще всего используют:
    • Термический способ (сжигание).
    • Шредирование (разрезание документов на небольшие кусочки).
    • Химические составы.
    • Перемещение списанных документов в пункт, где осуществляется вторичная переработка сырья. В этом случае обязательно составляется соответствующий акт о передаче документов.

Важные моменты:

  • Стандартные акты обязательно включают такую фразу: «Описи дел постоянного хранения за ___ годы утверждены по личному составу согласованы с ЭПК ____________________ (протокол от __________ №___)». Данное предложение необходимо лишь в том случае, если документация передается на хранение государству. Во всех остальных случаях использовать ее не нужно.
  • Еще одна фраза, присутствующая в документе «Документы количестве _____ ед. хр. весом ______ кг сданы в ____ на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______ № _______». Компании, которые осуществляют списание, уничтожение бумаг собственными силами, обязательно заменяют ее другой, представленной в образце. Заполнение полей обязательно, если к данному процессу привлекаются сторонние компании. Фраза может входить в акт, соглашение или накладную.
  • Хранились ли документы в государственном архиве или нет, неважно. В любом случае утверждение составленного акта руководителем компании выполняется только после проведение всех мероприятий, согласования. Далее осуществляется регистрация акта.
  • Акт обязательно согласовывается со всеми членами комиссии, которые выполняли экспертную оценку.

Как заказать списание документации в Москве?

Списанием и уничтожением документации должны заниматься специалисты, поскольку эти мероприятия включают немало важных моментов. В нашей организации «АйТи Решения» работают только квалифицированные работники, имеющие соответствующее образование, немалый опыт. Поэтому они без особых сложностей смогут выполнить оценку представленной документации, выделить бумаги, срок хранения которых подошел к концу, а также подготовить акт на списание тех дел, которые хранить не нужно. Кроме того, мы сможем выполнить обработку документов, систематизировать их, подготовить опись, которая необходима для последующей передачи их в муниципальный или государственный архив.

Для сохранения текущих параметров поиска как значений по умолчанию следует нажать в окне поиска кнопку и в открывшемся меню выбрать пункт "сохранить " (рис. 9).

Остальные пункты этого меню имеют следующее назначение:

    1. Регистрация нового документа

Для регистрации нового документа необходимо ввести и сохранить данные, составляющие содержание регистрационно-контрольной карточки документа (РКК). Инструкция по работе с окном РКК приведена в разделе 11 "Карточка документа".

Ввести данные можно двумя способами.

1 . Нажать кнопку , в открывшемся меню выбрать тип регистрируемого документа, заполнить поля РКК и сохранить её в базе данных, нажав кнопку "Сохранить" (рис. 10).

2. Прибегнуть к помощи "мастера регистрации". Мастер вызывается кнопкой . Регистрация выполняется в пошаговом режиме: мастер выводит окно, пользователь вводит данные, нажимает кнопку "Далее" и переходит к следующему окну (рис. 11). Завершается регистрация нажатием кнопки "Сохранить" в последнем окне. Инструкция по работе с этим окном приведена в разделе 12 "Резолюция".

При регистрации с помощью мастера в РКК вводятся только те данные, которые, по мнению мастера, обычно вводятся для выбранного (на первом шаге) типа документа.

    1. Просмотр и редактирование карточки документа

Для просмотра и редактирования данных, составляющих содержание регистрационной карточки документа (РКК), следует в списке документов выбрать курсором документ и нажать кнопку "Подробности". Откроется окно редактирования РКК документа. Описание окна приведено в разделе 11 "Карточка документа".

РКК, в кратком или полном виде, также можно сформировать как документ и распечатать на принтере (см. 2.8 "Отчеты").

    1. Электронный образ документа

При нажатии кнопки открывается окно закачки документа, изображенное на рис. 12.

Для закачки следует нажать кнопку "Обзор…", выбрать файл, в котором сохранен документ, и нажать кнопку "Закачать". Пиктограмма приложения, в котором подготовлен документ, появится в информационном окне (рис. 3).

К одному документу можно "прикрепить" указанным способом неограниченное количество электронных образов.

    1. Списание документа в дело

Кнопка позволяет списать в дело выбранный курсором документ, а если документ уже списан – просмотреть и отредактировать реквизиты списания.

Примечание . Списать документ в дело также можно в модуле "Номенклатура дел" (см. 10.1 "Номенклатура дел").

Если документ еще не списан в дело, то при нажатии на кнопку откроется окно, изображенное на рис. 13. Для списания документа в дело необходимо задать в полях окна реквизиты списания и нажать кнопку "Сохранить".

Документ списывается в определенный том определенного дела. Дело либо задается своим индексом в поле Индекс дела , либо выбирается из списка дел, расположенного в правой части окна. В списке представлены дела за год, указанный в полеДела за , организации (подразделения), указанной в полев . Если организация не указана, в списке представлены дела всех организаций (головной организации и ее структурных подразделений).

Из списка дело выбирается двойным щелчком по индексу. Щелчок по заголовку открывает окно редактирования атрибутов дела (см. 10.1.5 "Редактирование дела").

После выбора дела автоматически заполняются поля:

    № в деле – предлагается номер, на единицу больший номера последнего документа в деле;

    № тома – предлагается номер последнего тома дела.

Эти значения, равно как и значения полей Дата списания и№ экземпляра , можно изменить.

После того как пользователь введет количество страниц в документе в поле Кол-во страниц , в полеСтраницы будет показан диапазон страниц, отведенный документу в деле.

Если документ уже списан, то при нажатии кнопки откроется окно, в котором можно просмотреть и отредактировать реквизиты списания дела (рис. 14). Кнопкапозволяет удалить документ из дела.

Сформированные отчеты открываются в окне MSWord.

Списание и уничтожение документов

Удаление движения экземпляра документа

В режиме корректировки реквизитов движения можно производить удаление ошибочно зарегистрированных движений экземпляра документа. Операция удаления доступна только для последнего зарегистрированного движения, причем общее число движений экземпляра должно быть больше одного, а сам экземпляр не перерегистрирован.

Для удаления движения экземпляра документа следует «щелкнуть» по кнопке «Удалить движение», после чего будет произведено удаление движения экземпляра документа из базы документов.

Режим предназначен для записи в базу данных номера дела и даты списания документа в дело. Запуск режима осуществляется с помощью клавиши «F4» или по команде «Операции/Списание в дело» из режима просмотра карточек документов. На экране появится диалоговое окно «Списание экземпляра документа» (рис. 2.34.), в поля которого следует внести: дату возврата документа, количество листов документа и приложения, описание приложения, номер и дополнительный индекс дела, в которое списывается документ, дату списания.

Рис. 2.34. Окно списания экземпляра документа в дело

Для ускорения ввода информации часть полей заполняется значениями по умолчанию при открытии окна.

В строке «Сортировка по» имеются два поля (номер для сортировки и дата для сортировки), в которые вводятся значения критериев сортировки документов в деле. Критерии сортировки определяются видом сортировки документов в деле, зависящим от номера дела и устанавливаемым при формировании справочника индексов дел. В ТКЗ «Канцелярия» заданы четыре вида сортировки:

· по регистрационному номеру. В этом случае поля в строке «Сортировка по» недоступны;

· по дате документа. В строке «Сортировка по» доступна для редактирования дата сортировки (по умолчанию заполняется датой документа);

· по исходящему номеру документа. В строке «Сортировка по» доступно для редактирования поле номера для сортировки (по умолчанию заполняется номером документа);

· общий. В строке «Сортировка по» доступны для редактирования поля номера и даты сортировки. В поле номера по умолчанию заносится исходящий номер документа. В поле дата заносится: для исходящих документов - дата отправки сторонним корреспондентам и для входящих документов - дата документа.

Поля в строке «Сортировка по» могут редактироваться пользователем для изменения позиции документа в описи документов в досье.

При заполнении полей «Номер дела» и «Дополнительный индекс» с помощью клавиши «F2» можно вызвать на экран «справочное окно», в котором будет выведен справочник существующей номенклатуры дел. После окончания заполнения полей для записи информации в базу, необходимо щелкнуть по кнопке «Сохранить». Если часть полей при регистрации списания можно пропустить, то для быстрого перехода к кнопке «Сохранить» можно воспользоваться клавишей «PageDown».



Для выхода из окна «Списание экземпляра документа» используется кнопка «Отмена» в нижней части окна или клавиша «Esc».

Отмену операции списания экземпляра документа можно сделать, выбрав пункт меню «Операции/Отмена операции». На экране появится предупреждение (рис. 2.35.).

Рис. 2.35. Отмена операции списания экземпляра документа

После нажатия кнопки «Оk» операция списания документа будет отменена и в окне просмотра регистрационной карточки документа отобразится последнее предшествующее списанию движение экземпляра документа.

При попытке изменить листаж документа или приложения в режиме «Коррекция движения» для уже списанного документа на экране появится запрос «Производить корректировку листажа в списании?». При утвердительном ответе на запрос все внесенные изменения в листаже будут внесены во внутреннюю опись.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;
  • перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Несмотря на то что перечень, утвержденный Росархивом 06.10.2000, в настоящее время не действует, при уничтожении документов, созданных в период его действия, необходимо руководствоваться теми сроками хранения, которые в нем указаны. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?» .

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

  • отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
  • избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
  • сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

  • наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
  • дату оформления акта;
  • описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
  • подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 2 000 до 3 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

  • запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
  • нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
  • нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
  • необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

Итоги

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

У ничтожение документов - важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения. Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия.

Кого включить в комиссию для подтверждения факта уничтожения документов индивидуальному предпринимателю, у которого нет наемных работников? См. ответ на нашем сайте

Для того чтобы провести полноценную оценку документов, выделяемых к уничтожению, в состав экспертной комиссии желательно включать следующих сотрудников:

  • представителя руководства организации;
  • архивиста;
  • главного бухгалтера организации;
  • представителя службы персонала организации;
  • представителя юридической службы организации;
  • сотрудника службы документационного обеспечения или секретаря организации.

Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год. Экспертная комиссия (ЭК) устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним (актом) готовит документы на уничтожение.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

2.2.3. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Пример 1

Свернуть Показать

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на всех этапах жизненного цикла документа:

  • в текущем делопроизводстве:
    • при составлении номенклатуры дел,
    • при формировании документов в дела,
    • при подготовке дел к последующему хранению;
  • в архиве организации:
    • в процессе подготовки дел к передаче в центральные архивы;
    • в процессе выделения документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Основными функциями экспертных комиссий являются:

  • отбор документов постоянного и временного хранения для передачи в архивы;
  • отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению;
  • выделение к уничтожению дел, срок хранения которых истек;
  • рассмотрение описей дел постоянного срока хранения и актов на дела, отобранные для уничтожения;
  • рассмотрение актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на хранение в архивы;
  • участие в уничтожении дел.

В соответствии со сроками, установленными приказом о проведении экспертизы ценности документов, работниками службы архива организации и ДОУ совместно с ЭК ежегодно проводится экспертиза ценности документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации и находящихся на хранении в архиве организации.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

2.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документов, подлежащих постоянному хранению, которые описываются в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации; в случае если организация является фондообразователем государственного архива, то вновь составленные описи подлежат также согласованию с ЭПК государственного архива, в который в дальнейшем дела будут переданы на постоянное хранение. Особое внимание при этом необходимо уделять и документации по личному составу, так как данные документы передаются на государственное хранение в случае ликвидации организации.

В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению оформляются только после составления и утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.

Свернуть Показать

Наталия Носарева

Работа комиссии, как правило, начинается с выделения к уничтожению дел временного срока хранения, в которых в принципе не могут быть подшиты документы постоянного и долговременного хранения. Но с целью исключения факта случайного уничтожения документов, подлежащих дальнейшему хранению, рекомендуется проводить полистную проверку дел.

Дела с грифом секретности и несекретные включаются в отдельные акты.

Если комиссией выявлено, что в дело подшиты документы, имеющие постоянные, длительные и истекшие сроки хранения, то такое дело расшивается в целях отбора на хранение документов с постоянными и длительными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками хранения. Выделенные из дел документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела. Для оставшихся документов временного хранения определяются сроки их хранения. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Документам с истекшим сроком хранения, выделенным из данного дела, присваивается статус дела, под именем которого они будут включены в акт.

Если при проведении экспертизы обнаружены документы постоянного срока хранения с повторяющейся информацией (оригиналы, копии или дубликаты), то проводится проверка на наличие оригинальных документов, которые и подлежат дельнейшему хранению. Остальные документы, как правило, уничтожаются. Если обнаружено несколько копий одного документа постоянного срока хранения, но оригинал не найден, то для последующего хранения оставляется одна копия (как правило, лучшего качества или наиболее полная по содержанию), остальные копии выделяются к уничтожению.

К уничтожению также могут быть отобраны документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.

Свернуть Показать

Наталия Носарева , эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:

Мне приходилось читать акт с такого рода формулировкой: мешки бухгалтерских документов, не подлежащие распознанию. Это говорит о том, что архивы организаций чаще всего находятся в ужасных условиях и документы подвергаются воздействию внешней среды. Упомянутый акт был составлен после очередного затопления кипятком архива, находящегося в подвале жилого дома.

Экспертная комиссия выявляет точное количество документации, которую необходимо ликвидировать, кроме того, проводит взвешивание утилизируемых документов (если в организации имеется такая возможность). Как правило, документы (пачки, тюки, мешки с документами) взвешиваются только в пункте вторсырья, в котором имеется соответствующее оборудование. После окончания работы оформляется акт о выделении документов к уничтожению. Обратите внимание, что механическая переработка или сжигание архивных дел (документов) должны производиться до полной их переработки (сжигания) в присутствии членов комиссии. Для утилизации документов возможно привлечение специализированной организации.

Архивная обработка документов с целью их списания и уничтожения

Работа по выделению документов к уничтожению, как правило, проводится как в архиве организации, так и в структурных подразделениях, которые осуществляют текущее хранение документов.

Свернуть Показать

Наталия Носарева , эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:

В структурных подразделениях ежегодно после завершения календарного года проводится работа, направленная на формирование и подготовку дел постоянного хранения для передачи в архив организации, а также на своевременное выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Хотелось бы отметить, что документы, срок хранения которых менее 5 лет, как правило, в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях до момента их утилизации.

Архивом организации также проводится работа по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, приему дел, подлежащих уничтожению из структурных подразделений, составлению акта и организации вывоза документов на утилизацию.

Теперь поясню детальнее, как проводится эта работа.

Делопроизводитель структурного подразделения на основании номенклатуры дел, утвержденной на завершившийся календарный год, выделяет дела, подлежащие постоянному и долговременному хранению, оформляет дела в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций к передаче их на хранение в архив организации. На дела, срок хранения которых истек, составляется документ, на основании которого дела будут переданы в архив для включения в акт выделения к уничтожению документов. Этим документом, как правило, является упрощенная форма утвержденного правилами акта. Акт подписывается делопроизводителем, его составившим, и утверждается руководителем структурного подразделения.

Архивариус принимает из структурных подразделений дела с истекшими сроками хранения по акту, которые обязательно проверяются на предмет правильности включения дел в акт. Дела, срок хранения которых, по мнению архивариуса или экспертной комиссии, еще не истек, возвращаются в структурные подразделения для дальнейшего хранения или оседают в архиве.

Архивариусом также просматриваются описи дел, переданных на хранение в архив организации, выделяются дела, срок хранения которых истекает. Выделенные таким образом дела изымаются из хранилищ или других мест хранения.

Еще раз хотелось бы отметить, что выделение к уничтожению документов проводится только после утверждения описей дел постоянного и долговременного срока хранения!

Итак, дела сняты с полок, вынуты из сейфов и хранилищ! Что делать? Теперь эту массу дел необходимо упорядочить и описать, т.е. составить акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Хорошо, если организация проводит уничтожение документов регулярно, т.е. ежегодно. А при больших объемах документации и сравнительно небольших объемах архивных помещений такую работу целесообразно проводить два, а то и три раза в год. Это позволит довольно оперативно обновлять архивный фонд и не хранить на «дорогущем архивном пространстве» документы, давно потерявшие свое практическое значение.

При составлении акта необходимо учитывать и тот факт, что описание дел, включаемых в акт, отличается от описания дел, вносимых в описи. В акте не описывается каждое дело индивидуально, а указывается общее количество дел данного вида (наименования) и крайние сроки завершения дел в делопроизводстве.

Например, в описи приказов по основной деятельности мы должны дать наименование каждого дела, указать его крайние даты, количество страниц дела и т.д., а при внесении в акт копий тех же приказов достаточно отразить следующую информацию:


Поэтому при составлении акта методика проста: разложили дела по наименованию, пересчитали количество дел одного наименования и указали крайние даты дел, т.е. дату закрытия самого «старого» и самого «молодого» дела. Вот и все.

В акте дела располагаются в той последовательности, в которой они внесены в номенклатуру дел организации.

Желательно также проверить общее количество «реальных» папок и общее количество дел, которое вы укажете в итоговой записи к акту. Внимание! Эти две суммы должны обязательно совпадать.

Еще учтите распространенную ошибку: в качестве основания в преамбуле акта часто указывают приказ, на основании которого проводятся работы, однако это неверно. Если внимательно читать Приложение 4 к Основным правилам работы организаций, то можно увидеть, что в преамбуле ссылка дается на перечень, на основании которого устанавливались сроки хранения документов (она присутствует в подстрочном комментарии к той графе, куда следует вписывать документ-основание). Да, сейчас возникла неопределенность с будущим Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом в 2010 году. Он признан судом не вступившим в силу из-за нарушения процедуры официального опубликования. Но надеюсь, что это «временная заминка», выход из которой будет найден в ближайшее время Росархивом и Министерством культуры. Тем более, что замены этому Перечню в устоявшейся технологии работы в сфере ДОУ и архивного дела пока нет!

ВАС РФ признал не вступившим в силу «Перечень типовых управленческих архивных документов...». Когда и почему? Как будут развиваться события? См. статью«Страна осталась без Перечня типовых управленческих архивных документов ».
Кроме того, см. новостную информацию на эту тему.

После проведения экспертизы ценности документов экспертная комиссия может принять решение о полном или частичном уничтожении архивных дел. Иногда перед уничтожением создается электронный архив путем сканирования документов.

При этом использование документов, выделенных к уничтожению, для хозяйственных нужд (например, на черновики) запрещено!

Если принято решение о полной утилизации, то проводятся работы по разброшюровке дел, извлечению скрепок и других видов крепежа. Например, если документы, скрепленные скобами, попадут в шредер, то они могут испортить аппарат.

Если вы проводите работу по уничтожению документов не первый год и у вас в архиве идеальный порядок, то удобно изымать дела из хранилища только после утверждения акта и сразу же складывать их в тару - мешки или коробки. Но это возможно только при наличии «идеального архива», в котором не нужно просматривать каждое дело и определять срок его хранения на месте.

Итак, акт составлен. Он подписывается лицом, его составившим, согласовывается ЭК организации, о чем на акте делается соответствующая запись. Затем акт передается на утверждение руководителю организации, который несет полную ответственность за хранение документов.

Если организация является фондообразователем государственного архива, то акты утверждаются только после согласования описей дел постоянного хранения и дел по личному составу с ЭПК государственного архива, о чем на акте также делается соответствующая запись.

Документы могут уничтожаться на территории компании или транспортироваться с погрузкой. Для исключения утери документов они должны быть упакованы.

При этом осуществлять доставку и погрузку документов может как ваша компания, так и специализированная организация, занимающаяся уничтожением документов. В любом случае присутствие специалистов вашей компании обязательно при погрузке документов и при самой процедуре уничтожения, поскольку требуется соблюдение конфиденциальности.

Обратите внимание, что некоторые компании специализируются на вывозе макулатуры и ее последующей переработке (и, соответственно, выполняют большие объемы работы бесплатно, прибыль они получают за счет передачи бумажной массы на производство), а другие - именно на конфиденциальности и высокой степени надежности. При использовании компании, которая специализируется на утилизации макулатуры, ваша организация может столкнуться с «утечкой информации», с непредвиденными последствиями.

Документы, не подлежащие уничтожению

Документы, которые в силу Перечня типовых управленческих документов, а также других законодательных и нормативных актов должны храниться постоянно, подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным положением об Архивном фонде РФ. Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то хранить их она должна самостоятельно.

Свернуть Показать

Наталия Носарева , эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:

Документы, отобранные экспертной комиссией организации на постоянное или длительное хранение, описываются. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в 4 экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и утверждаются руководителем организации.

Если организация является фондообразователем государственного архива, то составленные и утвержденные в организации описи дел в обязательном порядке направляются на утверждение архивному органу (ЭПК государственного или муниципального архива). Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в государственный или муниципальный архив в качестве контрольного документа, по которому документы будут приниматься на хранение.

Сопроводительная документация для уничтожения документов

Основным документом, в соответствии с которым осуществляется уничтожение документов, является акт о выделении документов к уничтожению. В общем виде это список разновидностей документов, предлагаемых к уничтожению, с указанием их количества (см. Пример 2)

Типовая форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждена решением коллегии Росархива и является приложением 4 к Основным правилам работы архивов организаций.

Пример 2

Свернуть Показать

У акта множество дат. Они показывают хронологию событий. Объясним ее, используя условные обозначения:

1 - дата протокола ЭПК архивного учреждения (государственного или муниципального архива), согласовавшего описи дел постоянного и долговременного срока хранения (в нашем примере это 12.01.2011). Она переносится в акт из имеющегося в вашем распоряжении протокола и должна быть раньше даты составления акта. Если организация не является фондообразователем государственного или муниципального архива, то, естественно, описи можно не согласовывать и этот пункт из данного акта можно исключить;

2 - дата акта (в примере это 25.01.2011) - указывается в бланке документа, является датой составления акта, его подписания должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, его подпись оформляется в итоговой части акта. В утвержденной Росархивом форме этого акта присутствует одна подпись (обычно председателя ЭК организации), но на практике данный акт могут подписывать все участники этой экспертной комиссии (такой вариант показан в нашем Примере 2);

3 - дата согласования акта с ЭПК(ЭК) организации (26.01.2011). Акт согласовывается только после его составления, поэтому дата согласования и номер протокола вносятся в акт после его рассмотрения на заседании комиссии, и, естественно, дата согласования акта должна следовать за датой его подписания (составления);

4 - дата утверждения акта руководителем организации (27.01.2011). Согласованный с ЭК организации акт передается на утверждение руководителю организации;

5 - далее на основании утвержденного акта документы вывозятся в пункт утилизации. Поэтому дата вывоза документов является следующей датой, которая проставляется на акте на основании совершившегося факта вывоза документов;

6 - после того как документы вывезены и уничтожены, архивариус обязан внести соответствующие записи в учетные документы архива (в описи), о чем делается следующая запись с проставлением даты внесения изменений (в нашем примере это 31.01.2011, т.е. в тот же день, когда были вывезены документы).

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте отдельно от документов с постоянными и временными сроками хранения.

Дела, подлежащие уничтожению, в дальнейшем передаются на утилизацию. Факт уничтожения документов оформляется следующим актом. Он составляется в произвольной форме, при этом обязательно указываются состав комиссии, проводившей утилизацию документов, дата совершения действия, акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации, которая занималась уничтожением (см. Пример 3).

Свернуть Показать

Наталия Носарева , эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:

Членами комиссии, проводящими утилизацию документов, не обязательно должны быть члены ЭК вашей организации. Это особенно актуально в том случае, когда уничтожением документов занимается сторонняя организация. В акте обязательно указывается следующая фраза: «Документы уничтожены (измельчены, сожжены) в нашем присутствии полностью».

Если утилизация документов не проводилась в организации самостоятельно, а документы были переданы на уничтожение сторонней организации, то от нее нужно получить (в этих документах нет необходимости перечислять уничтожаемые документы, как в акте из Примера 2, в них будет достаточно указать количество сдаваемых дел и их общий вес):

  • сначала накладную о передаче документов (она оформляется в момент их передачи);
  • акт об уничтожении документов, который вы сможете получить позже, после их фактического уничтожения (хотя некоторые организации могут отказаться его вам предоставить, сказав, что хватит и накладной).

Получается, что в результате процедуры уничтожения у вас на руках должно остаться несколько документов:

  • акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (см. Пример 2), он оформляется только вашей организацией;
  • накладная, подписывается двумя организациями в случае передачи документов «на сторону» для уничтожения;
  • акт об уничтожении документов (см. Пример 3) оформляется обязательно той организацией, которая осуществляла этот процесс (т.е. это может быть как ваша, так и сторонняя организация). Если уничтожение проводилось самостоятельно, то акт для себя вы, конечно, оформите. Если документы передавались сторонней организации, то попросить акт стоит, но в случае отказа можно довольствоваться и накладной.

Акты о выделении к уничтожению документов после внесения изменений в учетные документы архива подшиваются в дело «Акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения». К каждому из них прилагаются копии протоколов, указанных в акте, и приемо-сдаточная накладная, акт уничтожения документов.

При физическом уничтожении документов нужно руководствоваться следующими принципами :

  • уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативных правовых актов;
  • документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;
  • уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
  • уничтожаются все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные.

Уничтожение документов с истекшими срокам хранения можно производить несколькими способами.

У электронных документов есть своя специфика.

Свернуть Показать

Специалисты компании «Архив приор» считают :

В каком же порядке должны уничтожаться электронные документы? В первую очередь нужно отчетливо понимать, что после того как вы удалили документ в корзину и очистили ее, он никуда не делся. Он так же располагается на жестком диске компьютера, хоть и размечен как свободное пространство. В данный момент у вас на жестком диске, вероятнее всего, еще хранятся электронные документы, удаленные вами пару лет назад. Просто удивительно, что грамотный специалист в области IT может обнаружить на вашем компьютере!

Первое правило: обыкновенное удаление документа не работает.

Порядок уничтожения электронных документов такой: поверх места, где находился ваш файл, записывается случайный массив данных, так называемый «информационный мусор». Но даже спустя 4-5 циклов записи такого «мусора», все еще можно восстановить ваши документы по «магнитному эху». Стандарт ведения гражданской документации предписывает 8 циклов такой перезаписи, а по стандарту Пентагона их должно быть 50. Такой способ уничтожения документов довольно долгий и не совсем удобный, зато позволяет быть уверенным, что электронная документация не попадет в чужие руки.

Электронные документы можно уничтожить электромагнитным излучением, путем физического уничтожения носителя (сделать это можно химическими средствами, с помощью очень высоких температур или разрушить ударами).

Если документы размещены на бумажных носителях, то существуют три основных варианта их уничтожения: промышленное шредирование, химическое уничтожение и сжигание (в больших объемах оно производится на специальных площадях и оборудовании). Справа в Таблице мы перечислили достоинства и недостатки этих методов уничтожения, добавив к ним «закапывание» не потому, что рекомендуем его использовать, а потому, что некоторые «умельцы» прибегают к нему, хотя он малоэффективен. Чаще всего уничтожение архивных дел, включенных в акт, производится путем сожжения или механической переработки на специализированных бумагоперерабатывающих предприятиях. Если необходимо уничтожить большие объемы секретных документов, то, как правило, обращаются к компаниям, имеющим лицензию на право переработки документов, составляющих государственную тайну. При малых объемах с этим можно справиться самостоятельно.

Никто не застрахован от ошибок, в том числе от уничтожения нужных документов. В подобном случае компания должна предпринять меры по их восстановлению.

О фиксации факта утраты документов и способах их восстановления читайте в статье «Утрата документов: возможные решения »

Конечно, могут быть применимы специфические технологии по сборке шредированных документов. Кроме того, если документы утрачены в результате затопления, могут использоваться технологии по замораживанию или диффузионной сушке. Однако на практике такие методы скорее исключение из правил.

Какие-либо правила, установленные на законодательном уровне, фактически отсутствуют. Однако удалось найти письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411, которое в случае пропажи или гибели первичных документов рекомендует:

  • назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов;
  • предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

Компания может заключить договор со сторонней организацией для восстановления документов. Как правило, компании прибегают к восстановлению бухгалтерских и кадровых документов. После завершения работ по восстановлению документов, выполненных сторонними фирмами, необходимо составить акт сдачи-приемки выполненных работ.

В заключение также следует отметить, что в России уничтожение документов по истечении обязательного периода хранения является правом, а не обязанностью организации (письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83).

Таблица

Достоинства и недостатки основных способов уничтожения бумажных документов

Свернуть Показать

Сноски

Свернуть Показать