Организация делопроизводства в дошкольном учреждении. Что должен делать делопроизводитель в детском саду

Методическая разработка «Делопроизводство в ДОУ»

Делопроизводство – это процесс создания документа и последующей работы с ним. Это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Действия администрации фиксируются в документах. Документы являются средством осуществления распорядительных действий руководящих органов и отдельных должностных лиц, т.е. административной деятельности, ее документирование во многих случаях предписывается законом и является обязательным.

Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ «Об образовании» получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, финансовой, хозяйственной и иной деятельности в пределах, установленных законодательством Российской Федерации, Типовым положением об образовательном учреждении. Принятые руководителем решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. Результаты работы зафиксированной в определенном порядке, отражают действительное состояние дел в дошкольном учреждении.

Вся накапливаемая в ДОУ информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю.

Внешняя информация включает директивные и нормативные документы, которые поступают в ДОУ извне.

Внутренняя информация включает организационно-распорядительные, а также кадровые документы, которые ДОУ, во главе с его руководителем, разрабатывает, издает и ведет самостоятельно.

Можно с достаточной уверенностью отметить, что от того, как поставлено в учреждении делопроизводство, в значительной степени зависят темп работы и культура управленческой деятельности.

КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ В ДОУ

На каждого сотрудника образовательного учреждения ведется личное дело.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы формирования и ведения дел.

Порядок расположения документов при заведении личного дела:

внутренняя опись документов дела;

заявление о приеме на работу;

выписка из приказа о приеме на работу;

листок по учету кадров;

копии документов об образовании;

выписки из приказов о перемещении, совмещении профессий, о присвоении квалификационной категории, увольнении;

аттестационный лист (копия).

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, датах их создания, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе, подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.

Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятельности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки. Так, в графе «Образование» применяются следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них.

Заведующий, принимая от поступающего личный листок по учету кадров, должен проверить полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях); с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника.

Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим ДОУ.

На личном листке проставляется присвоенный личному делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге учета личных дел. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и в освободившуюся обложку, под тем же номером, помещается личное дело нового работника.

В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Аттестационный лист (копия) должен храниться в личном деле педагогических кадров, прошедших аттестацию.

Аттестация педагогических кадров производится на основании Положения о порядке аттестации педагогических и руководящих работников государственных и муниципальных образовательных учреждений (далее - Положение), утвержденного приказом Минобразования РФ от 26.06.2000г. № 1908.

Согласно Положению (п. 3.1), образовательное учреждение имеет право проводить аттестацию работников только на вторую квалификационную категорию. Для этого создается аттестационная комиссия, как правило, из числа наиболее авторитетных работников ДОУ. Председателем комиссии является заведующий ДОУ. Обязательными документами для аттестации работников являются: приказ по ДОУ о проведении аттестации и назначении аттестационной комиссии; протоколы заседания аттестационной комиссии; аттестационный лист установленного образца.

После успешного прохождения аттестации заведующий ДОУ обязан издать приказ (не позднее одного месяца после заседания аттестационной комиссии) о присвоении квалификационной категории работнику и сделать соответствующую запись в трудовой книжке. Оплата по новой квалификационной категории производится со дня присвоения категории - даты принятия решения аттестационной комиссией.

Аттестация педагогических кадров проводится по их личному заявлению и в сроки, установленные Положением.

Заведующий ДОУ несет ответственность перед учредителем и финансовыми органами за правильность документирования аттестации и своевременное оформление соответствующих документов.

Наряду с личными делами, на всех работников заводятся специальные личные карточки, которые служат для учета кадров и анализа кадрового состава. Личные карточки имеют типовую форму Т-2, утвержденную органами статистики.

Личная карточка заполняется от руки, все записи формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются: паспорт, трудовая книжка, документы об образовании. Личные карточки хранятся отдельно от личных дел.

Трудовая книжка, согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66), является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается. В работе с трудовыми книжками заведующий ДОУ дол жен руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек (приложение № 1 к постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

В этой же Инструкции предусматривается ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки работников при поступлении на работу с записью серии и номера книжек.

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

И СПЕЦИФИКА ЕЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ДОУ

Общие требования к текстам служебных документов:

краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

объективность и достоверность информации;

составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций. В документах разных организаций описываются часто повторяющиеся однотипные управленческие ситуации, поэтому специалисты-документоведы предлагают использовать унифицированные тексты документов с единой формой языкового выражения, наиболее точно передающей содержание конкретных действий или ситуаций.

Выполнение одного из важнейших требований к тексту документов - точное изложение его сути - в значительной степени зависит от правильности употребления слов и словосочетаний с учетом их значения и формы. При составлении текстов документов необходимо учитывать нормы русского языка.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

Документы организационно-распорядительного характера составляют значительную часть всей документации, с которой заведующему ДОУ приходится постоянно работать.

Важнейшие понятия различной документации:

Информационно-справочная документация содержит ин формацию о фактическом положении дел в учреждениях и служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению.

Организационная документация - документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников.

Распорядительная документация - документы, издающиеся руководителем, содержащие информацию к обязательному исполнению.

Организационно-распорядительная документация применяется при оформлении распорядительной и исполни тельной деятельности учреждения.

Организационно-правовое обеспечение деятельности ДОУ включает комплекс взаимосвязанных документов.

В состав организационных документов общеобразовательного учреждения входят:

Устав общеобразовательного учреждения;

договор с учредителем;

положения о подразделениях;

должностные инструкции сотрудников;

структура и штатная численность;

штатное расписание;

правила внутреннего трудового распорядка.

Рассмотрим виды документов и часто встречающиеся проблемы, связанные с ними.

Устав дошкольного образовательного учреждения

Устав является основным организационным документом ДОУ.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Устав является организационно-правовым документом, в котором закрепляются структура, функции, права и обязанности ДОУ, вытекающие из Закона РФ «Об образовании» и Типового положения о дошкольном образовательном учреждении, полномочия, дополнительно переданные ДОУ учредителем, а также иные необходимые вопросы, не противоречащие действующему законодательству и необходимые для осуществления деятельности ДОУ.

Устав разрабатывается ДОУ самостоятельно и утверждается его учредителем (ст. 13 Закона РФ «Об образовании»). Для каждого ДОУ Устав является индивидуальным документом, действующим в течение длительного периода времени. К написанию Устава предъявляются особые требования, изложенные в статье 13 Закона РФ «Об образовании». Подготовка Устава - очень ответственная и трудоемкая работа, т.к. важно сконцентрировать в нем все юридические аспекты, отражающие организационную, финансовую, хозяйственную деятельность и задачи ДОУ, права и обязанности участников образовательного процесса. Поэтому составление Устава рекомендуется проводить с участием юриста.

общие положения;

цели и предмет деятельности;

организация образовательного процесса;

участники образовательного процесса;

управление учреждением;

финансовая и хозяйственная деятельность;

регламентация деятельности;

реорганизация и ликвидация.

Завершающим этапом в работе над Уставом является его регистрация. После регистрации Устава образовательного учреждения в межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы выдается свидетельство о государственной регистрации общеобразовательного учреждения. Таким образом, уставы всех ДОУ должны быть внесены в Единый реестр юридических лиц.

Все дальнейшие изменения, касающиеся жизнедеятельности ДОУ, должны быть отражены в Уставе в виде внесения поправок и дополнений и зарегистрированы в территориальных налоговых органах. У ДОУ должно быть свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции. Также следует особенно тщательно проверить, насколько Устав образовательного учреждения соответствует Письму Минобразования РФ от 17.02.97 № 150/14-12 «О наименованиях государственных и муниципальных образовательных учреждений».

Наличие свидетельства о регистрации позволяет образовательному учреждению открывать счета в банковских учреждениях, в том числе и валютные, иметь самостоятельный баланс, круглую печать, штампы со своим наименованием и бланки с реквизитами, т. е. приобрести права юридического лица (ст. 12 Закона РФ «Об Образовании»).

Договор с учредителем

Необходимость для образовательного учреждения иметь договор с учредителем определяется пунктом 3 статьи 11 Закона РФ «Об образовании», в котором записано: «Отношения между учредителем и образовательным учреждением определяются договором между ними в соответствии с законодательством Российской Федерации».

Договор между ДОУ и родителями ребенка (лицами, их заменяющими)

Структура и штатная численность

В соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его структура и штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. В этом документе указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на пред приятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается заведующим. Изменения в структуру и численность штата вносятся приказом руководителя учреждения. В соответствии с постановлением Минтруда РФ от 21.04.1993 №88, нормативы численности установлены для определения и обоснования необходимой списочной численности работников дошкольных учреждений, рациональной организации их труда. Нормативы численности работников, занятых в ДОУ, разработаны с учетом обеспечения нормальных условий для всестороннего развития и воспитания детей.

Штатное расписание

Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит сведения должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заведующей учреждения, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем управления образования, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность учреждения и месячный фонд заработной платы. В соответствии с пунктом 46 Типового положения о дошкольном образовательном учреждении определено, что в каждом ДОУ устанавливаются штатное расписание и должностные обязанности. Руководитель ДОУ самостоятелен в подборе и расстановке кадров (ст. 32 Закона РФ «Об образовании»).

Штатное расписание составляется плановым отделом централизованной бухгалтерии, согласовывается с заведующим детским садом и утверждается начальником районного управления образованием. Штатное расписание утверждается также заведующим детским садом, заверяется печатью и согласовывается с учредителем.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка - нормативный акт, определяющий трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях. Утверждается трудовым коллективом по представлению администрации и профкома на основе типовых правил.

Это один из важнейших документов, регламентирующих жизнь ДОУ, который должен сочетаться с положениями Устава детского сада. Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление от пусков, внутренний режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка.

Структура этого документа следующая:

общие положения;

порядок приема, перевода и увольнения работников;

основные обязанности работников;

рабочее время и его использование;

поощрения за успехи в работе;

взыскания за нарушения трудовой дисциплины;

внутриобъектный режим;

организация работы.

Статья 189 Трудового кодекса РФ, принятого в 2002 г., говорит, что «правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работни ков, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации».

Согласно Уставу дошкольного образовательного учреждения, правила внутреннего трудового распорядка, равно как и изменения к ним, принимаются общим собранием коллектива в начале каждого учебного года и утверждаются заведующим детским садом. При приеме на работу заведующий детским садом обязан ознакомить каждого работника с указанным документом под роспись в приказе о назначении. Храниться этот документ должен в доступном для каждого работника месте.

Инструкции

Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкция самостоятельный правовой акт, который подписывается или утверждается руководителем организации. Утверждение оформляется в форме грифа или путем издания распорядительного документа.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений законодательных и нормативных актов.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», « следует », « необходимо », «запрещается», «не допускается». Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос: «Кому?» Например: «Должностная инструкция главному специалисту».

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Инструкция начинается, как правило, с раздела «Общие положения», в котором указываются цель ее издания, область распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Она является документом постоянного длительного действия (до замены ее новой инструкцией).

Все сотрудники ДОУ должны быть под роспись ознакомлены со своими инструкциями, один экземпляр которых находится в личном деле, другой - у сотрудника. Одной из задач оперативного контроля заведующего над данным процессом является проверка наличия подписи ответственного лица на каждой инструкции. Должностные обязанности администрации должны быть тоже доведены до сведения педагогического коллектива.

Текст инструкций должен соответствовать предъявляемым требованиям.

Работодатель обязан обеспечить каждого работника инструкций по охране труда (ст. 212). Особенно это касается оформления инструктажа «неэлектрического» персонала. В связи с этим одной из первоочередных задач для заведующего после вступления в должность является подготовка указанных инструкций. Их разрабатывают для каждого сотрудника в соответствии с требованиями изложенными по охране труда

Должностная инструкция

Правовое положение педагогического, административного и обслуживающего персонала ДОУ регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

При приеме работника заведующий ДОУ должен познакомить его с должностной инструкцией, ответить на возникшие вопросы. Каждая инструкция должна быть заверена подписью руководителя и подписью сотрудника.

Должностная инструкция составляется на основе нормативных документов. К ним относятся Закон РФ «Об образовании», Трудовой кодекс РФ, Типовое положение о ДОУ, Тарифно-квалификационные характеристики, Устав ДОУ и другие документы, в которых прописаны обязанности и права работников. Согласно этим документам, инструкция состоит из следующих разделов:

общие положения;

функции;

должностные обязанности;

права;

ответственность;

взаимоотношения, связи по должности.

В разделе «Общие положения» устанавливается сфера деятельности данного работника, порядок его назначения и увольнения, замещение по должности. Здесь также перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться в своей деятельности специалист.

В разделе «Функции» определяются направления деятельности работника.

В разделе «Должностные обязанности» указывается форма его участия в деятельности ДОУ.

В разделе «Права» определяются права, предоставляемые работнику ДОУ для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды ответственности за неисполнение работником должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

В разделе «Взаимоотношения, связи по должности» устанавливается круг должностных лиц, с которыми работник вступает в служебные взаимоотношения.

Инструкция утверждается и вводится в действие приказом по ДОУ.

Организация деятельности ДОУ в обязательном порядке предусматривает наличие многих видов документов (в отдельных случаях их разработку), без которых невозможно решать задачи эффективного управления. Залогом успеха заведующего ДОУ в управленческой деятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов, их умелое использование в практической работе, а также систематическое совершенствование личных навыков в подготовке документальных материалов.

ОСОБЕННОСТИ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДОУ

Распорядительная деятельность детского сада регламентируется, в основном, посредством издания приказов, а также распоряжений заведующего ДОУ.

Приказ - это нормативный документ, затрагивающий права и интересы работников. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов. Все приказы фиксируются в книге приказов.

При подготовке приказа следует соблюдать следующие принципы:

достоверность и объективность описываемой ситуации;

полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;

краткость и лаконичность;

соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом ДОУ;

следование нормам официально-делового стиля речи. Любой приказ, независимо от его содержания, включает

следующие обязательные реквизиты:

наименование юридического лица;

наименование вида документа (приказ);

дата издания;

регистрационный номер;

заголовок;

текст;

основание для издания приказа;

отметка об ознакомлении с содержанием приказа;

подпись должностного лица.

Книга приказов по дошкольным образовательным учреждениям - один из самых важных видов номенклатурной документации. Это практически единственный документ, по которому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника.

В дошкольном учреждении все приказы фиксируются в книге приказов (отдельной тетради), которая должна быть прошнурована, листы пронумерованы и скреп лены печатью дошкольного учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, делается запись: «В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 96 (девяносто шесть) страниц», - которая подписывается заведующим ДОУ.

Все приказы о назначении, увольнении и административном взыскании должны точно соответствовать статьям и пунктам ТК РФ, на которые необходимо ссылаться заведующему ДОУ. В любом приказе, в котором упоминаются фамилии сотрудников, должны стоять росписи каждого из них, свидетельствующие об ознакомлении с приказом.

Выделяются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Каждый из указанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов. При издании любого приказа следует руководствоваться Правилами работы с документами в общеобразовательном учебном заведении, изданными в качестве методических рекомендаций Минобразования РФ (М., 1992).

Приказы по основной деятельности регламентируют работу учреждения, правила техники безопасности, создание раз личного рода комиссий и т. д.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указывается причина издания приказа, ссылка на нормативный акт, послуживший основанием для его издания:

действующее законодательство;

подзаконные нормативные акты, регулирующие деятельность учреждения образования;

локальные акты общеобразовательного учреждения (решения педагогического совета, собраний);

акты проверок.

Приказы завершаются словами: «В связи с вышеизложенным приказываю: ...» или словом «Приказываю: ...».

Распорядительная часть текста приказа, состоящего из нескольких пунктов, нумеруется арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества. Затем излагается содержание поручения.

Указания руководителя, помещенные в распорядительной части приказа, должны быть контролируемыми, адресными, с указанием конкретных сроков и объемов выполняемой работы.

В последнем пункте приказа руководитель может возложить контроль исполнения приказа на одно из должностных лиц.

Перечень приказов по основной деятельности ДОУ включает в себя приказы:

«Об охране труда и соблюдении правил техники безопасности».

«О введении правил внутреннего трудового распорядка».

«О регламенте работы ДОУ».

«О распределении обязанностей между членами администрации».

«О создании комиссий по предупреждению травматизма; по инвентаризации; по списанию имущества, пришедшего в негодность; по материальному поощрению».

Приказы о зачислении и выбытии детей из детского сада (рекомендовано выделять данные приказы в отдельную книгу приказов № 3 на усмотрение руководителя).

Приказы по личному составу регламентируют назначение на должность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.

Эти приказы не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», а начинаются сразу с распорядительного действия: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Уволить» и т. п. Содержание приказа определяется спецификой распорядительного действия.

Приказы, касающиеся перевода, увольнения, наложения дисциплинарных взысканий, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью ТК РФ.

В формулировках приказов об увольнении работника не обходимо обращать внимание на дату увольнения. Не допускается при указании даты увольнения применять предлог «с». Например: «Уволить с 1 декабря» - неправильно, надо писать «Уволить 1 декабря». При этом 1 декабря будет являться последним рабочим днем.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться основанием его издания с обязательным ознакомлением работника под роспись. Основанием приказа мо гут служить: заявление; больничные листы; согласие профкома, номер и дата протокола; акт КРУ и др.

Приказ может быть подписан руководителем ДОУ или лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего.

За подписью помещается: «С приказом ознакомлен: подпись, Ф.И.О.». Подпись и дата ознакомления ставятся работником собственноручно.

Приказ вводится в действие с даты его подписания, если в тексте приказа не указаны иные сроки.

Издание приказа влечет за собой правовые последствия как для лиц, указанных в нем, так и для подписавшего его руководителя. В случае ущемления интересов работника должностное лицо, подписавшее приказ, обязано, в отдельных ситуациях по решению суда, внести изменения в ранее изданный приказ с целью устранения нарушений действующего законодательства со всеми вытекающими моральными и, возможно, материальными последствиями. Заведующий ДОУ должен обладать необходимой правовой подготовкой, знать и грамотно применять на практике методику подготовки приказов, которая предусматривает обязательную проработку руководителем особенностей конкретной ситуации, требующей издания приказа, проверку наличия необходимых документальных материалов и их соответствия действующему законодательству. Заведующему ДОУ необходимо скрупулезно контролировать сроки подготовки приказов о периодически проводимых в учреждении мероприятиях: ознакомление сотрудников ДОУ с действующими ведомственными инструкциями, назначение ответственных за пожарную безопасность в помещениях и т.д.

СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ПРИМЕРНОЙ

И ИНДИВИДУАЛЬНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ДОУ

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их систематизации и учета, определения сроков хранения. Номенклатура - основа составления описей дел постоянного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до

Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ «Об образовании» Федеральный закон от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании». - URL: http://www.consultant.ru/popular/edu/43_2.html (дата обращения: 23.04.2011). получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.

Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется документационным обеспечением управления, а издаваемые документы - управленческой документацией. Управление любым дошкольным образовательным учреждением должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.

Управление документацией - создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами Березина Н.М. Современное делопроизводство. - М., 2004. - С. 77..

В управленческой деятельности МДОУ №19 можно выделить следующие виды документов:

Организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.);

Распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.);

Информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.);

Документы по личному составу;

Предложения, заявления, жалобы граждан;

Финансово-бухгалтерские документы;

Технико-технологические документы;

Контрольно-ревизионные документы.

Таким образом, все документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения, можно разделить на две большие группы: организующие деятельность МДОУ №19 (организационно-правовые документы - договор между МДОУ и учредителем (приложение 5), устав (приложение 6), свидетельство о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной и медицинской деятельности, свидетельство о государственной аккредитации, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции; документы по личному составу, регламентирующие процессы движения кадров - трудовой договор, трудовая книжка, личная карточка Т-2, Личное дело; процедуру аттестации - заявление, аттестационный лист, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий; воинский учет - личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетная документация установленных форм, согласованная с требованиями Горвоенкомата; технико-технологическую документацию - документы, организующие хозяйственную деятельность учреждения; документы, организующие медицинскую деятельность; документы, организующие педагогическую деятельность учреждения) и управляющие данной деятельностью (приказы по основной деятельности (приложение 7, 8), личному составу, распоряжения руководителя; информационно-справочные документы - письма (приложение 9), протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках; документация по работе с гражданами; заявления о зачислении ребенка в учреждение; заявления от бывших работников о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате; жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком).

Деятельность любого дошкольного образовательного учреждения, в том числе, и МДОУ №19 по управлению документацией достаточно специфична в связи с отсутствием в его структуре службы документационного обеспечения управления. Процессы работы с документами распределены между заведующим детским садом и старшим воспитателем Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении. - М., 2007. - С. 23..

Управление документацией в детском саду включает в себя следующие направления работы:

Организация документооборота;

Контроль исполнения документов;

Составление номенклатуры дел;

Архивное хранение документов Там же..

Организация делопроизводства в МДОУ №19 имеет свою специфику, которая определяется:

Отсутствием службы документационного обеспечения;

Незначительным объемом документооборота;

Слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников;

Отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении;

Отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.

Рассмотрим подробнее особенности оформления разных видов документов в МДОУ № 19.

1. Организационно-распорядительная и информационно-справочная документация.

Организационная документация -- документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников Галахов В.В. Делопроизводство: образцы документов. Организация и технология работы. - М., 2004. - С. 7..

В состав организационных документов МДОУ №19 учреждения входят:

Договор с учредителем;

Должностные инструкции сотрудников;

Структура и штатная численность;

Штатное расписание;

Правила внутреннего трудового распорядка.

Устав является основным организационным документом. Это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности Орлова Т.С. Организация делопроизводства в образовательных учреждениях. - М.,2006. - С. 15.. Устав является организационно-правовым документом, в котором закреплена структура, функции, права и обязанности МДОУ №19, вытекающие из Закона РФ «Об образовании» и Типового положения о дошкольном образовательном учреждении, полномочия, дополнительно переданные учреждению учредителем, а также иные необходимые вопросы, не противоречащие действующему законодательству и необходимые для осуществления деятельности детского сада.

Общие положения;

Цели и предмет деятельности;

Организация образовательного процесса;

Участники образовательного процесса;

Управление учреждением;

Финансовая и хозяйственная деятельность;

Регламентация деятельности;

Реорганизация и ликвидация.

Необходимость для образовательного учреждения иметь договор с учредителем определяется пунктом 3 статьи 11 Закона РФ «Об образо-вании», в котором записано: «Отношения между учредителем и образовательным учреждением определяются договором между ними в соответствии с законодательством Российской Федерации» Федеральный закон от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании».- URL: http://www.consultant.ru/popular/edu/43_2.html (дата обращения: 23.04.2011)..

Постановлением Правительства Российской Федерации от 12.09.2008 г. № 666 утверждено Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении. В статье 39 данного положения указывается, что взаимоотношения между дошкольным образовательным учреждением и родителями (лицами, их заменяющими) регулируются родительским договором, включающим в себя взаимные права, обязанности и ответственность сторон, возникающие в процессе обучения, воспитания детей, присмотра и ухода за ними Письмо Министерства образования Российской Федерации от 30.03.1994 № 212/19-12 «О направлении пакета образцов документов, реализующих Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении в РФ».- URL: http://www.businesspravo.ru/Docum/DocumShow_DocumID_46847.html (дата обращения: 24.04.2011)..

В соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его структура и штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. В этом документе указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается заведующим. Изменения в структуру и численность штата вносятся приказом руководителя учреждения. Нормативы численности работников, занятых в учреждении, разработаны с учетом обеспечения нормальных условий для всестороннего развития и воспитания детей.

Должностной и численный состав учреждения с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит сведения должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заведующим учреждения, согласовывается с главным бухгалтером и ут-верждается руководителем управления образования, при этом в грифе ут-верждения указываются общая штатная численность учреждения и ме-сячный фонд заработной платы.

Правила внутреннего трудового распорядка -- нормативный акт, определяющий трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях. Утверждается трудовым коллективом по представлению администрации и профкома на основе типовых правил Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М., 2008. - С. 22..

Это один из важнейших документов, регламентирующих жизнь МДОУ №19, который сочетается с положениями Устава детского сада. Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, внутренний режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка.

Структура этого документа следующая:

Общие положения;

Порядок приема, перевода и увольнения работников;

Основные обязанности работников;

Рабочее время и его использование;

Поощрения за успехи в работе;

Взыскания за нарушения трудовой дисциплины;

Внутриобъектный режим;

Организация работы.

Инструкция -- правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан Березина Н.М. Современное делопроизводство. - М., 2004. - С. 64..

Инструкция - самостоятельный правовой акт, который подписывается или утверждается заведующим детским садом. Утверждение оформляется в форме грифа или путем издания распорядительного документа.

Инструкция является документом постоянного длительного действия (до замены ее новой инструкцией) Березина Н.М. Современное делопроизводство. - М., 2004. - С. 65..

Все сотрудники ДОУ должны быть под роспись ознакомлены со своими инструкциями, один экземпляр которых находится в личном деле, другой -- у сотрудника. Одной из задач оперативного контроля заведующего над данным процессом является проверка наличия подписи ответственного лица на каждой инструкции. Должностные обязанности администрации должны быть тоже доведены до сведения педагогического коллектива.

Правовое положение педагогического, административного и обслужи-вающего персонала регламентируется должностными инструкциями, устанавливающими задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право. - 2002. - №2. - С. 10..

При приеме работника заведующий знакомит его с должностной инструкцией, отвечает на возникшие вопросы. Каждая инструкция заверена подписью заведующего и подписью сотрудника.

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Должностная инструкция составляется на основе нормативных документов. К ним относятся Закон РФ «Об образовании», Трудовой кодекс РФ, Типовое положение о ДОУ, Тарифно-квалификационные характеристики, Устав ДОУ и другие документы, в которых прописаны обязанности и права работников. Согласно этим документам, инструкция состоит из следующих разделов:

Общие положения;

Функции;

Должностные обязанности;

Ответственность;

Взаимоотношения, связи по должности.

Инструкция утверждается и вводится в действие приказом заведующего.

2. Распорядительные документы. Распорядительная деятельность детского сада регламентируется, в основном, посредством издания приказов, а также распоряжений заведующего Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении. - М., 2007. - С. 81..

Приказ -- это нормативный документ, затрагивающий права и интересы работников. Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов Там же.. Все приказы фиксируются в книге приказов.

При подготовке приказа следует соблюдать следующие принципы:

Достоверность и объективность описываемой ситуации;

Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;

Краткость и лаконичность;

Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом ДОУ;

Следование нормам официально-делового стиля речи.

Любой приказ, независимо от его содержания, включает следующие реквизиты:

Наименование данного учреждения (организации, предприятия);

Наименование вида документа (приказ);

Дата издания;

Регистрационный номер;

Место издания;

Заголовок;

Подпись;

Книга приказов -- один из самых важных видов номенклатурной документации. Это практически единственный документ, по которому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника Березина Н.М. Современное делопроизводство. - М., 2004. - С. 92..

В МДОУ №19 все приказы фиксируются в книге приказов (отдельной тетради), которая прошнурована, листы пронумерованы и скреплены печатью дошкольного учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, имеется запись: «В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 96 (девяносто шесть) страниц» , -- которая подписана заведующим ДОУ.

Все приказы о назначении, увольнении и административном взыскании соответствуют статьям и пунктам Трудового Кодекса Российской Федерации. В любом приказе, в котором упоминаются фамилии сотрудников, стоят росписи каждого из них, свидетельствующие об ознакомлении с приказом.

Выделяются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Каждый из указанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов.

Приказы по основной деятельности регламентируют работу учреждения, правила техники безопасности, создание различного рода комиссий и т. д. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М., 2001. - С. 54..

Действующее законодательство;

Подзаконные нормативные акты, регулирующие деятельность учреждения образования;

Локальные акты общеобразовательного учреждения (решения педагогического совета, собраний);

Акты проверок.

Указания, помещенные в распорядительной части приказа, должны быть контролируемыми, адресными, с указанием конкретных сроков и объемов выполняемой работы.

Приказы по личному составу регламентируют назначение на долж-ность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.

Эти приказы не имеют констатирующей части и глагола «Приказы-ваю», а начинаются сразу с распорядительного действия: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Уволить» и т. п. Содержание приказа опреде-ляется спецификой распорядительного действия Галахов В.В. Делопроизводство. - М., 2009. - С. 122. . Приказы, касающиеся перевода, увольнения, наложения дисциплинар-ных взысканий, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью Трудового Кодекса РФ.

Приказ вводится в действие с даты его подписания, если в тексте приказа не указаны иные сроки Там же..

Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии - исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения - по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.) Быкова, Т.А. Делопроизводство: уч. пособие. - М., 2006. - С. 348.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

3. Кадровая документация.

На каждого сотрудника образовательного учреждения ведется личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок расположения документов при заведении личного дела следующий:

Внутренняя опись документов дела;

Заявление о приеме на работу;

Выписка из приказа о приеме на работу;

Листок по учету кадров;

Копии документов об образовании;

Выписки из приказов о перемещении, совмещении профессий, о присвоении квалификационной категории, увольнении;

Аттестационный лист (копия) Доронина Л.А. Основы делопроизводства. - М., 2007. - С. 121..

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах их создания, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе, подписывается ее составителем с указанием должности (на данный момент - заведующим детским садом), расшифровки подписи и даты составления описи.

Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятель-ности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки Жеребенкова А.В. Делопроизводство в бухгалтерии. - М., 2006. - С. 20.. Так, в графе «Образование» применяются следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» -- в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

Заведующий, принимая от поступающего личный листок по учету кад-ров, проверяет полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию -- документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях); с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника.

Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Аттестационный лист (копия) хранится в личном деле педагогических кадров, прошедших аттестацию. После успешного прохождения аттестации заведующий МДОУ №19 издает приказ (не позднее одного месяца после заседания аттестационной комиссии) о присвоении квалификационной категории работнику и сделать соответствующую запись в трудовой книжке. Оплата по новой квалификационной категории производится со дня присвоения категории - даты принятия решения аттестационной комиссией.

Заведующий несет ответственность перед учредителем и финан-совыми органами за правильность документирования аттестации и свое-временное оформление соответствующих документов Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении. - М., 2007. - С. 45..

Личная карточка заполняется от руки, все записи формулируются пол-ностью, без сокращений. Основанием для записей являются: паспорт, тру-довая книжка, документы об образовании. Личные карточки хранятся от-дельно от личных дел Орлова Т.С. Организация делопроизводства в образовательных учреждениях. - М.,2006. - С. 69..

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведется на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается. В работе с тру-довыми книжками заведующий руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек. В этой же Инструкции предусматривается ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки работников при поступлении на ра-боту с записью серии и номера книжек. Форма книги учета движения тру-довых книжек и вкладышей к ним прилагается к Инструкции.

4. Планирование деятельности.

При анализе программы развития дошкольного образовательного учреждения обращают внимание на следующие параметры:

1. Визитная карточка МДОУ.

2. Информационная справка.

3. Анализ учебно-воспитательной работы.

4. Концепция и ее основные положения.

5. План действий на три ближайших года.

6. Критерии оценки проделанной работы.

7. Перспективы развития.

8. Структура и содержание программы.

9. Приложения, касающиеся:

Системы лечебно-профилактических мероприятий и физкультурно-оздоровительной работы;

Составления графика заболеваемости детей и приведения показателей состояния здоровья;

Характеристики социума и контингента;

Составления режима дня, если он составляется с учетом специфики работы ДОУ;

Качественного состава педагогического коллектива;

Оценки уровня работы ДОУ по итогам анкетирования родителей и рейтинговой оценки работы учреждения управлением образования;

Оценки личностно-профессиональных качеств педагогов;

Описания форм работы с родителями;

Анализа диагностики готовности детей к обучению в школе, приведения справки на выпускников;

Анализа выполнения программы за предшествующие три года Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении. - М., 2007. - С. 80..

Ежегодно в образовательную программу вносятся коррективы в зависимости от выбранных на год задач и произошедших изменений (предметно-развивающая среда, качественный состав воспитанников и преподавателей).

Кроме этого, в МДОУ №19:

Осуществляется перспективное планирование;

Осуществляется оперативное планирование;

Воспитатели имеют тематические планы по обучению и воспитанию детей;

Освобожденные специалисты имеют тематические планы по обучению и воспитанию детей;

Тематические планы воспитателей и освобожденных специалистов скоординированы по содержанию.

Годовой план согласован в управлении образования и утвержден заведующим. В годовом плане обычно отражаются:

Расстановка кадров на учебный год;

Анализ работы коллектива за прошедший учебный год, где дается оценка выполненных задач;

Формы работы по этим задачам;

Методические разработки педагогов по выбранным направлениям;

Анализ повышения квалификации (КПК, семинары, консультации) педагогических работников за прошедший год;

Изменения в предметно-развивающей среде ДОУ;

Участие в окружных и городских мероприятиях;

Качественная оценка выполнения программы по поставленным задачам, как по возрастам, так и по учреждению в целом;

Данные обследования детей на предмет готовности к обучению в школе по линиям развития ребенка;

Запланированные годовые задачи и мероприятия Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении. - М., 2007. - С. 92..

В годовом плане работы определяется система проведения педагогических советов, тематика которых должна быть актуальна для ДОУ, отражаются его особенности и приоритетные направления работы. Решения педагогических советов должны иметь сроки и исполнителей, а выполнение решений -- контролироваться и доводиться до сведения педагогического коллектива, что может быть представлено в виде справок или выписок из протоколов заседаний. Книга протоколов педагогических советов должна быть оформлена в соответствии с установленными правилами, а материалы проведенных советов полностью сохраняются Там же..

Информационно-справочная документация содержит информацию о фактическом положении дел в учреждениии и служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению Березина Н.М. Современное делопроизводство. - М., 2004. - С. 40..

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ составлена на основе Профстандарта : «07.002 Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией » (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н); с учетом ФЗ №273 от 29.12.2012 г. «» в редакции от 27 декабря 2019 года; согласно Трудовому кодексу РФ и иным нормативными актами, регламентирующим трудовые отношения между работником и работодателем.

1.2. Настоящая должностная инструкция делопроизводителя ДОУ устанавливает функциональные обязанности, права и ответственность сотрудника, занимающего в дошкольном общеобразовательном учреждении должность делопроизводителя.

1.3. На должность делопроизводителя может назначаться лицо, имеющее среднее профессиональное образование, прошедшее программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих.

1.4. Делопроизводителя назначает и освобождает от занимаемой должности заведующим ДОУ в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и трудовым договором (контрактом) с работником.

1.5. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей и находится в прямом подчинении у заведующего дошкольным общеобразовательным учреждением.

1.6. Делопроизводитель в ДОУ при выполнении должностных обязанностей руководствуется:

Конституцией Российской Федерации;
порядком организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам;
Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локально-правовыми актами общеобразовательного учреждения;
административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
Федеральным государственным образовательным стандартом общего среднего образования;
СанПиН 2.4.1.3049-13 «Санитарно-эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы общеобразовательных организаций » с изменениями от 27 августа 2015 г;
постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
правилами орфографии и пунктуации;
правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности;
данной должностной инструкцией и трудовым договором (контрактом);
Конвенцией о правах ребенка.

1.7. Делопроизводитель ДОУ обязан знать следующее:

Государственный стандарт РФ «Делопроизводство и архивное дело »;
нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, положения, инструкции и иные материалы и документы по ведению делопроизводства в ДОУ;
современные информационные технологии работы с документами;
порядок работы с документами;
схемы документооборота;
правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
правила организации и формы контроля исполнения документов в общеобразовательном учреждении;
типовые сроки исполнения документов;
принципы работы со сроковой картотекой;
назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
правила документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения;
виды документов, их назначение;
требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
правила создания и ведения баз данных служебных документов в образовательной организации;
системы электронного документооборота;
правила и сроки отправки исходящих документов;
требования охраны труда и пожарной безопасности на рабочем месте;
методические рекомендации по выполнению работы с документами в общеобразовательных учреждениях;
порядок контроля прохождения служебной документации и материалов;
структуру общеобразовательного учреждения и состав сотрудников;
виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
правила передачи дел в архив общеобразовательного учреждения;
правила использования телефона, факса, ксерокса, принтера, сканера, компьютера;
правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базой данных, электронной почтой, интернет браузерами;
технологию создания, обработки, передачи и хранения различных документов;
правила деловой переписки, составления и набора деловых писем с применением типовых образцов;
делопроизводство и его ведение;
требования по сохранности служебной информации, защите персональных данных;
основы этики и эстетики;
правила делового общения;
порядок оказания первой доврачебной помощи;
порядок действий при пожаре или иной чрезвычайной ситуации, эвакуации.

1.8. Делопроизводитель ДОУ должен уметь:

работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов общеобразовательного учреждения:
пользоваться справочно-правовыми системами;
пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами ДОУ;
применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
использовать номенклатуру дел при изучении структуры общеобразовательного учреждения, составлении описей дел;
организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел ДОУ;
правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
систематизировать документы внутри дела;
обеспечивать сохранность и защиту документов общеобразовательного учреждения;
пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
производить структурную систематизацию дел;
осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.

1.9. Работник должен ознакомиться с должностной инструкцией делопроизводителя в ДОУ с учетом профстандарта, с инструкцией по охране труда для делопроизводителя ДОУ, с инструкцией о мерах пожарной безопасности в дошкольном общеобразовательном учреждении.

1.10. Делопроизводитель ДОУ должен соблюдать Конвенцию ООН о правах ребенка, быть обучен и иметь навыки оказания первой доврачебной помощи пострадавшим.

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель в ДОУ осуществляет выполнение нижеперечисленных обязанностей:

2.1. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.

2.2. Вместе с администрацией детского сада подготавливает отчетные документы для вышестоящих организаций, готовит служебные письма, справки.

2.3. Ведет прием поступающей на имя заведующего дошкольным образовательным учреждением корреспонденции (электронной почты) регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно принятому в ДОУ порядку, после ее рассмотрения заведующим передает по назначению исполнителям для применения в ходе их деятельности или подготовки ответа.

2.4. Ведет постоянный учет, картотеку прохождения документов, контролирует их исполнение, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам.

2.5. Выполняет отправку исполненной корреспонденции адресатам, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.6. Осуществляет учет часов работы работников дошкольного образовательного учреждения, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников ДОУ. Следит за соблюдением сотрудниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях в графике работы заблаговременно, под роспись.

2.7. Занимается оформлением трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников, обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив.

2.8. Формирует личные дела воспитанников, посещающих ДОУ.

2.9. Ведет книгу движения воспитанников.

2.10. Осуществляет учет воспитанников льготных категорий.

2.11. Готовит проекты приказов по движению контингента детей.

2.12. Ведет книги приказов.

2.13. Печатает приказы по основной деятельности, иные приказы. Знакомит сотрудников детского сада с приказами под подпись в день их издания.

2.14. Согласно распоряжениям заведующего ДОУ печатает и оформляет требуемую документацию для ведения воспитательно-обучающего процесса в детском саду, выполнения годового плана.

2.15. Принимает участие в отборе документов, отправляемых на хранение, в организации текущего хранения, занимается подготовкой и сдачей в архив документальных материалов, законченных делопроизводством.

2.16. Выполняет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.17. Занимается подготовкой общих собраний работников ДОУ, сбором необходимых материалов, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.

2.18. Является секретарем административного совещания при заведующем дошкольным образовательным учреждением.

2.19. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства дошкольного образовательного учреждения, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства ДОУ.

2.20. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных (далее – ПД).

2.21. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности ПД при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания.

2.22. Соблюдает законность целей и способов обработки персональных данных сотрудников и воспитанников дошкольного образовательного учреждения.

2.23. Строго соблюдает положения должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ, систематически проходит медосмотры.

3. Права

Делопроизводитель детского сада имеет полное право:

3.1. Принимать участие в управлении ДОУ в порядке, установленном Уставом.

3.2. На рабочее место, которое соответствует всем требованиям охраны труда и противопожарной безопасности.

3.3. На защиту своей профессиональной чести и достоинства.

3.4. На передачу документов для исполнения и на требование от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов.

3.5. На запрашивание от администрации детского сада, получение и применение информационных материалов, нормативных и правовых документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Знакомиться со всеми имеющимися материалами его личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку его труда, предоставлять по ним пояснения.

3.7. На моральное и материальное поощрение, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников ДОУ.

3.8. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы согласно своей квалификации, количеству и качеству выполненной работы.

3.9. Отказаться от выполнения работ при возникновении угрозы жизни и здоровью вследствие нарушения требований по охране труда.

3.10. Постоянно повышать свою профессиональную квалификацию.

3.11. На неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи предусмотренные законом.

3.12. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики.

3.13. На вступление в профсоюзы для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.

3.14. Получать социальные гарантии и льготы, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность

4.1. За невыполнение или нарушение без уважительных причин данной должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений заведующего ДОУ и других локально-нормативных актов, а также за принятие решений, повлекших нарушение воспитательно-образовательного процесса, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации.

4.2. За применение, даже однократно, способов воспитания, включающих в себя физическое и (или) психологическое насилие над личностью ребенка, делопроизводитель может освобождаться от занимаемой должности согласно трудовому законодательству и Федеральному Закону «Об образовании в Российской Федерации ». Увольнение за такой поступок не принимается за меру дисциплинарной ответственности.

4.3. Несет дисциплинарную ответственность за сохранность документации, находящейся в кабинете делопроизводителя.

4.4. Привлекается к дисциплинарной ответственности за разглашение служебной и конфиденциальной информации, информации о персональных данных сотрудников и детей дошкольного образовательного учреждения.

4.5. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических норм и правил делопроизводитель может привлекаться к административной ответственности в порядке и в случаях, установленных административным законодательством.

4.6. За любое виновное причинение ДОУ или участникам воспитательно-образовательного процесса ущерба (в том числе морального) в связи с выполнением (невыполнением) своих прямых должностных обязанностей делопроизводитель детского сада несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимоотношения. Связи по должности

Делопроизводитель ДОУ:

5.1. Выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному заведующим ДОУ.

5.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом детского сада, с родителями детей (лицами их заменяющими).

5.3. Получает от заведующего дошкольным образовательным учреждением информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами.

5.4. Вовремя сообщает заведующему ДОУ и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.

5.5. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом заведующего ДОУ. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

6. Порядок утверждения и изменения должностной инструкции

6.1. Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится в том же порядке, в котором принимается должностная инструкция.

6.2. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией.

6.3. Факт ознакомления сотрудника с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

ВЫСШЕЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ

Л. М. МАНЕВЦОВА, С. А. БАБАК

ОРГАНИЗАЦИЯ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДОШКОЛЬНОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

2 е издание, исправленное

Ð å ö å í ç å í ò û:

кандидат педагогических наук С.А.Езопова, кандидат педагогических наук Н.Н.Скресанова

Маневцова Л.М.

M23 Организация делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении: Учеб. пособие для студ. высш. пед. учеб. заведений / Л.М.Маневцова, С.А.Бабак. - 2-е изд., испр. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 240 с.

ISBN 5-7695-1806-5

В пособии раскрываются вопросы делопроизводства в современном дошкольном образовательном учреждении. Охарактеризованы историче- ский аспект проблемы, номенклатура документации, принципы и средства механизации документальных процессов. Представлены образцы документации в соответствии с номенклатурой дел ДОУ.

Для студентов высших педагогических учебных заведений, а также практических работников системы дошкольного образования.

ÓÄÊ 35.077.1(075.8) ÁÁÊ 65.050.2ÿ73

3. Нормативные документы по обеспечению делопроизводства в дошкольном образовательном

	учреждении................................................................................
	Номенклатура документов дошкольного образовательного
	учреждения................................................................................
	Подготовка к составлению служебных документов...............
	Основные документы управления. Особенности
	подготовки и оформления отдельных документов.................
	Организация документооборота...............................................
	Организация хранения документов.........................................

9. Использование персонального компьютера в делопроизводстве. Программное обеспечение

делопроизводства.......................................................................
10.Средства составления текстовых документов. Средства
копирования и размножения документов. Средства
передачи информации..............................................................
Краткий терминологический словарь..........................................

Приложения....................................................................................
1. Организационные документы...........................................................
Устав Государственного образовательного учреждения
для детей дошкольного и младшего школьного возраста
начальная школа-детский сад ¹ 672 Красногвардейского
административного района (новая редакция) .........................
Свидетельство о государственной регистрации............................
Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе............
Лицензия на образовательную деятельность.................................
Договор о взаимоотношениях образовательного учреждения
с учредителями............................................................................
Договор о регулировании взаимоотношений между ГОУ
«Начальная школа-детский сад ¹ 672» и родителями
воспитанников детского сада....................................................

2. Документы по учебно-воспитательной работе................................
Концепция создания инновационного образовательного
учреждения..................................................................................
Программа развития 2001-2004 гг. ..............................................
План работы на 2002/03 учебный год..........................................
Должностная инструкция на воспитателя высшей

План работы совета учреждения на 2002/03 учебный год.........
Перечень платных образовательных услуг на 2002/03 уч. год.......
3. Документы по финансово-хозяйственной деятельности.............
Положение о расходовании внебюджетных средств...................
Положение о выплате персональных надбавок и доплат...........
Положение о порядке установления доплат...............................
Положение о материальном поощрении работников................
Отчет о расходовании спонсорской помощи..............................
Приказ об утверждении Положения о комиссии по
рассмотрению установления доплат, надбавок и о
материальном поощрении работников...................................
Приказ об утверждении состава комиссии
по рассмотрению установления доплат, надбавок и
материального поощрения работников..................................
Смета расходования внебюджетных средств, полученных
по изостудии..............................................................................
Типовой договор о полной индивидуальной материальной
ответственности..............................................................................
Договор аренды..............................................................................
Книга складского учета материалов (форма М-17) ....................
Инвентаризационная опись (форма ¹ 401)................................
Договор на оказание дополнительных платных
образовательных услуг с родителями
учащихся/воспитанников.........................................................
4. Документы по питанию...................................................................
План работы совета по организации питания............................
Примерное десятидневное меню..................................................
Выполнение натуральных норм за десятидневку........................
Карточка-раскладка (Форма ¹ 1-85) ..........................................
5. Медицинская документация...........................................................
Медицинская карта ГОУ...............................................................
Медицинские журналы..................................................................
Журнал контроля санитарного состояния ГОУ..........................
Журнал переписи детей, посещающих дошкольное
учреждение................................................................................
Журнал дегельминтизации............................................................
Журнал учета движения детей по группам здоровья.................
Журнал профилактики прививок.................................................
Журнал бракеража сырых продуктов...........................................
Журнал регистрации медицинских осмотров сотрудников,
работающих с готовыми продуктами......................................
Журнал бракеража готовой пищи................................................

Журнал учета инфекционных заболеваний.................................
Журнал учета детей, направленных в туберкулезный
диспансер...................................................................................
Тетрадь оценки питания................................................................
6. Документы по кадрам......................................................................
Заявление о приеме на работу......................................................
Приказ о назначении на должность.............................................
Трудовой договор (контракт) ........................................................
Заявление в городскую аттестационную комиссию...................
Аттестационный лист.....................................................................
Приказ о присвоении квалификационной категории................
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей
ê íèì ..........................................................................................
Акт списания испорченных бланков трудовых книжек.............
7. Документы по охране труда............................................................
Приказ об охране труда.................................................................
Соглашение по охране труда.........................................................
Журнал регистрации вводного инструктажа
по охране труда.........................................................................
Журнал инструктажа учащихся по охране труда при
проведении внеклассных и внешкольных мероприятий......
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве........
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте................
Журнал регистрации несчастных случаев с учащимися
(воспитанниками) .....................................................................
Акт о несчастном случае (форма Н-2) .........................................
Акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1) ............
8. Другие документы............................................................................
Акт сдачи-приемки дел..................................................................
Опись...............................................................................................
Справка............................................................................................
Справка-подтверждение................................................................
Письмо............................................................................................

ПРЕДИСЛОВИЕ

Современное дошкольное образовательное учреждение становится все более сложной системой. Руководителю приходится работать в постоянно меняющихся условиях: экономических, социальных, правовых и т.д., что, в свою очередь, предъявляет все возрастающие требования к уровню его квалификации.

Система подготовки заведующих дошкольными образовательными учреждениями в России берет свое начало в 60-х годах XIX века. До 90-х годов XX века основной путь подготовки руководителей детских садов заключался в постепенном и поступательном продвижении в процессе работы от должности воспитателя до должности заведующей. На основании «Устава детского сада» (1944) заведующим мог стать специалист, имеющий среднее педагоги- ческое образование, специальную дополнительную подготовку и стаж работы не менее 2 лет.

Развитие общественного дошкольного воспитания и усложнение деятельности заведующих изменило требования к их профессиональной подготовке. В нормативных документах 1970-х годов указывается, что эту должность может занять только человек, имеющий высшее педагогическое образование, окончивший специальные медицинские курсы и стаж работы которого составляет не менее 3-5 лет («Квалификационные характеристики должностей руководящих работников детских дошкольных учреждений» 1977 г.). В тарифно-квалификационных характеристиках (требованиях) по должностям работников учреждений образования РФ 1995 г. эти требования в основном сохранены.

Раньше основной формой подготовки заведующих являлись курсы повышения квалификации после окончания специальных учебных заведений. Такая подготовка имела ряд преимуществ: она обеспечивала глубокое понимание ребенка, владение системой психолого-педагогических знаний, освоение педагогических умений. Однако при такой подготовке обнаруживались и многие недостатки: отсутствие знаний в области теории управления, слабое владение основными функциями руководства образовательным учреждением, в том числе организацией делопроизводства.

К 1990-м годам назрела необходимость обновления содержания подготовки студентов педагогических вузов к управленческой деятельности в ДОУ.

Большую роль в решении проблемы подготовки высококвалифицированных руководителей системы образования сыграл Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования России по специальности «менеджер образования» (2000 г.). В соответствии с ним в число учебных дисциплин в учебные планы были введены предметы, способствующие целенаправленному освоению знаний, необходимых будущим менеджерам дошкольного образования, в том числе «Организация делопроизводства в дошкольном учреждении».

Управленческий труд в дошкольном образовательном учреждении связан с ведением большого числа документов разной направленности и назначения. В настоящее время управленческая деятельность образовательных учреждений еще невозможна без большого числа бумажной документации, необходимой для принятия правильных управленческих решений. Четко организованное делопроизводство позволяет руководителю и вышестоящим организациям вовремя получать информацию о состоянии дел в учреждении и своевременно на это реагировать.

Отсутствие четкой организации работы с документами, напротив, не позволяет руководителю принимать юридически и организационно грамотные решения, из-за чего в конечном итоге такое учреждение не сможет стать конкурентоспособным на рынке образовательных услуг. Поскольку в учреждении отсутствуют специальные службы, работающие с документами, вся ответственность за правильное ведение делопроизводства лежит на руководителе.

Данное учебное пособие, во-первых, содержит номенклатуру дел в образовательном учреждении, и во-вторых, показывает организацию и процесс делопроизводства, оформления документов, их движение, контроль за их исполнением.

В Приложении даны образцы документов конкретного образовательного учреждения - школы-детского сада ¹ 672 г. СанктПетербурга (директор С.А.Бабак). Документы составлены с уче- том нормативных документов и отражают основные направления деятельности любого образовательного учреждения: работу с кадрами, организационно-педагогическую, финансово-хозяйствен- ную (в том числе осуществляемую самостоятельно) и др. и потому будут полезны как студентам, так и практическим работникам образования.

Пособие разработано с учетом требований государственного образовательного стандарта к подготовке специалиста по специальности 031100 - «Педагогика и методика дошкольного образования», с получением квалификации «организатор-методист дошкольного образования».

1. ПРЕДМЕТ УЧЕБНОГО КУРСА «ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДОШКОЛЬНОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ»

Управление - одна из ролей менеджера, связанная с ответственностью за разработку и реализацию программ функционирования и развития учреждения (организации), достижением поставленных перед ним целей.

Управление дошкольным образовательным учреждением в настоящее время неизбежно сопряжено с подготовкой многих видов документов, без которых невозможно своевременно и грамотно принимать управленческие решения, а следовательно, невозможно обеспечить качественное функционирование и развитие учреждения.

Предметом учебной дисциплины «Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении» является документационное обеспечение управления. Поскольку в штатах дошкольных образовательных учреждений отсутствует специальная профессиональная служба по работе с документами, делопроизводство - составление и организацию работы с документами - осуществляет руководитель учреждения.

Â документах фиксируется и учитывается деятельность учреждения, поэтому качество его функционирования проверяется прежде всего по документам.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Совокупность документов, оформленных по единым правилам, соответствующих государственным стандартам, принято называть документацией.

Документирование управленческой деятельности - это процесс создания, записи (фиксации) и оформления информации на различных носителях по установленным правилам.

Â специальной литературе по делопроизводству используется еще и термин документационное обеспечение управления. Это - процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой в управлении тем или иным учреждением (организацией).

Источниками данного курса являются: история делопроизводства в нашей стране и за рубежом, нормативные документы, современная практика делопроизводства, обеспечивающая документирование, а также современные научные исследования в области делопроизводства.

Необходимость отражать деятельность людей в различных документах появилась еще в глубокой древности. Способы фиксации информации и носители информации изучаются документоведением.

Делопроизводство в нашей стране регламентируется нормативными документами, позволяющими с позиций науки подойти к разработке комплекса правил, нормативов, рекомендаций, определяющих организацию данных процессов в учреждениях и организациях. Одним из важнейших нормативных документов, разработанных в нашей стране, стала Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), опубликованная в 1973 г. В связи с массовым внедрением в управление аппаратов вычислительной техники данный документ был усовершенствован. Новая редакция этого документа была утверждена Главархивом СССР в 1988 г. Он назван Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразована в Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Повышение качества подготовки управленческих документов было связано с появлением государственных стандартов в делопроизводстве (ГОСТ). Первые ГОСТы на организационно-распо- рядительную деятельность были изданы в 1972 г. (ГОСТ 6.38-72) и впоследствии перерабатывались и совершенствовались в 90-е годы (ГОСТ 6.38 -90, ГОСТ Р 6.30 -97).

Основные требования к оформлению организационно-распо- рядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов» (М.: Издательство стандартов, 1997).

В процессе документационного обеспечения управления используются государственные и ведомственные нормативные акты, отражающие специфику деятельности учреждений (организаций).

Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений, являются: Закон РФ «Об образовании», «Типовое положение об общеобразовательном учреждении», «Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении», Письмо Министерства образования Российской Федерации «О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ» ¹ 212/19-12 от 30.03.94 г., Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений и др.

При подготовке документов, связанных с деятельностью персонала, все без исключения организации и учреждения, незави-

симо от формы собственности опираются на Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ).

Практические пособия по делопроизводству разработаны для специалистов, непосредственно отвечающих за организацию работы с документами, и основаны на действующих в Российской Федерации законодательных актах и нормативно-методических документах. Материалы пособий представляют интерес и для менеджеров образования.

В последние годы особенно интенсивно ведутся научные исследования в области делопроизводства.

Основные задачи учебного курса «Организация делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении»:

освоение системы знаний по основным вопросам, связанным с документационным обеспечением управления дошкольным образовательным учреждением;

приобретение навыков грамотной работы с документами.

Вопросы и задания

1. Что является предметом учебного курса «Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении»?

2. Выделите ключевые понятия данного раздела и дайте их определе-

3. Каковы основные задачи данного учебного курса?

4. Какие положения Закона РФ «Об образовании» и «Типового положения о дошкольном образовательном учреждении» можно использовать в делопроизводстве ДОУ?

2. СТАНОВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Делопроизводство имеет длительную историю. Документы вна- чале возникали как свидетельства происходивших событий, а затем - как способ закрепления имущественных отношений между людьми. Рождение документов связано с возникновением письменности.

Письменные источники, обнаруженные в Египте (литературные памятники, надписи на гробницах, храмах, царские надписи, документы царских хозяйств), позволяют судить о том, что фиксация событий жизни и общественных отношений стала производиться довольно давно. Сохранились обломки древнеегипетской летописи, высеченной на камне примерно в третьем тысячелетии до нашей эры. В летописи перечислялись египетские цари. Первые документы Шумера представляют собой законы о коммерческих сделках, переписку и др. Они также отно-

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-33 доб. 738 . Это быстро и бесплатно!

Делопроизводитель детского сада — служащий, заведующий канцелярскими делами, делопроизводством в учреждении. На ставку делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее специальное или высшее экономическое образование и стаж работы от 1 года на аналогичных должностях по делопроизводству.

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель в детском саду свои обязанности выполняет строго по должностной инструкции. В зависимости от устава учреждения они могут быть дополнены или сокращены.

Главная и приоритетная функция — ведение документооборота (упорядоченное перемещение внутренней входящей и исходящей документации в процессе работы с ними должностных лиц), контроль исполнения, создание информационно-поисковой системы по документам организации (регистрация, индексирование документов, система оперативного хранения, поиска и учета), создание номенклатуры дел.
Делопроизводитель работает в тесном контакте с заведующим ДОУ и его заместителями, педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений и вышестоящими инстанциями, например департаментом образования города.
Организовывает подготовку необходимых актов для руководства, отвечает за качество их подготовки, правильности составления и оформления. Согласует и оформляет документы, которые рождаются в процессе деятельности детского садика;
Подготавливает и отправляет служебную отчетную документацию, справки и заявления для вышестоящих учреждений и администраций.
Составляет и печатает приказы по основной деятельности и иные приказы детского сада. Ознакомляет сотрудников с их содержанием в день издания, берет подпись.
Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, в т. ч и по электронной почте, передает ее в соответствии с указаниями заведующего ДОУ в структурные подразделения или исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Выдает по запросу справки по зарегистрированным документам и регистрирует их в системе документооборота.
Ведет работу по оформлению, хранению и трудовых договоров, трудовых книжек и личных карточек всех сотрудников детского сада.
Ведет необходимую документацию воинского учета и сдает по данному направлению своевременную отчетность в военкомат.
Участвует в качестве секретаря заведующего детского учреждения на собраниях, где ведет запись происходящего и оповещение всех его участников. Контролирует их своевременное прибытие.
Производит архивное делопроизводство: хранение, учет, систематизацию, регистрацию и контроль выдачи всей документации детского сада под подпись. Несет обязанности по ее полной сохранности.
Занимается учетом табельного времени других работников, в который входит обязанности делопроизводителя по контролю за соблюдением рабочего графика других сотрудников. Сдача к положенному сроку табеля учета рабочего времени для начисления в бухгалтерии детского садика заработной платы (зарплата включает себя оклад и премии). И своевременное оповещение об изменениях в кадровом расписании, графике работы детского сада.
В пределах своей компетенции участвует в разработке программы развития делопроизводства и электронного документооборота. Вносит свои предложения по совершенствованию.
С помощью программистов выполняет работу по обработке и систематизации информации, проводит необходимые технических расчеты, разрабатывает несложные проекты и простые схемы, обеспечивает их соответствие техническим заданиям, действующим стандартам и нормативным актам.
Оформляет личные дела воспитанников ДОУ, заполняет алфавитную книгу воспитанников образовательного учреждения, обрабатывает и регистрирует сдачу личных дел в архив.
В десятках детских садов делопроизводитель выполняет еще одну функцию — прием родителей (законных представителей) каждый вторник в рабочие часы с 16:00 до 18:00.
Оформляет договоры, дополнительные соглашения с родителями (законными представителями) и своевременно ознакомляет с ними родителей (законных представителей) воспитанников детского сада.
Должностная обязанность делопроизводителя ДОУ включает в себя один важный момент — строгую конфиденциальность персональных данных работников сада и воспитанников. Не допускает распространения информации без официального согласия.
Проходит плановое профессиональное обучение или переобучение, повышает квалификацию, если этого требует должностные обязанности.
Участвует в организационных и общественных мероприятиях коллектива.
Строго соблюдает должностную инструкцию и регулярно проходит медицинские осмотры.
Обеспечивает выполнение «Инструкции по охране жизни и здоровья детей». Соблюдает нормы и правила по охране труда, санитарно-гигиенические требования, технику безопасности, противопожарную защиту, электробезопасность и антитеррору.

Вывод

Работа любого дошкольного учреждения связана с большим потоком различного рода документов. Классифицировать ее и превращать в бесперебойный механизм документооборота должен непосредственно делопроизводитель.