Когда появились трудовые книжки нового образца. Бланк трудовой книжки

Трудовые книжки в России являются документами, которые подтверждают рабочий стаж гражданина. На сегодняшний день подобный документ есть только в РФ, некоторых странах СНГ и Словении. В остальных государствах трудовая заводится по желанию работника. Посмотрим, как изменялась трудовая книжка по годам выпуска и на что это влияло.

Понятие

Под трудовой книжкой понимают официальный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве гражданина. Оформляется бланк при первичном трудоустройстве и хранится в кадровом отделе организации до увольнения сотрудника. Трудовая книжка (образец представлен далее) содержит в себе информацию о работнике, его специальности и профессии, все сведения обо всех местах работы, о причинах увольнения, наградах и поощрениях. Все записи заверяются подписями уполномоченных лиц и штампами организаций.

При увольнении бланк трудовой выдается сотруднику на руки, о чем он должен расписаться в специальном журнале.

Серия, номер и год

Несмотря на то, что в нашем правительстве не прекращаются разговоры об отмене трудовых, окончательного решения еще не принято. Поэтому любой кадровый работник должен знать, как правильно выглядит документ, а также соответствие трудовых книжек годам выпуска.

Первоначально это необходимо для того, чтобы исключить поддельные и недействительные бланки. Рассмотрим соответствие серий документа годам выпуска.

Бланки 1974-2003 гг.:

За эти год было выпущено десять серий бланков. У данных документов в конце есть надпись «Гознак.1974». Это говорит о том, что сам документ является образцом 1974 года.

Трудовые 1975-1992 г.г. имели зеленую обложку, начиная с 1992 г., появились бланки с обложками светло-голубого цвета. Использовались и те, и другие. Все страницы были защищены знаками в виде змеевидных линий.

Бланки 2004 г. - настоящее время:

В начале 2004 года появились новые трудовые книжки. Сами бланки стали меньше и обложка приобрела серый цвет. На последней странице есть отметка «МПФ Гознака. 2003.В». Соответственно, это обозначение того, что бланк образца 2003 года. Год выпуска можно определить по серии и номеру документа.

Все страницы имеют защитную надпись «Трудовая книжка» и водяные знаки «ТК», а также сам бланк прошит двухцветными нитями.

Трудовые разных лет

Согласно закону РФ, существует несколько официально принятых разновидностей бланков трудовых. Все нормы занесения информации, а также учета трудовых регламентированы в следующих документах:

Постановление правительства от 16.04.2003 № 225.
Постановление Минсоцтруда от 10.10.03 № 69.

Трудовая книжка по годам выпуска отличается следующим:

нет номера и серии документа, дата вносится в обратном порядке, цвет обложки - фиолетовый.
1973 год: цвет обложки - зеленый.
Начиная с 1973 года, трудовые имеют защитные знаки и надпись Гознак на последнем листе.
2004 год: цвет обложки - серый, есть специальный шов, который предотвращает замену листов.

Зачем нужен номер

Первостепенно по сериям и номерам трудовых можно установить ее подлинность. Это может быть полезным, если у кадрового сотрудника возникают сомнения в подлинности бланка, который предоставил работник. Далее представлена трудовая книжка, образец указания серии и номера документа.

На практике бланки трудовых книжек практически не проверяются. А наличие номера и серии, водяных знаков и других способов защиты может служить доказательством того, что перед работодателем официальный документ Гознака.

К сожалению, сами записи, которые внесены в трудовую, тоже тяжело проверить. Хотя, если у кадрового работника есть желание и время, он может искать сведения об организациях, исходя из информации на штампе.

Бланк вкладыша

Любая трудовая книжка (по годам выпуска они не разграничиваются) может быть продолжена вкладышем. Бланк вкладыша является официальным продолжением трудовой. Работодатели не имеют права записывать сведения о работе в разделе о награждениях (случались и такие прецеденты).

Вкладыш заполняется аналогично трудовой, начиная с титульного листа. Серия и номер вкладыша должны быть указаны на первой странице самой трудовой книжки.

Нумерация информации о работе должна быть продолжена, а не начата заново. Титульный лист вкладыша должен быть заполнен на основании предоставленных документов, а не просто переписан из трудовой. Это недопустимо.

Подобно бланку трудовой, вкладыш также можно проверить по номеру и серии.

Формы

Законодательно установлены несколько типов трудовых книжек, которые признаются действительными и не подлежат обязательной замене. К ним относят:

Документ 1938 г.
Документ 1973 г.
Трудовая колхозника образца 1975 г.
Документ 2004 г.

Данные, которые необходимо вносить в трудовые любого года, совпадают, хотя принципы внесения несколько отличаются. В разделе сведений о сотруднике обычно вносят:

реквизиты работника;
дата рождения;
подпись работника;
дата оформления документа;
информация о присвоенной квалификации;
информация об образовании;
штамп той организации, которая впервые оформляет трудовую книжку;
подпись уполномоченного лица, оформляющего трудовую.

Каждый раз, когда происходит смена бланков, есть период, когда действуют оба вида. О данном факте не должны забывать уполномоченные лица, занимающиеся ведением и заполнением трудовых.

К примеру, если книжка заведена в 2007 году, но оформлена на бланке 1973 года, это явная подделка, и кадровый работник должен пресечь этот факт. Если была обнаружена подобная трудовая книжка, необходимо составить акт и выдать работнику новый бланк, который соответствует всем законодательным нормам и правилам.

Выше представлены образцы трудовых книжек по годам выпуска: 1973 и 2004, для наглядного примера существенных отличий.

Сегодня можно встретить довольно много вариантов основного документа трудящегося, но трудовая книжка нового образца заметно выделяется среди них. Это документ с современными способами защиты от фальсификации. О разновидностях бланков и особенностях их заполнения и поговорим.

Современный бланк трудового формуляра, который была утверждена в 2003 году, значительно изменился в сравнении со своими предшественниками. Сама книжечка стала меньше – её размер (88х125 мм) совпадает с форматом гражданского паспорта. Для обложки использован такой же материал, имеющий ту же текстуру, как на обложке российского паспорта. Она серого цвета, с напечатанным золотом гербом Российской Федерации.

Для печати внутренних страниц используется специальная бумага с водяными знаками «ТК» в три тона и химической защитой: видимые не вооружённым глазом волокна имеют чередующееся свечение в УФ-излучении. Всего при печати использовано четыре вида волокон, имеющих различное свечение.

Печать на страницах производится специальными красками. Номер напечатана магнитной краской методом высокой печати, а весь остальной текст – изменяющейся в УФ-лучах краской.

Внутренние страницы напечатаны методом офсетной печати в пять красок и две графические не раппортные сетки. Одна из сеток печатается по технологии ирисовой (радужной) печати – специальный тип полиграфии, использующийся для печати банкнот и ценных бумаг: при такой технологии наблюдается цветовой переход на линиях гильоширной сетки.

В книжке образца 2003 года 46 страниц. Листы пронумерованы, на каждой странице имеется уникальный серийный номер. Листы сшиты специальными нитками. На титульном листе имеется три полосы с микротекстом. Также на нечётных страницах имеется специальный элемент, видимый в инфракрасном излучении зелёным цветом.

Более того, кроме этих общеизвестных признаков защиты бланка книжки от подделки, есть ещё и секретные, по которым представители Госзнака могут произвести подтверждение подлинности, в случае необходимости.

Новые трудовые книжки - о введении дополнительных мер защиты

Принятых мер по обеспечению защиты от подделки оказалось недостаточно, и 2008 году было издано постановление о том, что требуется ещё и голограмма в трудовой книжке.

К слову, голографический элемент не является обязательным: он предусмотрен в качестве дополнительной меры. Голограмма, в первую очередь, защищает интересы работодателя, поэтому вопрос о том, куда клеить голограмму в трудовой книжке, владельца трудовой книжки волновать особо не должен.

Устройство голографического элемента таково, что при попытке его снятия происходит разрушение страницы и информации на ней. Наиболее часто голограмма наклеивается на место, где находится печать и подпись работодателя, оформляющего работнику трудовую книжку – на титульном листе.

Основные изменения коснулись способов защиты, в то же время практически не отличается от предыдущих вариантов, что поможет избежать путаницы.

Трудовая книжка нового образца к 2017 году

Трудовая книжка – персональный документ каждого официально трудоустроенного работника . В неё занесены данные об образовании и специальности, о предыдущих местах работы и причинах увольнения, о награждениях и взысканиях сотрудника. Если быть кратким – это привычный и весьма важный документ как для самого сотрудника, так и для работодателя и представителей различных государственных учреждений. Он заводится при первом трудоустройстве, и заполняется в течение всей трудовой жизни человека, неся в себе информацию о рабочем пути, и соответственно, стаже.

Министерство здравоохранения и соцразвития в 2011 году выдвинуло предложение отказа от использования привычного бумажного формата и постепенного – к 2017 году, перехода на электронную систему документооборота, уже ставшую привычной для многих стран. Инициатива госчиновников вызвала массу недовольства и удивления среди граждан – как в лагере работников, так и в среде представителей отделов кадров и чиновников Пенсионного или Страхового фондов.

К сожалению, у граждан есть основания опасаться последствий инициативы законодателей. И как внедряются нововведения, все знают, и не слишком позитивный опыт других стран при переходе с бумаги на «цифру» имеется, да и работоспособного населения в нашей стране значительно больше, чем, к примеру, в Италии, которая отказалась от использования бумажных документов по учёту стажа работников в 2001 году. Однако пока формуляр ещё никто не отменил, и у работников разных возрастов может иметься документ старого образца или новые бланки с голограммой, которые были утверждены в 2003 году.

В советском государстве трудовые книжки появились в результате законодательного акта 1918 года, Приложения к восьмидесятой статье Кодекса закона о труде. Этот документ не только фиксировал трудовые достижения граждан, но и являлся полноценным удостоверением личности.
В 1923 году введённые трудовые книжки были отменены и 1926 году заменены трудовыми списками.
Это оказалось не слишком удобным, и в январе 1939 года вновь были введены новые трудовые книжки. Эти бланки имеют хождение и до сегодняшнего момента, потому что книжки образца 1938 выдавали вплоть до 1974 года.
При использовании бланков 1938 года, не имевших защиты в виде водяных знаков и серийного номера, возникал ряд сложностей, и в 1973 году был введён новый образец бланков трудовых книжек и инструкция по их заполнению и ведению.
Следующее изменение стандарта трудовой книжки произошло в 2003 году.

Дискуссии об отмене трудовых книжек ведутся не первый год. Уже с 2017 г. предлагалось отменить трудовые книжки на мелких предприятиях, а позднее распространить отмену и на остальных работодателей: зачем нужна трудовая книжка, если существует персонифицированный учет, благодаря которому в ПФР поступают данные о стаже работников? Но до сих пор этот законопроект не принят, и вполне вероятно, что с бумажным документом мы расстанемся еще не скоро. В этой статье расскажем о трудовых книжках и их заполнении.

Для чего нужна трудовая книжка

Каждый новый сотрудник при поступлении на работу предъявляет работодателю свою трудовую книжку, если до этого он уже где-либо работал. Трудовая книжка – это основной документ о стаже, отражающий всю трудовую деятельность работника (ст. 66 ТК РФ). Если стажа у устраивающегося на работу нет, и он уже проработал свыше 5 дней, работодатель обязан завести на него трудовую книжку.

На сегодня наличие трудовых книжек удобно как для работодателя, так и для самого работника:

Поскольку в трудовую книжку вносятся сведения окаждом месте работы и должностях сотрудника, о поощрениях за успехи и о причинах увольнения, работодатель может оценить профессиональный опыт кандидата и его трудовой путь, чтобы принять решение о приеме его на работу. Без этого документа информацию о профдеятельности и опыте работника можно будет увидеть лишь из резюме и рекомендаций, полученных с предыдущих мест работы, которые могут быть далеко не объективными.
Трудовая книжка работника является официальным «бумажным» документом, который подтверждает его трудовой стаж. При электронном документообороте возможны технические сбои, которые ведут к потере данных, а значит, работнику придется доказывать свой стаж заново.

Бланк трудовой книжки

Форма трудовой книжки устанавливается Правительством РФ. Сегодня в ходу как старые, так и новые бланки трудовых книжек , с какого года они действуют, не имеет значения. Это бланки, утвержденные в 1938г., в 1975 г. и в 2003 г. Последний вариант утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое содержит форму трудовой книжки и вкладыша к ней, правила ее ведения, хранения, а также формы журналов для учета прихода-расхода бланков и их движения.

Работодателю необходимо иметь в запасе пустой бланк трудовой книжки на случай оформления сотрудника, ранее нигде не работавшего. Трудовая книжка заводится один раз, а если места для новых записей в ней уже нет, то заполняется специальный вкладыш. Работодатель сам обеспечивает себя такими бланками, приобретая их в розничной торговле. Поскольку каждая книжка имеет свой уникальный номер и полиграфическую защиту и только «Гознаку» принадлежит право печатать трудовые книжки, бланк скачать в интернете можно лишь в ознакомительных целях, но использовать его в работе, как документ, нельзя.

Трудовая книжка (образец записи о приеме на работу)

Все записи в трудовую книжку вносятся согласно Правилам, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 и Инструкцией, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Бланк трудовой книжки заполняется вручную, черными или синими чернилами, на русском языке. Не допускаются сокращения, зачеркивания ранее внесенных записей и исправления.

В новой трудовой книжке сначала заполняется титульный лист, в который вносятся:

Ф.И.О. работника как указано в его паспорте, без сокращений,
дата рождения,
образование (не заполняется, если обучение еще продолжается),
профессия и специальность как в дипломе.

Титульная страница формы трудовой книжки (бланка) заверяется самим работником и подписывается лицом, отвечающим за выдачу трудовых книжек, ставится печать организации или кадровой службы.

Изменения внесенных в титул данных (например, фамилии) оформляется зачеркиванием прежних данных (кроме данных об образовании) и внесением новых, а на внутренней стороне обложки указывается и заверяется работодателем основание изменений.

Раздел «Сведения о работе»:

сначала в виде заголовка указывается наименование работодателя (организации или ИП) в графе 3; если наименование меняется, то об этом делается отдельная запись с указанием нового названия, даты переименования и приказа;
графа 1 – порядковый номер записи; последовательная нумерация должна проходить через все записи раздела;
графа 2 – дата приема работника (арабскими цифрами в формате дд.мм.гггг.);
графа 3 – запись о приеме, или назначении на работу, в какое структурное подразделение, наименование должности, специальности и т.п.;
графа 4 - реквизиты приказа, на основании которого сделана запись.

По желанию работника в трудовую книжку можно внести запись о его работе по совместительству, если об этом есть подтверждающий документ (ст. 66 ТК РФ). Такую запись делает работодатель по основному месту работы, причем ее дата может быть более ранней, чем уже имеющиеся в книжке записи. Например, устроившись на основную работу в 2017г., работник просит внести запись о работе по совместительству, на которой он трудился в 2015-2016г. Хронология записей в трудовой книжке при этом будет нарушена, но указаний о внесении записей в трудовую книжку исключительно в хронологическом порядке нормативные акты не содержат.

Люди, имеющие большой стаж работы, активно развивающиеся на профессиональном поприще, получающие награды, поощрения, повышения, рано или поздно сталкиваются с необходимостью использовать вкладыш в трудовую книжку. Заведение новой трудовой книжки или прекращение всякой деятельности не являются выходом из ситуации.

Чтобы карьера работника продолжалась, а записи в его трудовой оставались целостными и шли в правильном порядке, были разработаны специальные вкладыши. Этот бланк строгой отчетности был введен в 1940 году. Сама же трудовая книжка появилась еще в 1919 году.

Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет серию и номер. Для избегания подделок существует специальная степень защиты. Вот так выглядят вкладыши, использовавшиеся раньше и применяемые сейчас:

Когда был выпущен	Серия	Внешний вид




2004 год (используются и сейчас)
2010 год (последняя форма вкладышей, является действующей)

Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 года четко регламентирует, как именно заполняются вкладыши. Одним из обязательных условий является запись «Выдан вкладыш» в трудовую книжку, образец которой выглядит следующим образом:

Без этой записи даже вшитый в трудовую книжку вкладыш является недействительным. Ответственное лицо должно следить и за наличием бланков строгой отчетности, ведь в течение 5 дней должны вноситься записи о награждениях, поощрениях, кадровых перестановках.

Если не проставлен штамп «Выдан вкладыш» в трудовую книжку, образец которого представлен выше, вкладыш не является действительным. Если в организации такого штампа нет, то его следует заказать, а такую запись сделать от руки.

Нельзя недооценивать значимость вкладышей. Они являются таким же серьезным документом, как и сама трудовая книжка. Отказать человеку в приеме на работу из-за отсутствия этого бланка строгой отчетности нельзя. Это может повлечь за собой серьезные последствия, вплоть до разбора ситуации через трудовую инспекцию, суд или прокуратуру.

Особенности вкладыша

Любой бланк строгой отчетности имеет свои элементы защиты. Как выглядит вкладыш в трудовую книжку теперь понятно, а его основные характеристики таковы:

36 страниц для внесения информации;
обложка выполнена из картона;
формат 88 на 125 миллиметров;
имеет серию и номер;
титульный лист почти такой же, как и у трудовой;
графы во вкладыше совпадают с графами в самой трудовой книжке.

Приобретать эти бланки строгой отчетности могут только сами работодатели. Требовать или принимать их от работников строго запрещается. Все они выпускаются Гознаком Минфина РФ. Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения – все это регламентируется тем же Постановлением Минтруда РФ.

Условия выдачи вкладышей

Руководитель организации может осуществлять выдачу вкладышей одним из следующих способов:

Безвозмездно. Расходы в этом случае несет сам работодатель (пункты 44 и 48 Правил, утвержденных Правительством РФ, №225 от 16.04.2003).
Взимая с работника компенсацию, равную стоимости бланка в момент его приобретения (пункт 47 тех же Правил).
Компенсация части стоимости вкладыша работодателем, а оставшейся части – работником. Для этого потребуется особый приказ.

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателей, а не сотрудников. Гражданину не стоит беспокоиться об этом, искать бланки строгой отчетности самостоятельно – их все равно не примут. Наиболее частый вопрос кадровых специалистов: «Как оформить вкладыш в трудовую книжку?». Образец заполнения данных упростит эту задачу:

Вкладыш является продолжением трудовой книжки. Титульные листы документов должны быть идентичными. Требования к обоим бланкам отчетности одинаковы. Работодатель обязан им следовать.

Нумерация

Внутренне вкладыш выглядит как трудовая книжка. В обоих документах одинаковые разделы и графы. Образец оформления вкладыша в трудовую книжку подтверждает, что нумерация во вкладыше начинается не с начала. Первая запись в конкретном разделе должна иметь номер на единицу больше, чем номер последней записи в трудовой книжке.

Это позволяет сохранить очередность и фактическое и смысловое единство вносимых данных. Вполне нормальна ситуация, когда трудовая заканчивается записью об увольнении, а вкладыш начинается с записи о приеме на работу. Ответ на вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку (образец внесения ничем не отличается от обычного образца), в этом случае будет таким же, как и для внесения остальных записей.

Проставление штампа

Вкладыш является недействительным без его оформления, произвести которое можно одним из следующих способов:

поставить штамп и указать номер и серию вкладыша;
сделать запись о выдаче вкладыша вручную, указав его номер и серию.

Оба варианта сделают бланк строгой отчетности действительным. Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку выглядит так:

Номер вкладыша является идентификатором, поэтому к переносу его нужно отнестись очень внимательно. Все цифры должны совпадать.

При необходимости работодатель может оформлять несколько вкладышей. Новая запись о выдаче очередного вкладыша делается на обложке, чуть ниже предыдущей записи.

Как правильно исправить ошибку

Никто не застрахован от ошибок. И если кадровый специалист понимает, как оформить вкладыш в трудовую книжку, то знать, как исправить ошибки, он может не всегда.

Любой вкладыш является действительным только после его вшивания, заполнения титульного листа, внесения записи в нужный раздел и проставления печати в самой трудовой.

Специалист кадровой службы может допустить ошибку при внесении записи на титульный лист. В этом случае его необходимо списать, составив соответствующий акт. Если же ошибка сделана при внесении номера или серии вкладыша в трудовую, то тут ответом на вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, будет следующее: сделать пометку о том, что запись была ошибочной, и внести данные заново.

Если ошибка была допущена в одном из разделов вкладыша, то исправляется она точно так, как и в трудовой книжке. Ее нельзя зачеркивать или исправлять. Просто под записью пишется, что она является недействительной (указывается порядковый номер записи). Чтобы делать все правильно, следует изучить Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку, образец внесения записей и исправлений.

Внесение измененных данных

Трудовая книжка выдается человеку единожды. С течением времени некоторая информация о нем может измениться (смена фамилии, получение образования, повышение квалификации). Существуют определенные правила оформления вкладыша в трудовую книжку, согласно которым информация в нем должна быть актуальной.

Чтобы убедиться, что все изменения учтены, стоит перед выдачей и заполнением вкладыша дать работнику заполнить анкету. Исходя из указанных данных, можно будет определить произошедшие изменения, понять, как их отобразить при заполнении вкладыша. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку устанавливают, что титульные листы этих двух документов должны быть идентичными.

Если у работника изменилась фамилия, образование или что-то еще, то необходимо потребовать подтверждающие документы, вшить их копии в личное дело, а потом внести изменения в трудовую книжку, во вкладыш записать обновленные данные.

Есть ли альтернатива вкладышу

Вкладыш является единственно возможным способом продолжить ведение трудовой книжки. Кадровый специалист не должен:

использовать новую трудовую книжку для продолжения ведения старого бланка;
вклеивать в трудовую книжку дополнительные листы;
заменять название раздела «Сведения о награждениях» на «Сведения о работе» зачеркиванием и дописыванием слов.

Только использование вкладыша является верным выходом из ситуации.

Когда записывать информацию о работе или награждениях работника уже некуда, у работодателя или специалиста кадровой службы возникает вопрос, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Для проведения такой операции потребуются следующие инструменты:

трудовая книжка, в которую требуется вшить вкладыш;
вкладыш;
иголка (лучше брать не тонкую иглу);
нитки (брать тонкие нитки не рекомендуется, они не гарантируют прочного вшивания вкладыша, лучше воспользоваться суровыми нитками);
ножницы;
шило (оно потребуется для проделывания отверстий);
специальный штамп «Выдан вкладыш».

Законодательство не регламентирует, как вшивается вкладыш в трудовую книжку, образец правильного вшивания отсутствует. Но есть определенные правила, которых следует придерживаться:

вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке;
простое хранение трудовой книжки и вложенного в него вкладыша не допускается;
вкладыш нельзя вклеивать или присоединять к трудовой книжке скрепками.

Такая строгость не случайна. Именно вшивание обеспечивает надежное скрепление. Это является гарантией, что вкладыш не выпадет, не потеряется. Фото «как пришить вкладыш в трудовую книжку» позволит сориентироваться, куда лучше всего его прикреплять.

Если вкладыш просто вложен в трудовую книжку, то он является недействительным. Трудовая книжка и вкладыш должны быть единым целым.

Куда вшивать вкладыш

Законодательство не регламентирует и то, куда именно вшивается новый бланк. Это позволяет располагать его в начале, конце или середине трудовой книжки. Наиболее удобным с технической точки зрения вариантом является середина. Но если подшить вкладыш в трудовую книжку именно туда, то это разделит записи на две части.

Кадровые специалисты обычно вшивают вкладыш в конец трудовой книжки. Это сохраняет единство всех записей. Но и вшивание в начало не является нарушением. Поэтому ответственное лицо или руководитель может принимать решение относительно документов своих работников, куда вшивается вкладыш в трудовую книжку.

Инструкция по вшиванию вкладыша

Вооружившись всеми необходимыми инструментами, кадровый специалист или другое ответственное лицо может переходить непосредственно к процедуре вшивания вкладыша. Действовать необходимо в следующем порядке:

Нужно сделать проколы в самом вкладыше. Делать это следует шилом, чтобы не повредить книжку и сохранить ее внешний вид. Законодательство не регламентирует количество проколов. Для надежного скрепления лучше делать 4 или 5. Первый прокол делается посередине вкладыша, а уже потом проделываются остальные отверстия.
После этого вкладыш в развернутом виде прикладывается в ту часть трудовой книжки, куда он будет вшиваться. Делать проколы нужно аккуратно, чтобы не повредить бланки строгой отчетности и не сделать дырки в записях. Проколы должны располагаться у самого переплета.
Нитки вставляются в иголку. Лучше использовать толстые нитки, они не разорвутся, не сотрутся. После вкладыш пришивается к трудовой книжке. Количество стежков не ограничено. Пришивать следует так, как сшиваются внутренние приказы в отдельные книги. В конце нитка обрезается, а ее концы прочно привязываются. Это обеспечит прочное прилегание вкладыша к трудовой книжке. Кончики ниток необходимо обрезать.

В некоторых организациях есть специальные швейные машинки, предназначенные для скрепления документов. Они имеют широкий шаг стежка. Их можно использовать для вшивания вкладыша, закрепив нитки в самом конце.

Проставление штампа

На этом процедура вшивания будет закончена. Но вкладыш еще не будет являться действительным. На титульном листе или обложке трудовой книжки (вначале, а не в конце) проставляется специальный штамп «Выдан вкладыш». Его обязан иметь каждый работодатель. Изготовить его самостоятельно не получится, придется заказывать.

Если штампа в организации нет, а вшить вкладыш нужно срочно, то запись «Выдан вкладыш» можно написать от руки. Это не сделает документ недействительным. Кроме надписи указывается номер и серия прикрепленного вкладыша.

Процедура стандартна для любого кадрового специалиста. А такое детальное рассмотрение поможет надолго запомнить, как подшить вкладыш в трудовую книжку, фото или видео сделает процесс еще более наглядным и понятным.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки

ТК РФ четко устанавливает порядок использования трудовых книжек и вкладышей. И если первый бланк строгой отчетности сам по себе является действительным, то как дела обстоят с вкладышем? Можно ли предъявлять его отдельно?

Работодатели, кадровые специалисты или сами работники могут задаться вопросом, а действителен ли вкладыш без трудовой книжки? Правила и Инструкции по заполнению этих документов констатируют, что использование вкладыша без трудовой книжки невозможно. Сам по себе он не имеет никакой силы и не может быть принят к рассмотрению.

В ТК РФ прописано, что руководитель, кадровый специалист или иное ответственное лицо не может только при наличии вкладыша совершать следующие действия:

принимать человека на работу;
увольнять;
делать записи во вкладыше;
совершать иные действия с вкладышем.

Документ может быть принят и использован, если он вшит в трудовую книжку, на титульном листе или обложке которой сделана запись, свидетельствующая о регистрации вкладыша.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку образец

Иногда на предприятиях требуют написать заявление на вкладыш в трудовую книжку, образец которого позволяет заполнить документ правильно. Установленной законом формы такого заявления нет, но в организации она имеет место быть.

Не всегда при выдаче вкладыша требуется писать заявление. Если сам работодатель об этом сотрудника не просит, то проявлять свою инициативу не нужно. Требование написать заявление на вкладыш в трудовую книжку может быть связано со следующими ситуациями:

Работодатель вычтет из заработной платы своего работника стоимость трудовой книжки. Письменное заявление станет основанием для совершения таких действий. Без него вычесть средства нельзя, это будет незаконно.
Заявление необходимо для подтверждения выдачи и использования бланка. Документ в этом случае станет еще одной формой учета и контроля вкладышей и трудовых книжек. Они являются бланками строгой отчетности, их использование должно быть обоснованным. Даже при порче вкладыша составляется акт списания.

Бывают ситуации, когда работник настаивает на написании заявления сам. Отказывать ему в этом случае не нужно. После принятия заявления его следует вшить в личное дело, выдать вкладыш.

Написание заявления

Если на предприятии есть установленная форма такого заявления, то лучше воспользоваться ею. В противном случае оно пишется в произвольном порядке.

Сначала указывается, на чье имя пишется заявление. Получателем должен быть руководитель организации. Передавать документ ему в руки необязательно. Оставить заявление можно и другим уполномоченным лицам (главному бухгалтеру, кадровому специалисту).

После прописывается, кто является составителем заявления. Здесь указываются следующие данные:

должность;
название структурного подразделения.

Заявитель изъявляет готовность заплатить за вкладыш. Тут можно указать конкретную стоимость, уточнить которую лучше у самого бухгалтера.

В конце документа проставляется дата его составления и личная подпись. Они должны быть написаны от руки, остальные данные можно напечатать на компьютере.

В дальнейшем именно это заявление будет являться основанием для составления приказа и занесения записи в книгу учета трудовых книжек и вкладышей.

Заключение

При окончании граф в трудовой книжке оформление и вшивание вкладыша является единственно верным решением. Другие варианты в этом случае являются недействительными. Юридическая сила вкладыша определяется трудовой книжкой, к которой он прикрепляется. Без регистрации на титульном листе он не является действительным и не может быть использован работодателем или работником.

Чем отличаются трудовые книжки нового образца 2003 года от трудовых книжек старого образца 1974 года.

Чем отличаются трудовые книжки нового образца 2003 года от трудовых книжек старого образца 1974 года.

Трудовая книжка нового образца введена с 01.01.2004 года . При изготовлении бланков используются новейшие полиграфические технологии и специальное оборудование. Усилена защита от подделок по сравнению со старыми трудовыми книжками. Применяется бумага с химической защитой и водяным знаком "ТК". В печати используются сложные графические сетки, специальные краски, ирисовая печать. Книжка сшита специальными нитками и имеет уникальный номер на каждом листе, что исключает замену листов. Размер её совпадает с размером российского общегражданского паспорта. Обложка серого цвета (прежде она была зеленой коленкоровой или голубой бумажной), текстура покрывного материала, изготовленного по спецзаказу, совпадает с текстурой обложки паспорта, на ней отпечатан золотой фольгой герб России. Углы трудовой книжки скруглены.

Вкладыши нового образца имеют 36 листов и исполнены так же, как и трудовая книжка. Вкладыш имеет бумажную обложку серого цвета. Графы трудовой книжки и вкладыша изготовлены в соответствии с утвержденной формой.

Трудовая книжка старого образца.

Формат 100х140мм, объём 40 стр., в книжке 10 одинаковых номеров.

Технические характеристики

1 .Бумага.

70 гр./кв.м., содержание хлопковой массы: 100% беленой древесной целлюлозы.

Обложка: бумага обложечная голубая массой 200 гр./кв.м (для трудовых книжек).

2 .Способы печати.

Внутренние листы: офсет- сетка и пропись- в две краски.

Высокая печать- номер.

Обложка: офсет- пропись в одну краску.

3.Элементы защиты.

Технологическая защита: общий водяной знак в бумаге.

Полиграфическая защита: сетка раппортная, краска на сетке реактивная.

Номер- краска специальная.

Физико-химическая (специальная) защита - нет.

Трудовая книжка нового образца.

Формат 88х125 мм, объём 46 стр., в книжке 11 одинаковых номеров.

Технические характеристики

1.Бумага.

75 гр./кв.м., содержание хлопковой массы: 100% древесной целлюлозы, форзац: 165гр./кв.м., содержание хлопковой массы: 50% древесной целлюлозы. Оттенок бумаги- белый. Фоновое свечение- вн.л.- не>0,6 кд/вт., форзац- не>0,7 кд/вт. под воздействием УФ-излучения.

Обложка: переплетный материал «Тканвинил» серого цвета (для трудовых книжек).

Бумага обложечная 200 гр./кв.м. голубого цвета (для вкладыша).

2.Способы печати.

Внутренние листы: офсет- 5 красок- 2 сетки, одна из них с ирисовым раскатом, пропись с литерой и спецэлемент (сиреневый, сиренево-голубой, черный, бесцветный).

Форзац: офсет, сетка в одну краску, серый.

Высокая печать : номер и серия в одну краску, красный.

Обложка : текст-фольга «Люксор 220» (трудовая книжка).

Текст-фольга черного цвета «Colorit V 912» (вкладыш).

3.Элементы защиты.

Технологическая защита: внутренние листы- общий трехтоновый водяной знак в бумаге с буквами «ТК», видимые волокна с чередующимися участками переменного сечения: красного цвета не светятся в УФ-лучах, окрашенные в желтый цвет светятся в УФ-лучах желтым цветом, видимые волокна зеленого цвета светятся в УФ-лучах желто-зеленым цветом; форзац- слабовидимые зеленые и желтые волокнасветятся в УФ-лучах соответственно желто-зеленым и желтым цветом.

Полиграфическая защита: вн. л.-2 сетки гильоширные нераппортные,одна из них с ирисом, микротекст- три линейки на титульном листе, форзац- сетка ассюре волнистое.

Физико-химическая (специальная) защита: краска на сетке без ириса- специальная, текст- краски метамерные по ИК-поглощению, невидимый спецэлемент светится в УФ-лучах желто-зеленым цветом, номер- краска магнитная.

Специальные краски:

Бесцветные, люминесцирующие при УФ-излучении:

Спецэлемент - на нечетных страницах (во вкладышах кроме первой стр.) светится желто-зеленым цветом.

Видимые, люминесцирующие при ИК-излучении: спецэлемент невидимый- зеленое свечение.

Метамерные по ИК-излучению: текст на внутренних страницах

Магнитные: номер.

Другие специальные краски: краска на сетке без ирисового раската- сиреневый- спецкраска.

Графические элементы:

Фоновые гильоширные сетки с наложением друг на друга (раппортность, ирис, ширина линий, красочность):

Внутренние листы: 1 сетка гильоширная нераппортная с рельефным рисунком с ирисовым раскатом в две краски, голубой цвет в центре переходит в сиреневый.

2 сетка гильоширная нераппортная в одну краску, сиреневый.

Форзац:1 сетка ассюре волнистое в одну краску, серый.

Микротекст (высота, расположение): 190 мкм.- три подстрочные линейки на титуле.

Имеются скрытые признаки защиты, по которым Гознак может провести дополнительный контроль подлинности трудовой книжки.